文件管理制度范本

1、文件管理制度范本1總則1.1 為使文件管理工作制度化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā) 揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用，根據(jù)公文的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我公司實(shí)際，特制定本制度。1.2 文件管理內(nèi)容：上級黨政機(jī)關(guān)、上級行業(yè)主管部門來文；同級單位來文；本單位 上報(bào)下發(fā)的各種文件、資料。1.3 本單位的各類文件黨委和行政統(tǒng)一由辦公室歸口管理。2收文的管理2.1 公文的簽收2.1.1 簽收文件時(shí)，要檢查收文單位或收件人無誤后再進(jìn)行簽收。2.1.2 簽收文件時(shí)，要對文件的份數(shù)、標(biāo)題等內(nèi)容逐份清查核對，如發(fā)現(xiàn)其中一項(xiàng)不 對口，應(yīng)及時(shí)報(bào)告主管領(lǐng)導(dǎo)。2.1.3 簽收文件應(yīng)簽寫并注明時(shí)間。2.2 文件的登

2、記編號(hào)：對收到的文件，要分類逐件在收文登記薄上詳細(xì)登記。登記項(xiàng) 目一般包括：收到日期、順序編號(hào)、來文單位、發(fā)文字號(hào)、文件標(biāo)題。參加各種會(huì)議帶回的 文件、材料，在傳達(dá)、匯報(bào)結(jié)束后應(yīng)交辦公室保管，個(gè)人不得存放。2.3 文件的閱批與分轉(zhuǎn)2.3.1 凡正式文件應(yīng)附上文件處理傳閱單：由辦公室主任根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后， 由文書或秘書分送領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門閱辦， 重要文件或急件應(yīng)立刻呈送領(lǐng)導(dǎo) 或分管領(lǐng)導(dǎo) 閱批后分送承辦部門閱辦。為防止文件積壓誤事，一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完。2.3.2 為加速文件運(yùn)轉(zhuǎn)，文書就在當(dāng)天或第二天將文件送到領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門，如關(guān)系 到兩個(gè)以上部門，應(yīng)按批示、次序依次傳閱，最遲不得超過兩天特殊

3、情況例外。2.4 文件的傳閱：2.4.1 傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和詳細(xì)規(guī)定，不得將有密級的文件帶回家里閱讀 或隨身攜帶到公共場所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。2.4.2 閱讀文件應(yīng)抓緊時(shí)間，當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件交給文書，閱批文件一般不得超過兩天，閱后應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé)，如有領(lǐng)導(dǎo)批示”、擬辦意見：辦公室應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。2.4.3 文件閱完后，應(yīng)交給文書，切忌橫傳。3發(fā)文的管理3.1 辦公室負(fù)責(zé)文件的上報(bào)下發(fā)，各基層單位和部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。3.2 發(fā)文的范圍：但凡以公司黨政名義上報(bào)、下發(fā)的各種文件均屬發(fā)文范圍。3.3 發(fā)文的程序

4、：3.3.1 各職能部門需要發(fā)文，應(yīng)事先向辦公室提出申請。3.3.2 辦公室同意發(fā)文后，由職能部門草擬文稿。文搞擬就后，擬稿人應(yīng)填附發(fā)文稿紙首頁，詳細(xì)寫明文件標(biāo)題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、擬稿單位與擬稿人。3.3.3 部門負(fù)責(zé)人核稿并簽字。3.3.4 辦公室文書對文稿內(nèi)容、格式進(jìn)行把關(guān)，確定分發(fā)或報(bào)送份數(shù)，辦公室主任進(jìn)行審核。3.3.5 文書將文稿送公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。3.3.6 經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)后的文稿交由文書統(tǒng)一編號(hào)送打字室打印。3.3.7 文件打印清樣，應(yīng)由核稿人校對，校對人員應(yīng)在發(fā)文稿上簽名。3.3.8 文件打完后，由文書向領(lǐng)導(dǎo)請示是否需要在公司網(wǎng)站公布，如果需要，則上傳文件。4文件的借閱和清退4

5、.1 文件的借閱4.1.1 需要留用的文件，需要向辦公室辦理借閱手續(xù)，明確責(zé)任人借閱時(shí)間和歸還時(shí)間。4.1.2 借閱人必須做好保密工作，不得翻印和復(fù)印，不能轉(zhuǎn)借他人，絕密文件在指定地點(diǎn)閱讀。4.2 文件的清退4.2.1 文書應(yīng)定期對事情已經(jīng)辦妥的本單位文件和上級要求限期清退的文件，進(jìn)行收 繳清退工作。如發(fā)現(xiàn)文件喪失，必須及時(shí)查明原因和責(zé)任者，并如實(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。4.2.2 清退時(shí)要加蓋清退戳記，保存好文件清退單。5文件的立卷歸檔5.1 文件歸檔工作依照檔案法和公司檔案管理制度及時(shí)整理立卷、歸檔。5.2 聯(lián)合辦理的文件，原件由主辦機(jī)關(guān)整理立卷、歸檔，其他機(jī)關(guān)保存復(fù)制件和 其他形式的文件副本。5.3

6、 存檔時(shí)，要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材 料的完整性。5.4 要堅(jiān)持平時(shí)立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則，重要工作、重要會(huì)議形成的文件 材料，要及時(shí)立卷歸檔。6文件的銷毀對已不具備歸檔和存查價(jià)值的文件應(yīng)填寫檔案銷毀清單，經(jīng)辦公室主任審核批準(zhǔn) 后，可以銷毀。銷毀秘密文件應(yīng)到指定場所，由兩人以上監(jiān)銷，保證不喪失、不漏銷。下發(fā) 至各基層單位、部室的無密級文件由其自行銷毀，并向辦公室上報(bào)銷毀清單。對于違反文件管理制度并造成影響和損失的人員，視情節(jié)輕重，給予行政處罰和經(jīng)濟(jì) 處罰，由辦公室拿出具體處理意見，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批示后進(jìn)行處罰。7 解釋權(quán)歸辦公室。附：相關(guān)記錄表。收文日期WTSTMTS . 文性冊演.、文伯守號(hào)，發(fā)/日而*fcjkijyn ,文件砧名.、年用 日，NKzvE .年 月 日門.，«w>wn，由牛時(shí)間.,，.1， 貸辦,足百陽擋.期染星身引力里也用包弓的有短字 (20) 35 號(hào).落但電珪:櫛艮人:漏S文件才告：5s逗或傅亮料鉆號(hào)：sjiE5azmHsggjt ： _： 酒泯文件班料標(biāo)as ：而收人：.20 年 月 日.文FT獎(jiǎng)卅潔洶華字20)笫 三，清退單位：清退人：湎郵r件耳導(dǎo)： 蒲郵口南芬料編號(hào)：5s蛙之始35料由級：