企業(yè)財務軟件入賬存在問題及其改正

1、企業(yè)財務軟件入賬存在問題及其改正         摘要由于國家準則對機軟件的會計處理沒有作明確規(guī)定，的財務軟件如何入賬，從理論到實務運作都存在著不少問題，本文從目前企業(yè)財務軟件入賬四方面存在的問題進行分析，并提出今后改正的思路。    會計電算化對于提高會計核算的質(zhì)量，促進會計職能轉(zhuǎn)變，高效快速提供會計信息都有十分重要的作用。正因為會計電算化明顯比手工會計優(yōu)越，有條件的企、事業(yè)單位普遍采用會計電算化或正在推行之中，與此同時，相關(guān)的各類財務軟件公司相繼出現(xiàn)，通用的商品

2、化財務軟件被不斷研制開發(fā)，以不斷滿足各類用戶的需求。過去，由于規(guī)模小、金額小，財務軟件如何入賬，國家無明確規(guī)定，企業(yè)購置或開發(fā)軟件的費用，各單位看情況自行處理，有的計入無形資產(chǎn)或計入當期費用，有的甚至入固定資產(chǎn)。任何新生事物都有個演進過程，隨著會計電算化系統(tǒng)的不斷擴展和深化，購置或開發(fā)財務軟件的費用，已從幾千元上升到幾十萬元甚至上千萬元，這樣巨額的費用，如果國家仍不規(guī)范讓企業(yè)自行處理，必然會造成企業(yè)會計信息的不可比，甚至導致企業(yè)財務信息嚴重失真，這給國家和企業(yè)都會造成損害。企業(yè)財務軟件應該如何入賬，從理論到實踐還存在著不少問題，這些問題主要集中體現(xiàn)在以下四個方面：  

3、60; 一、財務軟件計入無形資產(chǎn)存在的問題    （一）傳統(tǒng)的無形資產(chǎn)是企業(yè)擁有的特殊權(quán)利，具有排它性。而財務軟件購買時不具備排它性。無形資產(chǎn)是指企業(yè)長期使用但是沒有實物形態(tài)的非貨幣性長期資產(chǎn)，包括專利權(quán)、商標權(quán)、著作權(quán)、土地使用權(quán)、非專利技術(shù)、商譽等。它往往是由或合同賦予的某種特殊的權(quán)利，或經(jīng)營上的優(yōu)勢。我們購入商品財務軟件時，不僅是光盤，主要是光盤里面的內(nèi)容，只要是購買同一性質(zhì)的軟件，比如說購買工資核算子系統(tǒng)，那么這個工資核算子系統(tǒng)所有東西都會一樣，就好比我們購買空白的財務報表一樣，不屬于企業(yè)所擁有的特殊權(quán)利。而專利權(quán)、非專利技術(shù)等無形資產(chǎn)

4、則不同，它們在購買的那一時刻，就是企業(yè)擁有的特殊權(quán)利，具有排它性。財務軟件只能是在企業(yè)使用以后，由于各單位的數(shù)據(jù)資料不同，才形成各自的差異，這種差異和無形資產(chǎn)的排它性具有本質(zhì)的區(qū)別。    （二）傳統(tǒng)的無形資產(chǎn)是沒有殘值的，而財務軟件則有殘值。企業(yè)購買財務軟件時，只是得到一張屬于磁介質(zhì)的光盤和一個加密狗，這張光盤安裝到硬盤后，也就可以放在一邊隨時待命（由于某種情況可能需要重新安裝）。也就是說如果沒有設(shè)定使用次數(shù)的話，這張光盤可以無限制的使用，而且只要作好軟件的管理工作，不讓軟件劃傷或傳染病毒等，它永遠是一張新盤，它的物理損耗是微乎其微的。至于無形損耗，我

5、們承認計算機技術(shù)日新月異，可是只要有企業(yè)存在，有活動發(fā)生，那么就一定會有記錄經(jīng)濟業(yè)務的載體，我們現(xiàn)在的紙張賬本經(jīng)歷了一代又一代，到目前仍在使用，這不是很好的見證嗎？所以說財務軟件一定會有殘值，甚至還有重要價值。    （三）傳統(tǒng)的無形資產(chǎn)不需要進行維護，財務軟件要進行維護修改。使用財務軟件的企業(yè)各不相同，在使用過程中就可能會出現(xiàn)問題，那就需要根據(jù)各自的不同情況進行維護，比如，軟件的二次開發(fā)、軟件的升級。目前我國財務人員的計算機水平低，財務軟件又較復雜，再加上廠家加密，用戶維護相當困難，因此我國商品化財務軟件一般實行終身維護。企業(yè)在使用財務軟件中遇到的問題

6、可以由銷售軟件的公司負責，即售后服務。而傳統(tǒng)的無形資產(chǎn)從取得至結(jié)束都不存在維修問題，更不存在售后服務。    （四）傳統(tǒng)的無形資產(chǎn)購入后不需要培訓，而使用財務軟件必須培訓。財務軟件是會計電算化的前提，而會計電算化是以計算機為主的當代技術(shù)和信息技術(shù)在會計業(yè)務中的運用，它是一門融電子計算機、管理科學、信息科學和會計學為一體的學科，需要高素質(zhì)的會計隊伍。如果我們購置了財務軟件不會基本的操作，我們需要培訓；如果會基本操作而不能很好的運用，我們也需要培訓；如果不懂計算機的簡單維護，我們又需要培訓；總之，培訓貫穿軟件使用的全過程。而無形資產(chǎn)則不需要培訓，比如說我們購

7、買土地使用權(quán)，出售方不可能告訴你該土地應該如何使用。    （五）后續(xù)支出。我國會計準則規(guī)定，無形資產(chǎn)的后續(xù)支出應在發(fā)生當期確認為費用。而企業(yè)購入財務軟件以后，為了提高其使用效率或增加新的功能需要進行升級，雖然企業(yè)可以以最優(yōu)惠的價格得到升級，但發(fā)生的升級費用不一定小，如果金額很大，是將其資本化還是費用化呢？若財務軟件進入無形資產(chǎn)科目，那么發(fā)生的升級費用（屬后續(xù)支出）就應該計入當期費用。但根據(jù)重要性原則，金額較大的支出則應予以資本化。    二、財務軟件計入固定資產(chǎn)存在的問題   

8、60;（一）根據(jù)固定資產(chǎn)的定義，財務軟件不能計入固定資產(chǎn)。固定資產(chǎn)是指使用期限較長，單位價值較高，并且在使用過程中保持原有實物形態(tài)的資產(chǎn)。國際會計準則第？6號對固定資產(chǎn)的定義是：預計使用期限超過一個會計期間；企業(yè)用于生產(chǎn)、提供商品或勞務、出租或為了行政管理目的而擁有的有形資產(chǎn)。我國企業(yè)會計準則規(guī)定：“固定資產(chǎn)是指使用期限在一年以上，單位價值在規(guī)定標準以上，并且在使用過程中保持原來物質(zhì)形態(tài)的資產(chǎn)。從國際會計準則第16號對固定資產(chǎn)的定義中我們知道，固定資產(chǎn)是有形資產(chǎn)，我們說的有形，是看的見、摸得著的物體。而我們在市場上購買到的會計軟件，是一種磁性介質(zhì)，既看不見、又摸不著，退一步說，財務軟件可以通過

9、支持它的系統(tǒng)軟件和硬件，讓我們看到里面的內(nèi)容，充其量也是文字數(shù)據(jù)，而不是有形的實物形態(tài)，所以它不能算作是有形資產(chǎn)。從我國會計準則固定資產(chǎn)的定義中可以知道：固定資產(chǎn)是在使用過程中保持原來物質(zhì)形態(tài)的資產(chǎn)。而企業(yè)購買財務軟件，是為了進行核算和管理。發(fā)生的每一筆經(jīng)濟業(yè)務都必須記錄在案，隨著生產(chǎn)經(jīng)營的不斷持續(xù)，發(fā)生的經(jīng)濟業(yè)務也會不斷增加，大量的經(jīng)濟業(yè)務輸入財務軟件，使得財務軟件的內(nèi)部數(shù)據(jù)越來越大，占用的容量發(fā)生了變化；另一方面，由于企業(yè)的行業(yè)性質(zhì)不同，許多財務軟件購買以后，不一定馬上就能使用，而是要進行二次開發(fā)后才能使用。二次開發(fā)以后，財務軟件的結(jié)構(gòu)發(fā)生了重大變化。也就是說，財務軟件在使用過程中沒有保持

10、原來的物質(zhì)形態(tài)，不屬于固定資產(chǎn)。自行開發(fā)或委托開發(fā)的財務軟件在使用過程中也有必要進行軟件維護，包括操作維護（主要是一些日常維護工作）和程序維護（包括正確性維護、完善性維護和適應性維護）。這些維護工作必然導致財務軟件內(nèi)部結(jié)構(gòu)的變化，使其不能保留原有的物質(zhì)形態(tài)。1             （二）財務軟件折舊的時間和凈殘值不能確定。固定資產(chǎn)的折舊是指固定資產(chǎn)在使用過程中，逐漸損耗而消失的那部分價值。固定資產(chǎn)的損耗分為有形損耗和無形損耗。有形損耗是指固定資產(chǎn)由于使用和力的影響而引起的

11、使用價值和價值的損失；無形損耗則是指由于技術(shù)進步等而引起的固定資產(chǎn)價值的損失。財務軟件是一種磁介質(zhì)，不可能是有形損耗。而說它是無形損耗又不完整，我們購買財務軟件的目的是讓它來裝載財務數(shù)據(jù)、產(chǎn)生財務數(shù)據(jù)，利用這些數(shù)據(jù)，提煉出有用的信息做出合理的決策，以求得的。所以說財務軟件只是一個文字工具，是信息的載體，載體內(nèi)的財務信息才是實質(zhì)。隨著科學技術(shù)的進步，財務軟件本身的價值可能會損失，可是由它裝載的財務信息并不一定會減值。固定資產(chǎn)折舊，必然要考慮固定資產(chǎn)的使用年限問題，使用年限的長短直接影響各期應計提的折舊額，所以要合理的確定固定資產(chǎn)的使用年限。財務軟件的使用年限很難確定，因為隨著機技術(shù)的不斷進步，財

12、務軟件也可以不斷的升級；財務軟件中裝載的資料，也不能確定何時無用。另外財務軟件的殘值也很難確定。    三、財務軟件計入長期待攤費用存在的問題    長期待攤費用是指企業(yè)已經(jīng)支出，攤銷期限在1年以上（不含1年）的各項費用，包括固定資產(chǎn)大修理支出、租入固定資產(chǎn)的改良支出等。如果財務軟件計價不能計入固定資產(chǎn)和無形資產(chǎn)科目，那么能否可以計入長期待攤費用呢？同樣存在問題，那就是時間的確定問題。計入長期待攤費用的費用，在各費用項目的受益期限內(nèi)平均分攤。比如，大修理費用，應當在將發(fā)生的大修理費用在下一次大修理之前平均攤銷；租入

13、固定資產(chǎn)改良應當在租賃期限與租賃資產(chǎn)尚可使用年限孰短的期限內(nèi)平均攤銷；可是，財務軟件的分攤期如何確定？只要企業(yè)還在生存、發(fā)展，就必然發(fā)生賬務，企業(yè)就會受益于賬務。企業(yè)生存、發(fā)展是動態(tài)的，則企業(yè)受益于賬務的時間也應該是動態(tài)變化的，所以這個時間很難確定。國家對此也未做明確規(guī)定。    四、財務軟件一次性的計入當期費用存在的問題    未實行電算化之前，企業(yè)是用紙質(zhì)的賬簿、憑證等記錄發(fā)生的業(yè)務，可以一年采購一次，當年夠用就行，所以價格不是很高，企業(yè)可以一次性的攤?cè)氘斊谫M用管理費用。而財務軟件則不同，它是一次性的購入，長期

14、使用，且費用較高，購買一個核算子系統(tǒng)少說也要幾千元或幾萬元，那么購買一套財務軟件（包括許多子系統(tǒng)）應該要幾萬甚至十幾萬元。如果是購買管理軟件，比如目前國際上流行的ERP系統(tǒng)（企業(yè)資源規(guī)劃管理系統(tǒng)，在國際市場上ERP銷售40來自財務、20分銷、20制造、20人力資源），在國內(nèi)，就拿用友財務軟件公司生產(chǎn)的ERP系統(tǒng)來說，一套ERP系統(tǒng)要200多萬元，在國外市場，如SAP等著名晶牌公司生產(chǎn)的ERP系統(tǒng)折合人民幣要1000多萬元，費用很高。如果一次性攤?cè)牍芾碣M用，必會大大影響企業(yè)的當期損益，導致企業(yè)財務信息不能真實反映企業(yè)的財務狀況。因此，企業(yè)自身也很難接受。況且，財務軟件的受益期不只是一期，所以購買

15、財務軟件入賬一次性記入當期費用不合理，不能簡單一次性記入。    基于以上考慮，企業(yè)財務軟件入賬，按現(xiàn)行的會計制度計入哪類都存在一定的問題，而會計實務操作對財務軟件總需有一個科目入賬才成，這方面尚需進行深化研究和規(guī)范。目前，筆者認為其改正途徑可以從以下兩方面綜合考慮：    （一）單列“軟件”科目。企業(yè)購入的用于生產(chǎn)經(jīng)營、管理用的財務軟件價值明確，可以將其資本化。為了區(qū)別傳統(tǒng)的無形資產(chǎn)科目，是否可以像固定資產(chǎn)、無形資產(chǎn)那樣，單列一項“軟件”科目，財務報表（資產(chǎn)負債表）中“軟件”科目放在長期資產(chǎn)類。軟件可包括系統(tǒng)軟件

16、和應用軟件等。每期按規(guī)定的折舊率（或分攤率）提取折舊（或分攤額）。但是這個折舊率（或分攤率）應該由會計準則明確規(guī)定。具體分錄如下：購入軟件時借記“軟件”科目，貸記“銀行存款”科目；分攤時借記“管理費用軟件攤銷費用”，貸記“軟件”科目。委托開發(fā)形成的財務軟件應按實際支付的委托費入賬。如果該軟件是用于生產(chǎn)經(jīng)營或管理，應資本化。自行開發(fā)形成的財務軟件有明確的目的，開發(fā)成功的可能性很大。而且企業(yè)的研發(fā)支出，比例不會太高（因為企業(yè)必須考慮成本因素），因此，應將開發(fā)過程中發(fā)生的直接費用和間接費用計入“研究與開發(fā)費用×軟件”賬戶，若開發(fā)成功，則轉(zhuǎn)入資產(chǎn)賬戶；若開發(fā)失敗，則將研究與開發(fā)費用計入當期費用。發(fā)生的后續(xù)支出應該根據(jù)重要性原則和配比原則來處理。如果金額較小，按照配比原則計入相關(guān)費用科目；如果金額較大則應予以資本化。    （二）作“遞延資產(chǎn)”處理。由于財務軟件的使用期較長，一次性支出較大且受益期在一個會計年度以上，為了便于管理，非軟件開發(fā)企業(yè)購買的軟件計入“遞延資產(chǎn)軟件支出”，在資產(chǎn)負債表中作為資產(chǎn)來管理。其分攤率由會計準則明確規(guī)定。具體分錄如下：購入時借記&#