養(yǎng)成良好的經(jīng)營分析工作規(guī)范

1、.養(yǎng)成良好的經(jīng)營分析工作規(guī)范（文/ExcelPro的圖表博客）筆者所在的這個行業(yè)，從集團公司、省公司、市公司到縣公司的每個部門，都有很多人從事所謂的經(jīng)營分析工作。這些人整天與報表、數(shù)據(jù)打交道，有人戲稱為“表哥表姐”，每個月初固定的那么幾天都要做經(jīng)營分析，有人戲稱為“yuejing”，平時還要應付領導各種各樣的數(shù)據(jù)需求，或者專題分析，非常繁瑣、枯燥和辛苦。因此，要想輕松的應付這種工作，必須形成良好的工作習慣和規(guī)范。1、規(guī)劃并建立分析底稿。經(jīng)營分析人員要開展分析，首先需要從外部獲取大量的表格和數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)的取數(shù)來源、文件格式、更新周期、數(shù)據(jù)質(zhì)量都不一樣，要做好分類整理，在一個大目錄下分來源存放。

2、獲取外部報表后，要形成自己的分析工作底稿。不要直接在這些文件上開始進行表格、圖表的制作。通過使用粘貼、鏈接和vlookup等技術(shù)，分析底稿從原始文件中引用數(shù)據(jù)，根據(jù)分析目的，制作規(guī)范的表格、圖表。每月源數(shù)據(jù)更新時，分析底稿可以自動更新鏈接，或只需擴展引用公式更新。分析底稿可以形成很多個，一個分析目的即可形成一個，成為一個個的分析模塊。分析底稿可以在一個目錄下存放，也可進一步按部門、業(yè)務、產(chǎn)品或客戶群等分開。我的體會是，分析底稿非常重要，其中要寫好備注說明，將數(shù)據(jù)的來龍去脈、更新方式、分析邏輯、注意事項都注明清楚，越詳細越好，以備時間長了自己會忘記當時的構(gòu)建思路。一旦更換工作崗位，也便于工作交接

3、，使后來人能快速接手。我看到的寫備注說明的人太少了，如果你能做到這一點，你就已經(jīng)超越了95的分析人士！2、從分析底稿到分析報告的圖表鏈接。分析底稿中做好的表格、圖表，要引用到分析報告PPT中，很多人直接復制、粘貼，建議千萬不要這么做。這樣做的問題有：* 報告版本易混亂，極易發(fā)生數(shù)據(jù)未更新完整的情況；* 在PPT中的對象框內(nèi)編輯，受到空間限制，不便編輯操作；* 易使文件體積過大。2003中直接粘貼時粘貼的是整個excel文件，粘貼多個圖表時文件會被反復粘貼進去。* 易發(fā)生數(shù)據(jù)泄密。一旦對外發(fā)布PPT版本報告，整個excel文件就都放出去了。建議的操作方式是選擇性粘貼粘貼鏈接。在Excel中復制要

4、引用的表格或圖表，轉(zhuǎn)到PPT中，菜單 編輯選擇性粘貼粘貼鏈接excel工作表對象，確定。這時PPT中只是一個顯示外觀的鏈接，表格、圖表以及數(shù)據(jù)源均在excel文件中進行調(diào)整修改。這樣鏈接的好處是：* 方便每月數(shù)據(jù)更新。每月數(shù)據(jù)更新時，整個更新流程從原始文件分析底稿分析報告，自動更新鏈接，準確高效。在分析底稿種更新、修改圖表，沒有操作空間的限制。* 在不同報告中復用表格或圖表。分析底稿以及其中的表格、圖表，類似于程序開發(fā)中的模塊，可以被多份報告引用，快速建立和完成領導需要的報告。* 屏蔽分析邏輯思路和細節(jié)數(shù)據(jù)。對外發(fā)布PPT報告時，接受者無法查看圖表背后的數(shù)據(jù)，更不會看到你的分析底稿。* 文件體

5、積不致于太大。當PPT報告中的表格、圖表來自于分析底稿的鏈接時，更新方式有：* 在打開PPT文件時詢問是否要更新鏈接，選是則自動更新所有鏈接，需要先確定分析底稿已更新正確。不建議采用此方式。* 在菜單 編輯鏈接的對話框中，有所有的鏈接列表，可進行更新、斷開等操作。同樣不建議采用此方式。* 在PPT文檔中的表格、圖表對象上，右鍵更新鏈接，在更新數(shù)據(jù)的同時，可從更新結(jié)果確認分析底稿是否正確，有問題時直接雙擊可打開分析底稿進行編輯，保存后修改結(jié)果立即反映在PPT中。作為一個謹慎的分析人士，建議采用此方式，逐一更新檢查每個鏈接。3、分析報告的發(fā)布和歸檔。對外發(fā)布報告盡量使用PDF版本。如需對外發(fā)布PP

6、T版本，請記得先斷開所有鏈接。如果不這樣做，一是鏈接列表易暴露你的分析邏輯，二是當接受者打開你的文檔時，如果不小心選擇了更新鏈接，而你的文檔中有100個鏈接的話，他需要點擊100次鼠標！需要打印PPT報告時，強烈建議使用fineprint軟件。自己用的草稿版本，可以每面打8張或4張膠片，對外的報告版本可以每面打2張膠片，當然都是雙面打印！這樣既便于閱讀、又節(jié)約紙張。每次看到有人單面打印或者每面只打一張膠片，我都感到非常惋惜。愛護地球，保護環(huán)境，從我做起，從fineprint開始！每個月的分析報告定稿后，可復制到按月份的歸檔目錄下保存，文件名上帶上月份或日期，做好版本管理。下個“yuejing期

7、”來臨的時候，復制上個月的文檔作為工作開始的基礎，輕松進行數(shù)據(jù)更新，重點進行分析和結(jié)論擬寫。最后，做好上述文檔目錄的備份，至少每周刷新一次備份文檔，以防不測，如果因事故丟失文檔，你會欲哭無淚。備份可使用公文包方式，快捷迅速。   這篇文章對自己的啟發(fā)很大，下面是個人的體會，歡迎大家進一步探討。1、要提高自己的工作效率，就要對自己的工作進行分析，該怎樣進行分析呢？主要就是通過優(yōu)化流程，Excel里的編輯-鏈接功能有很大的作用，可以快速實現(xiàn)轉(zhuǎn)換，這一點對今后的工作啟示還是很大的，特別是在寫經(jīng)營分析報告時。2、以經(jīng)營分析報告為例，要做好數(shù)據(jù)鏈接，要做好2個基礎表，首先是數(shù)據(jù)原始表

8、，然后是數(shù)據(jù)加工表，（數(shù)據(jù)加工表中單位可能是萬元或千元，可能只要數(shù)據(jù)底稿的關(guān)鍵部分，數(shù)據(jù)加工表是通過基礎表進行的二次加工），經(jīng)營分析報告中的數(shù)據(jù)表是通過數(shù)據(jù)加工表（編輯-鏈接）得到的。方便數(shù)據(jù)及時更新，只需要在數(shù)據(jù)底稿更改一次，后面的均可實現(xiàn)自動更改。3、為便于工作的長期性，要成規(guī)范的操作習慣，則在數(shù)據(jù)加工表中應注明來龍去脈，以便于后期的查看，以免遺忘。4、在更新時，建議采用分析判斷的方式進行更新，從而提高工作效率，不建議使用直接根據(jù)跳出的對話框進行更新的方式，這樣不便于判斷。5、在做月度經(jīng)營分析報告時，由于版本較多，為便于后期的索引，建議按月進行規(guī)范，這樣可以清晰的看到屬于哪個月份的報表，從而實現(xiàn)輕松辦公。（如A公司