系統(tǒng)集成項目采購管理(共20頁)

1、精選優(yōu)質(zhì)文檔-傾情為你奉上系統(tǒng)集成項目采購管理 項目采購管理是為完成項目工作，從項目團隊外部購買或獲取所需的產(chǎn)品、服務或成果的過程。 隨著IT行業(yè)的快速發(fā)展和技術不斷進步，行業(yè)的分工更細，更加強調(diào)分工與合作。加之企業(yè)追求核心競爭力，對不具備競爭力的業(yè)務和產(chǎn)品采取采購的方式從市場上獲得。規(guī)范的采購不僅能降低成本、增強市場競爭力，規(guī)范的采購管理還能為項目貢獻“利潤”。 項目采購管理對項目的成功至關重要。規(guī)范的項目采購管理要兼顧符合項目需要、經(jīng)濟性、合理性和有效性，可以有效降低項目成本，促進項目順利實現(xiàn)各個目標，從而成功地完成項目。14.1采購管理的相關概念和主要過程14.1.1概念和術語 要對項目

2、采購進行管理，首先必須清楚什么是采購？什么是合同？ 1什么是采購 采購是從項目團隊外部獲得產(chǎn)品、服務或成果的完整的購買過程。 在一次采購過程中，有賣方和買方雙方參與或多方參與，他們的目標不同甚至沖突，各方在一定市場條件下依據(jù)有關法律相互影響和制約。通過依法、合法和標準化的采購管理，采購可以達到降低成本、增加項目利潤的作用。 IT項目采購的對象一般分為工程、產(chǎn)品貨物和服務i大類，有時工程或服務會以項目的形式通過招投標過程成交。 2對采昀的基本要求 采購必須要滿足技術與質(zhì)量要求，同時應滿足經(jīng)濟性或價格合理的要求。14.1.2采購管理的主要過程 項目采購管理不僅包括合同管理和變更控制過程，也要執(zhí)行合

3、同中約定的項目團隊應承擔的合同義務。 采購管理包括如下幾個過程。 (1)編制采購計劃。決定采購什么，何時采購，如何采購。 (2)編制詢價計劃。記錄項目對于產(chǎn)品、服務或成果的需求，并且尋找潛在的供應商。 (3)詢價、招投標。獲取適當?shù)男畔ⅰ髢r、投標書或建議書。 (4)供方選擇。審核所有建議書或報價，在潛在的供應商中選擇，并與選中者談判最終合同。 (5)合同管理和收尾。管理合同以及買賣雙方之間的關系，審核并記錄供應商的績效以確定必要的糾正措施并作為將來選擇供應商的參考，管理與合同相關的變更。合同收尾的工作是：完成并結(jié)算合同，包括解決任何未決問題，并就與項目或項目階段相關的每項合同進行收尾工作。

4、以上的5個采購管理過程，將在本章的14.214.6節(jié)予以詳細的介紹。這5個采購管理的過程被此交互作用，并與其他知識領域中的過程相互作用。根據(jù)項目的實際情況，每一個過程可能需要一人、多人或者集體的共同努力。如果項目被劃分成為階段，每一個過程在項目中至少出現(xiàn)一次，并可在項目的一個或更多階段中出現(xiàn)。雖然這幾個過程在這里作為界限分明的獨立過程，但在實踐中，它們會重疊和彼此相互作用。 項目采購管理過程包括買方和賣方之間的法律文件合同。一份合同代表一個對合同的各方有約束力的協(xié)議，規(guī)定賣方有義務提供指定的產(chǎn)品、服務或者成果，井規(guī)定買方有義務提供貨幣或者其他與受益價值相等的報酬。 份采購合同包括條款與付款條件

5、，以及買方所依賴的其他條款，以確定賣方需要完成的任務或提供的產(chǎn)品。項目管理團隊的責任，是在遵守組織采購政策的同時確保所有采購產(chǎn)品滿足項目的具體要求。在不同的應用領域，合同也可被稱為協(xié)議、規(guī)定、分包合同或采購訂單。大多數(shù)組織都有書面的政策和具體程序，具體規(guī)定了誰可以代表組織簽署與管理協(xié)議。 雖然所有項目文件要經(jīng)過某種形式的評審和審批，但鑒于合同的法律約束力，通常意味著合同要經(jīng)過更為嚴格的審批過程。在任何情況下，評審和審批過程的主要目標是確保合同描述的產(chǎn)品、服務或者成果能蟛滿足項目的需要。 在項目的早期，項目管理團隊可以尋求合同、采購、法律和技術方面專家的支持。這種尋求的過程和方式可以由組織的政策

6、來規(guī)定。 與項目采購管理過程有關的各種活動形成了一個合同的生命周期。通過積極地管理合同生命周期和細致地斟酌合同條款與條件的措詞，一些可識別的項目風險能夠得以避免、減輕或者轉(zhuǎn)移給賣方。在管理或者分擔潛在風險時，簽訂產(chǎn)品或者服務合同是轉(zhuǎn)移責任的一種方法。 一個復雜的項目可以同時或按順序管理多個合同或者分包合同。在這種情況下，每一個合同的生命周期可以在項目生命周期的任何階段結(jié)束。項耳采購管理是從買方婪方的角度進行討論的。對任何一個項目來說，買方賣方關系存在于多個層面上，在采購組織的內(nèi)部或外部的組織之問也存在。 基于不同的應用領域，賣方也被稱為承包商、分包商、銷售商、服務商或者供應商?；陧椖坎少徶芷?/p>

7、中買方的不同位置，買方有時被稱為顧客、客戶、總承包商、承包商、采購組織、政府機構(gòu)、服務需求方或者采購方。在合同生命周期中，賣方首先作為投標人，繼而作為選中的賣方，之后作為合同的供應商或者銷售商。 如果采購的不僅僅是貨架上的材料、貨物或通用產(chǎn)品，那么賣方常常將其作為一個項目來管理。在這種情況下： (1)買方成為客戶，從而成為賣方的一個關鍵的項目干系人。 (2)賣方的項目管理團隊關注項目管理的所有過程，不僅僅是本知識領域的這些過程。 (3)合同的條款與條件成為賣方許多管理過程的關鍵輸入。合同實際上可以包含這些輸入（例如主要的項目可交付物、關鍵的里程碑和成本目標），也可以限制項目團隊的選擇（例如在有

8、的設計項目中，人員配備的決策往往要征得買主的同意）。 可以從兩個角度討論采購管理。項目組織可以是產(chǎn)品、服務或成果的買方，也可以是賣方。 本章假定項目的買方在項目團隊內(nèi)部，賣方在項目團隊的外部。本章也假定在買方和賣方之間存在一種正式的合同關系。然而，本章大多討論同樣適用于非合同關系的部門之間的工作。14.2編制采購計劃 因為有些產(chǎn)品、服務和成果，項目團隊不能自己提俠，需要采購。即使能夠自己提供，但購買比由項目團隊完成更合算。所以編制采購計劃過程的第一步是要確定項目的某些產(chǎn)品、服務和成果是項目團隊自己提供還是通過采購來滿足，然后確定采購的方法和流程以及找出潛在的賣方，確定采購多少，確定何時采購，并

9、把這些結(jié)果都寫到項目采購計劃中。 為了實施項目，項目采購項目團隊外部的產(chǎn)品、服務和成果時，每一次采購都要經(jīng)歷從編制采購計劃到完成采購的合同收尾過程。 編制采購計劃過程也包括考慮潛在的賣方，尤其是當買方希望在采購決定上施行某種程度的影響或者控制的時候，例如要考慮潛在的賣方應獲得或持有法律、法規(guī)或者組織政策要求的相關的資質(zhì)、許可和專業(yè)執(zhí)照。 在編制采購計劃過程期間，項目進度計劃對采購計劃有很大的影響。制訂項目采購管理計劃過程中做出的決策也能影響項目進度計劃，并且與制訂進度、活動資源估算、“自制外購”決定過程相互作用。 編制采購計劃過程應該考慮與每一個“自制外購”決定關系密切的風險，還要考慮評審合同

10、的類型以減輕風險或把風險轉(zhuǎn)移到賣方。14.2.1編制采購計劃的輸人、輸出 1輸入 為了保證采購計劃的可執(zhí)行性和有效性，需要下面的依據(jù)作為本過程的輸入。 (1)范圍基準。 范圍基準描述了項目的需求、依據(jù)、要求和當前的邊界。它包括下列組成部分。 范圍說明書。項目范圍說明書包含產(chǎn)品范圍描述、服務描述和成果描述、項目可交付物的清單、驗收標準以及可能影響成本估算的技術問題等重要信息。而約束因素有交付日期、可用的熟練員工和組織政鐿。 工作分解結(jié)構(gòu)(WBS)。項目的WBS為項目的基本組成單元、項目可交付物和它們之間的關系提供直觀的圖形描述。 WBS詞典。WBS詞典以及相關的工作說明書描述了項目可交付物與WB

11、S基本組成單元之間的對應關系。 項目章程和項目管理計劃為項目指明了方向，在編制采購計劃時也可以用來作為參考。 (2)項目干系人的需求文檔。 項目干系人的需求文檔可以包括如下內(nèi)容。 制定采購計劃時，需要考慮的有關項目需求的重要信息。 合同和法律方面的要求可能包括健康、安全、安全設施、績散、環(huán)境、保瞼、知識產(chǎn)權(quán)、平等就業(yè)機會、許可證和許可等。所有這些在制訂采購計劃時，都要考慮到。 (3)合作協(xié)議。 組隊協(xié)議是一個法定的合同協(xié)設，指兩個或兩個以上實體之間形成合作關系、或合資企業(yè)、或者由相關方約定的其他合作協(xié)定。協(xié)議為每一方定義買方或賣方角色。當新的商業(yè)機會結(jié)束時，合作協(xié)議也隨之結(jié)束。只要一個合作協(xié)議

12、有效，項目的計劃制訂過程在很大的程度上就受其影響。只要合作協(xié)議存在于一個項目中，買方和賣方的角色就要事先確定，像工作范圍、其他各方或其他項目的競爭性要求，以及其他關鍵的問題一般在合作協(xié)議中也被事先確定。 編制采購計劃時，在其他計劃可以得到的情況下，需要考慮其他計劃。通常應考慮的其他計劃包括成本估算、進度、質(zhì)量管理計劃、現(xiàn)金流預測、可識別風險和計劃的人員配備等。 (4)風險記錄。 風險記錄包括與風險相關的信息，如已識別的風險、風險的成因、風險所有者、風險分析結(jié)果、風險的優(yōu)先級、風險的分類和風險應對措施。在編制采購計劃中，必須考慮風險因素。風險記錄也叫風險登記冊。 (5)與風險相關的合同決定。 與

13、風險相關的合同決定包括保險、合作、服務和其他條款，一旦發(fā)生風險時可以明確各方應承擔的具體責任。 (6)活動資源要求。 活動資源要求包括對人員、設備或地點的具體需求的信息。 (7)項目進度。 項目進度包含要求的時間期限或者交付日期的信息。 (8)活動成本估計。 活動成本估計得出的評估被用來作“自制外購”比較的基礎?；顒映杀竟烙嬕步谢顒映杀竟浪恪?(9)性能價格比基準。 該基準為預算提供細節(jié)。 (10)事業(yè)環(huán)境因素。 影響編制采購計劃過程的事業(yè)環(huán)境因素包括但不限于如下內(nèi)容。 市場條件。 可從市場得到的產(chǎn)品服務和成果、供應商、供應商過去的績效，以及它們的績效是基于什么樣的條款與條件。 (11)組織過

14、程資產(chǎn)。 影響編制采購計劃過程的組織過程資產(chǎn)包括但不限于如下內(nèi)容。 正式的采購政策、程序和方針。大多數(shù)組織有正式的采購政策和采購部門。當沒有這樣的采購支持時，項目團隊不得不想辦法來自己執(zhí)行采購活動。 用于制訂采購管理計劃和選擇合同類型的管理系統(tǒng)。 基于過去的經(jīng)驗，組織與以往有資格的賣方建立起的多層次的供貨商系統(tǒng)。 2輸出 編制采購計劃過程的主要成果是采購管理訃劃，具體的采購活動將依據(jù)采購管理計劃進行，采購管理計劃簡稱為采購計劃。 (1)采購管理計劃。 采購管理計劃描述從形成采購文件到合同收尾的采購過程。采購管理計劃內(nèi)容包括如下方面。 采用的合同類型。 是否采用獨立估算作為評估標準，由誰來準備獨

15、立估算？何時進行獨立估算。 如果項目的執(zhí)行組織設有采購、合同或者發(fā)包部門，項目管理團隊本身能采取哪些行動？ 標準的采購文件（如果需要的話）。 管理多個供應商。 協(xié)調(diào)采購與項目的其他方面，例如確定進度與績效報告。 冉皂對計劃的采購造成影響的任何約束和假定。 處理從賣方購買產(chǎn)品所需的提前訂貨期，并與他們一起協(xié)調(diào)項目進度制訂過程。 進行“自制，外購”決鑲，并與活動資源估算過程、制訂進度計劃過程聯(lián)系起來。 確定每個合同中規(guī)定的可交付成果的日期安排，并與進度制訂過程、進度控制過程相協(xié)調(diào)。 Ol確定履約保證金或者保險合同，以減輕項目的風險。 為賣方提供指導，以幫助其制訂與維護工作分解結(jié)構(gòu)。 確定用于采購或

16、合同工作說明書的形式和格式。 確定通過資格預審的賣方。 管理合同和評估賣方的衡量指標。 根據(jù)項目具體情況和需要，一個采購管理計劃可以是正式的或非正式的，詳細的或框架性的。采購管理計劃是項目總體計劃的分計劃，對項目的采購管理具有重要的指導意義。 (2)采購工作說明書。 對所購買的產(chǎn)品、成果或服務來說，采購工作說明書定義了與合同相關的部分項目范圍。每個采購工作說明書來自于項目范圍基準。 采購工作說明書描述足夠的細節(jié)，以允許預期的賣方確定他們是否有提供買方所需的產(chǎn)品、成果或服務的能力。這些細節(jié)將隨采購物的性質(zhì)、買方的需要或著預期的合同形式而變化。采購工作說明書描述了由賣方提供的產(chǎn)品、服務或者成果。

17、采購工作說明書中的信息有規(guī)格說明書、期望的數(shù)量和質(zhì)量的等級、性能數(shù)據(jù)、履約期限、工作地以及其他要求。 采購工作說明書應寫得清楚、完整和簡單明了，包括附帶的服務描述，例如與采購物品相關的績效報告或者售后技術支持。在一些應用領域中，對于一份采購工作說明書有具體的內(nèi)容和格式要求。每一個單獨的采購項需要一個工作說明書。然而，多個產(chǎn)品或者服務也可以組成一個采購項，寫在一個工作說明書里。 隨著采購過程的進展，采購工作說明書可根據(jù)需要修訂和更進一步地明確。 表14.1是一個工作說明書的樣本。工作說明書應該清楚描述工作的具體地點、完成的預定期限、具體的可交付成果、付款方式和期限、相關質(zhì)量技術指標、驗收標準等內(nèi)

18、容。一份優(yōu)秀的工作說明書可以讓供應商對買方的需求有較為清晰的了解，便于供應商提供相應產(chǎn)品和服務。 (1)“自制外購”決定。 決定項目的哪些產(chǎn)品、服務或成果需要外購，哪些自制更為合適。在確定“自制外購”的過程中，為了應對某些已被識別的風險，還要決定是買保險還是履約保證金?！白灾?4'I購”的文檔可以簡單，只需列出決策的原因與依據(jù)即可。當后續(xù)的采購活動需要采用一個不同的途徑時，可以參考使用這些決定。 (2)變更申請。 編制采購管理計劃過程可能導致申請變更，從而可能會引發(fā)項目管理計劃的相應內(nèi)容和其他分計劃的更新。對申請的項目管理計劃變更（增加、修改和修正）需要整體變更控制過程進行管理。14.

19、2.2用于編制采購計劃過程的技術、方法 在編制采購計劃的過程中，首先要確定項目的哪些產(chǎn)品、成果或服務自己提俠更合算，還是外購更合算？這就是“自制外購”分析，在這個過程中可能要用到專家判斷，最后也要確定合同的類型，以便進行風險轉(zhuǎn)移安排。 1“自制外購”分析 在進行“自制夕h購”分析時，有時項目的執(zhí)行組織可能有能力自制，但是可能與其項目有沖突或自制成本明顯高于外購，在這些情況下項目需要從外部采購，以兌現(xiàn)進度承諾。 任何預算限制都可能是影響“自制外購”決定的因素。如果決定購買，還要進一步?jīng)Q定是購買還是租借。“自制外購”分析應該考慮所有相關的成本，無論是直接成本還是間接成本。例如，在考慮外購時，分析應

20、包括購買該項產(chǎn)品的實際支付的直接成本，也應包括購買過程的間接成本。 2專家判斷 經(jīng)常用專家的技術判斷來評估本過程的輸入和輸出。專家判斷也被用來制訂或者修改評價賣方建議書的標準。專家法律判斷可能要求律師協(xié)助處理相關的采購問題、條款和付款條件。這種專家具有行業(yè)和投術的專長，其判斷可以運用于采購的產(chǎn)品、服務或者成果的技術細節(jié)以及采購管理過程的各個方面。專家可由具有專門知識、來自于多種渠道的團體和個人提供。包括： (l)項目執(zhí)行組織中的其他單位。 (2)顧問。 (3)專業(yè)技術團體。 (4)行業(yè)集團。 3合同類型 雖然固定價格的合同類型為大多數(shù)組織推祟和使用，但有時考慮所有因素后另一種合同類型可能對項目

21、更有益處。如果確定使用非固定價格的合同類型，項目團隊有義務提供充分的理由。使用的合同類型和具體的合同條款與條件將界定買方和賣方各自承擔的風險程度。 合同按費用支付方式分為三類：固定總價合同、成本補償合同、工時和材料合同（又稱單價合同）。 (l)固定總價合同或者總包合同。 這類合同為定義明確的產(chǎn)品或服務規(guī)定一個固定的總價。固定總價合同也可以包括為了實現(xiàn)或者超過規(guī)定的項目目標（如交貨日期、成本和技術績效以及能被量化和測量的任何任務）時采取的激勵措施。固定總價合同下的賣方依法執(zhí)行合同，如果達不到合同要求他們可能會遭受經(jīng)濟損失。固定總價合同下的買方必須準確規(guī)定所采購的產(chǎn)品或者服務。雖允許一定范圍的變更

22、，但通常要增加合同價格。固定總價合同最簡單的形式就是一個采購單。 (2)成本補償合同。 這類合同為賣方報銷實際成本，通常加上一些費用作為賣方利潤。成本通常分為直接成本和間接成本。直接成本指直接、單獨花在項目上的成本（例如，全職員工在為項目工作時的薪水）。間接成本，通常指分攤到項目上的經(jīng)營費用（例如，間接的參與到項目中的管理層的工資、辦公室水電費等）。間接成本一般接直接成本的一定百分比計算。成本補償合同也常常包括對達到或超過既定的項目目標（例如進度目標或總成本目標等）的獎勵。成本補償合同還可以分為以下三類。 成本加酬金合同。 項目成本=允許成本十一定酬金 成本加固定酬金合同。 項目成本=允許成本

23、十固定酬金 成本加數(shù)勵酬金合同。 項目成本=允許成本十根據(jù)合同執(zhí)行績效決定酬金（或者執(zhí)行績效不好也要負擔超出的成本） (3)時間和材料合同。 時間和材料合同是包含成本補償合同和固定總價合同的混合類型。當不能迅速確定準確的工作量時，時間和材料合同適用于動態(tài)增加人員、專家或其他外部支持人員等情況。由于合同具有可擴展性，買方成本可能增加，這些類型的合同類似于成本補償合同。合同的總額和合同應交付產(chǎn)品的確切數(shù)量在買方簽訂合同時還不能確定。因而，如果是成本補償合同，時間和材料合同的合同額可以隨著時間和材料而增加。許多組織要求在所有時間和材料合同中注明不能超出預期合同額和期限限制，防止無限度的成本增加。相反

24、，若某些參數(shù)在合同中明確后，時間和材料合同類似于固定總價合同。當雙方在具體資源價格上達成一致時，勞動力單位時間的價格或材料價格可以由買方和賣方預先確定，例如高級工程帥每小時多少工資，或者每個計量單位材料的價格。 買方的要求（如產(chǎn)品的標準版本或客戶化版本、績效報告、提交成本數(shù)據(jù)等），以及其他的考慮因素如市場競爭狀況都會影響采購會采用何種合同類型。另外，賣方也可以考慮將那些特殊的需求作為需要另外收費的科目。另外一個考慮因素，是項目團隊所采購的產(chǎn)品或服務未來的潛在銷售機會。如果賣方相信有這樣的再次銷售的機會，賣方也許會很愿意降低價格來贏得該合同。雖然這樣能夠削減項目的開支，但是如果買方向賣方承諾了潛

25、在銷售，事實上卻不存在相應的銷售機會，賣方可能認為買方欺詐進而發(fā)生法律上的糾紛。14.2.3工作說明書 工作說明書(SOW)是對項目所要提供的產(chǎn)品、成果或服務的描述。對內(nèi)部項目而言，項目發(fā)起者或投資人基于業(yè)務需要、或產(chǎn)品或服務的需求提出工作說明書。內(nèi)部的工作說明書有時也叫任務書。工作說明書包括的主要內(nèi)容有前言、服務范圍、方法、假定、服務期限和工作量估計、雙方角色和責任、交付資料、完成標準、顧問組人員、收費和付款方式、變更管理等。工作說明書的格式之一如下。 (1)前言。對項目背景等信息作簡單描述。 (2)項目工作范圍。詳細描述項目的服務范圍，包括業(yè)務領域、流程覆蓋、系繞范圍及其他等。 (3)項目

26、工作方法。項目擬使用的主要方法。 (4)假定。項目進行的假定條件，具體內(nèi)容需雙方達成。 (5)工作期限和工作量估計。項目的時間跨度和服務期限，項目，需評估服務工作人天，并估算項目預算。 (6)雙方角色和責任。分為供應商的職責和發(fā)包商的職責，責進行描述。對于按人天計算費用的并對關鍵角色的工作職 (7)交付件。列出項目的主要交付物的資料，并對交付件的內(nèi)容與質(zhì)量要求進行描述。 (8)完成以及驗收標準。列出項目的完成標準和階段完成標準，完成標準作為項目驗收的依據(jù)內(nèi)容。 (9)服務人員。列出供應商的人員名單及顧問資格信息。描述在什么情況下可進行供應商人員的變更。 (IO)聘用條款。對聘用供應商人員的級別

27、要求、經(jīng)驗要求及其他相關條款。 (Il)收費和付款方式。項目的付款方式、費用范圍和涉稅條款等。 (12)變更管理。項目變更的管理過程、相關規(guī)定與約束條件等。 (13)承諾。雙方承諾均已閱讀，理解并同意遵循上述協(xié)議書及其條款的約束。而且雙方同意，所提到的服務條款及其附件（包括工作說明書、變更授權(quán)以及雙方協(xié)議中的任何獨立完整的陳述），取代所有的建議書或其他在此之前的書面或日頭協(xié)議等。 (14)保密。遵守保密協(xié)議（保密條款另行簽署）。 簽署接受 xxx公司（供應商）xxx公司（發(fā)包商） 授權(quán)簽名： 授權(quán)簽名： 姓名：_日期：一 姓名： 日期： 職位： 職位： 工作說明書與項目范圍說明書的區(qū)別：工作說

28、明書是對項目所要提供的產(chǎn)品或服務的敘述性的描述。項目范圍說明書則通過明確項目應該完成的工作而確定了項目的范圍。14.3編制詢價計劃 編制詢價計劃過程為下一步招標所需要的文件做準備，并確定選擇供方所需要的評定標準。也就是事先準備好：采購什么？潛在的賣方（供方）有哪幾家？各家的商務和技術特點是什么？何時開始招標、如何選擇供方、合同的格式與形式，并把這些寫入詢價計劃，為下一步具體的詢價過程提供依據(jù)。 1編制詢價計劃過程的輸入 開始編制詢價計劃過程時，應依據(jù)如下文檔。 (1)采購管理計劃。 采購管理計劃是編制采購計劃過程的主要成果，是采購活動的指南，在本章14.2.1節(jié)中的輸出部分有詳細闡述。 (2)

29、工作說明書。 采購管理計劃確定了為了完成項目，項目的哪些產(chǎn)品、成果或服務需要采購。要為每一個采購的對象制訂工作說明書，以確定要采購產(chǎn)品和服務的使用時機、各項性能指標，這必然需要工作說明書提供出詳細的數(shù)據(jù)，作為編制詢價計劃的一個輸入。 (3)項目管理計劃。 項目管理的其他相關分計劃如范圍管理計劃、進度計劃和風險管理計劃等可能影響到采購過程。這些分計劃已被集成到項目的整體管理計劃中，所以項目的整體管理計劃應該作為編制詢價計劃過程的一個重要輸入。而編制詢價計劃過程應與項目進度計劃有良好的協(xié)調(diào)。 (4)“自制外購”決定。 “自制外購”決定是編制采購計劃過程的重要決定，已寫入項目采購計劃，在本章上一節(jié)有

30、詳細闡述。做出“自制外購”決定后，就有了外購項和自制項的列表作為編制詢價計劃的一個輸入： 2編制詢價計劃過程所需的工具與技術 (1)標準表格。 標準表格包括合同的標準格式、采購事頊的說明標準、保密協(xié)議、知識產(chǎn)權(quán)協(xié)議、報價評價標準檢查單，全部或部分招投標文件的標準版本。進行大量采購的組織可以將大部分文件標準化，利于今后同類項目采購時使用。 (2)專家判斷。 專家判斷被用來制訂或者修改評價賣方建議書的標準，同時為編制詢價計劃過程提供專家經(jīng)驗。 3編制詢價計劃過程的輸出 編制詢價計劃過程最終形成采購文檔、評估標準并更新工作說明書。 (1)采購文件。 采購文件用來得到潛在賣方的報價建議書。當選擇賣方的

31、決定基于價格（例如當購買商業(yè)產(chǎn)品或標準產(chǎn)品）時，通常使用標價或報價而不是報價建議書這個術語；而當技術能力或技術方法等其他的考慮極為重要時，則通常使用建議書這個術語。但人們經(jīng)常交替使用這些術語，如果出現(xiàn)了這種情況就要搞清楚這些術語的真實含義。 買方采購文檔的結(jié)構(gòu)應便于潛在賣方提供精確的和完整的答復，也方便對標書的評價。這些文件應包括相關的工作說明書，對賣方答復形式的規(guī)定和其他必要的合同條款，如格式合同范本、保密條款等。政府部門的發(fā)包項目，采購文檔的內(nèi)容和結(jié)構(gòu)可能由相應的法規(guī)來規(guī)定。 采購文件的詳細程度與復雜程度應該與采購事項的價值和風險相關。采購文檔應當足夠嚴謹以確保賣方反饋的一致性和可比性，但

32、也要具有一定的靈活性毗允許任何賣方為滿足相同的需求而提出的更好建議。 通常依據(jù)買方的政策，向潛在的賣方發(fā)布采購邀請，以得到賣方的建議書或報價。邀請的方式包括在公共報紙、期刊、公共登記機關或因特網(wǎng)上進行公告。 (2)評估標準。 評估標準用于從潛在的賣方中選中符合要求的、合格的賣方。在14.3.2節(jié)中會詳細介紹。 (3)工作說明書（更新）。 在編制詢價計劃過程中可能會發(fā)現(xiàn)，需要對采購的一份或多份工作說明書進行修改。14.3.1常見的詢價文件 1。方案邀請書 方案邀請書（Request For Proposal，RFP）是用來征求潛在供應商建議的文件，有人稱RFP為請求建議書，下面給出其格式示例（假

33、定采購對象為項目產(chǎn)品的某個子系統(tǒng)，此時就是把該子系統(tǒng)外包出去）。 第一部分：前言 1.1公司情況介紹 1.2子項目的背景與目標 1.3相關項目簡要介紹 第二部分：RFP綜述 2.1發(fā)布本RFP的目的 2.2保密要求 2.3答復規(guī)則（供應商答復的建議書必須按照一定的買方要求編寫） 2.4進度的墾程碑計劃 第三部分：子項目綜述（本部分內(nèi)容簡要介紹了與子項目有關的更為詳細的基礎信息，為供應商編寫建議書提供依據(jù)） 3.1業(yè)務目標 3.2范圍 3.3計劃進度配合要求 3,4現(xiàn)有IT基礎、工具、標準介紹 第四部分：建議書編寫要求 第五部分：聯(lián)系人與聯(lián)系方式 2報價邀請書 報價邀請書（Request For

34、 Quoting，RFQ）是一種主要依據(jù)價格選擇供應商時，用于征求潛在供應商報價的文件。一般項目執(zhí)行組織多在涉及簡單產(chǎn)品的招標中使用RFQ。有人稱RFQ為請求報價單。最簡單的一種形式就是報價單，下面給出其格式示例。 買方名稱、聯(lián)系人、聯(lián)系方式 產(chǎn)品名稱 型號 規(guī)格（參數(shù)） 單位、單價、數(shù)量、合計總價 批發(fā)價格折扣稅金 送貨方式時間 付款方式，時間 3詢價計劃編制過程常用到的其他文件 除方案邀請書、報價邀請書外，用于不同類型采購的文件還包括征求供應商意見書( Request For Information，RFI)、投標邀請書（Invitation for Bid, IFB）、招標通知、洽談邀請

35、以及承包商初始建議征求書。具體使用的采購術語可根據(jù)采購的行業(yè)和地點而變化。 這些文件都在編制采購計劃階段使用，具體的用法如下。 RFI用來征求供應商意見，以使需求明確化。如果需求很明確，則用方案邀請書，征求供應商的建議書( Proposal)。招標或要求供應商報價前，使用報價邀請書，以作為招標底價及比價的參考（前提是給所有供應商的報價格式都是一樣的，知果不一樣，則無法比較，也失去了意義）。隨著這些過程的進展，需求不明確及預算不精確的風險被大大降低。14.3.2確定對投標的評判標準 編制詢價計劃過程還要為賣方和賣方的建議書制訂評估標準。評估標準用來評價賣方的建議書或為其評分，評估標準可以是客觀的

36、（例如，要求推薦使用的項目經(jīng)理具有工業(yè)和信息化部的項目經(jīng)理資質(zhì)證書），也可以是主觀的（例如，要求推薦使用的項目經(jīng)理具有管理類似項目的經(jīng)驗）。常常將評估標準作為采購文件的一部分。 如果采購物品很容易從若干個渠道獲得，這些渠道提供的物品又是同質(zhì)的，評估標準可僅限于采購價格。此時，采購價格包括采購物品的成本、采購費用如運費等。 對于更加復雜的產(chǎn)品或服務的評估，應制定相應的評估標準。這些評估標準的例子如下。 (1)對于需求的理解。賣方的建議書對采購工作說明書的響應情況如何？ (2)總成本或者全生命周期成本（包括建設成本與運營成本）。賣方的總成本是否最低（總成本=采購成本加上運營成本）? (3)技術能力

37、。賣方是否具有所需的技能和知識，或者能否讓買方相信具有所需的技能和知識？ (4)風險。工作說明書中含有多少風險？有多少風險穩(wěn)皂被轉(zhuǎn)移到賣方？ (5)管理方案。賣方是否具備，或者是否有理由讓買方相信能制定一套確保項目成功的管理過程和程序？ (6)技術方案。賣方建議的技術方法、具體技術、解決方案和服務是否滿足采購文件的要求，或者賣方能提供比預期更好的結(jié)果。 (7)保證。賣方給最終產(chǎn)品的售后保證是什么？多長期限？ (8)財務實力。賣方是否具有，或者是否有理由讓買方相信能獲得所需的財務資源|? (9)生產(chǎn)能力和興趣。賣方是否有能力和興趣滿足潛在的未來的需求？ (10)業(yè)務規(guī)模和類型。賣方企業(yè)是否符合一

38、種買方定義的或政府規(guī)定的作為中標條件的業(yè)務規(guī)模和類型，例如具有系統(tǒng)集成資質(zhì)二級、金融行業(yè)為主營業(yè)務的企業(yè)才能參加投標。 (11)賣方過去的業(yè)績。賣方過去的經(jīng)驗有哪些？ (12)參考瓷料。賣方能提供的來自以前客戶的參考資料有哪些？以便證實賣方的工作經(jīng)驗，同時檢驗賣方是否符合合同的要求。 (13)知識產(chǎn)權(quán)。賣方在他們工作過程中、或者提供的服務中、或者項目生產(chǎn)的產(chǎn)品中是否要求知識產(chǎn)杈？例如項目最終提交的軟件版權(quán)歸誰？ (14)專利權(quán)。賣方在他們工作過程中、或者提供的服務中、或者項目生產(chǎn)的產(chǎn)品中是否要求專利權(quán)？14.4詢價 詢價過程從潛在的賣方處獲取如何滿足項目需求的答復，如投標書和建議書。通常在這個

39、過程中由潛在的賣方完成大部分實際工作，項目或買方無需支付直接費用。14.4.1詢價的輸人 1組織過程赍產(chǎn) 一些企業(yè)和項丑執(zhí)行組織把以前的合格供應商信息作為組織的過程資產(chǎn)予以保留，例如企業(yè)的MIS系統(tǒng)中就有供應商管理子系統(tǒng)，該于系統(tǒng)中保留所有供應商名單，可以直接從該子系統(tǒng)中獲取相關供應商的歷史記錄、優(yōu)勢、劣勢、經(jīng)驗和相關特點等信息。有的組織會維護一個優(yōu)先賣方清單，只保留由某種資格審查方法篩選出來的賣方。 如果沒有可用的清單，項目團隊必須獲取潛在的供應商信息。采購文件也可以發(fā)送給部分或全部潛在的供應商，以確定它們是否有興趣成為潛在的合格供應商。最后把所有潛在的、合格的供應商信息記入供應商清單，并把

40、該清單錄入企業(yè)的信息系統(tǒng)，作為組織的過程資產(chǎn)予以保留，以備企業(yè)未來的項目共享使用。 2采購管理計劃 采購管理計劃記錄了買什么、不買什么（自制）、什么時間買等信息，為整個采購過程做了安排（從如何形成采購文件到合同收尾）。采購管理計劃作為編制項目采購計劃過程的主要成果，已在14.2節(jié)詳細闡述。 3采購文件 采購文件用來得到潛在賣方的報價建議書。詳見14.3節(jié)過程輸出的有關部分。14.4.2詢價的方法和技術 1投標人會議 投標人會議（也稱為發(fā)包會、承包商會議、供應商會議、投標前會議或竟標會議）是指在準備建議書之前與潛在供應商舉行的會議。投標人會議用來確保所有潛在供應商對采購目的（如技術要求和合同要求

41、等）有一個清晰、共同的理解。對供應商問題的答復可能作為修訂條款包含到采購文件中。在投標人會議上，所有潛在供應商都應得到同等對待，以保證一個好的招標結(jié)果。 2刊登廣告 現(xiàn)有潛在供應商清單通?？梢酝ㄟ^在報紙等通用出版物、專業(yè)出版物，或有關的網(wǎng)站上刊登廣告加以擴充。在政府的某些管轄范圍內(nèi)，政府會要求一些特定類型的采購事項應做公開廣告，同時大部分政府機構(gòu)要求政府合同必須做公開廣告。 3制訂合格賣方清單 如果一些金業(yè)和項目執(zhí)行組織的過程資產(chǎn)中保留了以前的合格供應商清單，或經(jīng)過詢價過程制訂了合格供應商清單，在此基礎上通過投標人會議、刊登廣告等辦法再增加一些合格供應商清單。最后整理為一個完整的合格供應商清單

42、。14.4.3詢價的輸出 1合格賣方清單 將要求合格供應商清單中的賣方提供建議書或報價單給買方。 2采購文件 采購文件是買方準備發(fā)給每一個賣方的正式邀請，它描述了要采購的原材料、產(chǎn)品、貨物或服務，它是賣方準備投標文件的依據(jù)。有時采購文件不是單獨的一個而是一個文件包。 3建議書 建議書是由潛在的、合格的賣方準備的文件，用來闡明該賣方有能力和愿望提供買方所需的產(chǎn)品、成果或服務。建議書應該按相應的采購文件的要求擬定，并可反映相關的合同原則。賣方的建議書應買方的要求提供正式的合法報價。賣方的建議書回應買方的采購文件并構(gòu)成正式和合法的要約。某些情況下，賣方可以應買方的要求對建議書中涉及到的人員、技術等進

43、行口頭說明，以便買方在評估建議書時使用。14.5招標 本節(jié)的內(nèi)容依據(jù)中華人民共和國招標投標法相關條款的規(guī)定、參考行業(yè)內(nèi)的常規(guī)做法編制而成。 招投標過程涵蓋了本章詢價計劃編制過程、詢價過程和供方選擇過程，招標是采購的一種形式。14. 5.1招標人及其權(quán)利和義務 招標人是依照中華人民共和國招標投標法規(guī)定提出招標項目、進行招標的法人或者其他組織。 1招標人的權(quán)利 招標人有如下權(quán)力。 (1)招標人有權(quán)自行選擇招標代理機構(gòu)，委托其辦理招標事宜。招標人具有編制招標文件和組織評標能力的，可以自行辦理招標事宜。 (2)自主選定招標代理機構(gòu)并核驗其資質(zhì)條件。 (3)招標人可以根據(jù)招標項目本身的要求，在招標公告或

44、者投標邀請書中，要求潛在投標人提供有關資質(zhì)證明文件和業(yè)績情況，并對潛在投標人進行資格預審；國家對投標人資格條件有規(guī)定的，按照其規(guī)定。 (4)在招標文件要求提交投標文件截止時間至少15日前，招標人可以以書面形式對已發(fā)出的招標文件進行必要的澄清或者修改。該澄清或者修改內(nèi)容是招標文件的組成都分。 (5)招標人有權(quán)也應當對在招標文件要求提交的截止時間后送達的投標文件拒收。 (6)開標由招標人主持。 (7)招標人根據(jù)評標委員會提出的書面評估報告和推薦的中標候選人確定中標人。招標人也可以授權(quán)評標委員會直接確定中標人。 2招標人的義務 招標人有如下義務。 (l)招標人委托招標代理機構(gòu)時，應當向其提供招標所需

45、要的有關資料并支付委托費。 (2)招標人不得以不合理條件限制或者排斥潛在投標人，不得對潛在投標人實行歧視待遇。 (3)招標文件不得要求或者標明特定的生產(chǎn)供應者，以及含有傾向或者排斥潛在投標人的其他內(nèi)容。 (4)招標人不得向他人透露已獲取招標文件的潛在投標人的名稱、數(shù)量，以及可能影響公平競爭的有關招標投標的其他情況。招標人設有標底的，標底必須保密。 (5)招標人應當確定投標人編制投標文件所需要的合理時間。但是，依法必須進行招標的項目，自招標文件開始發(fā)出之日起至提交投標文件截止之日止，最短不得少于20日。 (6)招標人在招標文件要求提交投標文件的截止時間前收到的所有投標文件，開標時都應當眾予以拆封

46、、宣讀。 (7)招標人應當采取必要的措施，保證評標在嚴格保密的情況下進行。 (8)中標人確定后，招標人應當向中標人發(fā)出中標通知書，并同時將中標結(jié)果通知所有未中標的中標人。 (9)招標人和中標人應當自中標通知書發(fā)出之日起30日內(nèi)，按照招標文件和中標人的投標文件訂立書面合同。14.5.2招標代理機構(gòu) 1招標代理機構(gòu)的法律地位 招標代理機構(gòu)是獨立于政府和企業(yè)之外的，為市場主體提供招標服務的專業(yè)機構(gòu)，屬于中介服務組織。它的招標代理資格需經(jīng)國家招標投標主管機關的嚴格認證。 2招標代理機構(gòu)的權(quán)利和義務 在招標投標活動中，招標代理機構(gòu)的權(quán)利和承擔的義務分別如下。 (1)招標代理杌構(gòu)的權(quán)利。 組織和參與招標活

47、動。 依據(jù)招標文件規(guī)定，審查投標人的資質(zhì)。 按規(guī)定標準收取招標代理費。 (2)招標代理機構(gòu)的義務。 維護招標人和投標人的合法利益。 組織編制、解釋招標文件。 接受國家招標投標管理機構(gòu)和有關行業(yè)組織的指導、監(jiān)督。14.5.3招標方式 招標分為公開招標和邀請招標。 (1)公開招標：是指招標人以招標公告的方式邀請不特定的法人或者其他組織投標。 (2)邀請招標：是指招標人以投標邀請書的方式邀請?zhí)囟ǖ姆ㄈ嘶蛘咂渌M織投標。14.5.4招投標程序 依據(jù)中華人民共和國招標投標法，招投標程序如下。 (1)招標人采用公開招標方式的，應當發(fā)布招標公告：招標人采用邀請招標方式的，應當向三個以上具備承擔招標項目的能力

48、、資信良好的特定的法人或者其他組織發(fā)出投標邀請書。 (2)招標人根據(jù)招標項目的具體情況，可以組織潛在投標人踏勘項目現(xiàn)場。 (3)投標人投標。 (4)開標。 (5)評標。 (6)確定中標人。 (7)訂立合同。14.5.5投標 (1)投標人應當按照招標文件的要求編制投標文件。投標文件應當對招標文件提出的實質(zhì)性要求和條件作出響應。 (2)投標人應當在招標文件要求提交投標文件的截止時間前，將投標文件送達投標地點。 (3)投標人在招標文件要求提交投標文件的截止時問前，可以補充、修改或者撤回己提交的投標文件，并書面通知招標人。 (4)投標人根據(jù)招標文件載明的項目實際情況，擬在中標后將中標項目的部分非主體、

49、非關鍵性工作進行分包的，應當在投標文件中載明。 兩個以上法人或者其他組織可以組成一個聯(lián)合體，以一個投標人的身份共同投標。14.5.6開標、評標和中標 1開標 開標應當在招標文件確定的提交投標文件截止時間的同一時間金開進行；開標地點應當為招標文件中預先確定的地點。開標由招標人主持，邀請所有投標人參加。開標時，由投標人或者其推選的代表檢查投標文件的密封情況，也可以由招標人委托的公證機構(gòu)檢查并公證。經(jīng)確認無誤后，由工作人員當眾拆封，宣讀投標人名稱、投標價格和投標文件的其他主要內(nèi)容。招標人在招標文件要求提交投標文件的截止時間前收到的所有投標文件，開標時都應當眾予以拆封、宣讀。開標過程應當記錄，并存檔備

50、奩。 2評標 評標由招標人依法組建的評標委員會負責。依法必須進行招標的項目，其評標委員會由招標人的代表和有關技術、經(jīng)濟等方面的專家組成，評標委員會組成方式與專家資質(zhì)將依據(jù)中華人民共和國招標投標法>有關條款來確定。 評標委員會可以要求投標人對投標文件中含義不明確的內(nèi)容做必要的澄清或者說明，但是澄清或者說明不得超出投標文件的范圍或者改變投標文件的實質(zhì)性內(nèi)容。 評標委員會應當按照招標文件確定的評標標準和方法，對投標文件進行評審和比較：評標委員會完成評標后，應當向招標人提出書面評標報告，并推薦合格的中標候選人。招標人根據(jù)評標委員會提出的書面評標報告和推薦的中標候選人確定中標人。招標人也可以授權(quán)評

51、標委員會直接確定中標人。 中標人的投標應當符合下列條件之一。 (1)能夠最大限度地滿足招標文件中規(guī)定的各項綜合評價標準。 (2)能夠滿足招標文件的實質(zhì)性要求，并且經(jīng)評審的投標價格最低。但是，投標價格低于成本的除外。 3中標 中標人確定后，招標人應當向中標人發(fā)出中標通知書，并同時將中標結(jié)果通知所有未中標的投標人。 招標人和中標人應當自中標通知書發(fā)出之日起30日內(nèi)，按照招標文件和中標人的投標文件訂立書面合同。招標人和中標人不得再行訂立背離合同實質(zhì)性內(nèi)容的其他協(xié)議。 中標人應當按照合同約定履行義務，完成中標項目。14.5.7供方選擇 供方選擇過程接受鄉(xiāng)個潛在的賣方的標書或建議書，并運用評估標準選擇一

52、個或多個合適的賣方。 在以下的行文中，有時我們把賣方稱為承包商、供應商或提供商。 前面的詢價計劃編制過程為供方選擇過程提供了評估標準。除了使用采購成本或價格外，這個過程中也會使用綜合評價標準。 價格對于現(xiàn)貨供應、同質(zhì)的物品可能是主要的決定因素。不過如果賣方可能不能及時供貨的話，最低的價格并不能保證最低的成本。對于項目中產(chǎn)品子系統(tǒng)的采購（即外包、發(fā)包），或?qū)Ψ盏牟少弫碚f，也可以考慮綜合評價標準。表14-2是某項目對供應商的評價表。 建議書通常分為技術（方案）、商業(yè)（價格）和管理三部分，假定每個評價項滿分為10分。表14-2中，3個評定人的打分分別為6、6、9，平均為7分，最后7乘以權(quán)重比例0.15，得到“對需求的理解”的單項綜合分為1.05。 對于那些關鍵性采購應采用多渠道以規(guī)避風險（如送貨不及時、不合質(zhì)量要求等風險）。但更多渠道采購可能導致更高的采購成本。 下面介紹的工具和技術可單獨使用或合并使用。例如，加權(quán)分析法可用于如下方面。 (1)選擇一個賣方，并要求簽訂標準合同。 (2)根據(jù)上述評價表，每個供應商有一加權(quán)后的總分，對所有供應商的總分倒排序，以確