會計電算化對會計檔案工作帶來的思考

1、會計電算化對會計檔案工作帶來的思考近些年來,隨著會計電算化工作的開展,產(chǎn)生了大量的電子會計文件,這為檔案管理工作 增加了新的內(nèi)容,檔案管理的一系列工作程序、管理方法都需要跟進。一、電算化會計檔案管理工作的特點1、電子檔案和紙質檔案并存,增加了管理的難度。傳統(tǒng)的會計檔案是指會計憑證、會計 賬簿和會計報表等會計核算紙質材料,實行會計電算化以后,產(chǎn)生了許多依附于計算機磁性介 質上的數(shù)據(jù)與文件,包括電子化會計憑證、賬簿和報表等數(shù)據(jù),相應電算化環(huán)境下的計算機系 統(tǒng)軟件、財務軟件及其開發(fā)文檔等內(nèi)容。但同時,傳統(tǒng)的紙質會計檔案還保留著。這兩種介質檔案,其保存手段、保管條件都不一樣,為管理工作帶來難度。2、管

2、理工作依賴于計算機系統(tǒng)環(huán)境。電算化會計檔案的載體不是傳統(tǒng)的紙張而是磁性 介質,因而具有體積小、質量輕等特點。但與傳統(tǒng)的會計檔案相比,電算化會計檔案管理工作依賴于計算機系統(tǒng)。傳統(tǒng)的會計檔案直觀性強,人們可以不借助任何技術手段而直接查看到會計信息,而電算化會計檔案必須在特定的計算機硬件與軟件環(huán)境下才可重現(xiàn)。3、電算化會計檔案的安全性、完整性要求更高。電算化會計檔案因其信息的數(shù)字化 大大提高了會計檔案的利用效率,便于會計檔案信息的資源共享;但電算化會計檔案具有易破 壞,難留痕跡的特點,加大了會計檔案被篡改、破壞的風險。二、目前會計電算化下檔案管理存在的問題1、會計檔案載體的完整性不能體現(xiàn)。很多單位由

3、于單位領導和財會人員對電算化會計 檔案的工作內(nèi)容理解不到位,缺乏管理會計檔案的經(jīng)驗,只是將打印出的紙質檔案存檔,而沒有將存儲在計算機中的會計信息備份在磁性介質上歸檔保存,或雖保管但只保管一份,從而影 響會計檔案的完整性。2、會計電算化所需要的軟硬件設備不能完全到位,使得會計檔案的載體質量難以達到相 關規(guī)定的要求。目前許多單位因為沒有將會計軟件的版式及軟件系統(tǒng)很好地保存,導致在電 算化軟件升級后,不同版本下的會計數(shù)據(jù)不能被調用。 會計檔案管理辦法規(guī)定 “采用計算 機進行會計核算的單位應當保存打印出紙質會計檔案 ”并,對保存期限做了規(guī)定,但目前由于 一些單位沒有更新和升級輸出打印設備,致使打印輸出

4、的紙介質會計檔案達不到規(guī)定的保存期限;或因為磁盤介質的質量問題,或未實行備用盤與存儲盤分離存放,導致電子數(shù)據(jù)的損壞或丟失。3、會計檔案管理制度不完善。由于沒有完善的、針對電子文件的制度規(guī)范,電算化會計檔案的歸檔工作處于無序狀態(tài)。歸檔時仍舊沿襲手工管理時的老做法,只歸檔紙質文件,將原來用手工記錄的賬簿、報表,改成了用計算機打印出來的賬簿、報表。三、做好會計檔案管理工作的對策（一）應加大對軟硬件設備設施的投入比如,選用功能符合本單位實際業(yè)務需要的電算化會計軟件,最好是具有檔案管理輔助功能的電算化軟件;強化系統(tǒng)的安全防護功能,進行定期維護,避免因電腦安全或網(wǎng)絡安全導致 會計檔案泄密或被人為惡意修改;

5、配備具有高清晰度打印能力的激光或噴墨打印機,以它們作為輸出紙質會計檔案的工具;完善硬件設施建設,提供環(huán)境清潔與溫濕度穩(wěn)定適宜的專用會計 檔案存放倉庫。（二）完善電算化下會計檔案管理的各項制度1、建立電算化會計檔案的立卷歸檔制度。按照有關稅務、審計等管理部門的要求,及時打印輸出有關賬簿、報表,記賬憑證、總分類賬、現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬也要打印書 面材料,并及時立卷。會計數(shù)據(jù)在未打印成書面形式輸出之前,應妥善保管并保留副本。應注 意的是,會計電算化系統(tǒng)開發(fā)和使用的全套文檔資料及軟件程序,都應視同會計檔案保管。2、建立電算化會計檔案保管制度。根據(jù)國家檔案局的標準,建立電算化會計檔案保管制度。選擇

6、優(yōu)質的磁盤介質進行會計檔案數(shù)據(jù)備份,備用盤與儲存盤分離存放;做好防壓、防塵、防光、防腐蝕工作;按一定順序對電子會計檔案進行分類編號和著錄,制作檔案管理文件卡片。3、建立嚴格的借用制度。 查閱會計檔案,需經(jīng)財務部門負責人批準,按照檔案管理的有關 規(guī)定,辦理借閱手續(xù);外單位查閱本部門會計檔案,要有單位介紹信,并經(jīng)主管領導、 財務部門負 責人批準。4、建立定期備份和維護制度。電算化會計檔案應定期將會計數(shù)據(jù)備份到磁性介質,并設立備查登記簿,提供備份時間、 數(shù)量、保管方式等備份細節(jié)信息;同時,由于磁性介質的特殊性 管理人員必須對這些電算化會計檔案進行定期檢查、復制,以防止會計信息損壞。5、建立分權限調用

7、制度。對電算化會計檔案的各項內(nèi)容要規(guī)定不同的使用權限。普通 數(shù)據(jù),可較大范圍共享;涉及單位機密的數(shù)據(jù),僅供特定的人員使用;而設計原程序文件、 數(shù)據(jù)結 構文件等,則只有主管人員或程序開發(fā)人員才能使用。通過這樣的設置,保證電子檔案的安全性,減少人為修改的可能。（三）提高思想重視程度。 實現(xiàn)會計電算化的企事業(yè)單位,有關領導應當提高對電算化會計 檔案資料進行科學化管理重要性的認識,并督促有關制度的建立?，F(xiàn)今不少實現(xiàn)會計電算化的企事業(yè)單位,對會計檔案資料的管理仍局限于手工管理階段的經(jīng)驗。因此,應當進一步提高電算化會計檔案管理者的素質,把磁性介質檔案資料的管理落到實處。（四）提高電算化會計檔案保管人員的素質。 要管理、 保存和利用好電算化會計檔案,必須 有相應的檔案管理人才。 管理電算化會計檔案的人員比一般的檔案管理人員綜合素質要求高 除了要具備傳統(tǒng)的會計檔案管理專業(yè)知識外,還必須具備電算化基礎知識、計算機軟硬件基