儀器設(shè)備管理和維護(hù)管理程序

1、儀器設(shè)備管理和維護(hù)管理程序1. 目的為保證實(shí)驗(yàn)室正確配備檢測(cè)儀器設(shè)備,明確檢測(cè)儀器設(shè)備的控制內(nèi)容和要求,保證檢測(cè)結(jié)果的準(zhǔn)確性和有效性。2. 適用范圍程序適用于本實(shí)驗(yàn)室全部檢測(cè)儀器和設(shè)備的管理和維護(hù)。3. 職責(zé)3.1 技術(shù)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)本實(shí)驗(yàn)室儀器設(shè)備的全面管理工作;3.2 各檢測(cè)室責(zé)任人負(fù)責(zé)實(shí)驗(yàn)室儀器設(shè)備的管理工作,制定本室儀器設(shè)備年度購置計(jì)劃;3.3 各檢測(cè)室責(zé)任人負(fù)責(zé)本室儀器設(shè)備從購置到驗(yàn)收全過程的實(shí)施指導(dǎo)和跟進(jìn);3.4 每臺(tái)儀器設(shè)備使用人負(fù)責(zé)該儀器設(shè)備的維護(hù)和保養(yǎng),提出必需的配件購置計(jì)劃;3.5 計(jì)量員參與儀器設(shè)備的驗(yàn)收工作,在技術(shù)負(fù)責(zé)人的指導(dǎo)下,檢查落實(shí)儀器設(shè)備的計(jì)量檢定和保養(yǎng)工作,負(fù)責(zé)儀

2、器設(shè)備建檔管理工作;3.6 文件檔案管理員負(fù)責(zé)儀器設(shè)備檔案的保管、查閱、借閱、編碼存檔等維護(hù)管理。4. 工作程序4.1 儀器設(shè)備的購置4.1.1 成套儀器設(shè)備購置(1 由檢測(cè)室責(zé)任人提出成套儀器設(shè)備購置申請(qǐng),填寫儀器設(shè)備購置申請(qǐng)表,經(jīng)實(shí)驗(yàn)室領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后指定具體項(xiàng)目負(fù)責(zé)人;(2 項(xiàng)目負(fù)責(zé)人接受項(xiàng)目后,負(fù)責(zé)辦理立項(xiàng)的各種手續(xù),組織進(jìn)行儀器購置的前期調(diào)研工作,調(diào)研工作內(nèi)容包括儀器擬達(dá)到的技術(shù)指標(biāo)要求,能達(dá)到技術(shù)指標(biāo)的各種型號(hào)儀器的性能、價(jià)格、技術(shù)支持和售后維修服務(wù)比較,最終形成調(diào)研選型報(bào)告提交技術(shù)負(fù)責(zé)人;(3 由技術(shù)負(fù)責(zé)人組織召開技術(shù)人員會(huì)議,項(xiàng)目負(fù)責(zé)人介紹調(diào)研情況,與會(huì)人員對(duì)調(diào)研選型報(bào)告進(jìn)行討論,形

3、成儀器購置意向的初步結(jié)論;(4 項(xiàng)目負(fù)責(zé)人根據(jù)技術(shù)會(huì)議形成的意見編寫技術(shù)需求書,若需要經(jīng)過招投標(biāo)程序,則由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人與財(cái)務(wù)溝通進(jìn)行招標(biāo)文件的編寫,招標(biāo)文件需經(jīng)技術(shù)人員會(huì)審,項(xiàng)目負(fù)責(zé)人跟進(jìn)招投標(biāo)工作的各項(xiàng)進(jìn)程;(5 招標(biāo)工作完成后,由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人與中標(biāo)單位溝通進(jìn)行采購合同和技術(shù)服務(wù)協(xié)議的編寫工作。采購合同和服務(wù)協(xié)議書經(jīng)實(shí)驗(yàn)室領(lǐng)導(dǎo)、技術(shù)人員會(huì)審后進(jìn)入采購合同和服務(wù)協(xié)議簽訂,工作進(jìn)程由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人跟進(jìn)。4.1.2 備件(配件購置由儀器設(shè)備使用負(fù)責(zé)人提出儀器備件的購置申請(qǐng),填寫儀器設(shè)備配件購置申請(qǐng)表,經(jīng)室責(zé)任人初審,報(bào)技術(shù)負(fù)責(zé)人審核,由主任批準(zhǔn)后組織購買。4.2 安裝、調(diào)試和驗(yàn)收4.2.1 儀器設(shè)備到貨之

4、前:由檢測(cè)室責(zé)任人與項(xiàng)目負(fù)責(zé)人共同對(duì)設(shè)備安裝地點(diǎn)和環(huán)境(水、電、氣等進(jìn)行檢查,保證安裝條件達(dá)到要求。4.2.2 儀器設(shè)備到達(dá)后的開箱驗(yàn)收:由檢測(cè)室責(zé)任人、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人,計(jì)量設(shè)備員和儀器實(shí)驗(yàn)室技術(shù)人員共同進(jìn)行,驗(yàn)收內(nèi)容包括按合同清單核對(duì)實(shí)物數(shù)量、型號(hào)、檢查實(shí)物外形,填寫開箱驗(yàn)收表。若發(fā)現(xiàn)儀器外形有破損或數(shù)量與合同要求不一致,需即時(shí)記錄在案并向主任報(bào)告,由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)與設(shè)備供應(yīng)商交涉,協(xié)商處理。4.2.3 儀器設(shè)備安裝及技術(shù)性能驗(yàn)收:由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、儀器設(shè)備使用人、儀器實(shí)驗(yàn)室技術(shù)人員共同完成,驗(yàn)收內(nèi)容按采購合同中技術(shù)需求部分以及服務(wù)協(xié)議書的要求逐項(xiàng)進(jìn)行。4.2.4 需要計(jì)量檢定的儀器設(shè)備,由項(xiàng)目負(fù)責(zé)

5、人根據(jù)儀器安裝調(diào)試進(jìn)展情況與計(jì)量設(shè)備員溝通預(yù)約檢定時(shí)間,并配合檢定人員完成計(jì)量檢定工作。4.2.5 全部驗(yàn)收工作完成后,由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人于2周內(nèi)完成驗(yàn)收?qǐng)?bào)告的編寫,驗(yàn)收?qǐng)?bào)告經(jīng)檢測(cè)室責(zé)任人、技術(shù)負(fù)責(zé)人逐級(jí)審核。金額 1萬以上的大中型儀器設(shè)備驗(yàn)收?qǐng)?bào)告必須經(jīng)主任審核,通過后歸檔保存。4.3 儀器設(shè)備檔案建立和管理4.3.1儀器設(shè)備檔案的建立由計(jì)量設(shè)備員負(fù)責(zé),在儀器設(shè)備批準(zhǔn)立項(xiàng)之后即開始建檔。4.3.2 儀器設(shè)備檔案的內(nèi)容包括:購置申請(qǐng)表、立項(xiàng)表、調(diào)研選型報(bào)告、技術(shù)討論會(huì)記錄、技術(shù)需求書、招標(biāo)文件、采購合同、開箱驗(yàn)收表、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、使用說明書等資料。除此之外,檔案還須包括儀器設(shè)備啟用后每年的計(jì)量檢定或校準(zhǔn)證

6、書、使用過程中產(chǎn)生的維修或維護(hù)記錄、借用或轉(zhuǎn)移記錄、停用或降級(jí)或報(bào)廢記錄等等。4.3.3 儀器設(shè)備開箱驗(yàn)收后,由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人將開箱驗(yàn)收表、產(chǎn)品配置清單、產(chǎn)品合格證等資料收集齊交文件檔案管理員歸檔。4.3.4 儀器設(shè)備安裝并完成技術(shù)驗(yàn)收后,項(xiàng)目負(fù)責(zé)人在二周內(nèi)將該設(shè)備的操作使用說明書、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等資料交歸檔。4.3.5 儀器設(shè)備每年的計(jì)量檢定或校準(zhǔn)證書由計(jì)量設(shè)備員負(fù)責(zé)歸檔。4.3.6 儀器設(shè)備發(fā)生借用、轉(zhuǎn)移、維修、降級(jí)、報(bào)廢等情況時(shí),相應(yīng)產(chǎn)生的各種記錄由計(jì)量設(shè)備員收集歸檔。4.3.7 儀器設(shè)備檔案資料的編碼和借閱由文件檔案管理員負(fù)責(zé),按檔案資料要求進(jìn)行規(guī)范管理4.4 使用與維護(hù)4.4.1 檢測(cè)室責(zé)任人

7、應(yīng)確保能力范圍內(nèi)所有設(shè)備符合技術(shù)規(guī)范要求,運(yùn)行正常。對(duì)在用的輔助設(shè)備(如冰箱等每年檢查一次,填寫輔助設(shè)備檢查情況表交計(jì)量設(shè)備員,再由計(jì)量設(shè)備員根據(jù)檢查情況粘貼設(shè)備狀態(tài)標(biāo)簽。4.4.2 重要的大型儀器設(shè)備操作必須經(jīng)過授權(quán)。(1 增加人員的操作授權(quán)需提供支持材料:針對(duì)使用該儀器設(shè)備的所有培訓(xùn)記錄、考核評(píng)價(jià)記錄等。(2 新購儀器設(shè)備操作授權(quán)需提供支持材料:新編的儀器設(shè)備的操作、維護(hù)規(guī)程,儀器操作維護(hù)的現(xiàn)場(chǎng)培訓(xùn)記錄、被授權(quán)人參與儀器驗(yàn)收情況、曾使用相關(guān)儀器設(shè)備的經(jīng)歷等。(3 技術(shù)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)儀器設(shè)備操作授權(quán)的系列組織工作,相關(guān)的操作授權(quán)證明材料由檢測(cè)室責(zé)任人收集后交技術(shù)負(fù)責(zé)人審核。(4 主任根據(jù)授權(quán)證明

8、材料簽發(fā)儀器設(shè)備操作授權(quán)書。(5 被授權(quán)的操作人員離開工作崗位超過1年后重新返崗.需對(duì)其操作相應(yīng)設(shè)備的能力進(jìn)行確認(rèn)。4.4.3 未經(jīng)計(jì)量檢定、計(jì)量檢定不合格或未驗(yàn)收的對(duì)測(cè)試有重要影響的儀器設(shè)備不得投入使用。設(shè)備在使用前應(yīng)進(jìn)行核查或校準(zhǔn)。為維持設(shè)備校準(zhǔn)狀態(tài)的可信度,按照儀器設(shè)備期間核查程序的規(guī)定進(jìn)行期間核查。4.4.4 使用人必須注意該臺(tái)設(shè)備的標(biāo)識(shí)以及應(yīng)用范圍,嚴(yán)格遵守該儀器的操作規(guī)程,并填好使用記錄。4.4.5 如果儀器出現(xiàn)明顯影響結(jié)果的故障時(shí),應(yīng)立即停止使用,書面報(bào)儀器設(shè)備管理員,由儀器設(shè)備管理員加貼紅色停用標(biāo)簽。實(shí)驗(yàn)室質(zhì)量監(jiān)督員應(yīng)核查這些缺陷對(duì)先前檢測(cè)工作的影響,如出現(xiàn)不合格工作,應(yīng)實(shí)施不

9、符合工作的控制程序。4.4.6 儀器設(shè)備的使用必須在滿足其工作環(huán)境要求的條件下進(jìn)行。4.4.7 儀器設(shè)備的使用記錄,由檢測(cè)室責(zé)任人負(fù)責(zé)檢查,并定期歸檔。4.4.8 設(shè)備保管人應(yīng)按照儀器設(shè)備維護(hù)規(guī)程的特殊要求定期對(duì)所負(fù)責(zé)的設(shè)備進(jìn)行有效的維護(hù)保養(yǎng)工作。4.5 檢定/校準(zhǔn)與標(biāo)識(shí)管理4.5.1 所有計(jì)量儀器必須按國家技術(shù)監(jiān)督局有關(guān)規(guī)定,定期由當(dāng)?shù)胤ǘㄓ?jì)量檢定部門進(jìn)行檢定(如當(dāng)?shù)赜?jì)量部門不能檢定,則由上級(jí)計(jì)量檢定部門進(jìn)行檢定,或由其計(jì)量授權(quán)部門或單位負(fù)責(zé)檢定。4.5.2 計(jì)量設(shè)備員于每年12月編制第二年計(jì)量儀器周期檢定年度計(jì)劃,交技術(shù)負(fù)責(zé)人審核,并發(fā)至檢測(cè)定責(zé)任人。4.5.3 計(jì)量設(shè)備員每月負(fù)責(zé)按周期檢

10、定計(jì)劃聯(lián)系安排檢定工作,及時(shí)跟進(jìn)完成情況。檢定證書取回后應(yīng)對(duì)證書內(nèi)容進(jìn)行核查和登記,及時(shí)更新計(jì)量臺(tái)帳。4.5.4 計(jì)量設(shè)備員每季度將計(jì)量完成情況向技術(shù)負(fù)責(zé)人匯報(bào),每年對(duì)計(jì)量設(shè)備送檢及時(shí)率進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。4.5.5 經(jīng)過大修的計(jì)量儀器設(shè)備應(yīng)重新檢定或校準(zhǔn)。由檢測(cè)室責(zé)任人與計(jì)量設(shè)備員聯(lián)系安排相應(yīng)事宜。4.5.6 所有儀器設(shè)備實(shí)行標(biāo)志化管理,采用統(tǒng)一規(guī)定的紅(停用標(biāo)記,黃(準(zhǔn)用標(biāo)記,綠(合格證三種標(biāo)記,標(biāo)明儀器目前所處狀態(tài)。4.6 設(shè)備維修4.6.1 儀器設(shè)備發(fā)生故障需維修時(shí),報(bào)計(jì)量設(shè)備員,由計(jì)量設(shè)備員和儀器保管人聯(lián)系和跟進(jìn)維修事宜。4.6.2 儀器設(shè)備維修登記表以及維修工作單由計(jì)量設(shè)備員負(fù)責(zé)收集歸檔。4

11、.7 降級(jí)與報(bào)廢4.7.1 當(dāng)儀器設(shè)備的技術(shù)性能降低或功能喪失時(shí),由儀器保管人提出申請(qǐng),填寫設(shè)備降級(jí)、報(bào)廢申請(qǐng)審批表,技術(shù)負(fù)責(zé)人、檢測(cè)室責(zé)任人、計(jì)量設(shè)備員三方審核,對(duì)儀器是否可以降級(jí)使用或報(bào)廢給出意見。4.7.2 設(shè)備降級(jí)、報(bào)廢申請(qǐng)審批表提交技術(shù)負(fù)責(zé)人審核,主任批準(zhǔn)。4.7.3 降級(jí)、報(bào)廢手續(xù)由計(jì)量設(shè)備員負(fù)責(zé)辦理,相關(guān)記錄應(yīng)歸檔保管。4.8 相關(guān)支持文件4.8.1 不符合工作控制程序4.8.2 儀器設(shè)備期間核查程序4.8.3 儀器檢驗(yàn)操作規(guī)程4.8.4 儀器保養(yǎng)維修規(guī)程4.9 執(zhí)行本程序產(chǎn)生的相關(guān)質(zhì)量記錄4.9.1 儀器設(shè)備授權(quán)操作人員記錄表4.9.2 儀器設(shè)備購置申請(qǐng)表4.9.3 儀器設(shè)備配

12、件購置申請(qǐng)表4.9.4 輔助設(shè)備檢查情況表4.9.5 儀器設(shè)備停用登記表4.9.6 儀器設(shè)備維修登記表4.9.7 儀器設(shè)備降級(jí)/報(bào)廢申請(qǐng)審批表儀器設(shè)備授權(quán)操作人員記錄表記錄格式編號(hào):QAM-REC-013/A-01-00儀器設(shè)備名稱主要檢測(cè)項(xiàng)目授權(quán)操作人員操作授權(quán)書序號(hào)生效日期儀器設(shè)備購置申請(qǐng)表記錄格式編號(hào):QAM-REC-013/A-02-00申購設(shè)備名稱申請(qǐng)部門預(yù)計(jì)資金數(shù)額申請(qǐng)日期預(yù)計(jì)資金來源申購原因及計(jì)劃用途:室負(fù)責(zé)人:技術(shù)負(fù)責(zé)人意見:簽名:日期:主任審批意見:簽名:日期:儀器設(shè)備配件購置申請(qǐng)表記錄格式編號(hào):QAM-REC-013/A-03-00申請(qǐng)購置配件名稱主儀器名稱型號(hào)申請(qǐng)部門項(xiàng)目負(fù)責(zé)人申請(qǐng)日期預(yù)計(jì)資金數(shù)額計(jì)劃使用日期預(yù)計(jì)資金來源擬定供應(yīng)商名稱是否合格供應(yīng)商是否購置儀器設(shè)備(配件原因:儀器設(shè)備使用管理人:室負(fù)責(zé)人審核意見:簽名:日期:技術(shù)負(fù)責(zé)人意見:簽名:日期:主任審批意見:簽名:日期:輔助設(shè)備檢查情況表設(shè)備名稱型號(hào)規(guī)格機(jī)身編號(hào)檢查日期檢查人設(shè)備狀況綠(黃(紅(狀況說明備注:設(shè)備狀況中綠為合格,黃為準(zhǔn)用,紅為停用。技術(shù)負(fù)責(zé)人:日期:儀器設(shè)備停用登記表填表日期:儀器設(shè)備名稱規(guī)格型號(hào)機(jī)身編號(hào)停用起始時(shí)間停用原因 儀器保管人： 日 期： 室負(fù)責(zé)人意見 簽名： 日期： 計(jì)量設(shè)備員確認(rèn) 簽名： 日期： 儀器設(shè)備維修登記表 填表日期： 儀器設(shè)備名稱 規(guī)格型號(hào) 是否