部門費用支出管理制度

1、五項部門費用支出管理辦法（ 征求意見稿）第一章 總 則第 一 條為進一步降低非生產性成本， 明確公司各經營職能部門業(yè)務招待費、差旅費、辦公費、電話費、汽車使用費（以下簡稱：部門五項費用）支出標準及監(jiān)控管理，保證五項費用的開支能嚴格控制在公司預算范圍內，提高公司整體競爭能力，特制訂本實施細則。第 二 條本辦法適用于各職能部門及關聯(lián)子分公司， 各經營單位可依據(jù)實際情況制定相應的費用標準及管理細則，報財務部備案，經營單位費用標準原則上不得高于本辦法所規(guī)定的標準。第二章 業(yè)務招待費第 三 條業(yè)務招待費是指公司內經理級以上干部及駐外主管級以上職員和營銷系統(tǒng)內有關人員在承擔難度較大的業(yè)務和重要接待活動中必

2、要的費用開支。主要指餐費、禮品費、禮金等。第 四 條公司對營銷中心及各職能部門的業(yè)務招待費實行總額控制， 由營銷中心及各職能部門在預算內集中管理， 自行控制，但原則上不允許分解指標 （駐外分支機構除外） 。 業(yè)務招待費標準參見附表一。第 五 條在公司指定簽單招待餐館就餐的， 經有簽單權的負責人同意后，事先報餐，就餐完畢由授權負責人簽字確認。財務人員對轉來的無簽單權限的人員簽署的就餐結算單據(jù)不予承認。第 六 條在公司以外消費的，各職能部門應采用事先申報制度。事先由相關單位填寫業(yè)務招待費用申請表 （見附表二） ，交相應部門主管審核， 200 元以下由主管總監(jiān)審批， 200-2000 元由主管副總經

3、理審批， 超過 2000 元以上呈總經理審批。 除特殊情況或總經理批準外，對采用先開支后申報的單據(jù)，財務有權拒絕報銷。第 七 條凡是因工作需要對外贈送禮品（包括公司產品） 、禮金的，由相關部門提出申請，由總經理或其授權人審批后，方可執(zhí)行。第三章 辦公費第 八 條辦公費是指公司內各單位辦公文具、辦公家具、辦公通訊器材、電器以及電腦配件、易耗材料等的購置費用。第 九 條公司辦公費用涉及物品由行政中心 （電腦及耗材由系統(tǒng)管理員）在預算額度內統(tǒng)一購買、管理，辦公用品購置實行定點采購管理。第 十 條行政中心設專人對辦公用品進行管理。第 十 一 條 辦公用品采購審批程序： 各職能部門部門填寫 辦公用品購置

4、申請表 （見附表三） 報行政中心審核， 并經行政總監(jiān)審批（ 2000 元以下）或總經理審批（ 2000 元以上）后到定點單位采購。第 十 二 條 公司行政中心應按月將辦公用品領用及費用分配表報財務部，財務部將費用劃轉入各職能部門。第 十 三 條 辦公用品領用審批程序：一般用品：領用人填寫辦公用品領用申請表-部門負責人批準-行政部門審核-文具倉領用電腦消耗材料： 領用人填寫 電腦消耗材料領用及配件維修申請表-部門負責人批準-行政總監(jiān)批準-財務審核-文具倉領用第 十 四 條 嚴禁公司內部各單位自行采購有關辦公用品，否則，由此發(fā)生的費用，將不予報銷。第 十 五 條 香港公司等異地分支機構的辦公費用，

5、按內部目標考核方案下達指標，自行制定制度進行限額控制。未經審批擅自采購辦公用品而發(fā)生的費用，不予報銷。第四章 電話費第十六條電話費是指公司內各單位和相關人員安裝、使用電話所支出的費用（包括：移動電話費用補貼） 。第十七條公司管理干部、營銷人員及特殊崗位人員移動電話費標準實行定額定人管理，補貼標準參照公司有關文件執(zhí)行。第十八條公司內總機、各單位所屬直撥電話、傳真機電話費用由行政中心進行管理。 將每月通話時間超過15 分鐘以上電話分解到各相關部門，查明原因，與業(yè)務無關的電話，從當事人當月工資中按1.5 倍話費標準扣減處罰。第 十 九 條 營銷系統(tǒng)（包括內、出銷、及香港公司等外派營銷人員）電話費施行

6、限額控制。具體標準由各部門另行制定，報批后報財務部備案。第 二 十 條 公司本部派出的國內臨時出差人員發(fā)生的臨時電話、傳真、郵寄等費用計入差旅費用。第五章 差旅費第 二 十 一 條 差旅費是指因公外出發(fā)生的各種交通費、 住宿費、伙食費補助等。因公出差按出差地點分為：國內臨時出差、國內長期出差、境外出差。第 二 十 二 條 員工國內臨時出差所發(fā)生差旅費按國內差旅費開支標準（見附表四） 。1、 長途交通費總監(jiān)級以下人員未經主管副總經理或總經理批準，擅自乘坐飛機的費用，按飛機費用總額的60%報銷。2、 原則上不允許乘坐軟臥、客輪豪華倉，夜間行走超過8個小時方可乘坐硬臥。 特殊情況下， 經主管副總經理

7、書面批準請，憑票據(jù)報銷80%，否則憑票據(jù)只能報銷50%費用。3、 員工多人一起出差要安排二人間或三人間住宿，住宿費按原標準的70%執(zhí)行。4、 出差期間內報經授權主管批準業(yè)務招待費開支或市內的士費支出報銷人員，該費用發(fā)生差旅區(qū)域內相應的所有伙食補貼或市內交通補貼，一概不予以報銷。5、 公司委派的各種會議的費用開支，憑會議通知上注明的相關費用報銷； 已包食宿的， 相關住宿費、 伙食補貼不予以報銷。6、 公司派出接受培訓人員的費用和補貼標準依據(jù)舉辦單位通知和培訓合約確定。7、 公司因外延發(fā)展需要派駐外地長期工作的人員的差旅費及補貼標準由公司另行規(guī)定，不適用本辦法。第 二 十 三 條 國內臨時出差實行

8、事先申報制度。經理（含）以下人員當日未往返地區(qū)出差實行事前申請制度，依據(jù)差旅費標準和預計出差時間填報出差（長途）申請表 （見附表五） ， 原則上省內出差審批人為出差人員的直接上級， 省外出差審批人為主管副總經理，國外出差審批人為總經理。且審批人對差旅費申請標準按以下授權金額范圍執(zhí)行， 1000 元以下報主管總監(jiān)審批， 1000-5000 元報主管副總經理審批，超過5000 元以上報總經理審批。因特殊原因未能事前申請的，應于回公司后一周內補辦申請審批手續(xù)。沒有經過批準的出差（長途）申請表 ，財務部不予借款和報銷。駐外商務經理出差審批程序由營銷單位制訂，報批后報公司財務部備案。第 二 十 四 條

9、國內長期出差實行過程控制，各職能單位可在公司規(guī)定差旅費開支標準范圍內申報長期出差人員的費用開支標準和管理辦法。報批后報財務部備案。第 二 十 五 條 員工境外（含港、澳地區(qū)）出差所發(fā)生差旅費統(tǒng)一按出國人員差旅費開支標準（見附表六）執(zhí)行。1、 受境外客商邀請的出國人員，已由邀請單位支付交通費用和住宿費用的，不適用上述標準，但經批準，可按100 港元 /人*天標準，限額不超過1000 港元 /次，一次性發(fā)放出差補貼。2、 屬于由國家、省、市外事、外貿部門組團赴國外參展和貿易洽談的，按代表團統(tǒng)一規(guī)定標準執(zhí)行，不適用本章規(guī)定。3、 境外出差計劃及費用預算由相關部門或境外出差人員編制后，報主管副總經理審

10、核，總經理審批。第 二 十 六 條 出差借款程序：一、各類由差人員需借款者，在填報臨時由差申請表同時填 報借款單（注明累計借款額及逾期借款額），參照審批權限報 經核準后，轉財務部門復查并辦理借款。對借款額及逾期情況注 明不符者，財務有權退回當事人更正，重新報批。二、由差后的各類發(fā)票、單據(jù)，按業(yè)務招待費、差旅費（長 途交通費、住宿費）分類填報。差旅費用報銷單附于由差（長 途）申請表（結算聯(lián)）及外由放行條后，其中：業(yè)務招待費 填寫費用報銷審批單，長途交通費、住宿費填寫差旅費報銷 單，短途交通費、機場建設費、行李托運費、電話費等雜費匯總 填寫在差旅費報銷單的其他欄中，并入差旅費報銷。三、差旅期間發(fā)生

11、的共同費用報銷，報銷單需有同行人員簽 名確認。四、嚴禁人為將同批次差旅開支項目拆零分次報銷，繞避監(jiān) 管，一經發(fā)現(xiàn)，財務有權不予受理未報銷拆零部分，并在報銷單 上標識核銷。第二十七條 新招聘的外地專業(yè)人員，原則上不報銷前來報 到發(fā)生的各項費用，包括單程路費及行李托運費用（畢業(yè)生除外） 特殊情況需要報銷的，應由本人申請，報總經理審批。第六章 汽車使用費第二十八條 汽車使用費是指各單位業(yè)務用車向車輛歸口管 理部門請用車而發(fā)生的各項直接租車費用。第二十九條 汽車費用由財務部將費用分解到各職能部門， 由相應部門進行控制。第三十條 汽車費用涉及油料按相關規(guī)定實行定點加油，由財務部統(tǒng)一負責結算，未經總監(jiān)以上

12、主管簽批的定點加油站以外的現(xiàn)金加油發(fā)票，財務不予以報銷受理。第 三 十 一 條 汽車內部租用產生的路橋費、停車費等直接費用，需附于派車單后，由用車單位經辦人簽字確認后，并同原始票據(jù)列入該單位汽車費支出。第 三 十 二 條 公務用車訂車流程、費用標準、審批程序，由車輛歸口管理部門擬定相應管理辦法執(zhí)行。第七章 費用報銷責任界定第 三 十 三 條 報銷人的責任1、報銷人對所報銷項目的真實性、準確性、及時性、單據(jù)的合法性、完整性負責。2、各項報銷票證、資料必須齊全并按要求粘貼，否則財務部有權拒絕報銷。單據(jù)的規(guī)范要求見附件五。第 三 十 四 條 職能經理（主任）的責任1、負責審查費用項目是否經過申請并得

13、到批準，報銷金額是否控制在標準之內。2、對報銷的內容真實性、完整性，各項附件是否合法性、完整性負責。3、職能經理（主任）的報銷由部門負責人審核，部門負責人承擔上述 1、 2 款責任。第 三 十 五 條 財務審核人員的責任1、負責審查單據(jù)的合法性、真實性，報銷內容是否符合集團有關標準。2、審查報銷項目審批手續(xù)的完整性。第 三 十 六 條 部門負責人的責任部門負責人對報銷項目的真實性、必要性負責。第八章 費用報銷審批程序第 三 十 七 條 費用審批、報銷流程1、標準內費用審批、報銷流程報銷人-職能經理（主任）-財務審核-主管副總經理審 批-報銷2、超標準的費用審批、報銷流程報銷人-職能經理（主任）

14、-財務審核-主管副總經理審核-財務部負責人審批-報銷3、超預算開支、預算外開支、專項費用必須先經申請預算經批準后才能報銷。預算申請流程為：（ 1） 1 萬元以內（含1 萬元）部門申請-主管副總經理審核-財務部負責人審批（財務部費用由總經理或其授權人審批）（ 2） 1 萬元以上部門申請-主管副總經理審核-財務部負責人批轉-總經理審批第 三 十 八 條 報銷時間的規(guī)定所有費用應于發(fā)生之日起十日內報銷（出差人員自返回公司上個月的費1%扣罰。之日起計算） ， 駐外商務代表費用固定每月報帳一次，用必須在下個月底之前報銷。每遲報一天按報銷額的第九章 核算及考核管理第 三 十 九 條 財務部門對各部門五項費

15、用開支情況作好登記，按季度編制部門五項費用匯總表，并通報各部門。第 四 十 條 跨不同費用考核單位發(fā)生的共同費用報銷，費用責任雙方需書面注明各自相應承擔金額，否則，財務一并列入報銷經辦人及其部門費用核算項目。第 四 十 一 條 各職能部門總監(jiān)以上管理干部個人發(fā)生的五項費用支出情況， 由財務部另行登記匯總， 按季度報總經理備案。第 四 十 二 條 部門五項費用應嚴格按照本公司預算及目標管理方案的要求進行控制和考核。第十章 處罰規(guī)定第 四 十 三 條 報銷人營私舞弊、弄虛作假，對違規(guī)違紀金額不予報銷，對已經報銷的，除退回違規(guī)報銷金額外，同時對報銷人予以違規(guī)報銷金額5-20% 的罰款。第 四 十 四

16、 條 職能經理（主任）在資料不全、原始憑證不充分、項目不真實的情況下簽名準予報銷的，對職能經理（主任）予以違規(guī)報銷金額3%-15%的罰款。第 四 十 五 條 財務審核人員審核不嚴使公司造成損失的，或者未執(zhí)行本辦法規(guī)定處罰責任，擅用職權受理違規(guī)費用報銷者，對財務審核人員并處違規(guī)報銷金額3%-15%的罰款。第 四 十 六 條 除公司統(tǒng)一組織活動外，禁止公司內各單位之間相互請客及送禮，列支費用。一經查核，該費用直接轉由經辦部門負責人工資內扣除。第 四 十 七 條 如果違反上述開支標準或手續(xù)不齊全，報帳時列入其他項目而隱瞞實際金額或超預算報銷， 財務有權拒絕受理。第 四 十 八 條 借款逾期滿三十天，

17、當事人未能及時提供經總監(jiān)以上主管核準的有效書面情況說明，并辦理延期手續(xù)者，財務有權在當事人借款逾期當月工資中扣回欠款。第 四 十 九 條 部門負責人對報銷人和職能經理（主任）因違規(guī)造成的損失承擔連帶責任。第 五 十 條 因審核過失造成費用借款人未有效報帳沖銷借款，或者無法從工資扣回逾期借款者，由經辦責任人（含：各級審批人）應承擔不低于流失款總額50%的經濟責任。按責任人基本工資比例分別承擔相應損失金額，并在壞帳當期應發(fā)工資中扣還。第 五 十 一 條 報銷審批程序中各相關審核、 復核人員必須嚴格按照規(guī)定的標準和程序執(zhí)行， 在未進入財務審核程序之前， 由 相關部門最后審核人員承擔責任。第九章 附則

18、第 五 十 二 條本細則由財務部制訂并解釋，修訂亦同。第 五 十 三 條各報銷人員提供的報銷憑證、發(fā)票、單據(jù)的填報要求及標準見各類單據(jù)指引 （見附件） 。第 五 十 四 條 本細則自公司總經理審批之日起生效，以前公 司的相關制度與本細則相抵觸的，以本辦法為準。永信家具制造有限公司年月日發(fā)：送：抄報：印發(fā)份數(shù)：份其中存檔1份附件一業(yè)務應酬費標準一覽表單位：元/人就餐地點級別國內國夕卜備注主管45國外部分以臨 時預算形式報 總經理審批陪餐人數(shù)原則上不 超就餐人數(shù)的50% 且最多不超過四人經理60總監(jiān)90副總經理實報實銷說明：(1)本標準為業(yè)務接待支由的最高限額，若為一般性接待 應從儉；(2)就餐標

19、準為部門負責人控制開支的參考標準；(3)業(yè)務經營單位費用按完成營業(yè)額、產值比例結合預算 進行控制，職能部門按年度預算總額控制。附件二國內差旅費標準一覽表單位：元/人天出差人 員級別由差 地點住宿費 憑票報 銷伙食費 定額補 助市內交 通 定額補 助長途交通 憑票報銷職員一類地區(qū) 二類地區(qū) 三類地區(qū)180150120403030403020除汽車、火車硬臥 外，乘坐飛機須經主 管副總以上人員事 先同意；以及因特殊 性客戶接待，或者隨 行攜帶貴重物品，需 乘坐的士或接待用 餐的，報經部門總監(jiān) 以上人員核準，且不 再核發(fā)該區(qū)域范圍 內交通補貼，伙食費 補貼。經理一類地區(qū) 二類地區(qū) 三類地區(qū)20017

20、0140504030404020經理以下市外周邊 地區(qū)當日往 返2015東弟巾范 圍內1020總監(jiān)當日未往 返的所有 地區(qū)30060營銷單位及各子分 公司報銷標準由經 營單位制訂，報財務 部備案副總經理及 以上人員當日未往 返的所有 地區(qū)實報實 銷實報實 銷說明：1. 一類地區(qū)：北京、上海、深圳、珠海等沿海特區(qū)開放城市；2. 二類地區(qū)：汕頭、廈門、?？凇⑶鄭u、天津等沿海開放城市， 以及各省會直轄市；3. 三類地區(qū)：除上述一、二類地區(qū)外的，當日不能往返的城市 或地區(qū)；4. 市內周邊地區(qū)：50公里以內的地區(qū)；5. 一般主管到一、二類地區(qū)由差，外派常駐人員由差，從廣州有直達火車且路程時間不超過 24

21、小時的，應乘火車；6. 外派常駐人員統(tǒng)一安排住房是指公司已在當?shù)刭徺I商住樓，或統(tǒng)一租用生活用房以及租用的辦公樓部分用于住房等。7. 飛機乘坐標準。除總經理可乘商務艙以上標準外，其他人員只能乘坐普通經濟艙，特殊情況由總經理特批。附件三由國人員差旅費標準一覽表單位：元（港幣）/天人由國人員住宿費由差長途交通費憑票級別憑票報銷定額補助報銷主管600250車船票實報實經理800350銷；飛機票僅限于普總監(jiān)1000500通艙機票副總經理及以 上人員實報實銷800說明:1、由差補助包括：膳食補助、交通補助、日常雜費補助；除 來回長途交通費及中轉機票以外，其余一切交通費原則上不予報 銷，特殊情況須經主管副總

22、經理審核、總經理審批后方可報銷。2、公司派往境外學習、實習和培訓且有固定住所者，每人每 天給予300港幣的由差補助。3、當天往返的港澳由差，按 150元/次予以定額補貼；3、飛機乘坐標準。除總經理可乘商務艙以上標準外，其他人 員只能乘坐普通經濟艙，特殊情況由總經理特批。4、多人一同由差，應安排二人間或三人間住宿，住宿費報銷 標準相應降20%附件四異地駐外商務機構費用報銷標準一覽表費用項目內容報銷標準備注長途交通總部一一區(qū)域飛機經濟艙（限經理 以上）按實際報銷區(qū)域內火車硬臥、汽車、船辦公費傳真、郵遞、打字、 復印1500元/年（管轄兩 個商務處以上的為1800元/年）憑票限額報 銷郵政、電話費商

23、務處郵政、電話費500元/月（管轄兩個商務處以上的為 700元/月）憑票限額報 銷住房補貼住房租金、水電費、 管理費按公司統(tǒng)一制訂的 標準和管理辦法定額報銷文員工資工資試用期：900元/月 轉正后：1100元/月 北京、上海文員可增加200元/月憑本人收據(jù) 報銷備注香港公司參照本規(guī)定，另行編制報批附件五辦公電話費執(zhí)行標準單位：元M-L /q 岡位職務業(yè)務特性基本標準（兀/人）涉外業(yè)務涉外公務非對外外貿內銷采購財務行政其它經理 職員300100200100300200100501005030部門劃分標準（元/月）部門 標準國內營 銷中心外貿采購部財務部行政 中心供應 中心金額4000150080

24、0300300300備注業(yè)務人員移動話費標準，另行規(guī)定附件六辦公費執(zhí)行標準單位:元M-L /q 岡位職務業(yè)務特性基本標準（兀/人）單據(jù)處理文案公務其它購銷財務倉庫人事行政職門劃分標準（元/月）部門 標準國內營 銷中心外貿采購部財務部行政 中心供應 中心金額400250300300250200備注部門標準包括部門職能工作范圍應承擔公司公共部分附件七：報銷單據(jù)規(guī)范指引一、報銷單的填寫要求各項資金及費用的報銷單的填寫由各歸口部門負責填寫，差旅費報銷單和費用支由報銷單的各項要素必須填寫齊全， 嚴格按文件的審批流程進行審批。二、報銷單據(jù)的粘貼要求各種單據(jù)粘貼應當整齊、牢固，單據(jù)

25、的粘貼應保證財務人員方便復核報銷金額和核實票據(jù)的真?zhèn)?。三、各種車票據(jù)的要求各類長途機、車、船票均有日期、起止地址、發(fā)票專用章，票面金額清楚，界線正確（以劃界最明顯的大寫金額為核報金額）C背面應有經辦人簽名。明顯超過本銷售區(qū)域或月度計劃項目以外 的飛機、船車票背面必須有主管總監(jiān)以上人員簽名核準。四、其它票據(jù)的要求所有的報銷票據(jù)需正式發(fā)票，發(fā)票應當清晰記明單位名稱、開票日期、貨物名稱、型號、單價、大小寫合計金額、開票人簽名、開票單位發(fā)票專用章和當?shù)囟悇諜C關的發(fā)票專用章，經辦人 在票據(jù)背面簽字并注明時間，所有的報銷票據(jù)不得涂改、挖補，否則視為無效。住宿費發(fā)票正面必須有由票日期、入住和退房日期、住宿費

26、 用項目、單價、總金額、由票人簽名及由票單位公章、發(fā)票專用 章等，背面必須有入住人簽名。明顯超越業(yè)務區(qū)域的住宿發(fā)票背 面必須有主管總監(jiān)以上人員簽名核準。公司規(guī)定允許不需辦理入倉管理的特殊采購項目，報銷發(fā)票 （發(fā)票或提貨清單必須貨物名稱、型號、單價項目）背面必須有 經辦人、驗收人、部門負責人簽名。電話費用必須憑郵電部門開具的有效發(fā)票為報銷憑證。發(fā)票遺失等無發(fā)票報銷需寫明原因并經總經理簽批方可報 銷。五、各類報銷單據(jù)凡不符合本標準的，財務部有權拒絕報銷。附件八enen業(yè)務招待費用申請表單位：申請日期：年月 日申請人部門職務被接待主要人員情況說明我司陪同人員姓名職務備注共 人接待事由說明：費用項目小計金額（元）總經理單位經理業(yè)務（授權人）負責人（主任）經 辦附件九enen出差（長途）申請表申請日期:單位：月 日總經理 務（授權人）單位經理業(yè)負責人（主任）經辦出差人姓 名科