采購管理制度及采購流程

1、.采購管理制度及采購流程一、目的：規(guī)范公司采購流程，提高采購工作效率，從而為生產(chǎn)的順利進行提供保障，并最大化降低企業(yè)成本，為企業(yè)帶來更大的資金支持。二、適用范圍適用本公司范圍內(nèi)采購管理三、內(nèi)容（一）總則：為加強采購工作的管理，提高采購工作的效率，制定本制度。所有的采購人員及相關(guān)人員均應(yīng)以本制度為依據(jù)開展工作。（二）基本流程：采購需求尋找供應(yīng)商詢價、比價、議價采購洽談合同的簽訂交貨驗收質(zhì)檢入庫計劃對賬財務(wù)結(jié)算（三）采購流程圖如下：采購需求審批流程尋找供應(yīng)商詢價比價議價采購洽淡簽采購合同付款審批流程下采購訂單交貨驗收驗收合格驗收不合格計劃對帳入庫退、換貨財務(wù)結(jié)算;.四、制度細則（一）采購需求的提請

2、1、采購需求流程如圖：由需求部門填寫，按著公司規(guī)定的申購單格式，認真詳細、清楚的填寫各項數(shù)據(jù)（重點要素見細則要求）。填寫后由填寫人簽字確認。填報申請單由需求部門經(jīng)理（負責(zé)人）進行審核，對申請采購的物品用途、數(shù)量、規(guī)格等進行審核確認，簽字后提交上一級主管領(lǐng)導(dǎo)。部門審核總經(jīng)理簽字批準后，交由采購部進行采購?？?經(jīng)理采購部收到經(jīng)過簽字批準的采購申請書， 要對申請書的內(nèi)容進行核對， 并與需求部門就采購物品的規(guī)格、數(shù)量、到貨日期進行確認。再根據(jù)庫存、采 購部采購在途等進行訂單數(shù)量的最終確認。確認后，進入采購環(huán)節(jié)。3、請購單應(yīng)如實填寫以下內(nèi)容：請購的部門；請購的物品名；請購的物品數(shù)量；請購的物品規(guī)格；請購

3、物品的樣品、圖紙或技術(shù)資料等；請購物品的需求時間；請購如有特殊需要請備注（如定制刀具應(yīng)注明規(guī)格）；請購單填寫人簽字；請購的部門負責(zé)人簽字；請購單的審核人簽字；財務(wù)審核人簽字；公司總經(jīng)理簽字。4、請購單及其提請規(guī)定請購單應(yīng)按照要求填寫完整、清晰，由公司領(lǐng)導(dǎo)審核批準后報采購部門。請購部門在提交請購單時應(yīng)要求采購部簽字接收，請購部門備份。涉及的采購物品種類、 數(shù)量過多時可以以附件清單的形式進行提交， 同時清單的電子文檔也需一并提交。;.遇公司生產(chǎn)、生活急需的物資，公司領(lǐng)導(dǎo)不在的情況，可以電話、郵件或其他形式請示，征得同意后提報采購部門，簽字確認手續(xù)后補。如果是單一來源采購或指定采購廠家及品牌的產(chǎn)品，

4、 申請部門必須作出書面說明。請購單使用公司規(guī)定的統(tǒng)一表單， 請購部門有更改和補充的， 應(yīng)以書面形式由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字后報采購部。5、公司物資申請采購的提請部門公司生產(chǎn)經(jīng)營所需的原材料、生產(chǎn)設(shè)備、輔件及其他物品由生產(chǎn)部門提請。公司設(shè)備維修、維護所需的備品備件、維修工具等物品由生產(chǎn)部門提請。公司生活及辦公的物品、固定資產(chǎn)或其他生活及辦公項目由行政部門提請。公司各部門專用的物資由各部門自行提請。6、請購單的接收采購部在接收請購單時應(yīng)檢查表單的填寫是否按照規(guī)定填寫完整、 清晰，檢查請購是否經(jīng)過公司領(lǐng)導(dǎo)審批。接收請購單時應(yīng)遵循無計劃不采購、 名稱規(guī)格等不完整或不清晰不采購、 圖紙及技術(shù)資料不全不采購、庫存已

5、超儲積壓的物資不采購的原則。聯(lián)系倉庫管理人員核查采購物資是否有庫存， 核對采購臺帳看在途采購的物資是否滿足采購申請。對于不符合規(guī)定和撤銷的采購物資應(yīng)及時通知申請采購的部門。7、請購單的分工處理核對過的請購單， 采購部應(yīng)按照人員分工和崗位職責(zé)進行分工處理。 對于緊急采購項目應(yīng)優(yōu)先處理。 無法按照申請部門需求日期完成采購的， 應(yīng)通知申請部門。重要的項目采購前應(yīng)征求公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的建議。8、采購周期的規(guī)定根據(jù)采購物品的金額、特性、地域規(guī)定相應(yīng)的采購周期。請購部門應(yīng)按照公司規(guī)定的時間提前走請購單的審批流程， 以便采購部門能按時完成采購。采購部如未能按時完成采購任務(wù)時應(yīng)向公司領(lǐng)導(dǎo)說明原因。遇到緊急采購應(yīng)匯

6、報公司領(lǐng)導(dǎo)采取快速優(yōu)先采購的策略。（二）詢價及其規(guī)定詢價請應(yīng)認真審閱請購單的品名、規(guī)格、數(shù)量、名稱，了解其技術(shù)要求，遇到問題要應(yīng)及時與請購部門溝通。屬于相同類型或?qū)傩越频漠a(chǎn)品應(yīng)整理、歸類集中打包采購。所有采購項目上必須向生產(chǎn)廠家或供應(yīng)商直接詢價， 原則上盡量不通過其代理或各種中介機構(gòu)詢價。對于請購部門需求的物資或設(shè)備如有品質(zhì)相同， 成本較低的替代品可以推薦采購替代品。遇到重要的物資、 項目或預(yù)估單次采購金額較大的采購情況， 詢價前應(yīng)先向公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報擬邀請報價或投標單位的基本情況， 提報公司領(lǐng)導(dǎo)批準方可詢價或發(fā)放標書。詢價時對于相同規(guī)格和技術(shù)要求，應(yīng)對不同品牌或公司進行詢價。除固定資產(chǎn)外，

7、 根據(jù)單次采購金額的不同，選擇供應(yīng)商詢價、供應(yīng)商參與比價或招標采購的供應(yīng)商數(shù)量也要不同。金額大的，公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)參與監(jiān)督。;.比價采購或招標采購所邀請的單位均應(yīng)具備一定資質(zhì)和實力， 具有提供或完成公司所需物資和項目的能力。 比價采購或招標采購應(yīng)按照公司規(guī)定的表單格式或擬定完整的招標文件格式進行詢價。 在詢價時遇到特殊情況應(yīng)書面報請公司領(lǐng)導(dǎo)批示。（三）比價、議價對廠商的供應(yīng)能力， 交貨時間及產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量進行確認。 對于合格供應(yīng)商的價格水平進行市場分析， 是否其他廠商的價格最低， 所報價格的綜合條件更加突出。收到供應(yīng)單位第一次報價或進行開標后應(yīng)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報情況， 設(shè)定議價目標或理想中標價格。重要

8、項目應(yīng)通過一定的方法對于目標單位的實力， 資質(zhì)進行驗證和審查， 如通過進行實地考察了解供應(yīng)商的各方面的實力等。（四）比價、議價結(jié)果匯總比價、議價結(jié)果匯總應(yīng)按照規(guī)定的格式完整列出報價、工期、付款方式及其他價格條件、列出擬選用單位及選用理由，按照一定順序逐一審核。如比價、議價結(jié)果未通過公司領(lǐng)導(dǎo)審核應(yīng)進行修改或重新處理。（五）合同的簽訂及其規(guī)定（1）合同正文應(yīng)包含的要素1、合同名稱、編號、簽訂時間、簽訂地點。2、采購物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價、總價及合同總額，清單、技術(shù)文件與確認文件是合同不可分割的部分。3、包裝要求，備品備件包裝運輸要求。4、合同總額應(yīng)含稅，含運達公司的總價，特殊情況應(yīng)注明。5、

9、付款方式。6、交貨期。7、質(zhì)量保證期。8、質(zhì)量要求及規(guī)范。9、違約責(zé)任和解決糾紛的辦法。10、雙方的公司信息。11、其他約定。（2）合同簽訂及其規(guī)定如涉及到技術(shù)問題及公司機密的， 注意保密責(zé)任。 擬定合同條款時一定要將各種風(fēng)險降低到最低。 如物品訂購數(shù)量較多且價值較大或難清點的情況時， 務(wù)必請廠商派代表來場協(xié)助清點。 質(zhì)保期一定要明確從什么時候開始并應(yīng)盡量要求廠商延長產(chǎn)品質(zhì)保期。詳細約定發(fā)票的提供時間及要求。 針對不同的合同約定不同的付款方式， 如設(shè)備類的合同一般應(yīng)分按照預(yù)付款、 驗收款、調(diào)試服務(wù)款、 質(zhì)量保證金的順序明確付款額度、付款時間和付款條件等。與初次合作的單位合作時，應(yīng)少付預(yù)付款或不

10、付預(yù)付款。違約責(zé)任一定要詳細、具體。比價匯總相關(guān)表單巡簽完畢后方可進行合同的簽訂工作。合同簽定前應(yīng)按照規(guī)定的格式對合同初稿進行巡簽審查。合同巡簽審查通過后應(yīng)由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字，加蓋公司合同章方可生效。簽訂的所有合同應(yīng)及時報送財務(wù)部門。;.（六）付款及合同執(zhí)行（1）付款流程采購物品到貨檢驗并辦理入庫手續(xù)后，根據(jù)與供應(yīng)商簽定的期限，采購負責(zé)人核對采購帳目。備好各項資金審報材料。采購人對帳由采購部經(jīng)理進行審批、審核。簽字確認并上報上一級領(lǐng)導(dǎo)。采購部審批由主管生產(chǎn)副總或總經(jīng)理進行簽字批準。副總/經(jīng)理財務(wù)部對上報的各項表單、材料審核無誤，各級領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后。財務(wù)部執(zhí)行付款。財務(wù)部付款（2）付款規(guī)定所有已簽訂

11、合同付款時應(yīng)參照公司財務(wù)報銷流程及資金支出審批流程的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。按照進度付款的采購項目必須確保質(zhì)檢合格方可付款。 按照公司規(guī)定和合同約定達到付款條件的合同在付款時應(yīng)按財務(wù)部要求填寫相關(guān)資金支出、 付款的審批表單，巡簽完畢后提交財務(wù)部付款。財務(wù)部門在接到付款審批單后應(yīng)在 3 天內(nèi)付款，以免影響合同的執(zhí)行和供貨周期，遇特殊情況限延期付款的應(yīng)及時的通知采購部并匯報公司領(lǐng)導(dǎo)。（3）合同執(zhí)行已簽訂合同由采購部項目負責(zé)人負責(zé)跟進， 由采購部負責(zé)人進行監(jiān)督， 如出現(xiàn)問題，采購部應(yīng)及時提出建議或補救措施，并及時通知請購部門及公司領(lǐng)導(dǎo)。已簽訂的合同在執(zhí)行期間， 應(yīng)及時掌握合作單位對于合同義務(wù)和責(zé)任的履行情況，

12、跟蹤并督促其保質(zhì)保量，按時履約。合同在履行期間應(yīng)按照上方約定嚴格執(zhí)行合同， 遇未盡事宜應(yīng)及時協(xié)商并簽訂補充合同。（七）驗收入庫與退貨（1）驗收流程驗收：采購負責(zé)人確定到貨時間，提前通知申購部門做好檢驗準備，通知倉儲部門做好入庫準備。到貨后驗收包括物品數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量是否合格等。入庫：物品經(jīng)檢驗合格后，辦理入庫手續(xù)。倉儲人員辦理入庫單據(jù)，另報財務(wù)部進行成本核算。入庫：物品入庫，根據(jù)物品特性，安排好存儲位置，并進行妥善保管。質(zhì)檢合格后的固定資產(chǎn)及服務(wù)按照公司規(guī)定不入庫。;.（2）退、換貨驗收不合格的物品，由采購負責(zé)人與供應(yīng)商進行協(xié)調(diào)，辦理退、換貨。并將不合格物品名稱、規(guī)格、原因等進行細分類標注，做

13、為供應(yīng)商管理評估的依據(jù)。因退、換貨延長物品到貨期限的，要及時告知請購部門。如急需，根據(jù)具體情況做其它應(yīng)對準備。（八）備用金申請1、采購負責(zé)人或行政部門申請備用金后指定專人存管，部門負責(zé)人對本部門申請的備用金負責(zé)。 部門在使用備用金時， 要完整和真實的記錄備用金的支出項目、時間和金額，并保留好相應(yīng)的報銷發(fā)票； 公司財務(wù)可依規(guī)對各部門備用金的使用和報銷情況進行監(jiān)督、審核。2、備用金實行限額管理，單筆備用金申請不超過5000 元；主要用于日常工作的零星支出或?qū)ｍ椥☆~物品的采買，單次購買物品費用大于 5000 元時，應(yīng)按公司采購流程進行支付。3、備用金申請須由部門申請人按規(guī)定填寫備用金申請表，注明備用金開支項目、借款金額（大小寫須完全一致，不得涂改）。4、備用金審批流程：主管部門（經(jīng)理）審核簽字財務(wù)部門復(fù)核總經(jīng)理審批（部門負責(zé)人申請時則直接填寫申請單交由財務(wù)部門復(fù)核，再交總經(jīng)理審批）。5、財務(wù)付款：申請人備憑審批后的備用金申請表到采購部辦理領(lǐng)款手續(xù)，領(lǐng)