禮品管理辦法

1、武漢凱迪控股投資有限公司W(wǎng)uhanKaidiHoldingInvestmentCo.,Ltd禮品管理規(guī)定編號： KDKG/PH-106版本：A/02009年月日發(fā)布2009年月日試行武漢凱迪控股投資有限公司發(fā)布文件批準頁批準：陳義龍審核：劉亞麗部門負責人：唐秀麗文件編寫：唐秀麗目錄1目的 .12范圍 .13定義 .14職責 .15程序 .15.1原 則 .15.2禮品的采購和制作 . .15.2禮品入庫 領用 . .25.4禮品費用控制 . .35.5禮品贈送 . .35.6組織紀律 . .35.7禮品接受 . .45.8禮品實物管理 . .46相關文件 .47記錄 .41目的為了加強對公司員

2、工在經(jīng)營活動中贈送和接受禮品的管理，樹立良好的公司形象與風氣，減少開支，避免浪費，特制訂本規(guī)定。2范圍本規(guī)定適用于武漢凱迪控股投資有限公司（以下簡稱控股公司） 及其有實際控制權的凱迪電力、凱迪運營、凱迪陽光、凱迪工程、中盈長江的等公司（以下簡稱系列公司）對外經(jīng)營活動中與禮品采購與制作、領用、贈送、收受相關的所有行為。其他有實際控制權的凱迪系列公司參照執(zhí)行。3定義本規(guī)定所稱的禮品，是指由公司統(tǒng)一制作、采購的物品。4職責4.1 控股公司總經(jīng)理工作部：是禮品的歸口管理部門。負責禮品的采購、接收、發(fā)放，登記造冊、保管、處理等項工作。負責在招標領導小組的領導下，進行禮品集中制作、采購招標工作。負責組織小

3、批量、臨時性使用禮品的采購。4.2 成本控制與風險管理中心：負責按月度資金計劃審核禮品費用支出。4.3 融資及財務結算中心：負責辦理禮品費的請款、借支、財務報銷審核手續(xù)。4.4 招標及采購中心：負責禮品集中制作及采購時的采購工作，對本規(guī)定約定的禮品采購詢價進行復核。5程序5.1原則5.1 貨真價實原則：價格公道合理, 不能以次充好、以假亂真。5.2 集體采購原則：參與采購人員不得低于2 人。5.3 集中制作原則：年度計劃、專業(yè)設計、集中制作和采購。5.2禮品的采購和制作5.2.1 禮品集中制作與采購：每年 9 月份控股公司總經(jīng)理工作部組織召開控股及各系列公司“禮品采購計劃會” ，根據(jù)控股公司、

4、各系列公司對禮品的需求計劃，綜合控股公司高管及各系列公司高管對禮品的要求， 由控股公司總經(jīng)理工作部和戰(zhàn)備發(fā)展與公共關系部擬定“全年禮品集中制作或采購方案” ，包括：設計理念、圖樣（效果圖） ，所用材料、規(guī)格、單價、數(shù)量等，由控股公司總經(jīng)理工作部、成本控制與風險管理中心、招標與采購中心三方人員組成招標工作組，在公司招標工作小組（由公司高管擔任組長）的領導下進行招標制作和采購工作，費用需求計劃分攤。5.2.2 日常禮品采購：各系列公司的日常采購由各公司自行辦理?？毓晒靖鞑块T因業(yè)務需要領用禮品的，原則上領用公司庫存禮品，如果庫存禮品不能滿足需要，審批后采購金額在 3000 元以內(nèi)的，則根據(jù)會議（活

5、動）禮品采購方案（PH 10601）、禮品采購申請單（ PH106 02）、禮品采購詢價記錄表審批的內(nèi)容，由總經(jīng)理工作部行政主管和接待主管負責組織采購，或者在審批授權后由使用單位、使用者自行采購；采購金額在300050000 元的，由總經(jīng)理工作部行政主管、成本控制與風險管理中心費控主管、招標與采購中心采購主管一同采購。金額在50000 元以上的按本程序5.2.1款辦理。5.2.3 特殊禮品的購買制作：針對公司重要客戶，由公司辦公會批準或高管安排緊急的重要禮品采購，按照禮品采購申請單 （PH10602）經(jīng)過審批后由總經(jīng)理工作部負責采購落實，采購人員必須在2 人以上。5.2.4 日常禮品制作：公司

6、舉辦各類活動使用的有紀念價值的禮品制作，可根據(jù)活動組委會與總經(jīng)理工作部共同組織設計、制作訂購。其審批流程按5.2.2 流程審核控制。5.2禮品入庫領用5.3.1 所有禮品采購回后由總經(jīng)理工作部行政主管和接待主管共同驗收入庫，建立禮品接收與放發(fā)臺賬，每半月盤點一次，盤點結果報財務部門。做到賬賬相符、賬實相符。5.3.2 價值在 200 元以下的禮品，按以下程序申領發(fā)放：a) 禮品使用人填寫“禮品領用審批單” （PH10604），部門負責人審核后，報總經(jīng)理工作部審批；b) 總經(jīng)理工作部審核此次贈送是否有重復交叉現(xiàn)象，并根據(jù)存貨對各部門間禮品的均衡分配、種類調(diào)配等做出安排；c) “禮品領用審批單”

7、（PH106 04）由總經(jīng)理工作部負責人批準后，總經(jīng)理工作部行政主管核對無誤，將禮品發(fā)出。5.3.3 價值在 201 500 元的禮品，應由公司分管領導審批后，按上述程序執(zhí)行。5.3.4 外地、項目現(xiàn)場、應急性購買的禮品或特殊項目、特殊禮品，無論價值大小，統(tǒng)一由分管領導或總經(jīng)理批準， 直接辦理。經(jīng)辦單位或經(jīng)辦人及時到總經(jīng)理工作部辦理有關入庫、領取和登記手續(xù)，具體操作按上述程序執(zhí)行。5.3.5 公司批準組織的各類大型活動，包括各種會議、慶典活動、聚會、項目驗收、技術或市場推廣會等，作為專項費用，由活動組委會在總經(jīng)理工作部領取發(fā)放，原則上使用庫存禮品，需要特別制作時，按本程序5.2.4 執(zhí)行。5.

8、4禮品費用控制5.4.1 各中心、各部門和項目部將全年的禮品資金計劃報總經(jīng)理工作部備案.5.4.2 禮品費用開支在各中心、各部門和項目部的全年資金預算中列支。公司批準集體組織的各類大型活動，包括各種會議、慶典活動、聚會、項目驗收、技術或市場推廣會等經(jīng)公司高管批準后申請專項資金，公司高管安排的會議（活動）禮品在高管專項資金中列支。5.4.3 控股總經(jīng)理工作部在年度預算額度范圍內(nèi)安排制作或采購禮品的費用，由成本控制與風險管理中心和財務部根據(jù)禮品采購方案和禮品入、出庫單，分攤計入各中心、各部門和項目部的管理費用中。5.4.4 系列公司根據(jù)工作需要領用的禮品，由控股公司按所領取的禮品金額收取費用；涉及

9、集體活動需要系列公司分攤的禮品費，應分攤至系列公司。 由總經(jīng)理工作部負責向系列公司收取禮品領用與分攤費，財務部與計劃經(jīng)營部配合。5.4.5 在審批額度范圍內(nèi)的禮品領用，總經(jīng)理工作部即可同意發(fā)放。超過當月額度范圍的，按規(guī)定程序審批后執(zhí)行。費用將要超過年度預算的，計劃經(jīng)營部提示費用預警，總經(jīng)理工作部負責人應在“禮品領用審批單” （PH 10604）上明確批示后，在不超過年度預算前提下，轉報公司高管審核后方可辦理領用手續(xù)。預期要超過年度預算的，應按年度預算增補程序報審后執(zhí)行。5.4.6 費用實際發(fā)生時， 根據(jù)本規(guī)定要求的各項審批單，作為費用實際發(fā)生的審核依據(jù)。5.5禮品贈送5.5.1 贈送對象的身份

10、、個性以及贈送方式、地點要與禮品的特點相適宜；多人場合，要注意區(qū)分受贈人的不同職位，考慮選擇不同檔次、品種的禮品；重復贈送時，注意花樣品種的更換。5.5.2 避免禮品的重復贈送或漏送。同一單位同一賓客在同一次贈送活動中，要避免公司或部門多頭贈送現(xiàn)象； 或其相反，遺漏重要賓客。禮品使用單位和總經(jīng)理工作部注意把關，防止此類事情發(fā)生。5.5.3 普通禮品贈送，目的是加強與賓客的溝通，給賓客留下公司良好的印象和記憶。贈送禮品時，注意了解授贈人的個性特點，講究品位、格調(diào)，采取不同方式，做到既不鋪張浪費，又能收到實效。5.6組織紀律5.6.1 公司禮品是公司的財產(chǎn)，代表公司利益贈與賓客，不容許任何個人私自

11、占有或轉贈他人；如有發(fā)生，視金額大小給與當事人經(jīng)濟或紀律處分。5.6.2 “禮品領用審批單” （ PH106 04）、“禮品領用登記臺帳”（PH10605）是公司禮品發(fā)放工作內(nèi)部組織管理的有效手段和對外公共關系的重要資料， 有關人員必須妥善保存，嚴禁復制、外傳和對外泄漏，違犯者將嚴肅處理。5.7禮品接受5.7.1 公司員工在經(jīng)營活動中，嚴禁公開索要或暗示對方贈送禮品。如遇對方贈送禮品而不能謝絕的，可以接受，必要時酌情回贈公司禮品。5.7.2 按市價折合人民幣200 元以上的禮品， 自接受之日起 10 天內(nèi)，填寫“禮品上繳單”（PH10606），由部門負責人簽字后，將第二聯(lián)與禮品轉交總經(jīng)理工作部

12、。情況特殊時，上繳人可直接到總經(jīng)理工作部辦理。5.7.3 按市價折合人民幣200 元以下的禮品，歸受禮人本人或者受禮人本人所在單位所有。5.7.4 收受禮品一律不準在市場上出售。對已登記入冊的禮品，有重復使用價值的，公司可以轉贈賓客，或者按市價 5 折內(nèi)部處理。處理時，應優(yōu)先照顧受禮人的需要，特殊情況下，經(jīng)公司分管領導批準，可少收或免收價款。禮品處理所得款項，一律入公司專門賬戶管理使用。5.8禮品實物管理5.8.1 總經(jīng)理工作部行政主管要本著對公司財產(chǎn)高度負責的精神，嚴格按本程序實行管理。做到發(fā)放手續(xù)齊全，原始資料留存完備。嚴格履行辦理禮品出、入庫手續(xù)，建立禮品發(fā)放及上繳臺帳，統(tǒng)計各部門禮品使

13、用費用。5.8.2 庫存禮品要擺放整潔，精心維護，防霉防盜，并進行定期盤點，發(fā)現(xiàn)問題及時上報處理，避免損失。6 相關文件6.1接待管理規(guī)定（KDKG/PH105）6.2資金計劃管理規(guī)定（KDKG/PC 201）7 記錄7.1會議（活動）禮品采購方案 （ PH106 01）7.2禮品采購申請單（PH 10602）7.3禮品采購詢價記錄表（ PH106 03）7.4禮品領用審批單（PH 10604）7.5禮品領用登記臺帳（PH10605）7.6禮品上繳單（PH10606）7.7禮品上繳登記臺帳（PH10607）會議（活動）禮品采購方案編號 : PH 106 01序號 :會議（活動）名稱：接待標準：

14、時間要求：經(jīng)辦人：聯(lián)系電話：事項內(nèi)容備注一、嘉賓情況：1、人數(shù)2、工作單位3、民族4、國籍5、個人愛好二、禮品數(shù)量三、品牌四、標準五、費用總額審批：經(jīng)辦部門：經(jīng)辦人：禮品采購申請單編號 : PH 106 02序號 :申請內(nèi)容序號禮品名稱規(guī)格數(shù)量單價預算用途說明12345678合計申請人 / 時間總經(jīng)部負責采購人 / 時間人批準人 / 時間禮品采購詢價記錄表編號:PH106 03報價廠商型號單價型號單價型號序號 :單價型號單價價格匯總合計詢價人意見總經(jīng)理工作部部長意見計劃經(jīng)營部復招標與采購總經(jīng)理（或授權核人）審批中心復核* 詢價金額 <3000 元 , 由總經(jīng)理工作部部長審核執(zhí)行；金額在 3000 元-50000 元的，由計劃經(jīng)營部、總經(jīng)理工作部、招標與采購中心共同復核；金額 50000 元的由總經(jīng)理或授權人審批。禮品領用審批單（兩聯(lián)單 ）編號 : PH 106 04序號 :申請部門申請時間名稱規(guī)格數(shù)量單