公司檔案管理制度

1、.XX公司編 號檔案管理制度版 本頁 次第7頁共7頁簽 發(fā) 審 核 擬 定 檔 案 管 理 制 度一、 目的：為對集團公司文件檔案進行規(guī)范化管理，提高存檔文件材料的質量，方便查尋參閱，特制定本制度。二、 職責1. 各中心（事業(yè)部）設專人負責本機構的檔案管理；2. 行政中心設檔案管理員，負責集團公司檔案的歸口管理；3. 集團公司所有員工應嚴格遵守本管理制度。三、 具體管理辦法一）歸檔范圍：與集團公司生產、經營、業(yè)務拓展活動相關的，并在活動中形成的以文件資料、傳真、書信、圖表、相片、錄音帶、錄像帶、電腦盤片等載體記載的各種有備查和參考價值的資料都應列入歸檔文件的范圍。具體歸檔資料包括：1. 行政中

2、心：公司重要文件，重要會議紀要，經營決策，公司投資計劃，各中心總結計劃，人事資料，勞動工資，各項管理制度，重要外來文件，法律法規(guī)，合同，協(xié)議，各類證書，榮譽，資質等；2. 財務中心：總帳，明細帳帳等各種帳簿，現金、銀行存款等各種日記帳，財務報表等各種財務內部報表，審計報告，驗資報告等外部檢查報告，內部考核制度，核算流程等；3. 客戶服務中心：競品資料，各類銷售數據的統(tǒng)計資料，渠道及網絡客戶資料，價格表，活動方案，銷售手冊，培訓資料，廣告策劃文書，市場調查，分析與預測報告，促銷方案，客戶資料，公司宣傳資料、其他內部需存檔資料等；4. 生產中心：生產成本，反映生產能力的各類資料，供應商資料，機械設

3、備資料，修（擴）建方案，廠區(qū)規(guī)劃方案，其他內部需存檔資料等；5. 技術服務中心：新產品開發(fā)計劃，產品實驗報告，企業(yè)產品標準體系，工藝文件，技術規(guī)范，質量管理文件，質量活動記錄，外來標準，產品配方，產品，樣品，各檢驗、工作標準等；6. 采供中心：供應商資料、供應商評定、市場調查、分析與預測報告、其他需內部存檔資料；7. 事業(yè)部：各種項目資料、申報項目備檔資料、其他需要內部存檔的資料。二）檔案的管理A、檔案分類：檔案實行分級管理，根據重要程度，技術水平及失密后危害大小將密級劃分為：絕密、機密和普通三級。1. 絕密： 公司秘密中的核心部分，主要包括：1）經營決策，廣告策劃文書，市場調查與預測報告，促

4、銷方案，新產品開發(fā)計劃，公司投資計劃等；2）產品配方，關鍵工藝以及先進技術，科研成果，設備等核心機密；3）通過秘密渠道引進的技術、設備、產品、樣品和來源等；4）產品成本及其利潤等財務資料；5）董事會資料；6）其他重要文件資料。2機密： 公司秘密中比較重要的部分，主要包括：1） 經營戰(zhàn)略，遠景規(guī)劃，財務帳簿，銷售網絡；2） 反映公司生產能力的方案，計劃及特殊原材料等情況的計劃，統(tǒng)計事項，產品試驗報告，檢驗報告；3） 新產品的研發(fā)項目，有成效的技術革新，發(fā)明創(chuàng)造，工藝方案，及公司發(fā)生的重大技術質量問題；4） 引進的產品、設備、儀器、經過改進，性能，功能有顯著提高的部分；5） 公司各項管理制度，目標

5、管理方案，月度運行報告等；6） 公司人事檔案，勞動工資、公司組織構架、人員配備及運作方式等。7） 客戶、供應商資料，價格方案、重大合同、協(xié)議等，8） 重要會議記錄、決議、決定等。3.普通： 1） 營業(yè)執(zhí)照、衛(wèi)生許可證等經營證件，榮譽證書2） 一般會議記錄、決議、決定、委任書、通告、通知3） 各中心、部門、個人工作總結及計劃4） 一般的統(tǒng)計資料5） 企業(yè)宣傳的文字、圖片等各媒體資料B、檔案管理的具體規(guī)定：1. 檔案管理員要保證原始資料及單據齊全完整，存檔時用代碼區(qū)分檔案密級類別，并保證檔案安全。.2. 機密級以上文件的電子檔案必須加密。3. 公司員工因工作需要借閱或復印已歸檔的資料，須經相關領導

6、批準，并做好借閱/復印登記，在指定期限內歸還。借走的文件不得涂改、復印、摘錄、轉借他人或遺失。4. 已歸檔的文件要定期清理，對內容已發(fā)生變化并與新內容有出入或相抵觸、有效期已過，失去保存意義和查考價值、分發(fā)較廣且有出處可查的一般性文件及文件的草稿，在經檔案管理部門負責人同意并報公司相關領導批準后集中銷毀。5. 經批準銷毀的文件檔案，檔案人員要認真填寫銷毀登記表，并由專人監(jiān)督銷毀。6. 公司任何文件資料不得外流。檔 案 處 理 一 覽 表級別絕密機密普通級別代碼ABC級別的界定總經理中心（事業(yè)部）負責人部門經理存檔1由各中心負責人或指定管理員存檔。2. 各中心絕密文件必須將原件交行政中心備檔。由各中心負責人或指定管理員存檔。由部門自行存檔借閱1.總經理、副總經理可直接提檔2.由總經理和副總經理批準的直接需要的人員可使用1.各中心負責人可直接提檔2.由中心負責人批準的人員可使用部門經理批準即可復印不得復印（除總經理和副總經理允許的特殊情況）不得復印（除中心負責人允許的情況）部門經理批準即可銷毀由總經理批