采購(gòu)管理教案手冊(cè)

1、采購(gòu)管理教案手冊(cè)采購(gòu)是企業(yè)物資供應(yīng)部門(mén)按已確定的物資供應(yīng)計(jì)劃，通過(guò)市場(chǎng)采購(gòu)、加工訂制等各種渠道，取得企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)所需要的各種物資的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)。一、 采購(gòu)系統(tǒng)主要功能采購(gòu)是企業(yè)物資供應(yīng)部門(mén)按已確定的物資供應(yīng)計(jì)劃，通過(guò)市場(chǎng)采購(gòu)、加工訂制等各種渠道，取得企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)所需要的各種物資的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)。1、采購(gòu)訂貨A采購(gòu)訂單：可以由采購(gòu)計(jì)劃確定供應(yīng)商后，產(chǎn)生采購(gòu)訂單，也可以直接編制采購(gòu)訂單。經(jīng)供貨單位審核確認(rèn)后的訂單，可以生成入庫(kù)單和采購(gòu)發(fā)票。B訂單執(zhí)行統(tǒng)計(jì)表：可以查詢某張采購(gòu)訂單或某業(yè)務(wù)員、某供應(yīng)商或某貨物的訂單的到貨入庫(kù)和貨款支付詳細(xì)情況?？梢圆樵兏鞣N外幣采購(gòu)業(yè)務(wù)的訂單詳細(xì)執(zhí)行情況。C采購(gòu)訂貨統(tǒng)計(jì)表

2、：可以查詢某業(yè)務(wù)員、某供應(yīng)商或某貨物的訂單的到貨入庫(kù)和貨款支付匯總信息。D供應(yīng)商催貨函：對(duì)拖期沒(méi)有按時(shí)到貨的供貨單位，能及時(shí)向供應(yīng)商發(fā)出催貨函。2、采購(gòu)業(yè)務(wù)A采購(gòu)入庫(kù)：可以根據(jù)采購(gòu)訂單和實(shí)際到貨數(shù)量入庫(kù)填制入庫(kù)單，可以根據(jù)采購(gòu)發(fā)票填制入庫(kù)單?？梢詴汗廊霂?kù)，支持退貨負(fù)入庫(kù)和沖單負(fù)入庫(kù)，并可處理采購(gòu)期初退貨。B受托代銷商品入庫(kù)：可以處理商業(yè)企業(yè)接受代銷單位的貨物，并填制受托代銷入庫(kù)單，錄入暫估金額。C采購(gòu)發(fā)票：能對(duì)取得供貨單位開(kāi)具的發(fā)票進(jìn)行處理。采購(gòu)發(fā)票分為增值稅專用發(fā)票、普通發(fā)票、運(yùn)費(fèi)發(fā)票、其它票據(jù)等。發(fā)票可以根據(jù)入庫(kù)單產(chǎn)生，受托代銷業(yè)務(wù)的發(fā)票可以由采購(gòu)結(jié)算單產(chǎn)生?？梢蕴幚碡?fù)數(shù)發(fā)票。可以進(jìn)行現(xiàn)付

3、款結(jié)算。D采購(gòu)結(jié)算：采購(gòu)結(jié)算是針對(duì)非受托代銷采購(gòu)業(yè)務(wù)的入庫(kù)單，根據(jù)發(fā)票確認(rèn)其采購(gòu)入庫(kù)成本。采購(gòu)結(jié)算可以由計(jì)算機(jī)自動(dòng)結(jié)算也可以由人工進(jìn)行結(jié)算，對(duì)費(fèi)用票系統(tǒng)提供功能更強(qiáng)大更靈活的單獨(dú)結(jié)算。E費(fèi)用分配：工業(yè)企業(yè)可以將采購(gòu)發(fā)票的費(fèi)用或費(fèi)用發(fā)票的金額按入庫(kù)數(shù)量或入庫(kù)金額分?jǐn)偟饺霂?kù)成本中。F受托代銷結(jié)算（商業(yè)）：受托代銷結(jié)算是商業(yè)企業(yè)銷售完委托代銷單位的貨物后，與供貨單位辦理付款結(jié)算的一種手續(xù)。結(jié)算時(shí)要開(kāi)具代銷商品結(jié)算單，交給委托代銷單位。3、采購(gòu)帳表A貨到票未到統(tǒng)計(jì)表：可以按日期、供貨單位、部門(mén)、業(yè)務(wù)員、存貨等條件統(tǒng)計(jì)貨到已入庫(kù)但發(fā)票未收到的情況B貨到票未到明細(xì)表：可以按日期、供貨單位、部門(mén)、業(yè)務(wù)員、存

4、貨等條件查詢貨到已入庫(kù)但發(fā)票未收到的情況C票到貨未到統(tǒng)計(jì)表：在可以查詢某段日期內(nèi)，某供貨單位或某采購(gòu)部門(mén)或某業(yè)務(wù)員的已收到發(fā)票但貨物未入庫(kù)的情況D票到貨未到明細(xì)表：在可以查詢某段日期內(nèi)，某供貨單位或某采購(gòu)部門(mén)或某業(yè)務(wù)員的已收到發(fā)票但貨物未入庫(kù)的情況E費(fèi)用明細(xì)表：費(fèi)用明細(xì)表是對(duì)采購(gòu)發(fā)票分已結(jié)算、未結(jié)算，按發(fā)票日期、發(fā)票號(hào)、費(fèi)用名稱逐條記錄詳細(xì)列表的明細(xì)表。F結(jié)算統(tǒng)計(jì)表：結(jié)算統(tǒng)計(jì)表是根據(jù)業(yè)務(wù)類型為“一般采購(gòu)”的結(jié)算單，按供貨單位、存貨統(tǒng)計(jì)的匯總表。G結(jié)算明細(xì)表：結(jié)算明細(xì)表是根據(jù)業(yè)務(wù)類型為“一般采購(gòu)”的結(jié)算單，按供貨單位、存貨逐條記錄詳細(xì)列表的明細(xì)表。H存貨采購(gòu)余額一覽表：采購(gòu)存貨一覽表是根據(jù)入庫(kù)單

5、和采購(gòu)發(fā)票按供貨單位、存貨名稱分類匯總記載的統(tǒng)計(jì)表。2 / 9I存貨采購(gòu)明細(xì)表：采購(gòu)存貨明細(xì)表是根據(jù)入庫(kù)單和采購(gòu)發(fā)票按供貨單位、存貨名稱明細(xì)記載的表。J采購(gòu)綜合統(tǒng)計(jì)表：采購(gòu)綜合統(tǒng)計(jì)表是分別按供貨單位或按地區(qū)，按采購(gòu)部門(mén)、業(yè)務(wù)員，按貨物大類、貨物分列匯總的統(tǒng)計(jì)表。該表分為：供貨單位采購(gòu)統(tǒng)計(jì)表、地區(qū)采購(gòu)統(tǒng)計(jì)表、采購(gòu)部門(mén)采購(gòu)統(tǒng)計(jì)表、業(yè)務(wù)員采購(gòu)統(tǒng)計(jì)表、存貨采購(gòu)統(tǒng)計(jì)表，反映采購(gòu)業(yè)務(wù)活動(dòng)中的定貨、到貨入庫(kù)，收票、付款情況。4、采購(gòu)分析A采購(gòu)成本分析：根據(jù)發(fā)票，對(duì)某段日期范圍內(nèi)的存貨與參考成本、計(jì)劃價(jià)進(jìn)行價(jià)格對(duì)比分析。B供應(yīng)商價(jià)格對(duì)比分析：根據(jù)發(fā)票，對(duì)某種貨物各供貨單位實(shí)際供貨價(jià)格進(jìn)行對(duì)比分析。C采購(gòu)資金比

6、重分析：根據(jù)采購(gòu)發(fā)票，按供應(yīng)商、業(yè)務(wù)員、地區(qū)、存貨大類、采購(gòu)類型進(jìn)行某段時(shí)期內(nèi)各種貨物占用采購(gòu)資金比重分析。D采購(gòu)類型結(jié)構(gòu)分析：根據(jù)發(fā)票，對(duì)某段時(shí)期內(nèi)各種采購(gòu)類型的業(yè)務(wù)比重進(jìn)行分析。E采購(gòu)貨齡分析：對(duì)已入庫(kù)未結(jié)算的存貨，分析到目前為止它們各自的貨齡。二、 采購(gòu)系統(tǒng)具體操作1、分類體系在使用本系統(tǒng)之前應(yīng)做好啟用帳套的準(zhǔn)備工作，按需要將存貨、供應(yīng)商、地區(qū)分類設(shè)全。2、建立檔案按需要建立部門(mén)檔案、職員檔案、供應(yīng)商檔案、存貨檔案、倉(cāng)庫(kù)檔案、收發(fā)類別。3、系統(tǒng)初始（1）期初暫估入庫(kù)是將啟用采購(gòu)管理系統(tǒng)前沒(méi)有取得供貨單位采購(gòu)發(fā)票，不能進(jìn)行采購(gòu)結(jié)算的入庫(kù)單輸入進(jìn)系統(tǒng)，以便取得發(fā)票后進(jìn)行采購(gòu)結(jié)算。期初暫估入庫(kù)

7、數(shù)據(jù)在【業(yè)務(wù)】/【采購(gòu)入庫(kù)】/【入庫(kù)單】功能中輸入。注意：如果已先啟用了存貨核算系統(tǒng)，并且已做存貨核算【月末結(jié)賬】后，那么采購(gòu)管理系統(tǒng)不能處理期初暫估入庫(kù)單。否則不能運(yùn)行采購(gòu)管理。如果存貨核算系統(tǒng)只是先做了【期初記賬】，那么可取消存貨核算系統(tǒng)的【期初記賬】再做采購(gòu)管理的【期初記賬】。（2）期初在途存貨是將啟用采購(gòu)管理系統(tǒng)前已取得供貨單位采購(gòu)發(fā)票，貨物沒(méi)有入庫(kù)，不能進(jìn)行采購(gòu)結(jié)算的發(fā)票輸入進(jìn)系統(tǒng)，以便貨物入庫(kù)填制入庫(kù)單后進(jìn)行采購(gòu)結(jié)算。期初在途存貨數(shù)據(jù)在【業(yè)務(wù)】/【采購(gòu)發(fā)票】/【專用發(fā)票】或【普通發(fā)票】功能中輸入。注意：期初在途貨物數(shù)據(jù)支持負(fù)數(shù)退貨數(shù)據(jù)錄入。（3）期初受托代銷商品是商品流通企業(yè)將啟用

8、采購(gòu)管理系統(tǒng)前沒(méi)有與供貨單位結(jié)算完的受托代銷商品數(shù)據(jù)輸入進(jìn)系統(tǒng)，以便在受托代銷商品銷售后，能夠進(jìn)行受托代銷結(jié)算。期初受托代銷在【業(yè)務(wù)】/【采購(gòu)入庫(kù)】/【受托代銷入庫(kù)單】功能中輸入。（4）期初記賬是將采購(gòu)期初數(shù)據(jù)記入有關(guān)采購(gòu)賬、代銷商品采購(gòu)賬中。期初記賬后，期初數(shù)據(jù)不能增加、修改，除非取消期初記賬。期初記賬后輸入的入庫(kù)單、發(fā)票都是啟用月份及以后月份的單據(jù)，在【月末結(jié)賬】功能中記入有關(guān)采購(gòu)賬?！静僮鞑襟E】1. 用鼠標(biāo)單擊【設(shè)置】下的【期初記賬】或按下Alt+S鍵，用光標(biāo)移動(dòng)鍵選擇【期初記賬】，即可進(jìn)入期初記賬處理功能。2. 用鼠標(biāo)選擇期初記賬，對(duì)期初數(shù)據(jù)進(jìn)行記賬；用鼠標(biāo)選擇取消期初記賬，則對(duì)期初記

9、賬數(shù)據(jù)設(shè)置為未期初記賬狀態(tài)。注意：A沒(méi)有期初數(shù)據(jù)時(shí)，也可以期初記賬，以便于輸入日常采購(gòu)單據(jù)數(shù)據(jù)。B已做【月末結(jié)賬】處理后，不能取消期初記賬，除非取各月的【月末結(jié)賬】。C如果已先啟用了存貨核算系統(tǒng)，并且已做存貨核算【月末結(jié)賬】后，那么采購(gòu)管理系統(tǒng)不能處理期初暫估入庫(kù)單。否則不能運(yùn)行采購(gòu)管理。如果存貨核算系統(tǒng)只是先做了【期初記賬】，那么可取消存貨核算系統(tǒng)的【期初記賬】再做采購(gòu)管理的【期初記賬】。4、日常操作（1）采購(gòu)訂單是企業(yè)與供應(yīng)商之間簽訂的一種協(xié)議。主要包括采購(gòu)什么貨物、采購(gòu)多少、由誰(shuí)供貨，什么時(shí)間到貨、到貨地點(diǎn)、運(yùn)輸方式、價(jià)格、運(yùn)費(fèi)等?！静僮髁鞒獭?. 當(dāng)有采購(gòu)計(jì)劃系統(tǒng)時(shí)，可以根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃制

10、定采購(gòu)訂單；2. 待供貨單位確認(rèn)后，修改并審核訂單；3. 貨物到達(dá)企業(yè)后，填制入庫(kù)單，并在入庫(kù)單上注明訂單號(hào)；4. 對(duì)于已執(zhí)行完成的訂單和不能執(zhí)行完成的訂單，可以人工關(guān)閉訂單；5. 查詢訂單的到貨執(zhí)行情況；6. 查詢訂單各存貨的到貨執(zhí)行情況；7. 對(duì)于拖期的訂單，向供貨單位發(fā)出催貨函。（2）采購(gòu)入庫(kù)是根據(jù)采購(gòu)到貨簽收的實(shí)收數(shù)量填制的單據(jù)。該單據(jù)按進(jìn)出倉(cāng)庫(kù)方向劃分為：入庫(kù)單、退貨單；按業(yè)務(wù)類型劃分為：普通業(yè)務(wù)入庫(kù)單、受托代銷入庫(kù)單（商業(yè)）。采購(gòu)入庫(kù)單可以直接錄入，也可以由采購(gòu)訂單或采購(gòu)發(fā)票產(chǎn)生。在實(shí)際工作中，用戶可根據(jù)到貨清單直接在計(jì)算機(jī)上填制采購(gòu)入庫(kù)單（即前臺(tái)處理），也可以先由人工制單而后集中

11、輸入（即后臺(tái)處理），用戶采用哪種方式應(yīng)根據(jù)本單位實(shí)際情況，一般來(lái)說(shuō)業(yè)務(wù)量不多或基礎(chǔ)較好或使用網(wǎng)絡(luò)版的用戶可采用前臺(tái)處理方式，而在第一年使用或人機(jī)并行階段，則比較適合采用后臺(tái)處理方式?！静僮髁鞒獭?. 填制采購(gòu)入庫(kù)單。A如果采購(gòu)入庫(kù)貨物是根據(jù)采購(gòu)訂單產(chǎn)生，那么可以用復(fù)制原采購(gòu)訂單方法填制入庫(kù)單；B如果采購(gòu)發(fā)票先收到并且已輸入計(jì)算機(jī)，那么入庫(kù)單可以用復(fù)制原采購(gòu)發(fā)票的方法填制；C如果本次入庫(kù)的貨物以前已有相同的入庫(kù)單，那么可以用復(fù)制以前入庫(kù)單的方法填制。2. 如果啟用了庫(kù)存管理系統(tǒng)，由倉(cāng)庫(kù)管理員審核確認(rèn)入庫(kù)單，否則可以由采購(gòu)人員審核。3. 交給采購(gòu)結(jié)算會(huì)計(jì)進(jìn)行結(jié)算處理?；蛘咴诓少?gòu)入庫(kù)單生成發(fā)票并直接

12、結(jié)算。4. 查詢各入庫(kù)單的實(shí)際入庫(kù)成本。注意：A凡是審核過(guò)的入庫(kù)單本系統(tǒng)不能再修改。因此審核必須認(rèn)真仔細(xì)。如果沒(méi)有啟用庫(kù)存管理系統(tǒng)，并且企業(yè)管理不要求嚴(yán)格，那就可以不審核入庫(kù)單。B采購(gòu)發(fā)票與入庫(kù)單可以分次結(jié)算，即入庫(kù)單的一條記錄可多次與采購(gòu)發(fā)票結(jié)算。（3）采購(gòu)發(fā)票是從供貨單位取得的進(jìn)項(xiàng)發(fā)票及發(fā)票清單。在收到供貨單位的發(fā)票后，如果沒(méi)有收到供貨單位的貨物，可以對(duì)發(fā)票壓?jiǎn)翁幚?，待貨物到達(dá)后，再輸入計(jì)算機(jī)做報(bào)賬結(jié)算處理。也可以先將發(fā)票輸入計(jì)算機(jī)，以便實(shí)時(shí)統(tǒng)計(jì)在途貨物。采購(gòu)發(fā)票按發(fā)票類型分為：專用發(fā)票、普通發(fā)票（包含：普通、農(nóng)收、廢收、其他收據(jù)）、運(yùn)費(fèi)發(fā)票；按業(yè)務(wù)性質(zhì)分為：蘭字發(fā)票、紅字發(fā)票。 【操作流

13、程】1. 輸入采購(gòu)發(fā)票。A如果采購(gòu)發(fā)票有對(duì)應(yīng)的采購(gòu)訂單，那么可以用復(fù)制原采購(gòu)訂單方法輸入發(fā)票；B如果采購(gòu)入庫(kù)單先填制并且已輸入計(jì)算機(jī)，那么發(fā)票可以用復(fù)制原采購(gòu)入庫(kù)單的方法輸入；C如果本張發(fā)票與以前已有某張發(fā)票相同，那么可以用復(fù)制以前發(fā)票的方法輸入。2. 如果管理需要的話，通知審核人員對(duì)輸入的發(fā)票進(jìn)行審核確認(rèn)?；蛘呓?jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)簽字準(zhǔn)予報(bào)銷的發(fā)票做審核確認(rèn)。審核過(guò)的發(fā)票不能修改、作廢。3. 交給采購(gòu)結(jié)算會(huì)計(jì)進(jìn)行結(jié)算報(bào)銷處理。提醒：A根據(jù)采購(gòu)入庫(kù)單，可批量地生成采購(gòu)發(fā)票，并自動(dòng)結(jié)算。B采購(gòu)發(fā)票與入庫(kù)單可以分次結(jié)算，即入庫(kù)單的一條記錄可與采購(gòu)發(fā)票多次結(jié)算。（4）采購(gòu)結(jié)算也叫采購(gòu)報(bào)賬，在手工業(yè)務(wù)中，采購(gòu)業(yè)

14、務(wù)員拿著經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批過(guò)的采購(gòu)發(fā)票和倉(cāng)庫(kù)確認(rèn)的入庫(kù)單到財(cái)務(wù)部門(mén)，由財(cái)務(wù)人員確認(rèn)采購(gòu)成本。采購(gòu)結(jié)算是針對(duì)“一般采購(gòu)”業(yè)務(wù)類型的入庫(kù)單，根據(jù)發(fā)票確認(rèn)其采購(gòu)成本。采購(gòu)結(jié)算從操作處理上分為自動(dòng)結(jié)算、手工結(jié)算兩種方式，另外考慮費(fèi)用折扣結(jié)算的特殊性，專設(shè)費(fèi)用折扣票單獨(dú)結(jié)算功能；從單據(jù)處理上分為正數(shù)入庫(kù)單與負(fù)數(shù)入庫(kù)單結(jié)，正數(shù)發(fā)票與負(fù)數(shù)發(fā)票結(jié)，正數(shù)入庫(kù)單與正數(shù)發(fā)票結(jié)，費(fèi)用折扣發(fā)票與入庫(kù)單結(jié)，費(fèi)用折扣票與存貨結(jié)等方式。 注意：A如果沒(méi)有期初記賬，則不能進(jìn)行采購(gòu)結(jié)算。B如果當(dāng)前操作日期在已月末結(jié)賬的日期范圍，則不能進(jìn)行采購(gòu)結(jié)算，必須注銷賬套，重新注冊(cè)時(shí)調(diào)整操作日期。如果采購(gòu)結(jié)算確實(shí)應(yīng)核算在當(dāng)前操作日期所在會(huì)計(jì)月內(nèi)

15、，那么可以先取消該月的月末結(jié)賬后再做采購(gòu)結(jié)算。C入庫(kù)單與采購(gòu)發(fā)票可以分次結(jié)算，即入庫(kù)單的一條記錄可與采購(gòu)發(fā)票多次結(jié)算。（5）受托代銷商品的核算有兩種做法：1、以收取手續(xù)費(fèi)方式代銷商品的核算；2、不采取收取手續(xù)費(fèi)方式代銷商品的核算。受托代銷結(jié)算是企業(yè)銷售完成委托代銷單位的貨物后，與供貨單位辦理付款結(jié)算的一種手續(xù)。結(jié)算時(shí)要開(kāi)具代銷商品結(jié)算單，交給委托代銷單位。該結(jié)算單根據(jù)受托代銷入庫(kù)單產(chǎn)生，并同時(shí)產(chǎn)生結(jié)算發(fā)票。在實(shí)際操作時(shí)用戶也可以在取得供貨單位的發(fā)票后做結(jié)算操作?！静僮髁鞒獭?. 先接受委托代銷單位的貨物，辦理入庫(kù)手續(xù)，填制委托代銷入庫(kù)單；2. 企業(yè)銷售完成委托代銷單位的貨物后，根據(jù)委托代銷入庫(kù)

16、單與供貨單位辦理付款結(jié)算手續(xù)；3. 收到供貨單位發(fā)票后，確認(rèn)登記受托代銷結(jié)算發(fā)票。（6）月末結(jié)帳是逐月將每月的單據(jù)數(shù)據(jù)封存，并將當(dāng)月的采購(gòu)數(shù)據(jù)記入有關(guān)賬表中。采購(gòu)管理系統(tǒng)月末結(jié)賬可以連續(xù)將多個(gè)月的單據(jù)進(jìn)行結(jié)賬，但不允許跨月結(jié)賬。月末結(jié)賬后，該月的單據(jù)將不能修改、刪除。該月未輸入的單據(jù)只能視為下個(gè)月單據(jù)處理。采購(gòu)管理月末處理后，才能進(jìn)行庫(kù)存管理、存貨核算、應(yīng)付系統(tǒng)的月末處理；如果采購(gòu)管理要取消月末處理，必須先通知庫(kù)存管理、存貨核算、應(yīng)付系統(tǒng)的操作人員，要求他們的系統(tǒng)取消月末結(jié)賬。如果庫(kù)存管理、存貨核算、應(yīng)付系統(tǒng)的任何一個(gè)系統(tǒng)不能取消月末結(jié)賬，那么也不能取消采購(gòu)管理系統(tǒng)的月末結(jié)賬。如果沒(méi)有啟用庫(kù)存管理、存貨核算、應(yīng)付系統(tǒng)系統(tǒng)，并且不需要查看采購(gòu)余額一覽表，那么可以不進(jìn)行采購(gòu)月末結(jié)賬。【操作步驟】1. 用鼠標(biāo)單擊【設(shè)置】下的【月末結(jié)賬】或按下Alt+S鍵，用光標(biāo)移動(dòng)鍵選擇【月末結(jié)賬】按回車，屏幕顯示月末結(jié)賬對(duì)話框。2. 選擇結(jié)賬的月份，必須連續(xù)選擇，否則不允許結(jié)賬。3. 用鼠標(biāo)單擊記賬按鈕，計(jì)算機(jī)自動(dòng)進(jìn)行月末結(jié)賬，將所選各月采購(gòu)單據(jù)按會(huì)計(jì)期間分月記入有關(guān)賬表中。4. 月末結(jié)賬后，如果發(fā)現(xiàn)已月末結(jié)