淺析人力資源信息系統(tǒng)對企業(yè)人力資源角色轉(zhuǎn)變的影響

1、淺析人力資源信息系統(tǒng)對企業(yè)人力資源角色轉(zhuǎn)變的影響         摘 要 未來人力資源發(fā)展的重要趨勢之一就是基于網(wǎng)絡(luò)的人力資源信息系統(tǒng)HRIS的發(fā)展。隨著人力資源的逐步電子化，HRIS可以為企業(yè)人力資源角色帶來什么改變?其系統(tǒng)職能全面實(shí)現(xiàn)后，人力資源從業(yè)者應(yīng)何去何從?本文首先分析 HRIS存在的明顯優(yōu)勢，在此基礎(chǔ)上，探討HRIS對人        摘 要 未來人力資源發(fā)展的重要趨勢之一就是基于網(wǎng)絡(luò)的人力資源信息系統(tǒng)HRIS的發(fā)展。隨著人

2、力資源的逐步電子化，HRIS可以為企業(yè)人力資源角色帶來什么改變?其系統(tǒng)職能全面實(shí)現(xiàn)后，人力資源從業(yè)者應(yīng)何去何從?本文首先分析 HRIS存在的明顯優(yōu)勢，在此基礎(chǔ)上，探討HRIS對人力資源專業(yè)人士、管理者與普通員工的影響，由此引出HRIS對 人力資源未來發(fā)展方向轉(zhuǎn)變的影響，并提出相應(yīng)的建議。 關(guān)鍵詞 人力資源信息系統(tǒng)；人力資源角色；角色轉(zhuǎn)變 一、導(dǎo)語 國外的研究資料及相關(guān)報道一致指出，人力資源的電子化(E化)將是未來人力資源發(fā)展的重要趨勢之一，業(yè)界知名的軟件公司PeopleSoft、Oracle、SAP等都相繼推出人力資源信息系統(tǒng)Human Resource Information System(

3、簡稱為HRIS)。在這股強(qiáng)勁的旋風(fēng)下，小型的軟件公司也風(fēng)起云涌，人力資源E化的口號喊得震天響。但是反觀國內(nèi)，只有少數(shù)的企業(yè)能真正實(shí)現(xiàn)。事實(shí)上，國內(nèi)真正對HRIS有深入研究的專家學(xué)者并不多，主要原因是懂人力資源的專業(yè)者大多非技術(shù)出身，專業(yè)的信息科技研發(fā)人員不懂人力資源。一方面，人力資源專業(yè)出身的不善于使用信息科技來提高行政效率，只知道依照原來的工作流程，將人工操作照搬到計算機(jī)上進(jìn)行作業(yè)。另一方面，專業(yè)的信息科技研發(fā)人員不知道人力資源的人員到底需要什么，更不知道兩者之間應(yīng)該如何串聯(lián)。因此，在發(fā)展HRIS時，由于兩者之間的專業(yè)領(lǐng)域南轅北轍，存在著一道難以逾越的鴻溝。 簡單地定義人力資源信息系統(tǒng)HRI

4、S，就是指通過系統(tǒng)化的程序收集、存儲和分析企業(yè)與員工的信息?？梢哉f，HRIS改變了員工、管理者乃至整個企業(yè)的行為和認(rèn)知。近年來，IT革命不斷推動HRIS的變革，極大程度改變了傳統(tǒng)的人力資源職能，并對人力資源職能加以重組。如今，HRIS的電子化與網(wǎng)絡(luò)化，即在人力資源管理工作中運(yùn)用基于網(wǎng)絡(luò)的HRIS更是一種普遍的發(fā)展趨勢。由于不受時間和地理位置的限制，企業(yè)的任何員工可以在任何時間和任何地點(diǎn)聯(lián)入網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行操作。同時，公司的各種政策、制度、通知和培訓(xùn)資料也可通過這種渠道來發(fā)布，這能有效地改善公司內(nèi)部溝通途徑，擴(kuò)展溝通的渠道。很顯然，這種基于網(wǎng)絡(luò)的HRIS將傳統(tǒng)的人力資源從業(yè)者帶入了新的工作時代，過去那種

5、由專業(yè)從業(yè)者才能從事人力資源管理工作的思維已被全員管理的思維理念取而代之。一方面，基于網(wǎng)絡(luò)的HRIS能降低管理成本，節(jié)省管理時間；另一方面，HRIS能幫助人力資源專業(yè)人士、管理者和普通員工在系統(tǒng)支持下做出更好的決策。 二、降低成本和節(jié)省時間 由于基于網(wǎng)絡(luò)的HRIS能夠自動執(zhí)行和完成人力資源相關(guān)職能，因此，這一系統(tǒng)的使用最明顯的優(yōu)勢就在于從長遠(yuǎn)來看能夠降低成本和節(jié)省時間。 一方面，企業(yè)成本的節(jié)約主要表現(xiàn)在管理成本的降低和體力工作的減少上。例如，包裝、打印、分發(fā)人力資源文件的辦公消耗降低，因為信息的傳遞現(xiàn)在已經(jīng)電子化。再例如，過去人力資源任務(wù)由人力資源部進(jìn)行分配與部署，從管理層到員工層，牽涉人員復(fù)

6、雜；而如今，相關(guān)員工的數(shù)量明顯減少。根據(jù)Forrester的研究，每位普通員工每年大約需要處理的基本事務(wù)約15項，如工資查詢或改變聯(lián)系方式等。據(jù)Morgan在2000年的統(tǒng)計，員工的每次業(yè)務(wù)或事務(wù)的處理大約平均花費(fèi)$35，這就意味著僅為普通員工基本服務(wù)的一個500人的企業(yè)就將耗費(fèi)$263，000。但是，人力資源信息系統(tǒng)HRIS中的自我服務(wù)體系的運(yùn)用改變了這一現(xiàn)狀，該體系允許員工自行更新個人相關(guān)記錄、查詢相關(guān)信息等。同時，調(diào)查還表明，每一次員工自己處理類似業(yè)務(wù)要比人力資源專業(yè)人士來完成至少節(jié)約$14。根據(jù)另一份2002年的統(tǒng)計調(diào)查，80%的被調(diào)查者認(rèn)為員工自我服務(wù)體系能夠降低人力資源成本。不僅如

7、此，配置該系統(tǒng)的成本回收期也不會太長，甚至有學(xué)者認(rèn)為只需1至3年的時間。運(yùn)用基于網(wǎng)絡(luò)的HRIS正在有效地降低企業(yè)成本，從長遠(yuǎn)來看，這一趨勢日益明顯。 另一方面，在人力資源的實(shí)際操作中，運(yùn)用HRIS可以加速交易進(jìn)程。一個具體例子就是例行會計事務(wù)的處理，如果采用人工方式，平均需要32分鐘，這包括“最初的聯(lián)系、歸類、手動完成報表、通知賣方、郵寄確認(rèn)聲明”等事項。而在一個以科技為基礎(chǔ)的系統(tǒng)中，人力資源工作人員的時間被最小化了，他們也許只會涉及到數(shù)據(jù)追蹤，如例行監(jiān)測或備案文件等。研究表明，以前60%至80%的人力資源從業(yè)者的大部分時間用在了行政任務(wù)或個體事務(wù)的處理上?，F(xiàn)在，應(yīng)用了自我服務(wù)體系，對雇員的信

8、息管理變得更簡單。因此，在HRIS中，人力資源工作人員不僅不需要花大量時間來回答例行的問題或為管理者準(zhǔn)備報告，而且信息傳遞進(jìn)程加快了，相應(yīng)的時間也自然節(jié)省了。 以人力資源管理中的培訓(xùn)職能為例進(jìn)行一個簡單的分析，通過分析會發(fā)現(xiàn)，培訓(xùn)工作作為人力資源實(shí)踐中的一個重要領(lǐng)域已經(jīng)得到改善，一個明顯的轉(zhuǎn)變即是通過HRIS降低了成本并節(jié)約了時間。人力資源從業(yè)者可以使用該系統(tǒng)來管理人力資本與最大限度地發(fā)揮員工的才能。HRIS為每位在職人員儲存了電子簡歷，這樣就可以隨時進(jìn)行內(nèi)部追蹤。企業(yè)通過該系統(tǒng)為員工制定適當(dāng)?shù)挠?xùn)練或提供相應(yīng)的培訓(xùn)，在技術(shù)短缺或急需人員的情況下能快速找到合適的候選人，這種方式遠(yuǎn)比單純地進(jìn)行外部

9、招聘的方式更快更好。 不僅如此，科技進(jìn)步還改變了學(xué)習(xí)大環(huán)境。過去，企業(yè)為員工提供培訓(xùn)通常采用講授的方式，這種傳統(tǒng)的培訓(xùn)即是通過在教室內(nèi)培訓(xùn)師為被培訓(xùn)者提供課堂講授從而進(jìn)行溝通，這種方式有可能造成培訓(xùn)內(nèi)容的不匹配，員工的真正需求沒有得到滿足。傳統(tǒng)的方式要取得較好的效果，就需要學(xué)習(xí)者能夠進(jìn)行主動學(xué)習(xí)，并且能對自己的需要有較為清晰明確的認(rèn)識。但在HRIS提供的科學(xué)的學(xué)習(xí)環(huán)境中，不僅學(xué)習(xí)者和指導(dǎo)者之間有交流，而且學(xué)習(xí)者彼此之間也可以進(jìn)行內(nèi)部交流。在這種情況下，學(xué)習(xí)者可以在任何時間任何地點(diǎn)以半匿名的方式提出自己的問題，他們可以在交流中不斷獲取信息并歸結(jié)需求；同時，HRIS也可以為企業(yè)提供內(nèi)部培訓(xùn)需求分析，從多方位提高培訓(xùn)成效。很明顯，運(yùn)用HRIS所提供的在線培訓(xùn)是符合成本效益和節(jié)約時間的。第一，與傳統(tǒng)的方法相比較，企業(yè)可以在更短的時間內(nèi)培訓(xùn)出更多的雇員。比如，在摩托羅拉公司，在教室里花8小時的課程在網(wǎng)上只要5小時就能夠完成了。第二，下班以后雇員可以在自己家參加培訓(xùn)項目。這自然減少了旅途的時間和費(fèi)用，也不用將所有的被培訓(xùn)者集中到一個地方而增加培訓(xùn)成本。第三，傳統(tǒng)的面授培訓(xùn)也存在明顯的