房地產(chǎn)集團(tuán)文書管理制度試行版模板

1、文書管理規(guī)定（HQ/XZ/ （A ）-2011-01）一、目的 為使公司的文書處理建立科學(xué)、合理、規(guī)范的程序，使文書處理準(zhǔn)確、及時(shí)，提高文書 處理的工作效率和文書的質(zhì)量，特制訂本規(guī)定。二、組織管理2.1 公司各部門與外界來往文書的收發(fā)由各辦公室指定專人負(fù)責(zé)。2.2 管理部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)來往文書的核稿、收發(fā)、拆封、登記、分發(fā)、稽催、校對、 監(jiān)印以及檔案管理等事宜。三、文書類別3.1 公司通用公文分類（1）請示：向上級部門或領(lǐng)導(dǎo)請求請示、批準(zhǔn)時(shí)使用。（2）報(bào)告：向上級部門匯報(bào)工作、反映情況或提出建議時(shí)使用。（3）決定：對公司重要事項(xiàng)或重大活動(dòng)做出執(zhí)行答復(fù)時(shí)使用。（4）通知：傳達(dá)、批轉(zhuǎn)上級、同級或

2、不相屬部門的公文，以及傳達(dá)要求下級部門協(xié)助或 共同執(zhí)行任務(wù)時(shí)使用。（5）通報(bào)：表彰先進(jìn)、批評錯(cuò)誤、傳達(dá)重要情況時(shí)使用。（ 6）函：對同級或不相屬單位間相互介紹、商洽、詢問、催辦、答復(fù)某些問題或請有關(guān) 部門批準(zhǔn)時(shí)使用。（ 7）會議紀(jì)要（決議） ：記載和表達(dá)會議重要精神或 是針對會議最終形成的決定或者督辦事 項(xiàng)時(shí)使用。（8）表格式公文：政府機(jī)關(guān)規(guī)定之表格式公文及公司人事令等，可依實(shí)際需要印為固定 格式使用。（9）公司專用公文：主要包括備忘錄、意向書、協(xié)議書、合同書、調(diào)查報(bào)告、廣告書、 說明書、請柬、賀詞、新聞稿、啟事等。3.2 公司行政文件分類（ 1） A 類文件：制度、規(guī)定、規(guī)范、細(xì)則、補(bǔ)充規(guī)定

3、、規(guī)章制度的解釋說明等；（2）B類文件：請示、報(bào)告、決定、通告、通報(bào)、通知、復(fù)函、會議紀(jì)要等；（ 3） C 類文件：公司簽呈、文件會簽單、收發(fā)文確認(rèn)單等表格單據(jù)類。（ 4） D 類文件：紅頭文件例如：公司任命書、重大事件的公文或遞交政府機(jī)關(guān)公文等表 格式公文。四、文書編碼規(guī)則4.1A類文件編號規(guī)則：AA/BB（類別碼）CCCO DDAA編文單位；BB編文部門；類別碼：A類文件的類別碼即為“ A ;CCCC文件編制的年份，例如2011;DD 順序號，例如01、02例如：文書管理規(guī)定編號為“ HQ （環(huán)球集團(tuán)）/XZ （行政部）（A）2011-01 ”。4.2 B、C類文件編號規(guī)則：AA/BB（類

4、別碼）CCCC/DD- EEAA編文單位；BB編文部門；類別碼：B類文件的類別碼即為“ B”；CCCC 文件編制的年份，例如 2011；DD文件編制的月份；EE順序號，例如01。例如 浙江環(huán)球光伏科技有限公司行政部于 2011年 3月 1 日召開會議， 其編寫的會議紀(jì) 要正式編號為“ GF （光伏公司）/XZ （行政部）（B） 2011/03 01”。4.3 D類文件編號規(guī)則：ABB字CCCCDD號0A:代表單位省份的簡稱如浙江省的為“浙”。BB:代表公司簡稱如 環(huán)球光伏科技有限公司為“環(huán)光”公司具體簡稱詳見附件1。字：代表D類文件類別碼。CCCC文件編制的年份，例如 2011、2012。DD

5、 順序號，例如01、02、03。例如：浙江環(huán)球房地產(chǎn)集團(tuán)有限公司于 2011年 5月 1 日發(fā)布的人事任命通知，順序 統(tǒng)計(jì)編號為 03，則該文件正式編號為“浙 （浙江省）環(huán)房（環(huán)球房地產(chǎn)集團(tuán)有限公司） 字2011 （年份） 03（順序號）號”。4.4 編文單位及部門的縮寫編碼具體詳見附件 1。4.5 公司制度相關(guān)表格單據(jù)類碼： 制度項(xiàng)下表單直接在制度編號項(xiàng)下表格編號。 例如： 財(cái)務(wù)中心現(xiàn)金報(bào)銷單，編碼為：“ HQ/CW（A）2011-01-01”。4.6 關(guān)于各類文件的保密等級和具體保密操作程序詳見保密制度 。五、文書處理權(quán)限5.1 A 、 B、 D 類文件只有公司職能部門有權(quán)簽發(fā)，簽發(fā)人必須

6、為公司負(fù)責(zé)人，核發(fā)人必 須為職能部門負(fù)責(zé)人。涉及多個(gè)部門配合執(zhí)行的文件通過涉及人簽字的方式完成會簽后，方 可正式發(fā)文；其中文件會簽審批表 （詳見附件 1）附于正式文件之前，存于發(fā)文部門，同 時(shí)提交檔案室備案。C類文件由各相關(guān)職能部門或人員簽發(fā)即可。5.2 內(nèi)部行文可以用分公司或職能部門名義行文，分公司或職能中心不得聯(lián)合行文，各 職能中心之間不要用發(fā)文形式解決一般性問題。5.3 各行文單位一般不能越級行文， 特殊情況必須越級行文的，應(yīng)當(dāng)抄報(bào)越過的單位。5.4 向上級請示的公文應(yīng)一文一事，主送一個(gè)單位，不要同時(shí)抄送下級單位，不要直接 送領(lǐng)導(dǎo)人（除直接交辦外） ；向下級單位的重要行文，可以抄報(bào)直接上

7、級單位。六、文書制作流程6.1 對外行文操作流程6.1.1 擬稿:（1）由承辦人員起草，并由部門負(fù)責(zé)人審核。（ 2）對外發(fā)文一般以公司名義發(fā)文。在各分、子公司有必要發(fā)文時(shí)，在公司后加屬企業(yè) 全稱。（ 3）發(fā)文稿必須符合公文種類、格式使用規(guī)范。6.1.2 核稿:（ 1 ）擬稿完畢后填寫發(fā)文擬稿單，一并送各級領(lǐng)導(dǎo)審核。（2）審核有問題時(shí)與有關(guān)當(dāng)事人溝通，統(tǒng)一意見后進(jìn)行修改。6.1.3 簽發(fā): 有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核簽發(fā)，明確簽署意見、姓名、日期。6.1.4 編號: 由行政部統(tǒng)一編排發(fā)文字號。6.1.5 蓋章、校對：（1）急件應(yīng)先行處理；（ 2）保密件應(yīng)由專人打?。唬?3）打印后的校樣、廢紙等應(yīng)妥善處理；（4

8、）校對專人處理，以原稿為準(zhǔn)，重要文件多人校對；（5）打印、校對責(zé)任人簽名。6.1.6 在校對完畢，確認(rèn)無誤的文件上統(tǒng)一蓋印。6.1.7 填寫登記簿。6.1.8 封發(fā) :（1）發(fā)文工作由行政部負(fù)責(zé)。（2）查驗(yàn)無誤后，信件封口，填寫準(zhǔn)確，注明急件、密級。6.2 對內(nèi)行文處理程序6.2.1 對內(nèi)行文一般按對外行文處理程序參照執(zhí)行。6.2.2 特殊情況下，各級部門、下屬企業(yè)對公司行文可不必經(jīng)蓋章程序。6.2.3 對內(nèi)行文由職能部門負(fù)責(zé)人、公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。七、文書格式規(guī)定7.1 對內(nèi)文書格式7.1.1 公司內(nèi)部文書，均應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)的頁眉及頁腳格式，頁眉為 1.5 厘米、頁腳為 1.4 厘 米詳見附件 2對內(nèi)版

9、本。7.1.2 除固定的表格外，整篇文章的上下頁邊距為 2 厘米，左右頁邊距為 2 厘米，連續(xù) 數(shù)頁的文章，應(yīng)于頁腳右下角連續(xù)編號（例如共5 頁的第 2 頁標(biāo)為“ 2/5”）7.1.3 密級：保密文書注明密級，保密等級字體：用五號黑體，放于文書首頁頂部右上 角。7.1.4 字體一律采用簡體宋體，主標(biāo)題采用加粗的二號字體，主標(biāo)題行間距為固定值 35 磅，副標(biāo)題采用加粗的三號字體；正文采用小四號字體，每段的首行縮進(jìn)為 2 個(gè)漢字，兩端 對齊，正文行間距設(shè)定為固定值 18 磅；文書標(biāo)題之下均需注明文書編號，文書編號采用加粗 的五號Times New Roman字體。7.1.5 正文編碼可按“章” 、

10、“條”、“款”、“項(xiàng)”等順序進(jìn)行多層次的結(jié)構(gòu)劃分，具體如 下：（1）章：是文書正文層次中的一級標(biāo)題，用四號字、宋體、加粗、左對齊，間距設(shè)定為 固定值22磅，用“一”、“二” “三”等表示章號。章號應(yīng)依次連續(xù)，附件不編章號。（2）條：是章的有編號的細(xì)分單元，也是文書正文層次中的二級標(biāo)題，用小四號字、宋體,每條的首行縮進(jìn)為2個(gè)漢字，兩端對齊；條號應(yīng)與章號聯(lián)系進(jìn)行編號，如如: 1.1、1.2、 2.1、2.2 。（3）款：是條的有編號的細(xì)分內(nèi)容，也是文書正文層次中的三級標(biāo)題，用小四號字、 宋體，每款的首行縮進(jìn)為 2個(gè)漢字，兩端對齊；其款號應(yīng)根據(jù)條的編號規(guī)律及形式進(jìn)行編號， 如： 1.1.1 、 1.

11、1.2 、 2.1.1 。（4） 項(xiàng)：是款中一個(gè)更細(xì)化的具體內(nèi)容，用小四號字、宋體，每項(xiàng)的首行縮進(jìn)為2個(gè)漢 字，兩端對齊；可編號或不編號，如編號則用(1)、(2)等表示項(xiàng)號。7.2 對外文書格式7.2.1 公司外部文書，均應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)的頁眉及頁腳格式，頁眉為 1.5 厘米、頁腳為 1.75 厘 米詳見附件 3- 對外版本。7.2.2 除固定的表格外，整篇文書的上下頁邊距為 3 厘米，左右頁邊距為 2.5 厘米，連 續(xù)數(shù)頁的文書，應(yīng)于頁腳右下角連續(xù)編號(例如共 5頁的第 2頁標(biāo)為“ 2/5 ”)7.2.3 密級：對外文書可不在文書上標(biāo)注保密等級。7.2.4 主標(biāo)題用黑體、二號字體，主標(biāo)題行間距為固定

12、值 35 磅，副標(biāo)題用黑體、三號字 體；正文用四號字、仿宋體，每段的首行縮進(jìn)為 2 個(gè)漢字，兩端對齊，正文行間距設(shè)定為固 定值 20 磅；文件標(biāo)題之下均需注明文件編號，文件編號用加粗的黑體、五號字體。7.2.5 正文編碼可按“章”、“條”、“款”、“項(xiàng)”等順序進(jìn)行多層次的結(jié)構(gòu)劃分，具體如 下：( 1)章：是制度正文層次中的一級標(biāo)題，用小三號字、黑體、左對齊，間距設(shè)定為固定值25磅，用“一”、“二” “三”等表示章號。章號應(yīng)依次連續(xù)，附件不編章號。( 2)條：是章的有編號的細(xì)分單元，也是制度正文層次中的二級標(biāo)題，用四號字、仿宋體,每條的首行縮進(jìn)為2個(gè)漢字，兩端對齊；條號應(yīng)與章號聯(lián)系進(jìn)行編號，女如

13、: 1.1、1.2、2.1、2.2 。( 3) 款：是條的有編號的細(xì)分內(nèi)容，也是制度正文層次中的三級標(biāo)題，用四號字、仿 宋體，每款的首行縮進(jìn)為 2個(gè)漢字，兩端對齊；其款號應(yīng)根據(jù)條的編號規(guī)律及形式進(jìn)行編號， 如： 1.1.1 、 1.1.2 、 2.1.1 。(4)項(xiàng)：是款中一個(gè)更細(xì)化的具體內(nèi)容，用四號字、仿宋體，每項(xiàng)的首行縮進(jìn)為2個(gè)漢字，兩端對齊；可編號或不編號，如編號則用(1)、(2)等表示項(xiàng)號。7.2.6 表格式公文結(jié)尾須有簽發(fā)部門、簽發(fā)人、核發(fā)人、抄報(bào)、送、抄發(fā)行等 , 詳見附件 4- 簽發(fā)表。7.3 文書日期：包括年、月、日，寫在文書末尾，一般以印制日期為準(zhǔn)，重要文書以簽 發(fā)日期為準(zhǔn)。

14、7.4 文書印章：印章加蓋在發(fā)文日期處(齊年蓋月) 。7.5 附件：表格編碼位于文書正文之后，印章之前，注明附件的序號、標(biāo)題。7.6文書紙一般用A4紙，中文直寫文書以右方裝訂為原則， 中文橫寫或外文文書則以左 方裝訂為原則。八、文書的收發(fā)管理8.1 對外文書的收發(fā)統(tǒng)一由行政部指定專人負(fù)責(zé)。各部門及人員的對外郵寄文書，必須 統(tǒng)一由公司指定專人負(fù)責(zé)發(fā)送，并在發(fā)送前填寫“發(fā)信登記本”與“郵資明細(xì)賬” ；所有使用 快遞及郵寄的文書統(tǒng)一由指定專人保留回執(zhí)。8.2 對內(nèi)文書的收發(fā)統(tǒng)一由行政部指定專人負(fù)責(zé)。公司下發(fā)給各部門的文書，經(jīng)簽收登 記后直接分發(fā)給各部門負(fù)責(zé)人；重要文書直接送交文書接收人并登記簽字。九

15、、文書的保管9.1 文書如有皺折、破損、 參差不齊等 情形，應(yīng)先整補(bǔ)，裁切折疊，使其整齊劃一。9.2 文書結(jié)案后，原稿由各文書管理部門整理后關(guān)統(tǒng)一提交集團(tuán)檔案室歸檔，經(jīng)辦部門 根據(jù)實(shí)際需要留存復(fù)印件。9.3 文書的保存年限詳見檔案管理制度 。十、 注意事項(xiàng)10.1 保存期限滿以及沒必要繼續(xù)保存的文書，經(jīng)主管決定，填寫銷毀的理由和日期之后， 予以銷毀。機(jī)要文書一律以焚燒的方式銷毀。任何個(gè)人不準(zhǔn)擅自銷毀文書，或以廢紙出售。 不需入卷的文書材料逐件登記，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)銷毀。10.2 銷毀秘密級以上文書要進(jìn)行登記，有專人監(jiān)督，保證不丟失遺漏。10.3 必須做好重要文書的借閱登記工作， 并注明歸還日期。

16、 一切借閱都必須辦理借閱審批 手續(xù)。十一、 附則11.1 本辦法適用于集團(tuán)及各分子(控股)公司的文書管理。11.2 本辦法由集團(tuán)行政部負(fù)責(zé)解釋、補(bǔ)充，由集團(tuán)公司總裁批準(zhǔn)頒行。11.3 附件 1 編碼為 ( HQ/XZ/A-2011-01-01 )11.4 附件 2 編碼為 ( HQ/XZ/A-2011-01-02 )11.5 附件 3 編碼為 ( HQ/XZ/A-2011-01-03 )11.6 附件 4 編碼為 ( HQ/XZ/A-2011-01-04 )11.7 附件 5 為對外簽發(fā)表無需編碼。房地產(chǎn)集團(tuán)有限公司 行政部0 年 月 日附件1單位及部門的縮寫編碼(HQ/XZ/A-2011-01-01 )單位名稱編碼D類文件 公司簡稱部門名稱編碼HQ行政部XZHQQ人力資源部HRHQK財(cái)務(wù)中心CWFC工程部GCSZ工程技術(shù)中心GJSC采購部（中心）CGGF營銷部YXFY綜合經(jīng)營科ZHYS質(zhì)安科ZAYL品管部PGWY技術(shù)部JSWYK研發(fā)部YFWYQ招標(biāo)辦ZBJC預(yù)算部YSDB拆遷辦CQGY生產(chǎn)部SCST銷售中心XS附件2文件會簽審批表(HQ/XZ/A-2011-01-02 )公司名稱浙江環(huán)球集團(tuán)ZHEJIANG GLOBALGROUP文件編號文件 編寫版本/改次頁數(shù)文件 受控文件名稱文件會簽本人已閱悉本文件內(nèi)