養(yǎng)成良好的經(jīng)營(yíng)分析工作規(guī)范

1、.養(yǎng)成良好的經(jīng)營(yíng)分析工作規(guī)范（文/ExcelPro的圖表博客）筆者所在的這個(gè)行業(yè)，從集團(tuán)公司、省公司、市公司到縣公司的每個(gè)部門(mén)，都有很多人從事所謂的經(jīng)營(yíng)分析工作。這些人整天與報(bào)表、數(shù)據(jù)打交道，有人戲稱(chēng)為“表哥表姐”，每個(gè)月初固定的那么幾天都要做經(jīng)營(yíng)分析，有人戲稱(chēng)為“yuejing”，平時(shí)還要應(yīng)付領(lǐng)導(dǎo)各種各樣的數(shù)據(jù)需求，或者專(zhuān)題分析，非常繁瑣、枯燥和辛苦。因此，要想輕松的應(yīng)付這種工作，必須形成良好的工作習(xí)慣和規(guī)范。1、規(guī)劃并建立分析底稿。經(jīng)營(yíng)分析人員要開(kāi)展分析，首先需要從外部獲取大量的表格和數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)的取數(shù)來(lái)源、文件格式、更新周期、數(shù)據(jù)質(zhì)量都不一樣，要做好分類(lèi)整理，在一個(gè)大目錄下分來(lái)源存放。

2、獲取外部報(bào)表后，要形成自己的分析工作底稿。不要直接在這些文件上開(kāi)始進(jìn)行表格、圖表的制作。通過(guò)使用粘貼、鏈接和vlookup等技術(shù)，分析底稿從原始文件中引用數(shù)據(jù)，根據(jù)分析目的，制作規(guī)范的表格、圖表。每月源數(shù)據(jù)更新時(shí)，分析底稿可以自動(dòng)更新鏈接，或只需擴(kuò)展引用公式更新。分析底稿可以形成很多個(gè)，一個(gè)分析目的即可形成一個(gè)，成為一個(gè)個(gè)的分析模塊。分析底稿可以在一個(gè)目錄下存放，也可進(jìn)一步按部門(mén)、業(yè)務(wù)、產(chǎn)品或客戶(hù)群等分開(kāi)。我的體會(huì)是，分析底稿非常重要，其中要寫(xiě)好備注說(shuō)明，將數(shù)據(jù)的來(lái)龍去脈、更新方式、分析邏輯、注意事項(xiàng)都注明清楚，越詳細(xì)越好，以備時(shí)間長(zhǎng)了自己會(huì)忘記當(dāng)時(shí)的構(gòu)建思路。一旦更換工作崗位，也便于工作交接

3、，使后來(lái)人能快速接手。我看到的寫(xiě)備注說(shuō)明的人太少了，如果你能做到這一點(diǎn)，你就已經(jīng)超越了95的分析人士！2、從分析底稿到分析報(bào)告的圖表鏈接。分析底稿中做好的表格、圖表，要引用到分析報(bào)告PPT中，很多人直接復(fù)制、粘貼，建議千萬(wàn)不要這么做。這樣做的問(wèn)題有：* 報(bào)告版本易混亂，極易發(fā)生數(shù)據(jù)未更新完整的情況；* 在PPT中的對(duì)象框內(nèi)編輯，受到空間限制，不便編輯操作；* 易使文件體積過(guò)大。2003中直接粘貼時(shí)粘貼的是整個(gè)excel文件，粘貼多個(gè)圖表時(shí)文件會(huì)被反復(fù)粘貼進(jìn)去。* 易發(fā)生數(shù)據(jù)泄密。一旦對(duì)外發(fā)布PPT版本報(bào)告，整個(gè)excel文件就都放出去了。建議的操作方式是選擇性粘貼粘貼鏈接。在Excel中復(fù)制要

4、引用的表格或圖表，轉(zhuǎn)到PPT中，菜單 編輯選擇性粘貼粘貼鏈接excel工作表對(duì)象，確定。這時(shí)PPT中只是一個(gè)顯示外觀的鏈接，表格、圖表以及數(shù)據(jù)源均在excel文件中進(jìn)行調(diào)整修改。這樣鏈接的好處是：* 方便每月數(shù)據(jù)更新。每月數(shù)據(jù)更新時(shí)，整個(gè)更新流程從原始文件分析底稿分析報(bào)告，自動(dòng)更新鏈接，準(zhǔn)確高效。在分析底稿種更新、修改圖表，沒(méi)有操作空間的限制。* 在不同報(bào)告中復(fù)用表格或圖表。分析底稿以及其中的表格、圖表，類(lèi)似于程序開(kāi)發(fā)中的模塊，可以被多份報(bào)告引用，快速建立和完成領(lǐng)導(dǎo)需要的報(bào)告。* 屏蔽分析邏輯思路和細(xì)節(jié)數(shù)據(jù)。對(duì)外發(fā)布PPT報(bào)告時(shí)，接受者無(wú)法查看圖表背后的數(shù)據(jù)，更不會(huì)看到你的分析底稿。* 文件體

5、積不致于太大。當(dāng)PPT報(bào)告中的表格、圖表來(lái)自于分析底稿的鏈接時(shí)，更新方式有：* 在打開(kāi)PPT文件時(shí)詢(xún)問(wèn)是否要更新鏈接，選是則自動(dòng)更新所有鏈接，需要先確定分析底稿已更新正確。不建議采用此方式。* 在菜單 編輯鏈接的對(duì)話框中，有所有的鏈接列表，可進(jìn)行更新、斷開(kāi)等操作。同樣不建議采用此方式。* 在PPT文檔中的表格、圖表對(duì)象上，右鍵更新鏈接，在更新數(shù)據(jù)的同時(shí)，可從更新結(jié)果確認(rèn)分析底稿是否正確，有問(wèn)題時(shí)直接雙擊可打開(kāi)分析底稿進(jìn)行編輯，保存后修改結(jié)果立即反映在PPT中。作為一個(gè)謹(jǐn)慎的分析人士，建議采用此方式，逐一更新檢查每個(gè)鏈接。3、分析報(bào)告的發(fā)布和歸檔。對(duì)外發(fā)布報(bào)告盡量使用PDF版本。如需對(duì)外發(fā)布PP

6、T版本，請(qǐng)記得先斷開(kāi)所有鏈接。如果不這樣做，一是鏈接列表易暴露你的分析邏輯，二是當(dāng)接受者打開(kāi)你的文檔時(shí)，如果不小心選擇了更新鏈接，而你的文檔中有100個(gè)鏈接的話，他需要點(diǎn)擊100次鼠標(biāo)！需要打印PPT報(bào)告時(shí)，強(qiáng)烈建議使用fineprint軟件。自己用的草稿版本，可以每面打8張或4張膠片，對(duì)外的報(bào)告版本可以每面打2張膠片，當(dāng)然都是雙面打?。∵@樣既便于閱讀、又節(jié)約紙張。每次看到有人單面打印或者每面只打一張膠片，我都感到非常惋惜。愛(ài)護(hù)地球，保護(hù)環(huán)境，從我做起，從fineprint開(kāi)始！每個(gè)月的分析報(bào)告定稿后，可復(fù)制到按月份的歸檔目錄下保存，文件名上帶上月份或日期，做好版本管理。下個(gè)“yuejing期

7、”來(lái)臨的時(shí)候，復(fù)制上個(gè)月的文檔作為工作開(kāi)始的基礎(chǔ)，輕松進(jìn)行數(shù)據(jù)更新，重點(diǎn)進(jìn)行分析和結(jié)論擬寫(xiě)。最后，做好上述文檔目錄的備份，至少每周刷新一次備份文檔，以防不測(cè)，如果因事故丟失文檔，你會(huì)欲哭無(wú)淚。備份可使用公文包方式，快捷迅速。   這篇文章對(duì)自己的啟發(fā)很大，下面是個(gè)人的體會(huì)，歡迎大家進(jìn)一步探討。1、要提高自己的工作效率，就要對(duì)自己的工作進(jìn)行分析，該怎樣進(jìn)行分析呢？主要就是通過(guò)優(yōu)化流程，Excel里的編輯-鏈接功能有很大的作用，可以快速實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)換，這一點(diǎn)對(duì)今后的工作啟示還是很大的，特別是在寫(xiě)經(jīng)營(yíng)分析報(bào)告時(shí)。2、以經(jīng)營(yíng)分析報(bào)告為例，要做好數(shù)據(jù)鏈接，要做好2個(gè)基礎(chǔ)表，首先是數(shù)據(jù)原始表

8、，然后是數(shù)據(jù)加工表，（數(shù)據(jù)加工表中單位可能是萬(wàn)元或千元，可能只要數(shù)據(jù)底稿的關(guān)鍵部分，數(shù)據(jù)加工表是通過(guò)基礎(chǔ)表進(jìn)行的二次加工），經(jīng)營(yíng)分析報(bào)告中的數(shù)據(jù)表是通過(guò)數(shù)據(jù)加工表（編輯-鏈接）得到的。方便數(shù)據(jù)及時(shí)更新，只需要在數(shù)據(jù)底稿更改一次，后面的均可實(shí)現(xiàn)自動(dòng)更改。3、為便于工作的長(zhǎng)期性，要成規(guī)范的操作習(xí)慣，則在數(shù)據(jù)加工表中應(yīng)注明來(lái)龍去脈，以便于后期的查看，以免遺忘。4、在更新時(shí)，建議采用分析判斷的方式進(jìn)行更新，從而提高工作效率，不建議使用直接根據(jù)跳出的對(duì)話框進(jìn)行更新的方式，這樣不便于判斷。5、在做月度經(jīng)營(yíng)分析報(bào)告時(shí)，由于版本較多，為便于后期的索引，建議按月進(jìn)行規(guī)范，這樣可以清晰的看到屬于哪個(gè)月份的報(bào)表，從而實(shí)現(xiàn)輕松辦公。（如A公司