會計資料管理方法

1、會計檔案整理方法講義一、會計檔案概念會計檔案是指會計憑證、會計帳簿和財務報告等會計核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經濟業(yè)務的重要史料和證據(jù)。（財政部和國家檔案局財會字199832號會計檔案管理辦法第五條）二、會計檔案的內容與歸檔范圍1、會計憑證類：原始憑證，記帳憑證，匯總憑證，其他會計憑證；2、會計帳簿類：總帳，明細帳，日記帳，固定資產卡片，輔助帳簿，其他會計帳簿；3、財務報告類：月、季、年度財務報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明，其他財務報告。4、其他類：銀行存款余額調節(jié)表，銀行對帳單，其他應當保存的會計核算專業(yè)資料，會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊。注：實行會計電算

2、化的單位，打印出的紙質會計檔案、有關的電子數(shù)據(jù)和相應軟件資料也應歸檔。三、歸檔時間當年形成的會計材料，由財務會計部門的專（兼）職人員在次年第一季度內按立卷要求分類整理裝訂，在財務會計部門保管一年后，由會計部門編制移交清冊，向本單位綜合檔案室移交統(tǒng)一保管四、保管期限會計檔案保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類。各類會計檔案的保管期限參照下表所列保管期限執(zhí)行序號檔案名稱保管期限備注會計憑證類1原始憑證15年2記賬憑證15年3匯總憑證15年二會計賬簿類4總賬15年包括日記賬5明細賬15年6日記賬15年現(xiàn)金和銀行存款日記賬25年7固定資產卡片固定資產報廢清

3、理后保管5年8輔助賬簿15年三財務報告類包括各級主管部門匯總財務報告9月、季度財務報告3年包括文字分析10年度財務報告永久包括文字分析四其他類11會計移交清冊15年12會計檔案保管清冊永久13會計檔案銷毀清冊永久14銀行余額調節(jié)表5年15銀行對賬單5年五、會計檔案分類通常情況下一個全宗中會計檔案為一級類目（9或kj）,不同單位的會計部門有不同的分類方法，一般常用的有以下兩種：（一）年度一一形式（名稱）一一保管期限分類法。即把一個單位形成的會計檔案首先按年度分開，再把一個年度的會計檔案按財務報告、賬簿、憑證、其他材料四種形式分為四大類，在四大類內按永久、25年、15年、10年、5年的順序排列。這

4、種分類方法簡便易行，分類與保管統(tǒng)一，便于查找和利用，適用于單位預算會計、企業(yè)會計，是應用廣泛的一種分類方法。（二）形式（名稱）一一年度一一保管期限分類法。即把全部會計檔案分成財務報告、賬簿、憑證、其他材料四大類，在四大類內按年度排列，每一年度內按保管期限長短依次排列。這種分類方法實現(xiàn)了同一形式會計檔案的集中排列，方便查找利用，適用于形成會計檔案數(shù)量不多的基層小型單位。六、會計檔案整理1、會計憑證類：憑證一般按月整理，按憑證號順序排列，憑證封面要寫清楚憑證起止號和總張數(shù)。裝訂時要摘除憑證內的金屬物（如釘書釘、大頭針等），加上會計憑證封面和封底，在左上角“兩孔一線”或左側“三孔一線”線繩裝訂，再封

5、粘裝訂線，并在封粘處騎縫加蓋裝訂人印章，以示負責。2、會計財簿類：可以維護原來的賬冊分類?？傎~、明細賬太薄的賬冊相近的科目可以合并，太厚的賬冊可以分開裝訂?，F(xiàn)金日記賬、銀行日記賬是訂本式的一般不要拆開訂，維護原狀就行。訂本式賬簿中的空白帳頁要保留，保持其原來面目，對有字的帳頁依次編寫頁號?；铐撌交蚩ㄆ劫~簿應去掉帳夾，抽出空白頁，應保留已設置會計科目但無業(yè)務發(fā)生的帳頁，對已記帳的帳頁依次編寫頁號。3、財務報告類：年度財務報告（包括年度會計報表、附表、附注及文字說明）要單獨組卷，永久保管。月度、季度統(tǒng)計報表一年一卷。財務報表太少的，年報、月、季報合一組卷的，保管期限從長為永久。4、其他類：會計檔

6、案保管清冊抄寫好時作為查找目錄和移交目錄放在外面用，待保管期限滿后與會計檔案銷毀清冊一起裝訂成冊歸檔，永久保存。會計移交清冊由會計裝訂在當年的會計檔案內，可以和報表一起裝訂。報表和賬冊的整理要與其他檔案一樣編寫頁號，編頁號，只編有文字的頁面，正面編在右上角，背面編在左上角。抄寫卷內目錄，裝訂，寫封面，填寫卷內備考表。憑證不需要編寫頁號，也不用抄寫卷內目錄。排列編號會計檔案的排列編號方法很多，常用的有：一是年度流水編號法，一年的會計檔案按財務報告、會計賬簿、會計憑證和其他類的順序排列，其中會計憑證按形成時間順序排列、會計賬簿案卷按保管期限長短結合賬簿科目順序排列、財務報告和其他類按保管期限長短排

7、列，一年的全部會計檔案編一個大流水號（案卷號）。二是形式流水編號法，按會計憑證、會計賬簿、財務報告和其他四種形式分開排列，各編一個流水號（案卷號），每年延續(xù)上一年度的案卷號分別編制四個案卷流水號。三、“年、限、類”的排列編號方法。這一方法就是以每一年度的會計檔案為一單元。將每個案卷按不同保管期限，從永久到三年依次排列，然后將同一保管期限的案卷分類排列，最后以第一卷“永久”卷為1號，接下去是2號，按順序編制目錄號，這些號碼也作為案卷號。這種方法適用于一般的企業(yè)、單位。用這種排列編號方法，不僅簡便易行，便于案卷按期移交檔案部門，而且較好地保持了會計檔案的歷史和內容的聯(lián)系，避免因到期案卷被銷毀而出現(xiàn)

8、排列號的中斷或“無頭”的現(xiàn)象。（較實用）四、永久卷大流水與定期卷“年、限、類”相結合的排列編號方法。這一方法就是將當年的“永久”卷中按時間先過去、后現(xiàn)在順序排列，用大流水方法編號，即首卷為“1號”，以后各卷按順序編下去。其余定期卷，仍以每一年度為一單元，按上述“年、限、類”方式排列編號。企業(yè)會計檔案用9或KJ作為一級類號，歸檔號依次寫類號、年度、案卷號，如9.2002-1,KJ2002-1,一年一個流水號。如采用形式流水編號法的，歸檔號應為9.01-1,KJ01-1。68.IjL%HTvyF合J41儲*LOX.i年度1dk嚏率%.目京考J*8GM工ga與保四胡理11E11D=20、30、40單位統(tǒng)一：mm圖A3(d)會計檔案盒脊格式比例：1:2封面填寫：第一行寫立檔單位全稱；第二行寫案卷標題,一般寫作者、年度、報表、賬冊名稱，如“廠一九九八年度現(xiàn)金日記賬”卷內目錄順序號責任者文號題名日期頁號備注備考表說明：立卷人：立卷時間：年月日檢查人：檢查時間：年月日案卷目錄案卷號類別題名起止時間保管期限卷內張數(shù)備注七、會計檔案銷毀按會計檔案管理辦法第十條執(zhí)行。銷毀審批表模式：經鑒定后，清由無保存價值的報表卷（冊），帳簿卷（冊），憑證卷（冊）應予以銷毀，請審批。