物業(yè)檔案管理

1、物業(yè)檔案管理隨著物業(yè)管理專業(yè)理論課程學(xué)習(xí)的結(jié)束， 我很榮幸開始參加學(xué)校 安排的實心，在物業(yè)管理公司進行實習(xí)。在實習(xí)期間，我對檔案管理 進行了實心。在實心中，我在管理處指導(dǎo)都是的熱心指導(dǎo)下，積極參 與物業(yè)管理相關(guān)工作，注意把書本上嘗到的物業(yè)管理理論知識對照實 際工作，用理論知識加深對實際工作的認識， 用實踐驗證所學(xué)的物業(yè) 管理理論，探求物業(yè)管理工作的本質(zhì)與規(guī)律。簡短的實習(xí)生活，既緊 張，又新奇，收獲也很多。通過實習(xí)，使我對物業(yè)管理工作有了深層 次的感性與理性的認識。雖然公司成立時間尚短，但各方面的管理層人員大都具有十年以 上專職物業(yè)管理經(jīng)驗。經(jīng)北京市小區(qū)辦批準，公司取得了合格的物業(yè) 管理資質(zhì)。去

2、年，由本公司負責(zé)物業(yè)管理的小區(qū)還被豐臺區(qū)命名為優(yōu) 美環(huán)境小區(qū)?；仡檶嵙?xí)生活，感觸是很深的，收獲也是很豐富的。實習(xí)中，我 對檔案管理工作的開展有了進一步的了解，分析了管理處開展物業(yè)管 理有關(guān)工作的特點、方式、動作規(guī)律。我在這里雖然主要只是實習(xí)檔 案管理方面的工作，但是通過這幾周，我也對其他的管理工作有了一 些了解。在招聘員工這一工作上，物業(yè)管理公司嚴格把關(guān)。招聘的管理人 員必須畢業(yè)于物業(yè)管理專業(yè)；招聘的維修人員必須是具備相關(guān)技術(shù)條 件的多面手，并持有上崗證；招聘的安保人員須屬退伍軍人，對 其身高、體能、知識、品格、心理等都進行嚴格考核挑選。做好員工 的入職、在職培訓(xùn)工作。物業(yè)是物業(yè)形成、變遷和管

3、理工作中的歷史記錄。因此物業(yè)檔 案管理是物業(yè)管理工作的重要組成部分。物業(yè)檔案是指關(guān)于某物業(yè)所有的包括過去和現(xiàn)在的一切活動中 所形成的，具有參考價值，應(yīng)當(dāng)歸檔保存的各種文字、圖表、聲像等 不同形式的歷史記錄。1、物業(yè)檔案的內(nèi)容：物業(yè)檔案的內(nèi)容主要由物業(yè)設(shè)計施工圖、 物業(yè)產(chǎn)權(quán)檔案的物業(yè)卡 片三部分組成（簡稱圖、檔、卡） 。此外，根據(jù)物業(yè)管理的工作需要 所編制的各種帳冊和表格也屬于物業(yè)檔案資料的內(nèi)容。 物業(yè)設(shè)計施工 圖是一種反映物業(yè)現(xiàn)狀的圖紙， 在物業(yè)大修或改建時， 它們反映了物 業(yè) 的功能和結(jié)構(gòu)等的變化情況，使之成為與物業(yè)的現(xiàn)狀相吻合的專 業(yè)圖紙：是物業(yè)使用、保養(yǎng)、維修的重要依據(jù)。物業(yè)管理公司可以

4、通過圖紙了解物業(yè)的分布， 占有、結(jié)構(gòu)、面積、 層數(shù)、建成年份以及各戶房屋與土地的權(quán)屬范圍和面積， 了解物業(yè)使 用、維修、改建后在結(jié)構(gòu)與功能上的變化情況，為正確使用和維護物 業(yè)提供了重要依據(jù)。2、物業(yè)檔案的特點：專業(yè)性、動態(tài)性、真實性、價值性、法 律性、3、物業(yè)管理檔案的要求：物業(yè)檔案管理工作是一項動態(tài)性較強的管理工作， 當(dāng)物業(yè)的產(chǎn)權(quán) 發(fā)生移動或房屋現(xiàn)狀因大修、 改建等原因發(fā)生變化時， 各種物業(yè)資料 時進行變更異動，才能保證物業(yè)資料的準確、完整、事實、真正反映 物業(yè)的狀況。 為此，物業(yè)檔案管理要求做到規(guī)范化、 科學(xué)化、經(jīng)常化。 具體的要求：1) 收集資料要全面；2) 整理資料要規(guī)范；3) 保管資

5、料要科學(xué)；4) 變更資料要及時；5) 使用資料要得當(dāng)；6) 統(tǒng)計資料要準確。4、物業(yè)檔案的收集收集的實質(zhì)就是集中， 收集工作是物業(yè)檔案管理工作的起點， 是 一個重要一切，物業(yè)檔案收集的要求是：1) 納入計劃、明確責(zé)任；2) 內(nèi)容要齊全、完整、準確、翔實；3) 形式要標準規(guī)范；4) 載體要豐富。5、物業(yè)檔案的整理1) 物業(yè)檔案的整理要求： 整理工作就是將牌零亂狀態(tài)和需要進一步條理化的檔案進行基 本的分類、組合、排列和編目，使之系統(tǒng)化。要求做到：分類科學(xué)，組卷合理，排列有序，保管期限準確，裝訂整齊、牢固，案卷封面、脊背、卷內(nèi)目錄和備考表（異動記錄）填 抽準確、字跡工整、圖樣清晰，載體和裝具質(zhì)地優(yōu)良

6、，便于保管和利 用。2） 設(shè)備檔案管理： 設(shè)備的標識、建帳和的管理： 設(shè)備的標識：所有設(shè)備實現(xiàn)單機懸掛設(shè)備卡 ，標識該機編號、技術(shù)資料、 責(zé)任人、運行狀況等。 設(shè)備的建帳：建立機電設(shè)備臺帳 ，臺賤內(nèi)容包括：設(shè)備名稱、統(tǒng)一編號、 瑾、生產(chǎn)廠家、技術(shù)資料、保養(yǎng)人等。 設(shè)備資料的歸檔： 每臺設(shè)備將被依次編入：每臺設(shè)備所涉及的設(shè)備檢查保養(yǎng)計劃 表、設(shè)備檢查保養(yǎng)表、 機電設(shè)備維修保養(yǎng)記錄表及說明書、 合格證等。 設(shè)備的編號：進入 21 世紀，隨著改革的不斷深化， 檔案工作也隨之發(fā)生變化。 面對新時期檔案工作的需要，如何做好管理工作，筆者認為，應(yīng)從以 下幾個方面抓起。一、搞好檔案工作，領(lǐng)導(dǎo)重視是關(guān)鍵。一個

7、單位的任何一項工作， 都必須有領(lǐng)導(dǎo)的重視， 才能使這項工作順 利開展；如果領(lǐng)導(dǎo)不重視， 許多具體的工作都會困難重重。領(lǐng)導(dǎo)對檔 案工作的價值和認識程度， 決定著他們對檔案工作的態(tài)度， 從而在很 大程度上決定著檔案工作的發(fā)展。 因此，把檔案工作列入領(lǐng)導(dǎo)的議事 日程，是時代發(fā)展的需要， 是規(guī)范檔案工作的需要。對檔案管理人員 來說，則應(yīng)該充分發(fā)揮其主觀能動性，以自己的實際行動去影響，去 爭取領(lǐng)導(dǎo)的重視。 如果只是一味的指責(zé)、 埋怨領(lǐng)導(dǎo)不重視檔案工作也 是很難做好的。 要使一個單位的檔案工作有起色， 領(lǐng)導(dǎo)和檔案人員都 必須重視檔案工作。就檔案工作而言，檔案人員的工作態(tài)度、工作效 率、工作質(zhì)量、工作成果是

8、決定檔案工作好壞的根本原因 。這個根 本工作是內(nèi)因，領(lǐng)導(dǎo)的重視是外因，外因必須通過內(nèi)因起作用。那么 應(yīng)如何發(fā)揮主觀能動性，去爭取領(lǐng)導(dǎo)重視檔案工作呢？1、愛崗敬業(yè)，使領(lǐng)導(dǎo)滿意自己的工作。領(lǐng)導(dǎo)是否重視檔案工作， 很大程度上取決于對檔案工作人員的工作滿意不滿意。 因此作為一句 檔案工作人員首先要熱愛本職工作， 忠于職守， 在領(lǐng)導(dǎo)和群眾以上中 留下一個好的印象。2、積極宣傳，使領(lǐng)導(dǎo)增強檔案意識。有些單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作 重視不夠， 很多都是因為缺乏檔案意識， 認為檔案工作在一個單位里 不是生產(chǎn)一線， 可有可無， 對領(lǐng)導(dǎo)加強有關(guān)檔案方面的宣傳是十分必 要的，要經(jīng)常把文件、材料給領(lǐng)導(dǎo)看，次數(shù)多了，自然會在領(lǐng)

9、導(dǎo)的腦 海里留下痕跡， 產(chǎn)生作用。尤其是一些與本單位密切相關(guān)的材料，很 可能會使領(lǐng)導(dǎo)看后受到啟發(fā)， 并在實踐中力圖仿效。 要經(jīng)常向領(lǐng)導(dǎo)匯 報檔案工作情況， 多談一些搞好人從檔案工作對單位的益處， 誘導(dǎo)和 啟發(fā)領(lǐng)導(dǎo)重視檔案工作。 要努力服務(wù)， 作為一名檔案人員主要是及時地提供信息。使檔案發(fā)揮其作用，從而更好地為單位的發(fā)展服務(wù)二、實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化隨著改革的深入發(fā)展， 檔案管理面臨著許多亟待解決的問題， 諸 如檔案數(shù)量越來越多， 數(shù)量的龐大給保管和提供利用帶來困難： 管理 方法手段的落后直接影響檔案的質(zhì)量， 只有實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化， 才 能有效地解決新形式下出現(xiàn)的新問題。1、加強管理意識。檔案管理

10、是一門專業(yè)性很強的工作，他要求 管理人員既要有高度的工作責(zé)任感， 良好的職業(yè)道德， 辦事細心的工 作態(tài)度，樂于奉獻的工作精神，又要有扎實的檔案管理的理論知識、 科技知識，是運用現(xiàn)代化科技手段和先進的管理方法管理檔案的基本 技能。因此，檔案管理工作者只有涉獵廣博的專業(yè)知識，開拓視野， 優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)，提高綜合素質(zhì)，才能做好新時期的檔案管理工作。2、掌握現(xiàn)代化管理技能，提高綜合素質(zhì)。以前，檔案材料的形 成從文件的起草、修改、刪減到定稿打印、傳閱、整理、歸檔都是以 手工抄寫為主。 而電子計算機技術(shù)在檔案中的運用， 可以系統(tǒng)地完成 文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、匯集統(tǒng)計等工作，使 文件的形成

11、、運行、轉(zhuǎn)換等各個環(huán)節(jié)與造化辦公銜接起來，這種現(xiàn)代 化抗美援朝手段和先進操作管理技術(shù)， 都迫切需要檔案工作者去掌握 和運用。檔案數(shù)字化、信息化是信息社會對檔案工作的要求，也是檔 案工作者的必然方向。 所以，檔案管理工作者要結(jié)合自己的崗位工作， 邊學(xué)習(xí)邊操作，在提高業(yè)務(wù)素質(zhì)的同時，特別要注重計算機知識。信 息文化的學(xué)習(xí)掌握上， 努力使自己具備信息知識和網(wǎng)絡(luò)文化的綜合型檔案管理人才3、利用現(xiàn)代化技術(shù)，整理檔案。檔案匯集著大量的指示，也記 載著豐富的信息， 成為一種豐富的信息資源。 但檔案的整理工作繁瑣， 重復(fù)勞動多，勞動強度大。 而利用計算機等現(xiàn)代化手段整理檔案，則 可以收到事半功倍的效果。 一是

12、人工立卷時， 立卷人根據(jù)自己的理解 對文件進行分類， 盡管都依照統(tǒng)一的標準， 但因每個人的理解能力不 同，對同一個文件有不同的分類， 因此不可避免的產(chǎn)生分類不準的現(xiàn) 象，影響案卷的質(zhì)量，給利用工作帶來不便。而利用計算機模擬人工 立卷，然后按類別將屬于條目的內(nèi)容打印出來， 作為以前的那種以 “卷 “為單位時案卷目錄這一檢索工具的替代物， 也可按文件形成的先后 順序排列打印， 既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響， 又發(fā)揮 計算機的優(yōu)勢，減少了手工操作，提高了工作效率。更好的報務(wù)于社 會。三、提高檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)，加強繼續(xù)教育。檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)水平直接影響檔案管理工作的質(zhì)量， 為 了使檔案

13、工作人員能夠適應(yīng)檔案工作的需要， 首先要充分發(fā)揮檔案工 作人員的積極主動性、 創(chuàng)造性， 努力提高檔案人員的知識水平和管理 能力。由于設(shè)備的現(xiàn)代化， 檔案種類和載體的多樣化，管理方法要不 斷改革，因此， 對檔案工作人員在業(yè)務(wù)知識、科學(xué)知識以及管理操作 能力等方面都提出了新的更高要求。 原來那些傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)知識與工作 方法，已不能適應(yīng)新的形勢，所以必須對檔案人員加強繼續(xù)教育，盡 快培養(yǎng)一批既能掌握新技術(shù)， 又能熟悉檔案專業(yè)知識的人才， 才能完 成檔案管理現(xiàn)代化的任務(wù)。1、提高認識水平，強化繼續(xù)教育。發(fā)展繼續(xù)教育需要解決的問 題很多，首先， 要解決思想認識問題。要充分認識到檔案人員繼續(xù)教 育在檔案事業(yè)

14、發(fā)展中的戰(zhàn)略作用和實際意義，認識檔案事業(yè)的發(fā)展， 檔案服務(wù)質(zhì)量的提高， 其根本在于檔案人員整體素質(zhì)的不斷提高； 基 次，21 世紀的檔案管理工作者的機遇挑戰(zhàn)并存，必須真正啟動檔案 人才工程，培養(yǎng)世紀人才， 將檔案管理工作者的繼續(xù)教育列入重要的 議事日程。2、加強制度建設(shè)，建立相關(guān)運行機制。可以說，加強制度建設(shè)， 建立良性運行機制是開展檔案工作者繼續(xù)教育的關(guān)鍵和保證。首先， 要建立和健全繼續(xù)教育的管理制度，如登記、統(tǒng)計、考核、評估、獎 勵制度；其次， 要建立繼續(xù)教育的約束和激勵機制。約束和激勵機制 可以促使檔案管理工作者產(chǎn)生緊迫感和危機感， 主動地參加定期的繼 續(xù)教育，更新知識，提高業(yè)務(wù)能力和水

15、平。比如，檔案管理工作者上 崗前和輪崗后的崗位培訓(xùn)， 檔案專業(yè)技術(shù)人員獲得的專業(yè)技術(shù)職務(wù)可 由終身有效改為動態(tài)管理， 這樣，便可以激勵檔案工作者增強參加繼 續(xù)教育的主動性和積極性。3、明確繼續(xù)教育的原則，選擇課程內(nèi)容。相對于正規(guī)學(xué)校而言， 繼續(xù)教育具有更直接的目的性、 實現(xiàn)性和時效性。 繼續(xù)教育應(yīng)從實際 出發(fā)，按崗位、分層次、多渠道、多形式的進行。堅持“學(xué)用結(jié)合、 按需施教、重視實效”的方針，切實遵守學(xué)以致用的原則。第一，檔 案專業(yè)知識。繼續(xù)教育應(yīng)給檔案專業(yè)人員提供全面系統(tǒng)學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識的機會，盡快提高其專業(yè)水平。給檔案專業(yè)人員提高吸收、補充檔案學(xué)新理論、新方法、新觀念的機會，彌補一次性教育的不足；第 二，相關(guān)學(xué)科知識。檔案工作融會了許多相關(guān)學(xué)科知識，如哲學(xué)、歷 史學(xué)、心理學(xué)、行為學(xué)、公共關(guān)系學(xué)等，檔案工作者的繼續(xù)教育應(yīng)注 重對相關(guān)科學(xué)知識的補充和更新；第三，現(xiàn)代科技知識?，F(xiàn)代科技技 術(shù)的廣泛應(yīng)用是檔案工作的特征之一，也是檔案現(xiàn)代化的標志之一， 檔案工作者應(yīng)加強對信息技術(shù)、計算機、