新加坡圖書館的現(xiàn)代化管理

1、 新加坡圖書館的現(xiàn)代化管理赴新加坡國家圖書館學習報告史睿(國家圖書館善本特藏部敦煌吐魯番資料中心根據(jù)中國國家圖書館(NLC和新加坡國家圖書館管理局(NLB,Singapore交換館員計劃,我們一行三人于2001年11月23至12月22日赴新加坡學習、考察。在新加坡期間,新加坡國家圖書館管理局為我們安排了周詳?shù)膶W習、參觀計劃,使我們有機會全面了解新加坡圖書館體系的基本情況,認識其結(jié)構(gòu)與功能。一個月內(nèi),我們參觀了新加坡國家圖書管理局總部及其屬下的參考圖書館、圖書資源中心、兩家區(qū)域圖書館和六家社區(qū)圖書館,兩家政府機構(gòu)圖書館,參觀了新加坡國立大學和南洋理工大學的圖書館。考察一家圖書館的現(xiàn)代化水平,不僅

2、僅視其館藏文獻總量、文獻開發(fā)能力、人力資源和設(shè)備配置的水平而定,現(xiàn)代化的管理理念和規(guī)范的運作規(guī)程才是現(xiàn)代圖書館的靈魂,只有現(xiàn)代化的管理才能使文獻資源、設(shè)備資源和人力資源協(xié)同配合,發(fā)揮出最高的效能。新加坡國家圖書館管理局運用現(xiàn)代化的管理手段和規(guī)程,建立起方便、高效的城市公共圖書館體系,給我們留下了深刻的印象。我將分五個方面談一談我的思考。一、高度的社會化協(xié)作?，F(xiàn)代化社會的重要標志之一就是高度的社會分工協(xié)作,沒有任何一個企業(yè)、機構(gòu)或政府部門能夠統(tǒng)攬一切、閉門造車而不與他人合作的。通觀新加坡國家圖書館管理局,其業(yè)務(wù)網(wǎng)絡(luò)呈星狀放射形分布,中央是圖書館的核心業(yè)務(wù)群,包括選書、采購、典藏、流通、咨詢服務(wù)和

3、節(jié)目開發(fā)等項內(nèi)容,而圖書館館舍規(guī)劃建設(shè)、設(shè)備技術(shù)更新、部分圖書編目、館際物流、網(wǎng)站維護以及日常的排架、清潔等工作全部外包?！巴獍笔俏覀冊谛录悠聢D書館聽到最多的關(guān)鍵詞之一,它體現(xiàn)著高度的社會化協(xié)作水平。新加坡國家圖書館管理局以“增強國人的學習能力”為使命,以“建立一個讓新加坡人民容易取得資訊、便于使用、有效及收費合理的世界級圖書館服務(wù)體系”為服務(wù)宗旨,服務(wù)于現(xiàn)代國民的終身教育。確立了這一目標,所以他們能夠明確自身的核心業(yè)務(wù)所在,而圍繞這一核心業(yè)務(wù)的其它環(huán)節(jié)則依靠社會化分工協(xié)作來支撐,并不企圖“建立一個無所不包的圖書館“航母”。如所周知,土木工程、物流、技術(shù)研發(fā)等都非圖書館所擅長,基于成本比較原

4、理,圖書館通過市場渠道獲取相關(guān)的服務(wù)則遠比自身從事這些事務(wù)的成本低得多。市場經(jīng)濟的現(xiàn)代化社會中,沒有人會為了喝牛奶而去建一座牧場。新加坡國家圖書館內(nèi)部也有充分的業(yè)務(wù)合作,例如圖書資源中心承擔著新加坡國家圖書館管理局所屬各館的圖書采選、編目、加工和典藏職能,各館不再設(shè)立采編部門;參考圖書館負責所有的參考咨詢業(yè)務(wù),除區(qū)域圖書館外,各館所接受的咨詢直接轉(zhuǎn)至參考館;節(jié)目開發(fā)組負責向社會公眾推廣圖書館的服務(wù),為各館設(shè)計節(jié)目,參考館及社區(qū)館服務(wù)所得收益由這個組統(tǒng)一收取。內(nèi)部的協(xié)同分工使圖書館獲得最高的效率,同時也最大限度地降低了成本。二、細致的科層劃分和合理的人力資源配備。新加坡國家圖書館業(yè)務(wù)部門的員工一

5、般分為專業(yè)圖書館館員、圖書館職員和一般工人(包括全職和兼職。專業(yè)館員一般具有大學本科學歷,多擔任各館的管理、咨詢、節(jié)目組織實施等核心工作,圖書館職員則承擔日常的事務(wù)工作,工人則負責排架、搬運等簡單勞動。各個科層的人員構(gòu)成為金字塔形,以目前最新,同時也是最大的區(qū)域圖書館兀蘭圖書館(Woodland Regional Library為例,四五位專業(yè)圖書館員,十位圖書館職員和二三十位工人,專業(yè)圖書館員具有大學或碩士以上學歷,圖書館職員具有理工學院的學歷(相當于我國的大學?？?一般工人只需中學和小學學歷。各科層人員都有專門的崗位,高學歷的職員不能從事簡單勞動,低學歷的職員也不能從事復(fù)雜勞動,這樣的人力

6、資源配備最大限度的降低了成本,提高了效率。新加坡的收入水平和學歷相對應(yīng),聘用大學以上的職員要比聘用一般工人的費用高五到十倍,所以在工作流程設(shè)計方面,他們盡可能地將工作細分為多道工序,將專業(yè)人士從簡單勞動中解脫出來,讓他們在復(fù)雜勞動中充分發(fā)揮效用。職能部門也盡可能精簡,以我們最熟悉的亞洲圖書館和國際關(guān)系處僅有四位全職職員(包括正副處長,其余職員和工人都是臨時聘用的。據(jù)統(tǒng)計,全館人事部的投資僅占全部投資的 3.58%,新加坡國家圖書館管理局人力資源管理水平由此可見一斑。三、周密的工序安排和積極的中期調(diào)試。最能體現(xiàn)新加坡國家圖書館管理流程嚴密性的是圖書資源中心,這里就象一條現(xiàn)代化流水線。資源中心的選

7、書、采購、編目、圖書加工和典藏是整個圖書館最為繁重也是最為核心的工作環(huán)節(jié),新加坡國家圖書館在其工序安排方面下了一番功夫。整個流程中使用了統(tǒng)籌學的安排和大量高科技的手段,將工序分解為若干部分,每道工序的目標明確,既方便工作人員學習掌握,也利于管理者的評測和驗收。其中選書、編目是高學歷的圖書館館員才能擔當?shù)娜蝿?wù),是圖書加工全過程中投入最多的環(huán)節(jié);采購、發(fā)訂、查收、典藏等工序則任用圖書館職員,至于一般的圖書加工,如貼標、入庫、分揀等工序則雇用一般工人完成。計算機技術(shù)、非接觸智能卡技術(shù)和自動化技術(shù)的應(yīng)用也大幅度降低了人力資源的浪費,已編圖書的分類、登錄和信息寫入等工序都由計算機完成,操作者具有中學水平

8、就能勝任。以信息寫入為例,操作者只要調(diào)出書目數(shù)據(jù),將空白非接觸智能卡放在指定位置,信息即瞬時寫入卡中,夾在書中即可,下道工序會將智能卡粘在書上。全部工序的運行過程中,他們還進行積極的中期調(diào)試,以完善工序的設(shè)計。例如原本所有復(fù)本都需堆放在編目員工作臺上,以便編目;后來發(fā)現(xiàn)編目員實際上只需要不同單冊就足夠了,于是他們將復(fù)本直接入庫,待編目完成之后,再追加目錄信息即可,節(jié)省了待編目圖書搬動所費的工時,又減輕了編目員和搬運工的工作量,收到了極好的效果。從采購到入藏、流通,周期極短。由于從本地書商采購圖書,所以從網(wǎng)上發(fā)出訂單,到收到圖書,中間一般只須3天左右時間,最長不超過7天。加之采選、編目的工作地點

9、和書庫同在一處,位于新加坡樟宜空港附近,極大地縮短了圖書編目和入藏的周期;而且書商提供圖書的同時,越來越多地提供完整的圖書目錄信息,編目員只需加以核定,這樣更加縮短了入藏周期。流通過程由于使用了自動化設(shè)備,又有新加坡郵政局的配合,所以圖書流通不僅能夠做到及時快捷,而且能做到異地借還、通還通借,極大方便了讀者。四、長效的全員培訓(xùn)。新加坡圖書館專業(yè)圖書館館員一般具有大學以上學歷,但是新加坡本地大學中并不設(shè)立圖書館學專業(yè),大學生入館之后多由館方出資送到國外大學進修圖書館學的課程,近年來,新加坡國家圖書館管理局與南洋理工大學合作,開辦圖書館學碩士課程,現(xiàn)在大多數(shù)館員在本地就能完成專業(yè)培訓(xùn),節(jié)省了培訓(xùn)費

10、用和時間。一般地,凡由館方資送的館員,每學習一年,相應(yīng)地要為圖書館服務(wù)兩年。有效的培訓(xùn)機制為不僅激勵在職的青年人積極向上,而且成為吸引有志青年進入新加坡國家圖書館的有利條件。盡管該館人才流動十分頻繁,但流入和流出的人才能夠保持動態(tài)平衡。五、自動化辦公的實現(xiàn)。新加坡國家圖書館的自動化辦公給我留下來深刻的印象。除了利用一般的自動化辦公設(shè)備,如電腦、復(fù)印機、傳真機、打印機等等之外,他們的軟件系統(tǒng)發(fā)揮了不可估量的作用,極大地提高了辦公效率,節(jié)省人力資源,最大效率地發(fā)揮了自動化辦公設(shè)備網(wǎng)絡(luò)的功能。例如他們所開發(fā)的Elibrary Hub系統(tǒng),對于讀者,它是一套集目錄檢索、電子圖書借閱、參考咨詢等功能于一

11、身的數(shù)字化圖書館;對內(nèi),它是新加坡國家圖書館的信息命脈。通過這套系統(tǒng),館員可以實現(xiàn)無紙辦公,各部門不必前往總部,就能完成所有事務(wù)性工作,如申請假期、參加培訓(xùn)、接收通知等等;在業(yè)務(wù)工作方面,它能夠提供的方便就更多了,例如參考咨詢業(yè)務(wù),以往都是依靠咨詢館員個人的經(jīng)驗來服務(wù)讀者,現(xiàn)在通過Elibrary Hub,咨詢館員可以將大家的知識和經(jīng)驗共享,即經(jīng)由網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫(即以往咨詢案例的檔案和統(tǒng)計結(jié)果獲取他人的成果,同時,也可以將某個難于解決的讀者咨詢案例放在網(wǎng)上,申請其它館員的解答。各部門的負責人也是通過這套系統(tǒng)對本部門的人員及其工作進行管理的。經(jīng)過這次赴新加坡的學習培訓(xùn),我對于國外先進的圖書館現(xiàn)代化管理制度有了進