面料分銷系統(tǒng)操作手冊現(xiàn)貨面料分銷系統(tǒng)軟件下單流程使用說明

1、現(xiàn)貨面料分銷系統(tǒng)軟件下單流程使用說明變更記錄目錄一、 引言二、 客戶的建立與維護 2.1新增客戶的建立2.2客戶信息的維護欠款上限和結(jié)算時間的申請與維護價格折扣的申請與維護 傭金屬性的申請與維護三、 庫存及銷售價格查詢 3.1庫存及翻單查詢3.2 查詢在庫花型的翻單批次及各批次色光 （品牌剪布）3.3 報價單打印 （查詢價格和庫存）四、樣卡/樣冊領(lǐng)用 五、訂單下達 5.1 訂單預(yù)留、編輯和確認 內(nèi)銷在庫訂單（分預(yù)留、編輯、取消和確認訂單）內(nèi)銷再生產(chǎn)訂單（分預(yù)留、編輯、取消和延長預(yù)留）外銷在庫訂單（分預(yù)留、編輯、取消和確認訂單）外銷在生產(chǎn)訂單（預(yù)留、編輯、取消及延長預(yù)留）5.2 拆分訂單 5.3

2、 成件要求下達六、出庫及物流信息查詢 6.1查詢出庫碼單6.2查詢成件明細6.3查詢物流信息6.4 面料銷售明細查詢七、訂單放行 7.1單價放行7.2貨款放行7.3延長預(yù)留期限放行7.4運費放行八、訂單查詢 8.1正常訂單查詢8.2異常訂單查詢九、提交開票 9.1內(nèi)銷發(fā)票9.2外銷發(fā)票9.3 開票過期訂單查詢9.4 開票抬頭刪除功能十、退貨訂單 10.1 退貨訂單的下達與審核十一、訂單流失及客戶投訴/反饋登記 11.1 訂單流失登記11.2 客戶投訴/反饋登記一、引言 為方便各位同事更容易地學會現(xiàn)貨面料分銷系統(tǒng)操作，現(xiàn)編寫面料下單主要流程供大家參考。二、客戶的建立與維護 2.1新增客戶的建立各

3、跟單員按附件新客戶備檔申請表的表格內(nèi)容登記信息后，交系統(tǒng)維護人員登記統(tǒng)計分析人員在分銷系統(tǒng)中建立客戶信息，具體步驟：登錄分銷系統(tǒng)，雙擊打開“客戶屬性維護”，如下圖：點擊新增按鈕，將跟單員提供的信息導(dǎo)入系統(tǒng)，如下圖：信息導(dǎo)入完畢，核對無誤后，點擊保存按鈕即可，如下圖：新客戶的建立完成2.2客戶信息的維護欠款上限和結(jié)算時間的申請與維護按附件客戶欠款上限及結(jié)算時間申請表的表格填寫內(nèi)容，聯(lián)發(fā)紡織業(yè)務(wù)部交于總簽字確認，占姆士交面料部銷售部經(jīng)理和事業(yè)部總經(jīng)理簽字確認后，交系統(tǒng)維護人員登記維護，具體步驟：登錄分銷系統(tǒng)，雙擊打開“客戶屬性維護”，如下圖：在查詢對話框中輸入查詢條件，點擊查詢按鈕，如下圖：選中需

4、維護的客戶，點擊編輯按鈕，如下圖：在欠款上限和結(jié)算期限一欄輸入相應(yīng)的信息，如下圖：保存，如下圖：價格折扣的申請與維護按附件價格折扣申請表的表格填寫內(nèi)容，聯(lián)發(fā)紡織業(yè)務(wù)部交于總簽字確認，占姆士交面料銷售部經(jīng)理和事業(yè)部總經(jīng)理簽字確認后，交系統(tǒng)維護人員登記，具體步驟略（同）傭金折扣的申請與維護按附件傭金申請表的表格填寫內(nèi)容，業(yè)務(wù)部交于總簽字確認，占姆士交面料銷售部經(jīng)理和事業(yè)部總經(jīng)理簽字確認后，交系統(tǒng)維護人員登記，具體步驟略（同）三、庫存及銷售價格查詢3.1庫存及翻單查詢雙擊面料訂單中“網(wǎng)頁查詢”，如圖：在采購單號窗口輸入需要查詢庫存及翻單的信息的花號，點擊查詢，如圖：點擊查詢出來的采購單編號，可以查看

5、此花號的翻單信息，如下截圖：3.2 查詢在庫花型的翻單批次及各批次色光 （品牌剪布）雙擊面料剪布中“品牌剪布”，打開如下窗口：在查詢條件中輸入需要查詢的花號，倉庫選擇“60”，點擊“查詢”，出現(xiàn)如下窗口：點擊新花號右上角的“”會出現(xiàn)些花號的翻單批次，如圖：同樣，點擊色光右上角的“”會出現(xiàn)此花號的色光，如圖：3.3 報價單打印 （查詢價格和庫存）雙擊面料訂單中“報價單打印”，打開如下窗口:選擇客戶，如下圖： 點擊生成報價單號，如下圖：選擇幣種，如下圖：選擇貿(mào)易方式如下圖：選擇語種，如下圖：右擊采購清單生成采購欄，如下圖：輸入采購單號，系統(tǒng)會自動生成單價，有2種方法可以查詢1）跟單員將花號逐個輸入

6、，系統(tǒng)生成價格，如下圖：2）當要查詢的花號數(shù)量較多時，可將預(yù)查詢的花號批量導(dǎo)入以方便查詢，導(dǎo)入的格式必須是EXCEL的，具體如下圖：單擊“導(dǎo)入”，從電腦中選擇要導(dǎo)入的EXCEL格式的文件，單擊彈出窗口中的“打開”，如下圖：自動導(dǎo)入完成，系統(tǒng)自動顯示價格，如下圖：點擊“保存”按鈕，然后點擊“預(yù)覽1”，其中表中可查到各階段的價格及庫存數(shù)量。如下圖：點擊菜單欄中的導(dǎo)出標志；格式選擇；目標選擇，點擊確定，保存到桌面或指定的文件夾中，將此報價單以書面形式發(fā)給客戶。（注：報價單必須以PDF格式發(fā)送給客戶）四、樣卡/樣冊領(lǐng)用點擊面料訂單中“樣卡/樣冊領(lǐng)用”如下圖：點擊生成人“領(lǐng)用編號”，如下圖：選擇“客戶名

7、稱”，如下圖：在“樣卡/樣冊編號”一欄中輸入想要領(lǐng)用樣卡/樣冊的花號，可看到庫存量，再輸入領(lǐng)用數(shù)量，點確認，如下圖：此時取卡信息已流轉(zhuǎn)至倉庫，可書面通知倉庫人員是直接寄出還是帶回辦公室由跟單員自己寄出。五、訂單下達5.1 訂單預(yù)留、編輯、取消和確認內(nèi)銷在庫訂單（分預(yù)留、編輯、取消和確認訂單）預(yù)留在庫訂單在面料訂單中選擇在庫訂單，如下圖：選擇客戶，貿(mào)易方式選擇"內(nèi)銷", 如下圖：選擇訂單類型：預(yù)留，如下圖：點擊生成單據(jù)編號系統(tǒng)默認成件方式為普通成件，如需獨卷成件或紙箱成件，需從下拉菜單中選擇相應(yīng)方式，如下圖。（注：獨卷成件和紙箱成件系統(tǒng)會自動加價）右擊采購清單，生成采購欄，如

8、下圖：在采購欄輸入花號，采購數(shù)量及單價，和泉花型需要選擇批號，如下圖：直接點結(jié)算，訂單預(yù)留成功。如下圖：b:編輯在庫訂單在面料訂單中選擇編輯在庫訂單，如下圖：選擇需要編輯的購物車，進行編輯，如下圖：可以編輯采購數(shù)量、銷售價格，如需更改貿(mào)易方式為外銷則需點“清空”按鈕，所有采購單號要重新輸入，如重新輸入的采購單號與原購物車不符或數(shù)量有所減少，系統(tǒng)將會記錄為取消訂單。c. 取消預(yù)留訂單如需取消訂單，步驟同編輯訂單，選中要取消的購物車，從下拉菜單中選擇取消原因，點擊“取消預(yù)留”，所預(yù)留的訂單即被取消。如是特殊原因，系統(tǒng)中未列出，可從下拉菜單中選擇“其他原因”，填寫取消原因后點擊“取消預(yù)留”按鈕，訂單

9、即被取消。見下圖。d 確認訂單步驟同預(yù)留訂單，但要將定單類型選擇為“確認訂單”，如下圖點擊送貨資料，輸入客戶信息、成件方式、運輸方式等，如下圖： 送貨資料如有重復(fù)或錯誤，可選中聯(lián)系人，右擊出現(xiàn)“刪除“按鈕，點擊即可刪除。如需將面料送至部門由跟單員自己寄送，則選擇“業(yè)務(wù)部簽收”并選擇相應(yīng)部門及快遞方式后保存。點結(jié)算，訂單生成成功。如下圖： 內(nèi)銷在生產(chǎn)訂單（分預(yù)留、編輯、取消和延長預(yù)留）a.預(yù)留在生產(chǎn)訂單點擊面料訂單中的在生產(chǎn)訂單，如下圖：下單方式同在庫訂單，出貨倉庫系統(tǒng)將顯示601， 如下圖。但一個購物車只可以預(yù)留一個花號。直接點結(jié)算，訂單預(yù)留成功。如下圖：b.編輯在生產(chǎn)訂單點擊面料訂單中的編輯

10、在生產(chǎn)訂單，查看預(yù)留在生產(chǎn)訂單信息，如下圖：編輯方法同在庫訂單c. 取消在生產(chǎn)訂單方法同取消在庫訂單相同，編輯在生產(chǎn)訂單中選擇需取消的購物車，從下拉菜單中選擇取消原因類別, 點擊“取消預(yù)留”，訂單被取消。如是特殊原因，系統(tǒng)中未列出，可從下拉菜單中選擇“其他原因”，填寫取消原因后點擊“取消預(yù)留”按鈕，訂單即被取消c.延長預(yù)留在生產(chǎn)訂單在面料訂單里面選擇編輯在生產(chǎn)訂單，如下圖：選擇需要延期預(yù)留的在生產(chǎn)訂單采購單號，如下圖：直接點結(jié)算，訂單將自動被延期。如下圖：5.1.3外銷在庫訂單（預(yù)留、編輯、取消及確認訂單）5.1.4外銷在生產(chǎn)訂單（預(yù)留、編輯、取消及延長預(yù)留）注：外銷訂單的預(yù)留、編輯及確認訂單

11、跟內(nèi)銷的步驟一樣，只是外銷多了貿(mào)易方式、幣種、價格條款及貨代的選擇，跟單員可根據(jù)客戶的具體情況來選擇，如下圖：價格條款如選擇CNF或CIF，需選擇“整箱”或“拼箱”，運費有所不同，如下圖：如需更改貿(mào)易方式、價格條款或貨代，選擇“清空”按鈕，所有采購單號要重新輸入，如重新輸入的采購單號與原購物車不符或數(shù)量有所減少，系統(tǒng)將會記錄為取消訂單。5.2 拆分訂單雙擊面料分銷系統(tǒng)->后臺管理-> 拆分訂單在文本框輸入要拆分的購物車號碼，1）單擊查詢 2）單擊預(yù)留訂單里出現(xiàn)的購物車在分出數(shù)量處輸入計劃后出貨的數(shù)量，按回車鍵，結(jié)余數(shù)量自動顯示（結(jié)余數(shù)量會留在老購物車里，出貨時要先出；分出數(shù)量是新購

12、物車里的數(shù)量）要將該購物車中的所有花型都拆分完成。單擊拆分 會出現(xiàn)拆分成功的信息提示，單擊確定雙擊 面料分銷系統(tǒng)->面料訂單->編輯在庫訂單，從中找出拆分后形成的新購物車。如果“編輯在庫訂單”窗口是打開的，刷新之后可以看到新購物車。注：如果拆分后的新老購物車不含數(shù)量為0的花型，就不需要進行刪除。但是均需要重新單擊結(jié)算，使得拆分后新老購物車的數(shù)量和金額正確，相加等于拆分前的總數(shù)量和總金額如部分花型拆分后的數(shù)量為0，需進行如下操作。找到老購物車后，單擊，訂單的詳細資料會出現(xiàn)。將采購數(shù)量為0的花號刪掉，再單擊結(jié)算， 如果訂單類型 是 預(yù)留，單擊結(jié)算后 就會出現(xiàn) 訂單預(yù)留成功 的信息提示新

13、購物車操作同上 重新結(jié)算后的購物車金額如下注：拆分后的新購物車仍然可以進行拆分，前提是老購物車已經(jīng)出貨。5.3 成件要求下達在面料分銷系統(tǒng)里，面料訂單->成件要求單擊客戶選擇，選擇需要下達購物車的客戶出現(xiàn)對應(yīng)購物車具體要求的下達(1) 成件要求（2）嘜頭要求外銷訂單，語種選擇英文，其余操作相同（3）吊牌要求的下達，下達完畢后單擊確認即可。六、出庫及物流信息查詢6.1查詢出庫碼單雙擊面料訂單中的面料銷售出庫碼單，出現(xiàn)如下窗口:跟單員將需要查詢的購物車輸入到“銷售單號”欄中，點擊查詢按鈕，可以查到碼單明細并導(dǎo)出。6.2查詢成件明細與查詢出庫碼單操作相同，但面料出庫并成件完畢才可看到成件單號及

14、件號。 6.3查詢物流信息雙擊后臺管理中的查詢物流信息，如下圖:跟單員將需要查詢的購物車輸入到“采購單號”一欄中，然后選擇起始時間和結(jié)束時間（出庫時間），點擊查詢按鈕，出現(xiàn)如下窗口：單擊預(yù)覽按鈕可以查詢運費預(yù)付實際金額明細（未含稅），單擊無運費按鈕可以查詢無運費明細：6.4面料銷售明細雙擊“報表中心”中的報表-面料銷售明細，出現(xiàn)如下窗口，跟單員根據(jù)各自的需求選擇開始時間和結(jié)束時間（出庫時間為準），單擊查詢按鈕，出現(xiàn)如下信息，七、訂單放行7.1單價放行當給客戶的價格小于系統(tǒng)規(guī)定的最低銷售價格時，需要單價審核a）跟單員按附件單價審核放行申請表的表格填寫內(nèi)容，發(fā)給銷售部經(jīng)理審核，放行操作步驟：點擊面

15、料訂單中的訂單查詢，如下圖：在異常訂單里面，選擇單價審核，點擊查詢按鈕，如下圖：選中需要放行的購物車，如下圖：系統(tǒng)中有放行原因選項，從下拉菜單中選擇原因，如下圖：然后選擇放行日期，可輸入具體放行說明，如從預(yù)留大貨中取樣讓價的大貨購物車號碼，然后點擊審核按鈕，如下圖：放行完畢b）聯(lián)發(fā)紡織業(yè)務(wù)部跟單員提交申請交于總審批，于總審批后把簽字確認后的申請表提交給系統(tǒng)維護人員 7.2貨款放行當客戶有未回款貨款或欠款上限已到而貨款未及時回籠時，需要貨款審核：a）跟單員按附件貨款審核放行申請表的表格填寫內(nèi)容，發(fā)給銷售部經(jīng)理審批，具體步驟略（同7.1）b）聯(lián)發(fā)紡織業(yè)務(wù)部的訂單貨款放行由各部門業(yè)務(wù)經(jīng)理執(zhí)行7.3延

16、長預(yù)留時間放行 在庫訂單系統(tǒng)默認的預(yù)留時間常年品種為10天，周期品種為1天，超過時間系統(tǒng)將自動取消訂單，所以，當客戶確認要貨，因某些客觀原因?qū)е聲簳r不能發(fā)貨的，需要申請延長預(yù)留時間：a）跟單員按附件預(yù)留期限延長申請表的表格填寫內(nèi)容，發(fā)給銷售部經(jīng)理在系統(tǒng)中預(yù)留，具體步驟如下：點擊面料訂單中的訂單查詢，如下圖：在異常訂單里面，選擇預(yù)留列表，點擊查詢按鈕，如下圖：選中需要延期的購物車，如下圖：選擇預(yù)留截止日期，輸入延長預(yù)留時間的原因，點擊預(yù)留按鈕，如下圖：b）聯(lián)發(fā)紡織業(yè)務(wù)部的訂單，部門經(jīng)理可以繼續(xù)預(yù)留常30天，超過30天如需繼續(xù)預(yù)留需要填寫申請表給于總審批，于總審批后提交給系統(tǒng)維護人員在系統(tǒng)中進行預(yù)

17、留 7.4運費放行有時工廠可能會為客戶承擔部分運費，此時就需要申請運費放行a）跟單員按照運費審核放行申請表填寫后向銷售部申請放行，放行具體步驟如下：點擊面料訂單中的訂單查詢，如下圖：在異常訂單里面，選擇運費審核，點擊查詢按鈕，如下圖：選中需要放行的購物車，如下圖：選擇放行日期，點擊審核按鈕，如下圖：運費放行完畢b）聯(lián)發(fā)紡織業(yè)務(wù)部由各部門經(jīng)理放行。八、訂單查詢8.1正常訂單查詢雙擊面料訂單中的訂單查詢，出現(xiàn)如下窗口，選擇正常訂單查詢，輸入下單時間，可以查看已下訂單信息，如下圖：8.2異常訂單查詢雙擊面料訂單中的訂單查詢，選擇異常訂單查詢，根據(jù)自己需要查詢的信息選擇查詢條件，如下圖：九、提交開票9

18、.1內(nèi)銷發(fā)票在面料訂單里面選擇提交開票通知單，如下圖：選擇客戶，點查詢，如下圖：選擇需要開票的購物車，單擊生成開票單號，如下圖：選擇開票人員，品牌內(nèi)銷訂單一般客戶提交給葉海霞，代理提交給劉曉慶。聯(lián)發(fā)紡織業(yè)務(wù)部內(nèi)銷訂單提交給葉海霞如下圖：跟單員根據(jù)自己客戶的實際情況填寫開票要求備注，如開票名稱等，如下圖：填寫發(fā)票資料，如下圖：如客戶不需開票，則直接點確認銷售。如下圖：填寫完開票資料后，點擊確認，財務(wù)人員將根據(jù)各跟單員提交的開票通知單開票或確認銷售。9.2外銷發(fā)票在面料訂單里面選擇提交開票通知單，如下圖：選擇客戶，點查詢，如下圖：選擇需要開票的購物車，單擊生成開票單號,如下圖：選擇開票人員，品牌外銷訂單提交給陳海燕，聯(lián)發(fā)紡織業(yè)務(wù)部外銷訂單提交給各部門相應(yīng)單證員，如下圖：選擇出口發(fā)票資料，填寫時注意選擇發(fā)票類型，不報關(guān)的選擇出口商業(yè)發(fā)票，報關(guān)的選擇出口專業(yè)發(fā)票，如下圖：填寫完開票資料后，點擊保存確認，單證員將根據(jù)各跟單員提交的開票通知單開票。9.3 開票過期訂單查詢在面料訂單里面選擇開票過期訂單查詢，如下圖：點擊查詢，可以查詢到超過規(guī)定時間還未提交的訂單，如下圖：9.4 開票抬頭刪除開票抬頭系統(tǒng)中有重復(fù)或錯誤的，可以刪除，選中發(fā)票抬頭，右擊出現(xiàn)“刪除”，點擊即可，如下圖。十、退貨訂單 10.1 退貨訂單的下達與審核首先要按公司退貨規(guī)定