2014廣促用品管理制度

1、1 目的： 為規(guī)范公司廣促用品物料的申請、設(shè)計(jì)、申購、采購、制作、入庫、檢驗(yàn)、發(fā)放、使用、督查、 報(bào)廢、費(fèi)用核算、臺(tái)賬管理等各環(huán)節(jié)流程 , 使之職責(zé)明確、管理有序，保證廣促用品使用及時(shí)、 有效、合理，特制定本制度。2 定義：2.1 廣促用品：為廣告用品與促銷用品的簡稱，其中：主要起宣傳展示作用的物品為廣告用品， 如：陳列盒（架）、燈箱、車身廣告、工作制服牌證、宣傳單張卡片標(biāo)簽、店招、宣傳橫幅、太 陽傘、帳篷、展示臺(tái)等；用于吸引消費(fèi)者購買而附加贈(zèng)送的。有其他使用價(jià)值的商品為促銷用 品，如打火機(jī)、筆、撲克、年歷、筆記本子、雨傘、計(jì)算器、面巾紙等為促銷品。3 相關(guān)部門及職責(zé)：3.1 營銷管理部：負(fù)責(zé)

2、廣促用品的規(guī)劃設(shè)計(jì)、需求申請、設(shè)計(jì)聯(lián)絡(luò)單的提出、樣品進(jìn)度的跟催、 樣品的會(huì)同確認(rèn)、廣促用品發(fā)放計(jì)劃、使用監(jiān)督、費(fèi)用結(jié)算、臺(tái)賬管理。統(tǒng)籌各營銷阿米巴廣 促用品的投放、監(jiān)督和使用。3.2 設(shè)計(jì)部門：負(fù)責(zé)廣促用品的設(shè)計(jì)、設(shè)計(jì)稿審批跟進(jìn)、樣品的會(huì)同確認(rèn)；3.3 采購部：負(fù)責(zé)廣促用品的物料采購及制作；3.4 品管部: 負(fù)責(zé)廣促用品的來料檢驗(yàn)， 并負(fù)責(zé)對設(shè)計(jì)稿部份的文字內(nèi)容進(jìn) 行評估、確認(rèn)、反饋， 提出改進(jìn)建議至設(shè)計(jì)、需求部門；3.5 倉儲(chǔ)部門：負(fù)責(zé)入庫料帳核對、保管防護(hù)與發(fā)放 及過期、無法使用的廣促物料報(bào)廢的申請 及處理；3.6 督查辦 :負(fù)責(zé)廣促用品整個(gè)流程中申購、采購、驗(yàn)收、發(fā)放、結(jié)算的監(jiān)督；3.7

3、 集團(tuán)辦：法務(wù)對廣促用品中有關(guān)獎(jiǎng)卡投放內(nèi)容與活動(dòng)細(xì)則的條款評估法律風(fēng)險(xiǎn)，提出相關(guān) 改善建議。4 工作程序：4.1 廣促用品的規(guī)劃：4.1.1 固定廣促用品的規(guī)劃 :4.1.1.1 如工作牌制服、陳列盒（架） 、宣傳單、卡片、標(biāo)簽要有一定庫存數(shù)量和發(fā)放日期，營 銷管理部按年度規(guī)劃制定廣促用品的費(fèi)用預(yù)算， 針對常規(guī)廣促用品制定合理儲(chǔ)備，依據(jù)市場實(shí) 際需求擬制發(fā)放計(jì)劃；4.1.1.2 浮動(dòng)廣促用品的規(guī)劃如燈箱、店招、促銷品等根據(jù)市場變動(dòng)需求設(shè)計(jì)制作的廣促用品， 由需求部門按照需求的數(shù)量及使用時(shí)間提前向營銷管理部提交需求計(jì)劃， 營銷管理部組織評審， 確定廣促用品預(yù)算、完成時(shí)間、發(fā)放計(jì)劃等報(bào)批后執(zhí)行；4

4、.2 廣促用品的設(shè)計(jì)：設(shè)計(jì)師在接到設(shè)計(jì)聯(lián)絡(luò)單后，完成相應(yīng)廣促用品的設(shè)計(jì)，交部門長審核后，對接跟進(jìn)設(shè)計(jì)稿內(nèi) 容與品管、法務(wù)審核、修正、并將需求部門確認(rèn)后的樣稿交董事長核準(zhǔn)。 不改變公司已確認(rèn)設(shè) 計(jì)風(fēng)格的廣促用品由需求部門、品管確認(rèn)文字內(nèi)容、材質(zhì)；新增與涉及到改變設(shè)計(jì)風(fēng)格的廣促 用品設(shè)計(jì)由設(shè)計(jì)部門部門長審核后須報(bào)批到董事長處簽核確認(rèn)再轉(zhuǎn)到需求部門確認(rèn)， 留存一份 至品管部存檔。特殊情況需延遲的，需報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后并重新評審；4.3 廣促用品的采購：根據(jù)采購流程相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。廣促用品采購到位后，由設(shè)計(jì)師確認(rèn)實(shí)物的設(shè)計(jì)風(fēng)格、顏色、使 用的材質(zhì)是否與當(dāng)初設(shè)計(jì)相符；涉及到大批量的廣促用品采購須由供應(yīng)商進(jìn)行

5、前期打樣，由設(shè) 計(jì)部門、需求部門、采購部門、品管部門共同確認(rèn)樣品后再進(jìn)行批量采購。4.4 廣促用品的入料檢驗(yàn)：廣促用品設(shè)計(jì)完成后有打樣的，采購部提供一份確認(rèn)后樣品交品管部門簽收留存供來料時(shí)對樣 檢驗(yàn)用；卡片獎(jiǎng)券等有彩稿的，由設(shè)計(jì)研發(fā)部門在樣稿確認(rèn)后提供一份樣稿交品管部門留存供 來料時(shí)對樣檢驗(yàn)用。4.4 廣促用品的庫存保管：廣促用品統(tǒng)一由品管部依樣品進(jìn)行來料檢驗(yàn)、確認(rèn)合格后辦理入庫 手續(xù)，各基地倉庫進(jìn)行庫存保管，并于每月 1 日由倉儲(chǔ)部門對廣促用品的庫存進(jìn)行盤點(diǎn)，并將 廣促用品月底庫存明細(xì)表發(fā)送一份至營銷管理部。4.5 廣促用品的發(fā)放使用：4.5.1 廣促用品的發(fā)放：4.5.1.1 發(fā)放計(jì)劃的制

6、定：各銷售阿米巴區(qū)域經(jīng)理收集經(jīng)銷商對廣促用品需求，經(jīng)各一級阿米巴巴長匯總后以巴為單位向 營銷管理部提出廣促用品需求計(jì)劃，營銷管理部每月根據(jù)各銷售阿米巴實(shí)際需求結(jié)合倉庫庫存 審核后制定本月的廣促用品發(fā)放計(jì)劃， （如有申購計(jì)劃或庫存的還需提供計(jì)劃） ，廣促用品發(fā)放 計(jì)劃經(jīng)營銷管理部部門長審核后交至計(jì)劃部物流跟隨各經(jīng)銷商貨物一同發(fā)放；4.5.1.2 廣促用品的發(fā)放：計(jì)劃部在收到營銷管理部提交的廣促用品發(fā)放計(jì)劃后通知倉儲(chǔ)部門配合計(jì)劃部如數(shù)將廣促用品 發(fā)放到市場，特殊情況需延期的，由計(jì)劃部、營銷管理部雙方協(xié)商后執(zhí)行；4.5.1.3 信息反饋：計(jì)劃部在發(fā)放相關(guān)市場廣促用品的前兩日需告知營銷管理部，營銷管理

7、部用飛信通知相關(guān)經(jīng)銷 商并確認(rèn)已發(fā)放到位，如經(jīng)銷商發(fā)現(xiàn)有丟失等情況需在發(fā)現(xiàn)問題 3 日后及時(shí)向計(jì)劃部反應(yīng)，經(jīng) 銷商在廣促用品已發(fā)放到位后的第 15 天內(nèi)未向計(jì)劃部反映，則默認(rèn)無誤，經(jīng)銷商自行承擔(dān)結(jié)果。4.5.1.4 其他廣促用品的發(fā)放：對于不需經(jīng)過物流發(fā)放的廣促用品，由營銷管理部填寫領(lǐng)料單后倉庫直接發(fā)放；公司各部門如 需領(lǐng)用廣促用品， 需出具營銷管理部審核后的領(lǐng)料單，倉庫方可發(fā)放； 對于非市場使用的廣促 用品，其他部門領(lǐng)用時(shí)需在領(lǐng)料單上注明歸還時(shí)間，定期歸還，逾期或不歸還的，直接從領(lǐng)用 部門按采購價(jià)扣除相關(guān)費(fèi)用后劃入營銷管理部廣促用品費(fèi)用；4.6 廣促用品的使用：4.6.1 各市場在收到廣促用

8、品后，由營銷阿米巴指導(dǎo)協(xié)助使用到位，營銷管理部和營銷阿米巴 不定期對廣促用品的使用進(jìn)行稽核，并將廣促用品的使用達(dá)標(biāo)率作為日常檢核的必檢核項(xiàng)目；4.6.2 對于廣促用品使用達(dá)標(biāo)率在 80%（含）以上的市場， 追回該不達(dá)標(biāo)廣促用品的費(fèi)用作為處 罰；對于廣促用品使用達(dá)標(biāo)率在 80%（不含）以下 60%（含）以上的市場，追回該市場最近一個(gè) 季度內(nèi)所有廣促用品費(fèi)用的 20%作為處罰；對于廣促用品使用達(dá)標(biāo)率 60%（不含）以下的市場， 追回該市場最近一個(gè)季度內(nèi)所有廣促用品費(fèi)用、追究直接管理人員責(zé)任、停止該市場廣促用品 支持 6 個(gè)月（追回的費(fèi)用僅計(jì)算公司負(fù)擔(dān)的費(fèi)用，經(jīng)銷商自行全額購買的廣促用品不計(jì)入追回

9、費(fèi)用；停止廣促用品支持期間，經(jīng)銷商需要任何廣促用品支持均需全額購買） ；市場基礎(chǔ)稽核 管理辦法中所列罰則同時(shí)一并處罰；4.7 費(fèi)用結(jié)算：4.7.1 營銷管理部在制定廣促用品規(guī)劃的同時(shí)，制定廣促用品的費(fèi)用分?jǐn)偙壤?.7.2 營銷管理部在廣促用品發(fā)放完成后按照費(fèi)用分?jǐn)偙壤?，進(jìn)行費(fèi)用結(jié)算，并提交財(cái)務(wù)進(jìn)行 扣款；4.7.3 臺(tái)賬管理：營銷管理部對廣促用品建立臺(tái)賬進(jìn)行管理， 并于每月的 5 日前與倉庫進(jìn)行核 對上月實(shí)際發(fā)放廣促用品及月底實(shí)際庫存；4.8 廣促用品的報(bào)廢： 有活動(dòng)截止日期的獎(jiǎng)票因活動(dòng)時(shí)間已過未使用完，在活動(dòng)截止日期過后 2 個(gè)月可予申請報(bào)廢； 對存放時(shí)間較長，標(biāo)貼本身已沒粘性，無法正常使用的標(biāo)簽標(biāo)貼可予申請報(bào)廢；公司新品推廣 制作的相關(guān)廣促用品因公司重大戰(zhàn)略調(diào)整，考慮以后不再使用的，存放時(shí)間超過一年的廣促用 品可予報(bào)廢；有規(guī)定使用日期的廣促用品在超過使用期限后當(dāng)月由倉庫提出報(bào)廢申請，由營銷 管理部門參與審核后報(bào)廢，相關(guān)費(fèi)用分?jǐn)傆?jì)入營銷部門。5 相關(guān)記錄和表單5.1 廣促用品制作申請表5.2 領(lǐng)料單5.3 設(shè)計(jì)聯(lián)絡(luò)單5.4 臺(tái)帳6、廣促用品設(shè)計(jì)管理流程營銷中心提出設(shè)計(jì)需求、/|設(shè)計(jì)評審|僅限制服類|評審會(huì)（采購、品質(zhì)、營銷、研發(fā)）討論確認(rèn)