公司電話管理制度

1、電話管理制度1. 目的為節(jié)約成本費用，加強對公司各種通訊工具的管理，特制訂本制度。2. 范圍本制度適用于公司所有職能部門、各經(jīng)營總部。本制度所指各種通訊工具包括座機電話、直線電話、傳真機。3. 原則公司的各種通訊工具主要是作為方便與外界溝通、方便業(yè)務開展，公司不允許員工利用公司的通訊工具進行私人用途。4. 固定電話管理4.1. 公司根據(jù)員工工作需要和電話分機的資源情況，為每一位辦公室工作人員提供一部固定電話。4.2. 員工應在座機電話鈴響三聲內(nèi)接聽，接聽業(yè)務電話應簡潔明了，接聽電話時應使用統(tǒng)一禮貌用語“您好，XXX（員工姓名）”。講電話時聲音不可太大，以免影響他人。4.3. 固定電話一般不開通

2、外線功能。各部門員工因為工作實際需要而撥打外線功能的，須提出書面申請，經(jīng)部門經(jīng)理初審，人力資源主管批準后方可開通給以設置撥打外線密碼。4.4. 撥打外線密碼由員工個人負責使用管理。不得借予他人撥打，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，除由其個人賠償所發(fā)生的話費，并按公司獎懲條例給予相應的處分。4.5. 未經(jīng)公司或電話密碼所有人的同意，盜用密碼撥打私人電話。一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，除由其個人賠償所發(fā)生的話費外，還可視情況嚴重，給予記過以上的處分。4.6. 禁止利用公司電話聊天。員工在上班時間如接聽私人電話，應長話短說，以免造成電話線路的繁忙，時間不得超過三分鐘。4.7. 嚴禁員工利用公司電話（包括分機和直線電話）撥打聲訊臺或信息臺查詢

3、非業(yè)務信息，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)證實，給予記過以上的處分。4.8. 已經(jīng)有撥打外線密碼員工一經(jīng)離職，本部應馬上將該員工的上報給人力資源部撤銷密碼，如果未及時上報而產(chǎn)生話費由部門負責人承擔。4.9. 總監(jiān)級以上的高級管理人員以及副總、總裁助理、有對外業(yè)務的部門可以根據(jù)工作需要，申請配置直線電話，如需要開通國內(nèi)或國際長途功能的，應一并提出申請。4.10. 申請配備直線電話，一律報公司總經(jīng)理批準。5. 傳真的管理5.1. 公司傳真機由使用部門指定人員負責管理。需要發(fā)送傳真人員，須在負責傳真機管理人員處填寫發(fā)送傳真登記表后方可使用傳真機。5.2. 負責傳真機管理人員負責傳真機的傳真發(fā)送登記、傳真接收發(fā)放、用紙?zhí)砑?/p>

4、、故障處理、維修申請等相關事務。5.3. 發(fā)送傳真人員發(fā)送傳真完畢后，應檢查是否有文件遺漏在傳真機旁；對發(fā)送保密性高或緊急文件時，應提前以電話方式通知收件人現(xiàn)場接收。5.4. 傳真接收完畢后，傳真機指定管理人員應立即將傳真文件交給收件人，對于沒有署名接收的人且內(nèi)容無法查證對應的文件應及時予以清理，保證傳真機桌面的整潔有序。5.5. 對傳真收發(fā)業(yè)務頻繁或者所收發(fā)的資料保密要求較高的部門或個人，可以申請配置專用的傳真機。5.6. 對涉及公司重大機密的文件不宜使用傳真機發(fā)送，以免泄密。5.7. 員工不得利用公司傳真機收發(fā)私人資料、文件。6. 附則6.1. 本制度由人力資源部制訂、修改并負責解釋62本規(guī)定自發(fā)文之日起生效7. 附件序號編號版本名稱附件1發(fā)送傳真登記表附件2固/£電話安裝申請表發(fā)送傳真登記表序號對方傳真號碼文件名稱頁數(shù)簽字確認備注1234567891011121314151617181920212223固定電話安裝申請表填寫日期:部門姓名職務申請理由功能要求電話類別直線電話分機電話傳真號碼開通權限國際長途口