大學文化基礎(chǔ)知識第五章

1、大學文化基礎(chǔ)知識第五章研究出版社研究出版社高等教育高等教育“十一五十一五”規(guī)劃教規(guī)劃教材材5.1 Excel簡介簡介5.1.1 電子表格與電子表格與Excel目前，世界上較為流行的電子表格軟件有Microsoft公司的Excel和IBM公司的Lotus 1-2-3等。5.1.2 Excel的啟動與退出的啟動與退出1. 啟動啟動在Windows XP中單擊“開始”菜單，選擇“所有程序”“Microsoft Office”“Microsoft Office Excel 2003”命令啟動。如果桌面上有Excel的快捷方式，則直接雙擊啟動Microsoft Excel 2003。2. 退出退出用鼠標

2、雙擊Excel主窗口左上角的系統(tǒng)菜單框，如果表格中的內(nèi)容已經(jīng)存盤，則系統(tǒng)立即關(guān)閉；或者選擇“文件”“退出”命令退出。研究出版社研究出版社高等教育高等教育“十一五十一五”規(guī)劃教規(guī)劃教材材5.2 Excel的基本概念的基本概念 5.2.1 Excel窗口的基本結(jié)構(gòu)窗口的基本結(jié)構(gòu) 當啟動Excel后，其啟動界面和各部分的名稱如下圖所示。它除了具有普通應(yīng)用程序應(yīng)有的元素：標題欄、系統(tǒng)菜單、最大化和最小化按鈕、菜單欄等之外，還有工具欄和狀態(tài)欄。研究出版社研究出版社高等教育高等教育“十一五十一五”規(guī)劃教規(guī)劃教材材 5.2.2 基本概念基本概念 Excel中有一些不同于Word中的概念，包括工作簿、工作表等

3、。分別介紹如下： 1. 工作簿工作簿 一個Excel文件稱為一個工作簿（Workbook）。在一個工作簿中可以包含若干個工作表。 2. 工作表工作表 工作簿中的每一張表稱為工作表（Worksheet）。每個工作表下面都會有一個標簽，第一張工作表默認的標簽為Sheet1，第二張工作表默認的標簽為Sheet2，依此類推。在默認的情況下，新建的工作簿文件默認包含有3張工作表。用戶可以根據(jù)自己的需要進行增加或刪除工作表。研究出版社研究出版社高等教育高等教育“十一五十一五”規(guī)劃教規(guī)劃教材材3. 單元格單元格單元格（Cell）是指表格中的一個格子。單元格的引用一般是通過指定單元格的坐標來實現(xiàn)的。指定單元格

4、相對坐標的方法是：列號+行號。如：A1、B2、C5等。指定單元格的絕對坐標只要在列號行號前分別加上符號“$”即可，如：$A$1、$B2、C$5等。另外也可以先對單元格進行命名，然后用指定的名稱來引用該單元格。4. 活動單元格活動單元格活動單元格（Active Cell）是指當前正在進行操作的單元格。當一個單元格是活動單元格時，它的邊框線變成粗線，這時可以向單元格中輸入新的內(nèi)容或?qū)卧裰性械膬?nèi)容進行編輯、修改或刪除等操作。研究出版社研究出版社高等教育高等教育“十一五十一五”規(guī)劃教規(guī)劃教材材5. 表格區(qū)域表格區(qū)域表格區(qū)域（Range）是指工作表中的若干個矩形塊。這些矩形塊可以是不連續(xù)的。當定義

5、了這些區(qū)域后便可以對它們進行各種各樣的編輯；如剪切、復(fù)制和移動等。引用一個區(qū)域可以用它的左上角單元格的坐標和右下角單元格的坐標來表示，中間用一個冒號作為分隔符。如：A1:D5。6. 函數(shù)與公式函數(shù)與公式函數(shù)（Function）通常都是用于進行某種目的的計算式子。Excel提供了一個函數(shù)指南（Function Wizard）的功能用于幫助用戶在使用函數(shù)時指定所要的參數(shù)。公式（Formula）是指由值、單元格引用、名字、函數(shù)或運算符組成的式子。它包含于單元格中并從現(xiàn)有值中產(chǎn)生一個新值。公式一般由用戶自定義產(chǎn)生。當在一個單元格中鍵入一個公式時，總是以一個“=”號開始的。在公式中可用的算術(shù)運算符有：冪

6、、乘*、除/、加+、減-五種。在函數(shù)與公式中使用相對坐標引用單元格時，被引用的單元格相對函數(shù)與公式所在的單元格來定位；如果使用絕對坐標引用單元格，則被引用的單元格相對整個工作表定位。研究出版社研究出版社高等教育高等教育“十一五十一五”規(guī)劃教規(guī)劃教材材5.3 Excel的基本操作的基本操作 5.3.1 新建一個工作簿文件新建一個工作簿文件 當剛剛啟動Excel時，系統(tǒng)會自動產(chǎn)生一個名為book1的新工作簿。如果再需要新建工作簿文件，可以選擇“文件”“新建”命令，界面右側(cè)顯示“新建工作簿”任務(wù)窗格，單擊“新建”欄下的“空白工作簿”創(chuàng)建一個新的工作簿。 新建的工作簿文件自動取名為book2、book

7、3等，當文件第一次存盤的時候系統(tǒng)會讓用戶為這些文件指定新的文件名。另外也可以通過單擊工具欄中的新建按鈕來創(chuàng)建新文件。工作簿文件默認的擴展名為.xls。研究出版社研究出版社高等教育高等教育“十一五十一五”規(guī)劃教規(guī)劃教材材5.3.2 打開已有的工作簿文件打開已有的工作簿文件啟動Excel后，如果要打開原來已經(jīng)建立了的工作簿文件可以按如下步驟進行：選擇“文件”“打開”命令，顯示打開“文件”對話框，從中選擇或鍵入要打開的文件名，然后單擊“打開”按鈕打開已有的工作簿文件。另外一種打開工作簿文件的方法是直接單擊工具欄中的“打開”按鈕5.3.3 在工作表中填入數(shù)據(jù)在工作表中填入數(shù)據(jù)當新建了一個工作簿文件或打

8、開一個已有的工作簿文件后，便可以開始在其中的工作表中輸入表格內(nèi)容。鍵入的內(nèi)容會同時出現(xiàn)在活動單元格和編輯欄中，每個單元格可容納長達32000個字符。當一個單元格中的內(nèi)容鍵入完畢后，可以使用箭頭鍵、或回車鍵來結(jié)束輸入。如果使用箭頭鍵則會使相鄰的單元格成為活動單元格；如果使用回車鍵則會使下鄰的單元成為活動單元格。研究出版社研究出版社高等教育高等教育“十一五十一五”規(guī)劃教規(guī)劃教材材 5.3.4 使指定的單元格成為活動單元格使指定的單元格成為活動單元格 使指定的單元格成為活動的單元格通常有三種方式。第一種方法是使用、等箭頭鍵。第二種方法是只要單擊指定的單元格，則被單擊的單元格便成為活動單元格。 使用第

9、三種方法定位時，每次定位操作，系統(tǒng)都會把當前活動單元格的坐標記錄在“定位”對話框中的“定位”列表框中，該功能使得用戶可以很方便地返回到定位前的位置。研究出版社研究出版社高等教育高等教育“十一五十一五”規(guī)劃教規(guī)劃教材材 5.3.5 修改單元格中的數(shù)據(jù)修改單元格中的數(shù)據(jù) 修改單元格中的數(shù)據(jù)首先要把指定的單元格設(shè)為活動單元格。然后根據(jù)情況可按如下三種方法修改單元格中的數(shù)據(jù)。 首先，如果要完全重新輸入單元格中的內(nèi)容，則只要輸入新內(nèi)容即可。其次，如果只想修改單元格中的內(nèi)容則可按F2鍵進行修改。之后便可使用、和Delete等鍵對單元格中的數(shù)據(jù)進行編輯修改。修改完畢后可按回車鍵結(jié)束。最后，如果要刪除單元格中

10、的所有內(nèi)容，則只要把指定的單元格設(shè)為活動單元格，然后按Delete鍵即可。研究出版社研究出版社高等教育高等教育“十一五十一五”規(guī)劃教規(guī)劃教材材 5.3.6 表格區(qū)域的選定表格區(qū)域的選定 選定一個表格區(qū)域通常用于復(fù)制、移動和刪除等。當一個區(qū)域被選定后，該區(qū)域會變成黑色的背景。選定表格區(qū)域可用鼠標或鍵盤來進行操作。下面分別介紹其操作方法。 1. 使用鼠標選定區(qū)域的操作步驟使用鼠標選定區(qū)域的操作步驟 將鼠標移到要選區(qū)域的左上角，按住鼠標左鍵，然后把鼠標拖到要選區(qū)域的右下角，釋放鼠標左鍵。 2. 使用鍵盤選定區(qū)域操作步驟使用鍵盤選定區(qū)域操作步驟 使用箭頭鍵、和把活動單元格移到要選區(qū)域的左上角，按住Sh

11、ift鍵，用箭頭鍵、或選擇要選定的區(qū)域。研究出版社研究出版社高等教育高等教育“十一五十一五”規(guī)劃教規(guī)劃教材材 5.3.7 在工作表中插入、刪除行或列在工作表中插入、刪除行或列 在工作表中需要插入或刪除行時，可以插入或刪除一行或多行。下面按插入和刪除兩種情形分別介紹具體的操作步驟： 1. 插入或刪除行插入或刪除行 插入行的操作步驟：選定插入行所在位置的區(qū)域，該區(qū)域只要包括插入的行即可；然后選擇“插入”“行”命令即可在選定行的上方插入一空白行。 刪除行的操作步驟：選定一個區(qū)域，該區(qū)域只要包含所刪除的行即可；然后選擇“編輯”“刪除”命令。研究出版社研究出版社高等教育高等教育“十一五十一五”規(guī)劃教規(guī)劃

12、教材材 2. 插入或刪除列插入或刪除列 插入列的操作步驟如下： （1）單擊需要插入列的列標。 （2）選擇“插入”“列”命令即可在選定列的左側(cè)插入一列。 也可直接右擊列標，從彈出的快捷菜單中選擇“插入”命令插入列。 刪除列的操作步驟如下： （1）單擊所要刪除的列的列標。 （2）選擇“編輯”“刪除”命令即可刪除選定列。研究出版社研究出版社高等教育高等教育“十一五十一五”規(guī)劃教規(guī)劃教材材5.3.8 表格區(qū)域的復(fù)制、刪除和移動表格區(qū)域的復(fù)制、刪除和移動1. 表格區(qū)域的復(fù)制表格區(qū)域的復(fù)制在制作表格時，常常會反復(fù)使用某些數(shù)據(jù)。利用Excel的復(fù)制功能，可使輸入表格數(shù)據(jù)的工作大為簡化，有效地提高工作效率。下

13、面是進行表格區(qū)域復(fù)制的操作步驟：（1）選定要復(fù)制的區(qū)域。（2）選擇“編輯”“復(fù)制”命令，選定的要復(fù)制內(nèi)容會出現(xiàn)虛線框框住選定內(nèi)容。（3）把復(fù)制的目的位置的單元格置為活動單元格。（4）選擇“編輯”“粘貼”命令即可復(fù)制所選內(nèi)容至目標單元格。2. 表格區(qū)域的刪除表格區(qū)域的刪除只是刪除一個單元格的內(nèi)容時，按Delete鍵即可；類似地也可以刪除一個區(qū)域中的內(nèi)容，此時只需選定要刪除的區(qū)域，按Delete鍵。3. 表格區(qū)域的移動表格區(qū)域的移動有時在進行表格編輯時需要把整個表格從工作表的一個地方移動到工作表的另一個地方。在Excel中實現(xiàn)這種操作是通過它的剪貼功能來實現(xiàn)的。研究出版社研究出版社高等教育高等教育

14、“十一五十一五”規(guī)劃教規(guī)劃教材材 5.3.9 使用函數(shù)和公式使用函數(shù)和公式 1. 函數(shù)函數(shù) 前面已經(jīng)介紹了函數(shù)的概念。在Excel中含有大量的函數(shù)以幫助完成各種各樣的計算工作。這些函數(shù)大體上可以分為如下幾類： 常用函數(shù)、財務(wù)函數(shù)、日期與時間函數(shù)、數(shù)學與三角函數(shù)、統(tǒng)計函數(shù)、查找與引用函數(shù)、數(shù)據(jù)庫函數(shù)、文字函數(shù)、邏輯函數(shù)、信息函數(shù)。 函數(shù)的一般格式如下： 函數(shù)名(參數(shù)1, 參數(shù)2, 參數(shù)3, ) 鍵入公式時必須以等號開頭。 研究出版社研究出版社高等教育高等教育“十一五十一五”規(guī)劃教規(guī)劃教材材 激活函數(shù)指南功能通常有兩種方法：其一是單擊工具欄上的插入函數(shù)按鈕；其二是選擇“插入”“函數(shù)”命令，如下圖所

15、示。 研究出版社研究出版社高等教育高等教育“十一五十一五”規(guī)劃教規(guī)劃教材材 1）求和函數(shù)SUM 函數(shù)格式： SUM(Number1, Number2, .) Number1，Number2，.，是所要求和的130個參數(shù)。 功能：返回參數(shù)表中所有數(shù)值的和。 2）求平均值函數(shù)AVERAGE 函數(shù)格式： AVERAGE(Number1, Number2, .) Number1，Number2，.，是所要求平均值的130個參數(shù)。 功能：返回參數(shù)表中所有數(shù)值的平均值。研究出版社研究出版社高等教育高等教育“十一五十一五”規(guī)劃教規(guī)劃教材材 3）求最大值函數(shù)MAX 函數(shù)格式： MAX(Number1, Num

16、ber2, .) Number1，Number2，.，是參與求最大值的130個參數(shù)。 功能：返回一組數(shù)據(jù)中的最大值。 4）求最小值函數(shù)MIN 函數(shù)格式： MIN(Number1, Number2, .) Number1，Number2，.，是參與求最小值的130個參數(shù)。 功能：返回一組數(shù)據(jù)中的最小值。研究出版社研究出版社高等教育高等教育“十一五十一五”規(guī)劃教規(guī)劃教材材 5）計算數(shù)字個數(shù)函數(shù)COUNT 函數(shù)格式： COUNT(Value1, Value2, .) Value1，Value 2，.，是包含各種數(shù)據(jù)類型的130個參數(shù)。 功能：返回參數(shù)組中數(shù)字條目的數(shù)目。 6）四舍五入函數(shù)ROUND

17、函數(shù)格式： ROUND(Number, num_digits) Number是要進行四舍五入的數(shù)字。 num_digits是四舍五入時所采用的位數(shù)。 功能：根據(jù)指定的位數(shù)返回Number的四舍五入值。研究出版社研究出版社高等教育高等教育“十一五十一五”規(guī)劃教規(guī)劃教材材 7）頻率分布統(tǒng)計函數(shù)FREQUENCY 函數(shù)格式： FREQUENCY(data_array, bins_array) data_array是一個數(shù)組或?qū)σ唤M數(shù)的引用，這些值是要用于頻率統(tǒng)計的值。 bins_array是間隔點數(shù)據(jù)的數(shù)組或?qū)﹂g隔的數(shù)據(jù)的引用。 功能：返回參數(shù)data_array指定的一組數(shù)在參數(shù)bins_arra

18、y指定的間隔區(qū)域中的頻率分布數(shù)組，該數(shù)組元素的個數(shù)比參數(shù)bins_array中的元素個數(shù)多1個。 2. 公式公式 公式是指由用戶自己定義的計算式子。 它是由值、單元格引用、名字、函數(shù)或運算符組成的。和鍵入函數(shù)時一樣，在鍵入公式時也要以等號開頭。研究出版社研究出版社高等教育高等教育“十一五十一五”規(guī)劃教規(guī)劃教材材 1. 查找查找 如果在進行查找的時候需要改為替換操作則可打開“替換”選項卡，在其中，可以很方便地對查找到的內(nèi)容進行替換操作。 2. 替換替換研究出版社研究出版社高等教育高等教育“十一五十一五”規(guī)劃教規(guī)劃教材材5.3.11 保存工作簿文件保存工作簿文件當把表格內(nèi)容鍵入到工作表中后，要把它

19、保存到磁盤上。對于新建的文件，第一次進行存盤的操作步驟如下：（1）選擇“文件”“保存”命令，顯示“另存為”對話框。（2）從“保存位置”下拉列表框中選擇驅(qū)動器，在“目錄”列表中雙擊指定的目錄。（3）在“文件名”編輯框中鍵入文件名，單擊“保存”按鈕完成工作簿的保存。5.3.12 關(guān)閉工作簿文件關(guān)閉工作簿文件對于當前不再需要使用的工作簿文件可以把它關(guān)閉，以便騰出更多的系統(tǒng)資源供其他應(yīng)用程序使用。選擇“文件”“關(guān)閉”命令即可關(guān)閉工作簿。研究出版社研究出版社高等教育高等教育“十一五十一五”規(guī)劃教規(guī)劃教材材5.4 表格的格式化表格的格式化 5.4.1 表格字體的設(shè)置表格字體的設(shè)置 當表格內(nèi)容已經(jīng)鍵入到工作

20、表后，可以對表格中各部分內(nèi)容的字體進行修改以使表格更加清晰美觀。修改字體主要遵循兩個大的步驟。首先，選定要修改字體的區(qū)域；然后執(zhí)行更改字體的操作。只有被選中區(qū)域里的內(nèi)容會被改變字體。 使用菜單命令時，在“單元格格式”對話框中可以設(shè)置更多的單元格格式；使用工具欄則使操作更加快捷。 研究出版社研究出版社高等教育高等教育“十一五十一五”規(guī)劃教規(guī)劃教材材 5.4.2 表格列寬和行高的設(shè)置表格列寬和行高的設(shè)置 當單元格中的內(nèi)容的寬度超出單元格當前的寬度或單元格中的內(nèi)容的高度超出單元格當前的高度時，便需要對工作表的列寬或行高進行調(diào)整，以便滿足實際情況的要求。 5.4.3 單元格內(nèi)容的對齊單元格內(nèi)容的對齊

21、單元格中的內(nèi)容在單元格內(nèi)有3種對齊方式：左對齊、居中對齊和右對齊。默認的情況下鍵入到單元格中的文字是左對齊，鍵入到單元格中的數(shù)值是右對齊。另外還有一種特殊的對齊方式是：合并及居中。前面三種方式是相對單元格本身來進行對齊的。而合并及居中的對齊方式則是相對于指定的若干列來進行對齊的。研究出版社研究出版社高等教育高等教育“十一五十一五”規(guī)劃教規(guī)劃教材材 前三種對齊的操作方法是：先選定要設(shè)置對齊的單元格或區(qū)域，然后，單擊工具欄中的“左對齊”、“居中”或“右對齊”按鈕。 合并及居中的操作方法是：首先，將合并及居中的內(nèi)容鍵入到指定列中最左邊那一列的單元格中，其次，選定要合并及居中的列，最后，單擊工具欄中的

22、“合并及居中”按鈕。按鈕的說明如下圖所示。研究出版社研究出版社高等教育高等教育“十一五十一五”規(guī)劃教規(guī)劃教材材 5.4.4 工作表中數(shù)值的格式化工作表中數(shù)值的格式化 格式化工作表中的數(shù)值可以遵循如下兩大步驟：首先，選擇要進行格式化的區(qū)域；然后，指定所要求的數(shù)字格式。部分數(shù)字格式字符的含義如下： （1）#數(shù)字預(yù)留位置。 （2）句點小數(shù)點位置。 （3）%百分號。 （4）逗號千位分隔符。研究出版社研究出版社高等教育高等教育“十一五十一五”規(guī)劃教規(guī)劃教材材 5.4.5 底紋的設(shè)置底紋的設(shè)置 表格建立后，為了使表格更加清晰美觀，可以在表格的不同部分設(shè)置不同的底紋圖案或背景顏色。 這項功能是通過設(shè)置單元格

23、的格式來實現(xiàn)的，其操作步驟如下： （1）選擇要設(shè)置底紋的單元格區(qū)域。 （2）選擇“格式”“單元格”命令，顯示“單元格格式”對話框。 （3）打開“圖案”選項卡，選擇一種底紋圖案或背景顏色 （4）單擊“確定”按鈕完成底紋圖案的設(shè)置。研究出版社研究出版社高等教育高等教育“十一五十一五”規(guī)劃教規(guī)劃教材材 5.4.6 表格框線的設(shè)置表格框線的設(shè)置 為了使打印出來的表格能夠滿足不同的要求，Excel系統(tǒng)允許用戶在打印工作表時不打印網(wǎng)格線，同時又可以在需要的地方加上表格框線。其主要的操作方法是：首先設(shè)置打印時不打網(wǎng)格線，然后在需要的地方加上表格框線。研究出版社研究出版社高等教育高等教育“十一五十一五”規(guī)劃教

24、規(guī)劃教材材5.5 使用工作表數(shù)據(jù)繪制圖表使用工作表數(shù)據(jù)繪制圖表 5.5.1 Excel圖表功能概述圖表功能概述 5.5.2 使用圖表向?qū)ЮL制圖表使用圖表向?qū)ЮL制圖表 繪制圖表時首先要有數(shù)據(jù)來源。這些數(shù)據(jù)要求以列或行的方式存放在工作表的一個區(qū)域中。如是以列的方式排列，則通常要求區(qū)域的第一列數(shù)據(jù)作為X-軸的數(shù)據(jù)；如是以行的方式排列，則通常要求區(qū)域的第一行數(shù)據(jù)作為X-軸數(shù)據(jù)。 當數(shù)據(jù)按要求存放在工作表后，便可開始利用圖表向?qū)磉M行繪制圖表了。研究出版社研究出版社高等教育高等教育“十一五十一五”規(guī)劃教規(guī)劃教材材 5.5.3 在圖表中加入第二個數(shù)據(jù)序列在圖表中加入第二個數(shù)據(jù)序列 在已有的圖表中加入第二個

25、數(shù)據(jù)序列是非常簡單的事情。其操作方法是：先選擇要加入的數(shù)據(jù)序列，并釋放鼠標按鈕。接著，將鼠標移到所選區(qū)域的邊框處，當鼠標形狀由十字形變?yōu)榧^形時按下鼠標左鍵，然后拖動選擇部分到圖表上，并釋放鼠標。 5.5.4 創(chuàng)建圖表創(chuàng)建圖表 圖表工作表是在一張獨立的工作表，其中不包含任何表格數(shù)據(jù)，只顯示所創(chuàng)建的圖表，任何時候只要單擊圖表工作表的標簽便可以查看到所作的圖表。研究出版社研究出版社高等教育高等教育“十一五十一五”規(guī)劃教規(guī)劃教材材5.6 Excel的數(shù)據(jù)庫應(yīng)用的數(shù)據(jù)庫應(yīng)用 一個Excel數(shù)據(jù)庫是按行和列組織起來的信息的集合，其中每行稱為一個記錄，每列稱為一個字段。 5.6.1 創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫

26、在Excel中創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫是一項簡單易行的工作。只要在工作表中的某一行鍵入每列的標題，即字段標題，然后，在標題下面逐行輸入每個記錄。 除了在表格的后面直接輸入數(shù)據(jù)來添加記錄外，還可以通過“記錄單”來添加記錄。研究出版社研究出版社高等教育高等教育“十一五十一五”規(guī)劃教規(guī)劃教材材 5.6.2 記錄篩選記錄篩選 所謂查詢就是要在數(shù)據(jù)庫中找出滿足特定條件的記錄。 對記錄進行數(shù)據(jù)篩選主要有兩種方式：其一是“自動篩選”，另外一種是“高級篩選”。 1. 記錄的自動篩選記錄的自動篩選 記錄的自動篩選功能是通過選擇“數(shù)據(jù)”“篩選”“自動篩選”命令來實現(xiàn)的。 2. 高級篩選高級篩選 為了能夠進行更復(fù)雜的篩選，可以使

27、用Excel數(shù)據(jù)篩選功能中的“高級篩選”功能。研究出版社研究出版社高等教育高等教育“十一五十一五”規(guī)劃教規(guī)劃教材材 5.6.3 記錄排序記錄排序 Excel的數(shù)據(jù)庫排序功能使用戶非常容易實現(xiàn)對數(shù)據(jù)記錄的排序。排序操作的主要步驟是：選定要進行排序的數(shù)據(jù)庫表格，執(zhí)行排序命令，指定排序的關(guān)鍵字（最多可指定三個排序關(guān)鍵字）及升降序，然后確認。 5.6.4 分類匯總分類匯總 它可以按分類進行求和、求平均、求最大值、求最小值、求標準差等等，還可以在需要的時候全部移去分類匯總的結(jié)果恢復(fù)數(shù)據(jù)表格的原形，給用戶提供了極大的方便。進行分類匯總首先要指定用于進行分類匯總的數(shù)據(jù)庫表格，為了得到正確的匯總結(jié)果，該數(shù)據(jù)庫

28、表格應(yīng)該是按分類的關(guān)鍵字段排好序的，然后要指定一個用于分類的關(guān)鍵字段，最后要指定匯總哪些字段。研究出版社研究出版社高等教育高等教育“十一五十一五”規(guī)劃教規(guī)劃教材材5.7 Excel的打印操作的打印操作 5.7.1 頁面設(shè)置頁面設(shè)置 頁面設(shè)置是打印操作中的重要設(shè)置，它是通過“文件”菜單中的“頁面設(shè)置”命令來實現(xiàn)的。選擇“文件”“頁面設(shè)置”命令，顯示“頁面設(shè)置”對話框，如下圖所示。研究出版社研究出版社高等教育高等教育“十一五十一五”規(guī)劃教規(guī)劃教材材1. 頁面的設(shè)置頁面的設(shè)置在該選項卡可以指定打印方向“縱向”或“橫向”；調(diào)整打印的縮放比例；設(shè)置紙張的大小等。2. 頁邊距的設(shè)置在該選項卡可以指定上、下

29、、左、右的頁邊距大?。辉O(shè)置頁眉頁腳與頁邊界的距離；表格內(nèi)容的居中方式。所有的設(shè)置都可以在“打印預(yù)覽”框中看到設(shè)置是對頁面上的哪一部分起作用3. 頁眉和頁腳的設(shè)置頁眉和頁腳的設(shè)置通過頁眉/頁腳預(yù)覽可以看到頁眉/頁腳的設(shè)置效果。在“頁眉”下拉列表框和“頁腳”下拉列表框中可以設(shè)置一些預(yù)先設(shè)好的頁眉和頁腳。4. 工作表的設(shè)置如果只需要打印工作表中的某個區(qū)域，則可以在“打印區(qū)域”文本框中指定要打印的區(qū)域，指定區(qū)域可以鍵入?yún)^(qū)域坐標，也可以用鼠標直接選擇。如果打印的內(nèi)容較長，要輸出在兩頁紙以上，同時又希望在每頁紙上的第一行或第一列都包含與前一頁相同的列標題或行標題，則可在“打印標題”框架的“標題行”和“標題

30、列”文本框中指定標題行或標題列所在的行或列，指定“標題行”和“標題列”可以從鍵盤鍵入，也可以用鼠標直接選擇。研究出版社研究出版社高等教育高等教育“十一五十一五”規(guī)劃教規(guī)劃教材材 5.7.2 打印預(yù)覽及打印打印預(yù)覽及打印 頁面設(shè)置完成后，便可以開始打印工作表。為了使用戶在打印之前能夠看到打印的效果，Excel提供了打印預(yù)覽的功能。 選擇“文件”“打印預(yù)覽”命令（也可以直接單擊工具欄中的“打印預(yù)覽”快捷按鈕），Excel的主窗口變?yōu)槿缦聢D所示的打印預(yù)覽狀態(tài)。研究出版社研究出版社高等教育高等教育“十一五十一五”規(guī)劃教規(guī)劃教材材 在窗口的頂部有一排按鈕用于打印預(yù)覽時的各種操作： （1）“上頁”、“下頁”按鈕用于查看不同的頁面。 （2）“縮放”按鈕用于縮小和放大預(yù)覽的畫面。 （3）“設(shè)置”按鈕用于頁面設(shè)置。 （4）“頁邊距”按鈕提供了調(diào)整頁邊距的可視方法，使用鼠標拖動的方式直接設(shè)置頁邊距。 （5）“關(guān)閉”按鈕用于關(guān)閉預(yù)覽狀態(tài)返回原來的工作表窗口。 （6）“打印”按鈕用于準備開始打印。 研究出版社研究出版社高等教育高等教育“十一五十一五”規(guī)劃教規(guī)劃教材材5.8 其他應(yīng)用技巧其他應(yīng)用技巧5.8.1 使用多工作表使用多工作表1. 選擇其他工作表選擇其他工作表當需要選擇另外一張工作表進行工作時，只需簡單地用鼠標單擊要選擇的工作表標簽即可。如果由于工作表太多以至看不到所要的工作表標簽時，可