物業(yè)管理系統(tǒng)操作員培訓(xùn)說明書

1、精品資料智能社區(qū)管理系統(tǒng)操作培訓(xùn)說明一、業(yè)務(wù)處理操作流程1 .系統(tǒng)初始化流程步驟：建立小區(qū)，樓宇，單元，套戶等基本信息，錄入業(yè)主信息（在“客戶管理中”。），套戶儀表模板定義與分配-，建立收費(fèi)項目，收費(fèi)公式，收費(fèi)類別，在套戶信息中批量修改套戶的收費(fèi)類別，面積，層，等其他參數(shù)。2 .日常收費(fèi)工作流程步驟：1：錄入本月儀表讀數(shù)（注意：向前追一個月，例如：要計算11月的儀表費(fèi)用，先輸入10月的本月儀表讀數(shù)，作為儀表底數(shù)，再輸入11月的本月儀表讀數(shù)）特殊類費(fèi)用錄入2 “計算費(fèi)用”，產(chǎn)生應(yīng)收款（在“算費(fèi)管理”中）打印收費(fèi)通知單，催費(fèi)。（在“交費(fèi)管理”中）3 ”交費(fèi)”打印收費(fèi)收據(jù)（在“交費(fèi)管理”中）4統(tǒng)計報

2、表（查看某一月份每一住戶的欠費(fèi)數(shù)據(jù)詳情，月度收費(fèi)綜合統(tǒng)計表）注意：a:儀表讀數(shù)登記中，首先選擇輸入月份.b：本次讀數(shù)小于上次讀數(shù)時，該讀數(shù)顯紅色，系統(tǒng)根據(jù)設(shè)定的量程自動計算“走表量”。此處請注意檢查儀表讀數(shù)是否錄入正確。c:客戶應(yīng)掌握收費(fèi)項目及公式的設(shè)置；收費(fèi)類別的靈活定義的方法；d:房間收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)變化時會作相關(guān)的調(diào)整。e：確保初始化數(shù)據(jù)的錄入準(zhǔn)確性；費(fèi)用生成月份設(shè)置的正確性。二、操作方法2.1基本資料信息維護(hù)：房間信息，業(yè)主信息，儀表信息。(1)房間信息維護(hù)：(注意：先建立小區(qū)，樓宇，單元等信息，然后再建立房間信息。)如何添加單個套戶基本信息：選中套戶所在的單元，在套戶管理菜單或右鍵菜單中選擇

3、“添加套戶”項。在彈出的套戶信息編輯框中，輸入相應(yīng)字段值。保存即可。如何修改套戶：可在套戶信息列表中選中某套戶，雙擊其所對應(yīng)的左側(cè)的套戶記錄即可修改套戶的信息?；蛟谔讘粜畔⒘斜碇羞x中某套戶，單擊右鍵，在彈出菜單中選“修改套戶”命令，即彈出套戶信息修改的編輯框，直接進(jìn)行編輯修改，保存即可。如何批量添加套戶：此功能是按單元來操作的，即一次只可以完成一個單元的套戶批量錄入。如果一個單元的套戶添加完成，可以更換單元，繼續(xù)批量添加，直至一棟樓所有單元的套戶添加完成，點關(guān)閉，重新選擇新樓繼續(xù)批量添加操作。如何批量修改套戶：在套戶管理框的套戶樹形列表中，選中要修改的套戶，再到套戶管理菜單中，選擇批量修改套戶

4、信息項，彈出房間信息批量修改框，修改步驟如下：a）在右邊的修改項列表中，選中要修改的項目，b）在左邊給具體的項目輸入要修改的值c）點“開始”按鈕，完成修改。（2）業(yè)主信息維護(hù)：如何輸入業(yè)主姓名：在客戶管理中的“入伙”管理中完成。首先選中要入伙的一個套戶，點擊“入伙”按鈕，進(jìn)入該套戶的入伙記錄登記界面中，輸入業(yè)主名稱及相關(guān)的信息，點“入伙費(fèi)用”，再點“完成入伙”即可。如何修改業(yè)主信息：進(jìn)入“業(yè)主信息”窗口，單擊“業(yè)主修改”，進(jìn)入修改的編輯窗口，選擇房號，在右側(cè)的編輯框輸入要修改的信息，點“保存”即可。注意：可在“入伙”窗口中進(jìn)行批量房間的“快速入伙”，一次將一批房間的狀態(tài)變?yōu)椤包S房子”（即：“已

5、住”，狀態(tài)），“快速入伙”時，系統(tǒng)會提示“輸入臨時的業(yè)主名字”，此時可隨便輸入一個名字，然后在“業(yè)主信息”模塊的“業(yè)主修改”窗口中錄入各個房間的業(yè)主的真實姓名(3)儀表信息維護(hù):如何分配套戶儀表，步驟：選擇要分配儀表的套戶，在套戶上打,在頂層菜單中，選“增加新儀表”，彈出儀表選擇框，選擇要添加的儀表，在儀表上打。點開始添加按鈕，即可。如何修改已分配的套戶儀表，先選擇要修改的儀表，再到頂層菜單中，選擇修改儀表參數(shù)，彈出套戶儀表編輯框，在其中修改后，保存。如何刪除已分配的套戶儀表，如果該表還沒有被使用過，可以選中該表，到菜單中執(zhí)行刪除命令。否則“禁用”該表即可。禁用的方法：直接雙擊要禁用的儀表，在

6、修改編輯框中，設(shè)置禁用，保存。通常是在儀表損壞，需要換表時，對壞表采用“禁用”的方式，同時增加一塊新儀表。順序：本月先增加新表，到下一個月再“禁用”有問題的表。注意：儀表被禁用時，請確保其在被禁用的計費(fèi)期的本次/上次讀數(shù)相等，即走表量為0。如何輸入儀表底數(shù)：在“儀表分配”窗口中，選擇房號，在“初始讀數(shù)”欄輸入儀表的初始讀數(shù)。2.2收費(fèi)管理業(yè)務(wù)操作方法：1、算費(fèi)前準(zhǔn)備工作：a)錄入當(dāng)期水電表讀數(shù)：步驟如下，首先選擇計費(fèi)期，其次，按套戶顯示錄入，在套戶樹中選擇錄入范圍，例如，要錄入一個單元的所有戶的套戶儀表讀數(shù)，點單元名稱即可，此時在窗口右邊會顯示該單元的所有儀表讀數(shù)錄入記錄，針對每塊儀表在“本次

7、讀數(shù)”字段輸入實際抄表數(shù)，再按回車鍵。直到全部儀表讀數(shù)錄入完成。注意：附加量字段，該字段值可以根據(jù)實際情況，在錄入本次讀數(shù)后，直接修改。前提本次讀數(shù)，已輸入。b）錄入特殊類費(fèi)用值。如何錄入特殊類費(fèi)用：在收費(fèi)管理模塊中，點擊“特殊費(fèi)用錄入“，系統(tǒng)提示輸入計費(fèi)期，選擇好計費(fèi)期后，點確定進(jìn)入，特殊費(fèi)用錄入界面，先選擇特殊類費(fèi)用項目，再選擇要輸入費(fèi)用的套戶，輸入本次費(fèi)用，最后登記打勾，確認(rèn)輸入。2、算費(fèi)：在這里完成套戶費(fèi)用的計算。如何計算全部套戶費(fèi)用：先設(shè)置好算費(fèi)期間，再按照系統(tǒng)提示步驟進(jìn)行操作即可。如何計算部分套戶費(fèi)用：先設(shè)置好“算費(fèi)期間”，點”部分套戶費(fèi)用計算”，進(jìn)入部分套戶費(fèi)用計算窗，在套戶樹中

8、，對要計算費(fèi)用的套戶打，然后點開始計算，完成算費(fèi)。當(dāng)出現(xiàn)提示時，點擊“是”。注意：對于當(dāng)月費(fèi)用計算錯誤的套戶，如果沒有產(chǎn)生交費(fèi)記錄或作廢記錄，可以用“部分套戶費(fèi)用計算”的方法進(jìn)行重新計算。若已經(jīng)產(chǎn)生交費(fèi)記錄或作廢記錄，則用CTRL+F8,刪除這些記錄，然后用“部分套戶費(fèi)用計算”的方法進(jìn)行重新計算。3、收費(fèi)操作：a）打印收費(fèi)通知單，通知業(yè)主交費(fèi)。如何打印通知單，在交費(fèi)管理窗口中選擇要打印通知單的套戶，在房號前打上勾。點“打印通知單”，彈出窗體，設(shè)置要打印的月份，設(shè)置欠費(fèi)合計數(shù)超過值，及單據(jù)類型，點打印進(jìn)入預(yù)覽窗體，再點打印。b）業(yè)主現(xiàn)場交費(fèi)，操作員進(jìn)行收費(fèi)操作。具體方法如下：在“交費(fèi)管理”界面中

9、，選中業(yè)主的房號，系統(tǒng)將在右側(cè)顯示當(dāng)前業(yè)主各計費(fèi)期的費(fèi)用交納情況。收費(fèi)方式分為：“交單月”，“交多月”，“交臨時”，“統(tǒng)扣預(yù)收”等方式。每種交費(fèi)方式可選擇不同的支付方式如：現(xiàn)金，轉(zhuǎn)帳，減免，其他等。如何交單月費(fèi)用：該操作僅限于交納一個計費(fèi)期的費(fèi)用。先選中房號（點房號）再點相應(yīng)的計費(fèi)期，再點“交單月”按鈕或直接雙擊某個計費(fèi)期記錄即可進(jìn)入“交單月費(fèi)用”界面。其中，欠費(fèi)以紅字顯示，操作員首先選擇交費(fèi)方式（現(xiàn)金，轉(zhuǎn)帳，減免或其它），默認(rèn)支付方式為“現(xiàn)金”，然后在本次交款（淺黃色列），輸入實際交款額，可以逐項輸入，也可以在合計行輸入合計值，之后輸入憑證號（可選擇輸入。目的是按照憑證號統(tǒng)計收費(fèi)日報表。一般

10、以當(dāng)天的日期十筆數(shù)為憑證號如"05111601”代表05年11月16日第一筆收費(fèi)），然后點“交費(fèi)”，按鈕完成交費(fèi)，再點“打印”按鈕，即可打印出收據(jù)。注意，若輸入的本次的交費(fèi)金額大于欠費(fèi)金額會產(chǎn)生余額，則在點“交費(fèi)”后必須點“余額入帳”。系統(tǒng)會將余額轉(zhuǎn)入該戶的基礎(chǔ)帳戶中，可用于沖減以后月份的欠費(fèi)。沖減時采用“統(tǒng)扣預(yù)收”的方式可進(jìn)行成批沖減。如何交多月費(fèi)用：首先選中房號，然后選擇多個計費(fèi)期記錄，點“交多月”，按鈕即可進(jìn)入交多月費(fèi)用界面，具體交費(fèi)操作同單月交費(fèi)。如何交臨時類費(fèi)用：選擇要交費(fèi)的套戶，點“交臨時”按鈕，進(jìn)入臨時費(fèi)用交費(fèi)界面，設(shè)置計費(fèi)期，選擇費(fèi)用項目和計算公式或者手工輸入交費(fèi)金額

11、，然后點“加入”，輸入憑證號，再點“交費(fèi)”登記，點“打印”即可完成。如何輸入預(yù)交款：在交費(fèi)管理中的“帳戶管理”中進(jìn)行預(yù)交款的收取，可以分專項帳戶預(yù)存和基礎(chǔ)帳戶預(yù)存兩種方式。專項帳戶預(yù)存是對某一個收費(fèi)項目進(jìn)行預(yù)存，預(yù)存的專項費(fèi)用只能沖減專項費(fèi)用的欠款。而基礎(chǔ)帳戶預(yù)存的費(fèi)用可以沖減任何費(fèi)用項目的欠費(fèi)。如何統(tǒng)扣預(yù)收：如果套戶賬戶有余額，在交費(fèi)前要進(jìn)行統(tǒng)扣預(yù)收的操作，方法是：選擇要統(tǒng)扣的套戶，打上勾?？蛇x擇多戶，點交費(fèi)管理菜單，選“統(tǒng)扣預(yù)收”，彈出統(tǒng)扣窗體，在其中選擇月份，輸入憑證號，點確定，完成統(tǒng)扣。如何快速交費(fèi)：快速交費(fèi)適用于多個套戶，一次統(tǒng)一下費(fèi)。方法是：選擇要快速交費(fèi)的套戶，點交費(fèi)管理菜單，選

12、快速交費(fèi)，彈出快速交費(fèi)窗體，在其中選擇月份，輸入憑證號，點確定，完成快速交費(fèi)。如何查看套戶臺帳：在套戶樹形列表中，點擊要查看臺帳的套戶，在窗體的右邊會顯示出來。要看具體的計費(fèi)期的明細(xì)，選一個具體計費(fèi)期，點單月費(fèi)用明細(xì)。.票證(指收據(jù))作廢和補(bǔ)打?。嚎蛇M(jìn)行收費(fèi)票據(jù)查詢，二次打印收據(jù)，作廢收據(jù)等工作.在下圖所示窗體，點業(yè)務(wù)操作菜單，選票證管理，彈出票證管理窗體。(1)如何查詢單據(jù)：在套戶樹形列表選擇查詢范圍(即房號)，并打勾，在查詢條件設(shè)置具體查詢條件打勾即可，點查詢，系統(tǒng)自動切換到查詢結(jié)果窗口。(2)如何二次打印收據(jù)：選擇要操作的單據(jù)記錄，點預(yù)覽或直接打印完成二次出票。(3)如何作廢收據(jù)：選擇要

13、作廢的單據(jù)記錄，點票證管理菜單，選"作廢票證”。彈出作廢處理框，輸入作廢原因，點作廢按鈕完成作廢。對于作廢的票據(jù)，預(yù)覽單據(jù)可以明顯的看到作廢字樣。.費(fèi)用調(diào)整：包含了退費(fèi)操作。(1)如何退費(fèi)：首先選擇要退費(fèi)的套戶，設(shè)置費(fèi)用月份即要退哪月的費(fèi)用，設(shè)置退款月份即所退現(xiàn)金出自哪月。從費(fèi)用月交費(fèi)詳細(xì)記錄列表中選擇要退的費(fèi)用項目點±1按鈕，選中的費(fèi)用項目自動進(jìn)入退款項目選擇列表，若要取消被選項目，在退款項目選擇列表中，選擇項目點仝取消，退款項目。在退款項目選擇列表中，選擇項目，輸入本次退款，或退滯納金，或沖減實用量，或備注信息。輸入接收人信息，點完成退款按鈕。打印退款收據(jù)。注意事項：收費(fèi)過程中如發(fā)現(xiàn)某戶的費(fèi)用有問題，比如因為儀表讀數(shù)錄入錯誤等導(dǎo)致費(fèi)用計算錯誤的，首先，修改儀表讀數(shù)，之后使用“部分套戶重新算費(fèi)”的辦法進(jìn)行算費(fèi)調(diào)整。三、需要向財務(wù)上