SAP采購與庫存的核算

1、SAP采購與庫存的核算ERP環(huán)境下的采購核算及其控制 存貨作為企業(yè)的一種資產(chǎn)，在企業(yè)資產(chǎn)中占有相當(dāng)比重，有的企業(yè)甚至在其流動資金中占了7080%的比率。合理選擇存貨的計價方法對企業(yè)的財務(wù)狀況、經(jīng)營成果和現(xiàn)金流量會產(chǎn)生不同的影響。因此，企業(yè)對存貨的管理成為企業(yè)管理中非常重要的工作重心之一。隨著經(jīng)濟的快速發(fā)展，企業(yè)對存貨的管理手段也在不斷加強，技術(shù)也越來越先進。黨的十六大報告中也指出：信息化是我國加快實現(xiàn)工業(yè)化和現(xiàn)代化的必然選擇。堅持以信息化帶動工業(yè)化，以工業(yè)化促進信息化，走出一條科技含量高、經(jīng)濟效益好、資源消耗低、環(huán)境污染少、人力資源優(yōu)勢得到充分發(fā)揮的新型工業(yè)化路子。很多大型的企業(yè)隨著企業(yè)的不斷

2、發(fā)展，也逐漸從手工或小型的物資或庫存管理信息系統(tǒng)（MIS）轉(zhuǎn)向集成的企業(yè)信息化來管理企業(yè)。 ERP（EnterpriseResourcePlanning，企業(yè)資源計劃/規(guī)劃）是集成了企業(yè)采購、庫存、生產(chǎn)制造、銷售、財務(wù)成本、人力資源、資產(chǎn)、質(zhì)量、資金、項目投資管理等在內(nèi)的企業(yè)管理信息系統(tǒng)。與傳統(tǒng)的存貨管理和財務(wù)軟件核算上，ERP環(huán)境下存貨的管理出現(xiàn)了一些新的變化，這種變化不僅對于企業(yè)對存貨的管理是重要的，另一方面對于會計師審計存貨也是具有重要意義的。ERP系統(tǒng)的重要特點之一就是高度的集成性和數(shù)據(jù)的共享。在高度集成的ERP環(huán)境下，大多數(shù)和庫存相關(guān)的財務(wù)核算都是由系統(tǒng)在業(yè)務(wù)發(fā)生時自動產(chǎn)生的，而不再

3、需要財務(wù)單獨計帳完成。 由于ERP環(huán)境下的存貨管理出現(xiàn)了這些新的特點，因此有必要弄清楚ERP系統(tǒng)中的物流及資金流的情況以加強存貨管理控制。ERP系統(tǒng)中的存貨計價一般都支持計劃/標(biāo)準(zhǔn)價、移動平均價、先進先出法和后進先出法等。這里主要介紹ERP系統(tǒng)中最典型也時最常使用的兩種計價方法：標(biāo)準(zhǔn)成本和移動平均價。本文將以ERP軟件中的市場領(lǐng)先者SAPR/3企業(yè)管理軟件為例進行介紹采購過程中的成本核算及其控制點。 1、標(biāo)準(zhǔn)成本法 在ERP環(huán)境下，對于存貨的采購?fù)ǔ０瑑蓚€步驟：采購收貨和發(fā)票校驗。當(dāng)采購收貨和發(fā)票校驗完成后都會在系統(tǒng)中自動生成相應(yīng)的會計憑證。但自動記帳的科目和金額由于存貨計價方法不同和收貨與

4、收發(fā)票的順序不同而不同。 在標(biāo)準(zhǔn)成本法下，采購價與計劃/標(biāo)準(zhǔn)價之間的價差直接計入“價差”科目。這里的價差不僅包括計劃/標(biāo)準(zhǔn)價與采購價的差異，還包括發(fā)票校驗時采購價和發(fā)票價格的差異。 1.1先收貨后收發(fā)票 在標(biāo)準(zhǔn)成本法下，當(dāng)先收貨時，系統(tǒng)將計劃/標(biāo)準(zhǔn)價與采購定單價格的差異計入“采購價差”科目，以計劃/標(biāo)準(zhǔn)價更新存貨的價值。對方科目則計入“收貨/收發(fā)票”的中間過渡待清帳科目，反映“應(yīng)付暫估”的金額；當(dāng)收到發(fā)票時，若發(fā)票價格和采購定單之間存在差異則把該差異也直接計入“采購價差”科目。 現(xiàn)舉例說明： 標(biāo)準(zhǔn)成本或初始移動加權(quán)平均價：1.1元/件初始存貨數(shù)量：100件 采購價：1.3元/件采購數(shù)量：100

5、件 收貨：收貨數(shù)量：100件 發(fā)票：1.2元/件發(fā)票數(shù)量：100件 自動產(chǎn)生相應(yīng)的會計分錄如下： 收貨時： 借：存貨110 借：采購價差20 貸：收貨/收發(fā)票130 發(fā)票校驗時： 借：收貨/收發(fā)票130 貸：采購價差10 貸：應(yīng)付帳款供應(yīng)商明細120 此時該存貨數(shù)量、金額及成本變化如表1所示： 表1：存貨數(shù)量、金額及成本變化 （標(biāo)準(zhǔn)成本法先收貨后收發(fā)票） 數(shù)量 金額 標(biāo)準(zhǔn)成本 初始時 100件 110元 1.1元/件 收貨后 200件 220元 1.1元/件 發(fā)票校驗后 200件 220元 1.1元/件 1.2先收發(fā)票后收貨 在有些企業(yè)存在先收到發(fā)票而后收貨的情況，標(biāo)準(zhǔn)成本法下，其會計核算與先

6、收貨后收發(fā)票的情況類似，這里不再贅述，只給出相應(yīng)的結(jié)果。 沿用上述例子數(shù)據(jù)，先收發(fā)票后收貨，自動產(chǎn)生相應(yīng)的會計分錄如下： 發(fā)票校驗時： 借：收貨/收發(fā)票120 貸：應(yīng)付帳款供應(yīng)商明細120 由于收發(fā)票早于收貨，此時按發(fā)票金額計入“收貨/收發(fā)票”的中間過渡待清帳科目。 收貨時： 借：存貨110 借：采購價差10 貸：收貨/收發(fā)票120 此時該存貨數(shù)量、金額及成本變化如表2所示： 表2：存貨數(shù)量、金額及成本變化 （標(biāo)準(zhǔn)成本法先收發(fā)票后收貨） 數(shù)量 金額 標(biāo)準(zhǔn)成本 初始時 100件 110元 1.1元/件 發(fā)票校驗時 100件 110元 1.1元/件 收貨后 200件 220元 1.1元/件 2、移

7、動（加權(quán)）平均法 由于ERP系統(tǒng)采用先進的計算機技術(shù)，使存貨的移動加權(quán)平均成為可能，在大多數(shù)情況下，使用移動加權(quán)平均法對存貨計價更貼近存貨的實際成本。因此，在很多企業(yè)實施ERP的過程中選擇移動加權(quán)平均法對存貨進行核算計價。 2.1先收貨后收發(fā)票（庫存充足） 在移動加權(quán)平均法下，企業(yè)也存在收到發(fā)票時，實際的庫存已小于發(fā)票數(shù)量的情況，因此對于庫存是否充足（相對收發(fā)票時存貨的數(shù)量）會直接影響到計入存貨科目的金額大小。 與標(biāo)準(zhǔn)成本法不同，在移動加權(quán)平均法下，當(dāng)先收貨時，系統(tǒng)將直接按采購定單價格計入存貨價值；收發(fā)票時的價差，如果庫存充足，既庫存數(shù)量大于發(fā)票數(shù)量，則直接更新庫存價值。相應(yīng)的對方科目也是計入

8、“收貨/收發(fā)票”的中間過渡待清帳科目。 仍然沿用上述例子數(shù)據(jù)，自動產(chǎn)生相應(yīng)的會計分錄如下： 收貨時： 借：存貨130 貸：收貨/收發(fā)票130 發(fā)票校驗時： 借：收貨/收發(fā)票130 貸：存貨10 貸：應(yīng)付帳款供應(yīng)商明細120 此時該存貨數(shù)量、金額及成本變化如表3所示： 表3：存貨數(shù)量、金額及成本變化 （移動加權(quán)平均法先收貨后收發(fā)票，庫存充足） 數(shù)量 金額 移動平均價 初始時 100件 110元 1.10元/件 收貨后 200件 240元 1.20元/件 發(fā)票校驗后 200件 230元 1.15元/件 2.2先收貨后收發(fā)票（庫存不足） 當(dāng)收貨后，在收發(fā)票時如果庫存不足，既庫存數(shù)量小于發(fā)票數(shù)量，則收

9、發(fā)票時的價差，則系統(tǒng)通常會將差異金額在“存貨”和“采購價差”科目上按比例分攤。 仍然沿用上述例子數(shù)據(jù)，收貨后收發(fā)票前領(lǐng)用120件，自動產(chǎn)生相應(yīng)的會計分錄如下： 收貨時： 借：存貨130 貸：收貨/收發(fā)票130 領(lǐng)用時： 借：生產(chǎn)成本/費用消耗144 貸：存貨144 發(fā)票校驗時： 借：收貨/收發(fā)票130 貸：存貨8 貸：采購價差2 貸：應(yīng)付帳款供應(yīng)商明細120 由于收發(fā)票時庫存數(shù)量小于發(fā)票數(shù)量，因此收發(fā)票時的價差，在“存貨”和“采購價差”科目上按比例分攤，其中： “采購價差”科目所分攤差異 =總差異*（發(fā)票數(shù)量-當(dāng)前庫存數(shù)量）/發(fā)票數(shù)量 =（130-120）*100-（100+100-120）/

10、100 =10*20/100 =2 “存貨”科目應(yīng)分攤的差異 =總差異*當(dāng)前庫存數(shù)量/發(fā)票數(shù)量 =（130-120）*（100+100-120）/100 =10*80/100 =8 此時該存貨數(shù)量、金額及成本變化如表4所示： 表4：存貨數(shù)量、金額及成本變化 （移動加權(quán)平均法先收貨后收發(fā)票，庫存不足） 數(shù)量 金額 移動平均價 初始時 100件 110元 1.10元/件 收貨后 200件 240元 1.20元/件 領(lǐng)用后 80件 96元 1.20元/件 發(fā)票校驗后 80件 88元 1.10元/件 2.3先收貨后收發(fā)票（收貨時為負庫存） 在移動加權(quán)平均價法下，對于先收貨后收發(fā)票還存在一種特殊情況，即

11、在收貨時庫存不足，帳面庫存已小于零。實際業(yè)務(wù)當(dāng)中也的確存在這樣的情況而并不一定是帳實不符。例如，在某些石油天然氣行業(yè)，由于存貨如油品隨自然條件如氣溫不同而使測量結(jié)果不完全相同，而這種差異也存在于合理范圍之內(nèi)，就可能存在帳面已經(jīng)為負而實際存貨尚可發(fā)貨，即負庫存的情況。當(dāng)然原則上不應(yīng)出現(xiàn)負庫存的情況，但在極特殊的條件下也在情理之中。在這種情況下收貨時，系統(tǒng)不完全將直接按采購定單價格計入存貨價值，而是將負庫存數(shù)量與采購價和移動平均價間所得差額計入“采購價差”科目。 仍然沿用上述例子數(shù)據(jù)，收貨前領(lǐng)用120件，自動產(chǎn)生相應(yīng)的會計分錄如下： 領(lǐng)用時： 借：生產(chǎn)成本/費用消耗132 貸：存貨132 收貨時：

12、 借：存貨126 借：采購價差4 貸：收貨/收發(fā)票130 其中： 采購價差 =|（定單價格-移動平均價格）|*負庫存數(shù)量 =|（1.30-1.10）|*20 =4 （對于定單價格存貨數(shù)量）時： 借：收貨/收發(fā)票130 貸：存貨8 貸：采購價差2 貸：應(yīng)付帳款供應(yīng)商明細120 其中： “采購價差”科目所分攤差異 =總差異*（發(fā)票數(shù)量-當(dāng)前庫存數(shù)量）/發(fā)票數(shù)量 =（130-120）*100-（100-120+100）/100 =10*20/100 =2 “存貨”科目應(yīng)分攤的差異 =總差異*當(dāng)前庫存數(shù)量/發(fā)票數(shù)量 =（130-120）*（100-120+100）/100 =10*80/100 =8

13、另外，如果此時發(fā)票校驗時也是負庫存，則差異全部直接記入“采購價差”科目。實際上，此時“采購價差”科目所分攤差異 =總差異*（發(fā)票數(shù)量-當(dāng)前庫存數(shù)量）/發(fā)票數(shù)量 =（130-120）*100-0/100（負庫存時當(dāng)前庫存視為“0”） =10*100/100 =10 存貨數(shù)量、金額及成本變化如表5所示： 表5：存貨數(shù)量、金額及成本變化 （移動加權(quán)平均法先收貨后收發(fā)票，收貨時負庫存） 數(shù)量 金額 移動平均價 初始時 100件 110元 1.10元/件 領(lǐng)用后 -20件 -22元 1.10元/件 收貨后 80件 104元 1.30元/件 發(fā)票校驗后 80件 96元 1.20元/件 2.4先收發(fā)票后收貨

14、 在移動加權(quán)平均法下，如果收發(fā)票早于收貨，則收發(fā)票時按發(fā)票金額計入“收貨/收發(fā)票”中間過渡待清帳科目，而收貨時按發(fā)票金額更新“存貨”價值。 仍然沿用上述例子數(shù)據(jù)，先收發(fā)票后收貨，自動產(chǎn)生相應(yīng)的會計分錄如下： 發(fā)票校驗時： 借：收貨/收發(fā)票120 貸：應(yīng)付帳款供應(yīng)商明細120 由于收發(fā)票早于收貨，此時按發(fā)票金額計入“收貨/收發(fā)票”的中間過渡待清帳科目。 收貨時： 借：存貨120 貸：收貨/收發(fā)票120 在移動加權(quán)平均價法下，對于先收發(fā)票后收貨時如果收貨時為負庫存，則此時“采購價差”科目所分攤金額的原則與先收貨后收發(fā)票的負庫存處理一樣。此時該存貨數(shù)量、金額及成本變化如表6所示： 表6：存貨數(shù)量、金

15、額及成本變化 （移動加權(quán)平均法先收發(fā)票后收貨） 數(shù)量 金額 移動平均價 初始時 100件 110元 1.10元/件 發(fā)票校驗后 100件 110元 1.10元/件 收貨后 200件 230元 1.15元/件 3、期末結(jié)帳的采購核算處理 在期末結(jié)帳時，將執(zhí)行“收貨/收發(fā)票”的自動科目清帳，把已收貨且已收發(fā)票的“收貨/收發(fā)票”明細項目一一清帳核銷。然后執(zhí)行“收貨/收發(fā)票”科目余額重組調(diào)整的操作把“收貨/收發(fā)票”中間過渡待清帳科目借方余額調(diào)整到資產(chǎn)負債表“物資采購”項目中，反映收到發(fā)票尚未收貨的金額，其自動產(chǎn)生的會計憑證為： 借：物資采購 貸：“收貨/收發(fā)票調(diào)整”科目 一般情況下，ERP系統(tǒng)不是直接

16、調(diào)整“收貨/收發(fā)票”科目的，而是記入另外一個性質(zhì)相似的調(diào)整科目，即：“收貨/收發(fā)票調(diào)整”科目。這是因為做這樣的調(diào)整主要是為了調(diào)整資產(chǎn)負債表項目而為，因此系統(tǒng)在期末做這樣的調(diào)整的時候還同時自動產(chǎn)生了下一個期間期初的沖銷憑證： 借：“收貨/收發(fā)票調(diào)整”科目 貸：物資采購 如果“收貨/收發(fā)票”中間過渡待清帳存在貸方科目余額則重組調(diào)整到相應(yīng)的“應(yīng)付暫估”科目中，反映已收貨尚未收到發(fā)票的金額，其自動產(chǎn)生的會計憑證為： 借：“收貨/收發(fā)票調(diào)整”科目 貸：應(yīng)付暫估 同時也自動產(chǎn)生下一個期間期初的沖銷憑證： 借：應(yīng)付暫估 貸：“收貨/收發(fā)票調(diào)整”科目 因此，實際上對于“收貨/收發(fā)票”中間待清帳科目和“收貨/收

17、發(fā)票調(diào)整”科目是不包含在資產(chǎn)負債表項目中的，而正常結(jié)帳完成后，這兩個科目的匯總余額應(yīng)該為零。這樣處理也便于下個期間正常的收貨和收發(fā)票的校對，不至于影響到收貨和收發(fā)票逐筆清帳核銷。 而對于“采購價差”科目，在ERP系統(tǒng)中一般是作為存貨的備加/備抵科目反映在資產(chǎn)負債表的存貨項目中的。 一般在ERP系統(tǒng)中，無論在標(biāo)準(zhǔn)成本法下或是移動平均法下，存貨科目的記帳都是由系統(tǒng)自動產(chǎn)生的，而且都和一定的存貨數(shù)量對應(yīng)的。因此，存貨科目在系統(tǒng)中是不能手工記帳，必須從物料管理部門的業(yè)務(wù)操作自動產(chǎn)生相應(yīng)的會計憑證；而“采購價差”科目雖然有一部分也是由系統(tǒng)自動記帳的，但該科目也同時也允許財務(wù)手工單獨處理，并且該科目的余額

18、是沒有相應(yīng)的存貨數(shù)量來對應(yīng)的。 4、ERP環(huán)境下存貨的異動 根據(jù)上文所述，無論是在標(biāo)準(zhǔn)成本法或是移動平均法下，“采購價差”科目在存貨采購成本核算過程中都扮演了中間“協(xié)調(diào)者”的角色，是存貨控制的關(guān)鍵點，需要特別關(guān)注。 4.1標(biāo)準(zhǔn)成本法下存貨標(biāo)準(zhǔn)價的非正常頻繁變動 正常情況下，一旦確定相應(yīng)的存貨標(biāo)準(zhǔn)價后，除非標(biāo)準(zhǔn)價和實際價存在較大差異，不應(yīng)隨意調(diào)整標(biāo)準(zhǔn)價。如果發(fā)現(xiàn)在ERP系統(tǒng)中存在存貨標(biāo)準(zhǔn)價的非正常頻繁變動，則需要特別關(guān)注。這種情況對于審計師對存貨的審計也需要提高警惕，因為系統(tǒng)一般會提供改變標(biāo)準(zhǔn)價的功能，并自動產(chǎn)生相應(yīng)的會計憑證： 借或貸：存貨 貸或借：采購價差 而采購價差通常有兩種處理方法。一種是在當(dāng)期已發(fā)出材料和期末結(jié)存材料之間進行分配，屬于已消耗材料應(yīng)分配的差異，應(yīng)從該科目中轉(zhuǎn)到相關(guān)科目；另一