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文檔簡介
1、第三章、商品出入庫管理本章學(xué)習(xí)目標(biāo):通過本章學(xué)習(xí),熟悉企業(yè)訂單處理過程,掌握倉庫入庫過程和出庫過程的關(guān)鍵作業(yè)以及管理要點(diǎn)。第一節(jié)、商品出入庫過程概述一、現(xiàn)代倉庫的作業(yè)過程和特點(diǎn)(一)現(xiàn)代倉庫的作業(yè)過程(1)實(shí)物流圖31 倉庫實(shí)物流過程(2)信息流圖32 倉庫信息流過程(二)倉庫作業(yè)過程的特點(diǎn)(1)作業(yè)過程不連續(xù)(2)作業(yè)量不均衡(3)作業(yè)對(duì)象復(fù)雜(4)作業(yè)范圍廣泛第二節(jié) 商品入庫管理商品入庫業(yè)務(wù)也叫收貨業(yè)務(wù),它是倉儲(chǔ)業(yè)務(wù)的開始。商品入庫管理,是根據(jù)商品入庫憑證,在接受入庫商品時(shí)所進(jìn)行的卸貨、查點(diǎn)、驗(yàn)收、辦理入庫手續(xù)等各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的計(jì)劃和組織。圖33 入庫步驟圖一、貨物接運(yùn)由于貨物到達(dá)倉庫的形式
2、不同,除了一小部分由供貨單位直接運(yùn)到倉庫交貨外,大部分要經(jīng)過鐵路、公路、航運(yùn)、空運(yùn)和短途運(yùn)輸?shù)冗\(yùn)輸工具轉(zhuǎn)運(yùn)。凡經(jīng)過交通運(yùn)輸部門轉(zhuǎn)運(yùn)的商品, 都必須經(jīng)過倉庫接運(yùn)后,才能進(jìn)行入庫驗(yàn)收。因此,貨物的接運(yùn)是入庫業(yè)務(wù)流程的第一道作業(yè)環(huán)節(jié),也是倉庫直接與外部發(fā)生的經(jīng)濟(jì)聯(lián)系。它的主要任務(wù)是及時(shí)而準(zhǔn)確地向交通運(yùn)輸部門提取入庫貨物,要求手續(xù)清楚,責(zé)任分明,為倉庫驗(yàn)收工作創(chuàng)造有利條件。因?yàn)榻舆\(yùn)工作是倉庫業(yè)務(wù)活動(dòng)的開始, 如果接收了損壞的或錯(cuò)誤的商品, 那將直接導(dǎo)致商品出庫裝運(yùn)時(shí)出現(xiàn)差錯(cuò)。商品接運(yùn)是商品入庫和保管的前提,接運(yùn)工作完成的質(zhì)量直接影響商品的驗(yàn)收和入庫后的保管保養(yǎng)。 因此, 在接運(yùn)由交通運(yùn)輸部門 ( 包括
3、鐵路 ) 轉(zhuǎn)運(yùn)的商品時(shí),必須認(rèn)真檢查,分清責(zé)任,取得必要的證件,避免將一些在運(yùn)輸過程中或運(yùn)輸前就已經(jīng)損壞的商品帶入倉庫,造成驗(yàn)收中責(zé)任難分和在保管工作中的困難或損失。做好商品接運(yùn)業(yè)務(wù)管理的主要意義在于,防止把在運(yùn)輸過程中或運(yùn)輸之前已經(jīng)發(fā)生的商品損害和各種差錯(cuò)帶入倉庫,減少或避免經(jīng)濟(jì)損失,為驗(yàn)收和保管保養(yǎng)創(chuàng)造良好的條件。商品接運(yùn)的主要方式有:(一)提貨(1)到車站、碼頭提貨這是由外地托運(yùn)單位委托鐵路、水運(yùn)、民航等運(yùn)輸部門或郵局代運(yùn)或郵遞貨物到達(dá)本埠車站、碼頭、民航站、郵局后,倉庫依據(jù)貨物通知單派車提運(yùn)貨物的作業(yè)活動(dòng)。此外,在接受貨主的委托,代理完成提貨、末端送貨的活動(dòng)的情況下也會(huì)發(fā)生到車站、碼頭
4、提貨的作業(yè)活動(dòng)。這種到貨提運(yùn)形式大多是零擔(dān)托運(yùn)、到貨批量較小的貨物。提貨人員對(duì)所提取的商品應(yīng)了解其品名、型號(hào)、特性和一般保管知識(shí)以及裝卸搬運(yùn)注意事項(xiàng)等,在提貨前應(yīng)做好接運(yùn)貨物的準(zhǔn)備工作,例如裝卸運(yùn)輸工具,騰出存放商品的場地等。提貨人員在到貨前,應(yīng)主動(dòng)了解到貨時(shí)間和交貨情況,根據(jù)到貨多少,組織裝卸人員、機(jī)具和車輛,按時(shí)前往提貨。提貨時(shí)應(yīng)根據(jù)運(yùn)單以及有關(guān)資料詳細(xì)核對(duì)品名、規(guī)格、數(shù)量,并要注意商品外觀,查看包裝、封印是否完好,有無沾污、受潮、水漬、油漬等異狀。若有疑點(diǎn)或不符,應(yīng)當(dāng)場要求運(yùn)輸部門檢查。對(duì)短缺損壞情況,凡屬鐵路方面責(zé)任的,應(yīng)做出商務(wù)記錄,屬于其他方面責(zé)任需要鐵路部門證明的應(yīng)做出普通記錄,
5、由鐵路運(yùn)輸員簽字。注意記錄內(nèi)容與實(shí)際情況要相符。在短途運(yùn)輸中,要做到不混不亂,避免碰壞損失。危險(xiǎn)品應(yīng)按照危險(xiǎn)品搬運(yùn)規(guī)定辦理。商品到庫后,提貨員應(yīng)與保管員密切配合,盡量做到提貨、運(yùn)輸、驗(yàn)收、入庫、堆碼成一條龍作業(yè),從而縮短入庫驗(yàn)收時(shí)間,并辦理內(nèi)部交接手續(xù)。(2)到貨主單位提取貨物這是倉庫受托運(yùn)方的委托,直接到供貨單位提貨的一種形式。其作業(yè)內(nèi)容和程序主要是當(dāng)貨棧接到托運(yùn)通知單后,做好一切提貨準(zhǔn)備,并將提貨與物資的初步驗(yàn)收工作結(jié)合在一起進(jìn)行。最好在供貨人員在場的情況下,當(dāng)場進(jìn)行驗(yàn)收。因此,接運(yùn)人員要按照驗(yàn)收注意事項(xiàng)提貨,必要時(shí)可由驗(yàn)收人員參與提貨。(3)托運(yùn)單位送貨到庫接貨這種接貨方式通常是托運(yùn)單位
6、與倉庫在同一城市或附近地區(qū),不需要長途運(yùn)輸時(shí)被采用。其作業(yè)內(nèi)容和程序是,當(dāng)托運(yùn)方送貨到貨棧后,根據(jù)托運(yùn)單 ( 需要現(xiàn)場辦理托運(yùn)手續(xù)先辦理托運(yùn)手續(xù) )當(dāng)場辦理接貨驗(yàn)收手續(xù),檢查外包裝,清點(diǎn)數(shù)量,做好驗(yàn)收記錄。如有質(zhì)量和數(shù)量問題托運(yùn)方應(yīng)在驗(yàn)收記錄上簽證。(4)鐵路專用線到貨接運(yùn)這是指倉庫備有鐵路專用線,大批整車或零擔(dān)到貨接運(yùn)的形式。一般鐵路專線都與公路干線聯(lián)合。在這種聯(lián)合運(yùn)輸形式下,鐵路承擔(dān)主干線長距離的貨物運(yùn)輸,汽車承擔(dān)直線部分的直接面向收貨方的短距離的運(yùn)輸。接到專用線到貨通知后,應(yīng)立即確定卸貨貨位,力求縮短場內(nèi)搬運(yùn)距離;組織好卸車所需要的機(jī)械、人員以及有關(guān)資料,做好卸車準(zhǔn)備。車皮到達(dá)后,引導(dǎo)對(duì)
7、位,進(jìn)行檢查??窜嚻し忾]情況是否良好 ( 即卡車、車窗、鉛封、苫布等有無異狀);根據(jù)運(yùn)單和有關(guān)資料核對(duì)到貨品名、規(guī)格、標(biāo)志和清點(diǎn)件數(shù);檢查包裝是否有損壞或有無散包;檢查是否有進(jìn)水、受潮或其他損壞現(xiàn)象。在檢查中發(fā)現(xiàn)異常情況,應(yīng)請(qǐng)鐵路部門派員復(fù)查,做出普通或商務(wù)記錄,記錄內(nèi)容應(yīng)與實(shí)際情況相符,以便交涉。卸車時(shí)要注意為商品驗(yàn)收和入庫保管提供便利條件,分清車號(hào)、品名、規(guī)格,不混不亂;保證包裝完好,不碰壞,不壓傷,更不得自行打開包裝。應(yīng)根據(jù)商品的性質(zhì)合理堆放,以免混淆。卸車后在商品上應(yīng)標(biāo)明車號(hào)和卸車日期。編制卸車記錄,記明卸車貨位規(guī)格、數(shù)量,連同有關(guān)證件和資料,盡快向保管員交代清楚,辦好內(nèi)部交接手續(xù)。(
8、二)倉庫收貨貨物到庫后,倉庫收貨人員首先要檢查貨物入庫憑證,然后根據(jù)入庫憑證開列的收貨單位和貨物名稱與送交的貨物內(nèi)容和標(biāo)記進(jìn)行核對(duì)。然后就可以與送貨人員辦理交接手續(xù)。如果在以上工序中無異常情況出現(xiàn),收貨人員在送貨回單上蓋章表示貨物收訖。如發(fā)現(xiàn)有異常情況,必須在送貨單上詳細(xì)注明并由送貨人員簽字,或由送貨人員出具差錯(cuò)、異常情況記錄等書面材料,作為事后處理的依據(jù)。二、商品入庫驗(yàn)收凡商品進(jìn)入倉庫儲(chǔ)存,必須經(jīng)過檢查驗(yàn)收,只有驗(yàn)收后的商品,方可入庫保管。貨物入庫驗(yàn)收是倉庫把好“三關(guān)”( 入庫、保管、出庫 ) 的第一道,抓好貨物入庫質(zhì)量關(guān),能防止劣質(zhì)商品流入流通領(lǐng)域,劃清倉庫與生產(chǎn)部門、運(yùn)輸部門以及供銷部門
9、的責(zé)任界線,也為貨物在庫場中的保管提供第一手資料。(一)商品驗(yàn)收的基本要求(1)及時(shí)。到庫商品必須在規(guī)定的期限內(nèi)完成驗(yàn)收入庫工作。這是因?yàn)樯唐冯m然到庫, 但未經(jīng)過驗(yàn)收的商品沒有入賬,不算入庫,不能供應(yīng)給用料單位。只有及時(shí)驗(yàn)收,盡快提出檢驗(yàn)報(bào)告才能保證商品盡快入庫入賬,滿足用料單位的需求,加快商品和資金的周轉(zhuǎn)。同時(shí)商品的托收承付和索賠都有一定的期限, 如果驗(yàn)收時(shí)發(fā)現(xiàn)商品不合規(guī)定要求, 要提出退貨、換貨或賠償?shù)日?qǐng)求,均應(yīng)在規(guī)定的期限內(nèi)提出。否則,供方或責(zé)任方不再承擔(dān)責(zé)任,銀行也將辦理拒付手續(xù)。(2) 準(zhǔn)確。驗(yàn)收應(yīng)以商品入庫憑證為依據(jù),準(zhǔn)確地查驗(yàn)入庫貨物的實(shí)際數(shù)量和質(zhì)量狀況,并通過書面材料準(zhǔn)確的反映
10、出來。做到貨、賬、卡相符,提高賬貨相符率,降低收貨差錯(cuò)率,提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。(3)嚴(yán)格。倉庫的各方都要嚴(yán)肅認(rèn)真地對(duì)待商品驗(yàn)收工作。驗(yàn)收工作的好壞直接關(guān)系到國家和企業(yè)的利益,也關(guān)系到以后各項(xiàng)倉儲(chǔ)業(yè)務(wù)的順利開展。因此,倉庫領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)高度重視驗(yàn)收工作,直接參與驗(yàn)收人員要以高度負(fù)責(zé)的精神來對(duì)待這項(xiàng)工作,明確每批商品驗(yàn)收的要求和方法,并嚴(yán)格按照倉庫驗(yàn)收入庫的業(yè)務(wù)操作程序辦事。(4)經(jīng)濟(jì)。 商品在驗(yàn)收時(shí),多數(shù)情況下,不但需要檢驗(yàn)設(shè)備和驗(yàn)收人員,而且需要裝卸搬運(yùn)機(jī)具和設(shè)備以及相應(yīng)工種工人配合。這就要求各工種密切協(xié)作,合理組織調(diào)配人員與設(shè)備,以節(jié)省作業(yè)費(fèi)用。此外在驗(yàn)收工作中,盡可能保護(hù)原包裝,減少或避免破壞性試
11、驗(yàn),也是提高作業(yè)經(jīng)濟(jì)性的有效手段。(二)商品的驗(yàn)收程序商品驗(yàn)收包括驗(yàn)收準(zhǔn)備、核對(duì)憑證、確定驗(yàn)收比例、實(shí)物檢驗(yàn)、做出驗(yàn)收?qǐng)?bào)告及驗(yàn)收中發(fā)現(xiàn)問題的處理。(1)驗(yàn)收準(zhǔn)備驗(yàn)收準(zhǔn)備是貨物入庫驗(yàn)收的第一道程序。倉庫接到到貨通知后,應(yīng)根據(jù)商品的性質(zhì)和批量提前做好驗(yàn)收的準(zhǔn)備工作,包括以下內(nèi)容:1)全面了解驗(yàn)收物資的性能、特點(diǎn)和數(shù)量,根據(jù)其需求確定存放地點(diǎn)、垛形和保管方法。2)準(zhǔn)備堆碼苫墊所需材料和裝卸搬運(yùn)機(jī)械、設(shè)備及人力,以便使驗(yàn)收后的貨物能及時(shí)入庫保管存放,減少貨物停頓時(shí)間;若是危險(xiǎn)品則需要準(zhǔn)備防護(hù)設(shè)施。3)準(zhǔn)備相應(yīng)的檢驗(yàn)工具,并做好事前檢查,以便保證驗(yàn)收數(shù)量的準(zhǔn)確性和質(zhì)量的可靠性。4)收集和熟悉驗(yàn)收憑證及有
12、關(guān)資料。5)進(jìn)口物資或上級(jí)業(yè)務(wù)主管部門指定需要檢驗(yàn)質(zhì)量者,應(yīng)通知有關(guān)檢驗(yàn)部門會(huì)同驗(yàn)收。(2)核對(duì)憑證入庫商品即須具備下列憑證 :1)貨主提供的入庫通知單和訂貨合同副本,這是倉庫接收商品的憑證;2)供貨單位提供的驗(yàn)收憑證,包括材質(zhì)證明書、裝箱單、磅碼單、發(fā)貨明細(xì)表、說明書、保修卡及合格證等;3)承運(yùn)單位提供的運(yùn)輸單證,包括提貨通知單和登記貨物殘損情況的貨運(yùn)記錄、普通記錄以及公路運(yùn)輸交接單等,作為向責(zé)任方進(jìn)行交涉的依據(jù)。核對(duì)憑證, 就是將上述憑證加以整理后全面核對(duì)。入庫通知單、訂貨合同要與供貨單位提供的所有憑證逐一核對(duì),相符后,才可以進(jìn)入下一步的實(shí)物檢驗(yàn);如果發(fā)現(xiàn)有證件不齊或不符等情況,要與存貨、
13、供貨單位及承運(yùn)單位和有關(guān)業(yè)務(wù)部門及時(shí)聯(lián)系解決。(3)檢驗(yàn)貨物檢驗(yàn)貨物是倉儲(chǔ)業(yè)務(wù)中的一個(gè)重要環(huán)節(jié),包括檢驗(yàn)數(shù)量、檢驗(yàn)外觀質(zhì)量和檢驗(yàn)包裝三方面的內(nèi)容,即復(fù)核貨物數(shù)量是否與入庫憑證相符,貨物質(zhì)量是否符合規(guī)定的要求,貨物包裝能否保證在儲(chǔ)存和運(yùn)輸過程中的安全。1)數(shù)量檢驗(yàn)數(shù)量檢驗(yàn)是保證物資數(shù)量準(zhǔn)確不可缺少的措施。要求物資入庫時(shí)一次進(jìn)行完畢。一般在質(zhì)量驗(yàn)收之前,由倉庫保管職能機(jī)構(gòu)組織進(jìn)行。按商品性質(zhì)和包裝情況,數(shù)量檢驗(yàn)分為三種形式,即計(jì)件、檢斤、檢尺求積。計(jì)件法計(jì)件是按件數(shù)供貨或以件數(shù)為計(jì)量單位的商品,在做數(shù)量驗(yàn)收時(shí)的清點(diǎn)件數(shù)。計(jì)件商品應(yīng)全部清查件數(shù) ( 帶有附件和成套的機(jī)電設(shè)備須清查主件、部件、零件和工
14、具等 )。固定包裝的小件商品,如包裝完好,打開包裝對(duì)保管不利,國內(nèi)貨物可采用抽驗(yàn)法,按一定比例開箱點(diǎn)件驗(yàn)收,可抽驗(yàn)內(nèi)包裝 5%15%。其他只檢查外包裝,不拆包檢查;貴重商品應(yīng)酌情提高檢驗(yàn)比例或全部檢驗(yàn)。進(jìn)口商品則按合同或慣例辦理。檢斤法檢斤是對(duì)按重量供貨或以重量為計(jì)量單位的商品,做數(shù)量驗(yàn)收時(shí)的稱重。商品的重量一般有毛重、皮重、凈重之分。毛重是指商品重量包括包裝重量在內(nèi)的實(shí)重;凈重是指商品本身的重量,即毛重減去皮重。我們通常所說的商品重量多是指商品的凈重。金屬材料、某些化工產(chǎn)品多半是檢斤驗(yàn)收。按理論換算重量供應(yīng)的商品,先要通過檢尺,例如金屬材料中的板材、型材等,然后,按規(guī)定的換算方法換算成重量驗(yàn)
15、收。對(duì)于進(jìn)口商品,原則上應(yīng)全部檢斤, 但如果訂貨合同規(guī)定按理論換算重量交貨,則按合同規(guī)定辦理。所有檢斤的商品,都應(yīng)填寫磅碼單。檢尺求積法檢尺求積是對(duì)以體積為計(jì)量單位的商品,例如木材、竹材、沙石等,先檢尺,后求體積所做的數(shù)量驗(yàn)收。凡是經(jīng)過數(shù)量檢驗(yàn)的商品,都應(yīng)該填寫磅碼單。在做數(shù)量驗(yàn)收之前,還應(yīng)根據(jù)商品來源、包裝好壞或有關(guān)部門規(guī)定,確定對(duì)到庫商品是采取抽驗(yàn)還是全驗(yàn)方式。2)質(zhì)量檢驗(yàn)質(zhì)量檢驗(yàn)包括外觀檢驗(yàn)、尺寸檢驗(yàn)、機(jī)械物理性能檢驗(yàn)和化學(xué)成分檢驗(yàn)四種形式。倉庫一般只作外觀檢驗(yàn)和尺寸精度檢驗(yàn),后兩種檢驗(yàn)如果有必要,則由倉庫技術(shù)管理職能機(jī)構(gòu)取樣,委托專門檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)檢驗(yàn)。以外觀質(zhì)量檢驗(yàn)為例說明。外觀檢驗(yàn)是指通
16、過人的感覺器官檢查商品外觀質(zhì)量的檢查過程。主要檢查貨物的自然屬性是否因物理及化學(xué)反應(yīng)而造成負(fù)面的改變。是否受潮、沾污、腐蝕、霉?fàn)€等;檢查商品包裝的牢固程度;檢查商品有無損傷,例如撞擊,變形,破碎等。對(duì)外觀檢驗(yàn)有嚴(yán)重缺陷的商品,要單獨(dú)存放,防止混雜,等待處理。凡經(jīng)過外觀檢驗(yàn)的商品,都應(yīng)該填寫“檢驗(yàn)記錄單”。外觀檢驗(yàn)的基本要求是:凡是通過人的感覺器官檢驗(yàn)商品后,就可決定商品質(zhì)量的,由倉儲(chǔ)業(yè)務(wù)部門自行組織檢驗(yàn),檢驗(yàn)后做好商品的檢驗(yàn)記錄;對(duì)于一些特殊商品,則由專門的檢驗(yàn)部門進(jìn)行化驗(yàn)和技術(shù)測定。驗(yàn)收完畢后,應(yīng)盡快簽返驗(yàn)收入庫憑證,不能無故積壓單據(jù)。3)包裝檢驗(yàn)物資包裝的好壞、干潮直接關(guān)系著物資的安全儲(chǔ)存
17、和運(yùn)輸。所以對(duì)物資的包裝要進(jìn)行嚴(yán)格驗(yàn)收,凡是產(chǎn)品合同對(duì)包裝有具體規(guī)定的要嚴(yán)格按規(guī)定驗(yàn)收, 如箱板的厚度, 打包鐵腰的臣數(shù),紙箱、麻包的質(zhì)量等。對(duì)于包裝的干潮程度,一般是用眼看、手摸方法進(jìn)行檢查驗(yàn)收。(4)驗(yàn)收中發(fā)現(xiàn)問題的處理在物品驗(yàn)收過程中,如果發(fā)現(xiàn)物品數(shù)量或質(zhì)量的問題,應(yīng)該嚴(yán)格按照有關(guān)制度進(jìn)行處理。驗(yàn)收過程中發(fā)現(xiàn)的數(shù)量和質(zhì)量問題可能發(fā)生在各個(gè)流通環(huán)節(jié),可能是由于供貨方或交通運(yùn)輸部門或收貨方本身的工作造成的。按照有關(guān)規(guī)章制度對(duì)問題進(jìn)行處理,有利于分清各方的責(zé)任,并促使有關(guān)責(zé)任部門吸取教訓(xùn),改進(jìn)今后的工作。所以對(duì)驗(yàn)收過程發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行處理時(shí)應(yīng)該注意以下幾個(gè)方面:1)在物品入庫憑證未到齊之前不得正
18、式驗(yàn)收。如果入庫憑證不齊或不符,倉庫有權(quán)拒收或暫時(shí)存放,待憑證到齊再驗(yàn)收入庫 ;2)發(fā)現(xiàn)物品數(shù)量或質(zhì)量不符合規(guī)定,要會(huì)同有關(guān)人員當(dāng)場做出詳細(xì)記錄,交接雙方應(yīng)在記錄上簽字。如果是交貨方的問題,倉庫應(yīng)該拒絕接收。如果是運(yùn)輸部門的問題就應(yīng)該提出索賠 ;3) 在數(shù)量驗(yàn)收中 ,計(jì)件物品應(yīng)及時(shí)驗(yàn)收,發(fā)現(xiàn)問題要按規(guī)定的手續(xù),在規(guī)定的期限內(nèi)向有關(guān)部門提出索賠要求。否則超過索賠期限,責(zé)任部門對(duì)形成的損失將不予負(fù)責(zé) O三、入庫交接入庫物品經(jīng)過點(diǎn)數(shù)、查驗(yàn)之后,可以安排卸貨、入庫堆碼,表示倉庫接受物品。在卸貨、搬運(yùn)、堆垛作業(yè)完畢,與送貨人辦理交接手續(xù),并建立倉庫臺(tái)賬。(一)交接手續(xù)交接手續(xù)是指倉庫對(duì)收到的物品向送貨人進(jìn)行的確認(rèn),表示已接受物品。辦理完交接手續(xù),意味著劃分清運(yùn)輸、送貨部門和倉庫的責(zé)任。完整的交接手續(xù)包括:(1) 接受物品。倉庫通過理貨、查驗(yàn)物品,將不良物品剔出、退回或者編制殘損單證等明確責(zé)任,確定收到物品的確切數(shù)量、物品表面狀態(tài)良好。(2) 接受文件。接受送貨人送交的物品資料、運(yùn)輸?shù)呢涍\(yùn)記錄、普通記錄等,以及隨貨的在運(yùn)輸單證上注明的相應(yīng)文件,如圖紙、準(zhǔn)運(yùn)證等。(3) 簽署單證。倉庫與送貨人或承運(yùn)人共同在送貨人交來的送貨單、交接清單見表4-1。各方簽署后留存相應(yīng)單證。提供相應(yīng)
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