工程項(xiàng)目資料管理制度.doc

1、 工程項(xiàng)目資料管理制度撰寫人：_日 期：_工程項(xiàng)目資料管理制度文件和資料的管理1、由項(xiàng)目部辦公室負(fù)責(zé)管理性文件的收發(fā)、傳閱、編制清單歸類保存。由項(xiàng)目技術(shù)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)施工圖、技術(shù)核定單、變更通知單的收發(fā)，負(fù)責(zé)編制目錄，分發(fā)清單，所有施工圖的持有人應(yīng)對(duì)圖紙的修改，變更及時(shí)標(biāo)識(shí)。2、所有文件資料由文件批準(zhǔn)人決定發(fā)放范圍和份數(shù)，文件發(fā)放人應(yīng)填寫文件和資料發(fā)放登記表，按發(fā)放范圍和數(shù)量發(fā)放文件，并做好編號(hào)及登記。3、文件領(lǐng)用人在收到文件和資料時(shí)，應(yīng)在文件發(fā)放的表格上登記簽字。4、在發(fā)放過程中，文件使用部門應(yīng)及時(shí)撤出作廢/失效文件。5、當(dāng)文件使用人的文件破損嚴(yán)重，影響使用時(shí)，應(yīng)向文件發(fā)放部門辦理更換手續(xù)，交回

2、破損文件，補(bǔ)發(fā)新文件、編號(hào)不變，文件發(fā)放部門應(yīng)將原破損文件收回處理。6、文件使用人文件丟失后，應(yīng)向文件發(fā)放部門辦理補(bǔ)領(lǐng)手續(xù)，在補(bǔ)領(lǐng)申請(qǐng)時(shí)必須作出書面說明，文件發(fā)放部門在補(bǔ)發(fā)文件時(shí)應(yīng)重新進(jìn)行分發(fā)編號(hào)，并注明作廢。7、在用有效文件控制清單項(xiàng)目部辦公室負(fù)責(zé)編制管理性有效文件控制清單，項(xiàng)目工程部負(fù)責(zé)編制技術(shù)性有效文件控制清單，以識(shí)別和管理在用有效文件及現(xiàn)行修訂狀態(tài)。8、文件和資料的更改a.當(dāng)文件和資料需要更改時(shí)，應(yīng)由文件更改人或更改部門填寫文件和資料更改申請(qǐng)表，說明更改的理由依據(jù)和更改內(nèi)容，如更改涉及其它部門時(shí)，應(yīng)重新會(huì)審。b.文件更改原則上應(yīng)由原審批人審批，當(dāng)原審批人不在或需指定其它人員審批時(shí)，則該

3、人應(yīng)得到相應(yīng)的授權(quán)書和文件審批所需的有關(guān)背景資料。c.經(jīng)更改審批的文件，由審批人填寫文件和資料更改通知單，并發(fā)至有關(guān)部門。d.文件持有人根據(jù)文件和資料更改通知單的指令，直接在文件的相應(yīng)處進(jìn)行更改，但應(yīng)確保內(nèi)容的正確、清晰，并將文件更改通知單附于文件后或收回原文件，并做好發(fā)放登記。e.文件更改后，文件更改部門應(yīng)將更改內(nèi)容審批件存檔備查。f.文件更改應(yīng)做好記錄和標(biāo)識(shí)。9、作廢的文件應(yīng)加蓋“作蓋”印章，已作廢、失效的文件應(yīng)在文件的使用場合中撤出。10、文件和資料的保管a.文件和資料持有人應(yīng)妥善保管好所用的文件資料，防止丟失、損壞，若損壞丟失應(yīng)向主管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，批準(zhǔn)后按二.5和二.6辦理。b.文件資料的存檔按公司檔案管理辦法規(guī)定辦理。c.文件管理人在調(diào)離崗位或存檔時(shí)，必須移交全_文件，并作好文件移交記錄。11、文件和資料的使用控制a.文件和資料需要時(shí)，由需要人填寫文件和資料復(fù)印審批表，應(yīng)經(jīng)主管部門或部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，規(guī)定復(fù)印的份數(shù)、編號(hào)，發(fā)放應(yīng)做好記錄和登記。b.需要臨時(shí)借閱文件的人員應(yīng)填寫文件和資料借閱申請(qǐng)單，經(jīng)文件管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可借閱，借閱后必須及時(shí)歸還，文件一般情況下不外借，如確需外借，需經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。12、記錄文件和資料發(fā)放登記表文件和資料收到登記表文件和資料更改申請(qǐng)表文件和資料更改通知單文件和資料復(fù)印審批表文件和資料存檔