XX公司發(fā)文管理辦法

1、成功是失敗之母，一切都是努力的結(jié)果發(fā)文管理辦法第一章總則第一條為規(guī)范和嚴肅公司發(fā)文工作，提高發(fā)文效 率、保證發(fā)文質(zhì)量，保證文書的安全、及時傳遞，特 制定本管理辦法。第二條 公司所有文書的呈批和發(fā)文由辦公室統(tǒng)一 管理。第二章行文規(guī)則第三條 公文的種類公文類別主要有：通知、通報、報告、請示、決 定、決議、批復(fù)、函、會議紀要、總結(jié)、計劃、簡報、 制度、規(guī)定、辦法等。第四條 公文格式公文格式一般包括：標題、主送部門（領(lǐng)導）、正 文、附件、發(fā)文單位（單位公章）、發(fā)文時間、抄送單 位、文件版頭、公文編號、機密等級、緊急程度、閱 讀范圍等項。1 .標題：公文的標題應(yīng)當準確、簡要地概括公文的 主要內(nèi)容并標明發(fā)

2、文部門、事由和公文種類。2 .主送部門：指公文主要送達的單位（領(lǐng)導）或部門，凡是向上級報送均為主送部門；一般只寫一個主 送部門，不得多頭主送。如需要，同時報送另一上級， 可以用抄報的形式。3 .正式公文的主體：文字簡明扼要、條理清楚、實 事求是。4 .發(fā)文單位：寫在公文下面偏右，要寫全稱，如以 領(lǐng)導個人名義行文，應(yīng)冠以職務(wù)身份。5 .發(fā)文日期：公文必須注明發(fā)文日期，以表明從何 時開始下文。發(fā)文日期在發(fā)文部門下面向右錯開，要 寫全年月日。發(fā)文日期一般以簽發(fā)人簽發(fā)日期為準。6 .抄報、抄送單位：屬上級的列入抄報，平行或下 級列入抄送。7 .文件版頭：正式公文一般都有版頭，版頭以紅色 大寫印上“廣西

3、創(chuàng)新港灣工程有限公司文件”，下面加 一道紅線，通常稱為紅頭文件。所有以公司名義下發(fā) 的公文一律用紅頭文件形式。8 .公文編號：一般包括編字、年號、順序號。9 .機密等級：機密公文應(yīng)當根據(jù)機密程度劃分等級， 分別注明“絕密”，“機密”，“秘密”，“普通”字樣。10 .附件：公文如有附件，應(yīng)當在正文之后，發(fā)文部 門之前注明附件名稱和件數(shù)。11 .其它：公文排版要求詳見附件。第五條 行文要求1 .行文須嚴格區(qū)分公文類別，并嚴格按相應(yīng)格式 書寫、排版；2 .明確發(fā)文權(quán)限。屬于全面的，重要的方針政策 性問題，以公司名義行文。屬于限定方針范圍內(nèi)的日 常業(yè)務(wù)工作問題，以有關(guān)部門名義行文。3 . 公文由主辦部

4、門經(jīng)辦人擬稿，經(jīng)部門經(jīng)理審 核、簽字后交辦公室登記。由辦公室送呈有關(guān)領(lǐng)導簽 發(fā)。發(fā)文涉及幾個部門的，經(jīng)辦單位負責組織相關(guān)部 門會簽后，再上交辦公室。第六條 關(guān)于公司的公文編字為便于公司公文的使用、保管、立卷、歸檔和查 閱，將公司公文編字明確為：發(fā)文部 門或人 員編字說明執(zhí)行董 事桂新 董字1、發(fā)文由辦公室統(tǒng)一編號；2、發(fā)文字號3號仿宋體；序號為3位；年份用六角括號“"如 “桂新辦字2002第001號”；總經(jīng)理 昕桂新 總字經(jīng)營部桂新 經(jīng)字辦公室桂新 辦字人力資 源部桂新 人字財務(wù)部桂新 財字生產(chǎn)中心桂新 生字總工室桂新 工字供應(yīng)部桂新 供字第三章發(fā)文程序及要求第七條 發(fā)文程序包括擬稿

5、、校對、審核、簽發(fā)、 用印、發(fā)文、歸檔等程序。（一）公文的草擬、打印、校對。1 .經(jīng)辦人負責公文的起草（包括錄入、排版） 草擬公文必須使用統(tǒng)一格式的公文稿紙（見附表三） 起草公文的人名、地點、數(shù)字、標點符號要準確，時 間要寫具體的年月日。人名、地名、文件名稱、事物 名稱等，不得用簡稱。2 .起草公文后，到辦公室統(tǒng)一打印、輸出。辦公 室秘書負責核對公文符合公文格式后加蓋“擬文專用早 O3 .公文打印后、由擬稿人校對無誤后簽字。（二）公文審核。文件起草后，由經(jīng)辦部門經(jīng)理審核、簽字O如涉及其他部門，經(jīng)辦部門送相關(guān)部門會簽。把“文件呈 批單”（具體格式見附表），同文件一并交辦公室。（三）公文的核稿。所

6、有公文呈批前由辦公室負責核稿。核稿的主要 內(nèi)容包括：1 .文件呈批單是否填寫準確，完整。所有相關(guān)部門 是否都已簽字。2 .公文打印、排版格式是否符合公司要求；3 .公文意思是否得表達清楚、準確。如核稿不合格，辦公室簽署修改意見后交經(jīng)辦人 重新辦理。（四）公文的呈批。辦公室核稿通過后，在“文件呈批單”上填寫公 文編號和密級，簽署處理意見。在“發(fā)文登記表”上 登記后，由辦公室主任根據(jù)事情的輕重緩急，在文件 呈批表上加蓋“特急”和“急件”字樣。按審批權(quán)限、 業(yè)務(wù)性質(zhì)分類，分別呈相關(guān)領(lǐng)導審批。辦公室不得積壓文件，要及時呈批或下發(fā)。（五）公文批閱。公司相關(guān)領(lǐng)導批閱文件，“特急”文件須馬上批辦, “急件”

7、須當天批辦。所有文件的必須在兩個工作日之內(nèi)閱批完畢。公司相關(guān)領(lǐng)導認為文稿與原意不符，由辦公室退 回擬稿人重寫。如果僅涉及文字問題，直接由辦公室 負責修改。擬稿人重寫后，再次送簽時必須附上修改前的所 有原稿。辦公室負責核對修改稿與原稿，確保公文嚴 格按領(lǐng)導意見進行了修改，并且經(jīng)辦人已經(jīng)告知相關(guān) 部門經(jīng)理（由辦公室秘書電話查詢）。（六）公文打印。公文簽發(fā)后，交辦公室主任。辦公室主任審查后 交辦公室秘書登記、打印正式文稿；打印前辦公室秘 書瀏覽文件內(nèi)容，檢查所打印文件的合法性、并在打 印登記簿上詳細登記文件名、 份數(shù)、頁數(shù)、經(jīng)辦人等, 具體見打印登記簿；對于不需要蓋章的文件，在打印正式文稿后，由 辦

8、公室秘書填寫“發(fā)文登記簿”后，進行發(fā)文，同時 將一份正式文件、領(lǐng)導簽發(fā)的原稿中的終稿、文件呈批單及該文件電子版存檔備案。對于需要蓋章的文件見下一步；（七）公文蓋印、登記。需要蓋章的文件，打印后由辦公室秘書履行蓋章 手續(xù)。對兩張以上的文件另外加蓋騎縫蓋?！拔募逝?單”由辦公室秘書留存?zhèn)洳椋k公室秘書須在文件呈 批單上簽字。文件蓋章后，將一份正式文件、領(lǐng)導簽發(fā)的原稿 中的終稿、文件呈批單及該文件電子版存檔備案。同 時由辦公室秘書填寫“發(fā)文登記表”后發(fā)文。（八）發(fā)文。對外發(fā)文要求：1、辦公室秘書通知經(jīng)辦人到辦公室辦理文件領(lǐng)用 手續(xù)后，由經(jīng)辦人帶文件外出自行辦理（特殊情況下， 如絕密文件須有他人陪同

9、前往）；領(lǐng)取文書的當事人必 須在登記簿上簽名。2、需要以信函、特快專遞或以電子郵件形式發(fā)文 的，統(tǒng)一由辦公室秘書辦理。對內(nèi)發(fā)文要求：1、對內(nèi)發(fā)文采取在公司局域網(wǎng)上公布或加蓋“對 內(nèi)發(fā)文章”后向相關(guān)部門發(fā)文（紙質(zhì)文件）兩種方式；2、對于在公司局域網(wǎng)上公布的公文，由辦公室秘頁腳內(nèi)容10書通知相關(guān)人員及時上網(wǎng)查閱，并在發(fā)文登記簿上登記；3、對于確需發(fā)紙質(zhì)文件的，只發(fā)復(fù)印件。并由辦 公室專人在文件上加蓋“對內(nèi)發(fā)文章”并復(fù)印后，通 知相關(guān)部門到辦公室辦理文件領(lǐng)用手續(xù)，領(lǐng)取復(fù)印件。第八條 公文的借閱和清退按檔案管理辦法有 關(guān)規(guī)定執(zhí)行。第九條公文的立卷、歸檔和廢除按檔案管理辦 法有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。第四章附則第十

10、條 本管理辦法由辦公室負責解釋。第十一條本管理辦法的擬定或者修改由辦公室負責，報總經(jīng)理批準后執(zhí)行。第十二條 本管理辦法自頒布之日起實施附表一、辦文呈批單辦文呈批單文件標題()文件編號桂新字 號密級附件擬稿人日期年 月公司領(lǐng)導辦公室主經(jīng)辦部門相關(guān)部門擬 稿 說 明辦公室秘書簽字成功是失敗之母，一切都是努力的結(jié)果附表二、發(fā)文登記簿發(fā)文登記簿日期文 件 類 別編 號文件名經(jīng)辦 部門對方 單位呈批 時間審批 人下發(fā) 時間回復(fù) 確認備注附表三、公文格式及要求公文格式及要求字體字號頁邊距（cm）性、1標 題正 文標 題正 文行 距（ 倍 ）字 距上下左右用紙規(guī)格其它注意事項及要求質(zhì)W1.標題與正文之間空一

11、行；PS2.落款下正文之間空3空草 稿里 八、體幼 圓號五 號字 處 理標 準2.82.81.56.0A43 .每頁標注頁碼注明：4 .落款之后注明：注釋：（1）此件為草稿（第*稿）；軟（2）擬稿人：（簽名）審核：件（簽名）打印人：（簽名）3毫 米頁腳內(nèi)容14成功是失敗之母，一切都是努力的結(jié)果正 式 文 稿華 文 中 宋（ 加 粗 ）仿 宋 體號四號W PS 字 處 理 軟 件2 毫 米標準3.73.52.5頁月2.6炳容14A41 .上報公文需識簽發(fā)人姓名，平行排 列于發(fā)文字號右側(cè)，發(fā)文字號居左空1字，簽發(fā)人姓名居右字空1字；“簽 發(fā)人”用3號仿宋體字，姓名用3號 楷體字標識；2 .正文中小標題用3號黑體字；3 .每一自然段首空2格；4 .正文與附件之間空1行（附件的標 注方法附件：1、2、）5 .公文排版后所剩空白處不能容卜 印章位置時，不得采取標識