EXCEL表格35招必學(xué)秘技

1、Excel 表格的 35招必學(xué)秘技 也許你已經(jīng)在 Excel 中完成過上百張財務(wù)報表,也許你已利用 Excel 函數(shù)實現(xiàn)過上千次的復(fù)雜運算, 也許你認(rèn)為 Excel 也不過如此, 甚至了 無新意。但我們平日里無數(shù)次重復(fù)的得心應(yīng)手的使用方法只不過是 Excel 全部技巧的百分之一。 本專題從 Excel 中的一些鮮為人知的技巧 入手,領(lǐng)略一下關(guān)于 Excel 的別樣風(fēng)情。一、讓不同類型數(shù)據(jù)用不同顏色顯示在工資表中,如果想讓大于等于 2000元的工資總額以“紅色”顯 示, 大于等于 1500元的工資總額以“藍(lán)色”顯示, 低于 1000元的工資 總額以“棕色”顯示,其它以“黑色”顯示,我們可以這樣設(shè)

2、置。 1. 打開“工資表”工作簿, 選中“工資總額”所在列, 執(zhí)行“格式 條件格式”命令, 打開“條件格式”對話框。 單擊第二個方框右側(cè)的 下拉按鈕,選中“大于或等于”選項,在后面的方框中輸入數(shù)值 “2000”。 單擊“格式”按鈕, 打開“單元格格式”對話框, 將“字體” 的“顏色”設(shè)置為“紅色”。2. 按“添加”按鈕,并仿照上面的操作設(shè)置好其它條件 (大于等于 1500,字體設(shè)置為“藍(lán)色”;小于 1000,字體設(shè)置為“棕色”。 3. 設(shè)置完成后,按下“確定”按鈕?？纯垂べY表吧, 工資總額的數(shù)據(jù)是不是按你的要求以不同顏色顯示 出來了。二、建立分類下拉列表填充項我們常常要將企業(yè)的名稱輸入到表格中

3、,為了保持名稱的一致性, 利用“數(shù)據(jù)有效性”功能建了一個分類下拉列表填充項。1. 在 Sheet2中,將企業(yè)名稱按類別 (如“工業(yè)企業(yè)”、“商業(yè)企 業(yè)”、 “個體企業(yè)”等 分別輸入不同列中, 建立一個企業(yè)名稱數(shù)據(jù)庫。 2. 選中 A 列(“工業(yè)企業(yè)”名稱所在列 ,在“名稱”欄內(nèi),輸入 “工業(yè)企業(yè)”字符后,按“回車”鍵進(jìn)行確認(rèn)。仿照上面的操作,將 B 、C列分別命名為“商業(yè)企業(yè)”、“個 體企業(yè)”3. 切換到 Sheet1中,選中需要輸入“企業(yè)類別”的列 (如 C 列 , 執(zhí)行“數(shù)據(jù)有效性”命令, 打開“數(shù)據(jù)有效性”對話框。 在“設(shè)置” 標(biāo)簽中,單擊“允許”右側(cè)的下拉按鈕, 選中“序列”選項, 在

4、下面的 “來源”方框中, 輸入“工業(yè)企業(yè)”, “商業(yè)企業(yè)”, “個體企業(yè)” 序列 (各元素之間用英文逗號隔開 ,確定退出。再選中需要輸入企業(yè)名稱的列 (如 D 列 , 再打開“數(shù)據(jù)有效性”對 話框,選中“序列”選項后,在“來源”方框中輸入公式:=INDIRECT(C1,確定退出。4. 選中 C 列任意單元格 (如 C4 ,單擊右側(cè)下拉按鈕,選擇相應(yīng)的 “企業(yè)類別”填入單元格中。然后選中該單元格對應(yīng)的 D 列單元格 (如 D4 ,單擊下拉按鈕,即可從相應(yīng)類別的企業(yè)名稱列表中選擇需要的企 業(yè)名稱填入該單元格中。提示:在以后打印報表時,如果不需要打印“企業(yè)類別”列,可以 選中該列,右擊鼠標(biāo),選“隱藏

5、”選項,將該列隱藏起來即可。三、建立“常用文檔”新菜單在菜單欄上新建一個“常用文檔”菜單, 將常用的工作簿文檔添加 到其中,方便隨時調(diào)用。1. 在工具欄空白處右擊鼠標(biāo), 選“自定義”選項, 打開“自定義” 對話框。 在“命令”標(biāo)簽中, 選中“類別”下的“新菜單”項, 再將“命 令”下面的“新菜單”拖到菜單欄。按“更改所選內(nèi)容”按鈕, 在彈出菜單的“命名”框中輸入一個名 稱 (如“常用文檔”。2. 再在“類別”下面任選一項 (如“插入”選項 , 在右邊“命令” 下面任選一項 (如“超鏈接”選項 , 將它拖到新菜單 (常用文檔 中, 并 仿照上面的操作對它進(jìn)行命名 (如“工資表”等 , 建立第一個

6、工作簿文 檔列表名稱。重復(fù)上面的操作,多添加幾個文檔列表名稱。3. 選中“常用文檔”菜單中某個菜單項 (如“工資表”等 , 右擊鼠 標(biāo),在彈出的快捷菜單中,選“分配超鏈接打開”選項,打開“分配 超鏈接”對話框。 通過按“查找范圍”右側(cè)的下拉按鈕, 定位到相應(yīng)的 工作簿 (如“工資.xls”等 文件夾,并選中該工作簿文檔。重復(fù)上面的操作,將菜單項和與它對應(yīng)的工作簿文檔超鏈接起來。 4. 以后需要打開“常用文檔”菜單中的某個工作簿文檔時, 只要展 開“常用文檔”菜單,單擊其中的相應(yīng)選項即可。提示:盡管我們將“超鏈接”選項拖到了“常用文檔”菜單中, 但 并不影響“插入”菜單中“超鏈接”菜單項和“常用

7、”工具欄上的“插入超鏈接”按鈕的功能。四、制作“專業(yè)符號”工具欄在編輯專業(yè)表格時, 常常需要輸入一些特殊的專業(yè)符號, 為了方便 輸入,我們可以制作一個屬于自己的“專業(yè)符號”工具欄。1. 執(zhí)行“工具宏錄制新宏”命令,打開“錄制新宏”對話框, 輸入宏名 ? 如“fuhao1”?并將宏保存在“個人宏工作簿”中, 然后“確 定”開始錄制。 選中“錄制宏”工具欄上的“相對引用”按鈕, 然后將 需要的特殊符號輸入到某個單元格中,再單擊“錄制宏”工具欄上的 “停止”按鈕,完成宏的錄制。仿照上面的操作,一一錄制好其它特殊符號的輸入“宏”。2. 打開“自定義”對話框, 在“工具欄”標(biāo)簽中, 單擊“新建”按 鈕,

8、 彈出“新建工具欄”對話框, 輸入名稱“專業(yè)符號”, 確定后, 即在工作區(qū)中出現(xiàn)一個工具條。切換到“命令”標(biāo)簽中, 選中“類別”下面的“宏”, 將“命令” 下面的“自定義按鈕”項拖到“專業(yè)符號”欄上 (有多少個特殊符號就 拖多少個按鈕 。3. 選中其中一個“自定義按鈕”, 仿照第 2個秘技的第 1點對它們 進(jìn)行命名。4. 右擊某個命名后的按鈕,在隨后彈出的快捷菜單中,選“指定 宏”選項,打開“指定宏”對話框,選中相應(yīng)的宏 (如 fuhao1等 ,確 定退出。重復(fù)此步操作,將按鈕與相應(yīng)的宏鏈接起來。5. 關(guān)閉“自定義”對話框, 以后可以像使用普通工具欄一樣, 使用 “專業(yè)符號”工具欄,向單元格中

9、快速輸入專業(yè)符號了。五、用“視面管理器”保存多個打印頁面有的工作表, 經(jīng)常需要打印其中不同的區(qū)域, 用“視面管理器”吧。 1. 打開需要打印的工作表, 用鼠標(biāo)在不需要打印的行 (或列 標(biāo)上拖 拉, 選中它們再右擊鼠標(biāo), 在隨后出現(xiàn)的快捷菜單中, 選“隱藏”選項, 將不需要打印的行 (或列 隱藏起來。2. 執(zhí)行“視圖視面管理器”命令,打開“視面管理器”對話框, 單擊“添加”按鈕,彈出“添加視面”對話框,輸入一個名稱 (如“上 報表”后,單擊“確定”按鈕。3. 將隱藏的行 (或列 顯示出來, 并重復(fù)上述操作, “添加”好其它 的打印視面。4. 以后需要打印某種表格時, 打開“視面管理器”, 選中需

10、要打印 的表格名稱, 單擊“顯示”按鈕, 工作表即刻按事先設(shè)定好的界面顯示 出來,簡單設(shè)置、排版一下,按下工具欄上的“打印”按鈕,一切就 OK 了。六、讓數(shù)據(jù)按需排序如果你要將員工按其所在的部門進(jìn)行排序, 這些部門名稱既的有關(guān) 信息不是按拼音順序,也不是按筆畫順序,怎么辦 ? 可采用自定義序列 來排序。1. 執(zhí)行“格式選項”命令, 打開“選項”對話框, 進(jìn)入“自定義 序列”標(biāo)簽中,在“輸入序列”下面的方框中輸入部門排序的序列 (如“機(jī)關(guān) , 車隊 , 一車間 , 二車間 , 三車間”等 ,單擊“添加”和“確定” 按鈕退出。2. 選中“部門”列中任意一個單元格,執(zhí)行“數(shù)據(jù)排序”命令, 打開“排序

11、”對話框,單擊“選項”按鈕,彈出“排序選項”對話框, 按其中的下拉按鈕, 選中剛才自定義的序列, 按兩次“確定”按鈕返回, 所有數(shù)據(jù)就按要求進(jìn)行了排序。七、把數(shù)據(jù)徹底隱藏起來工作表部分單元格中的內(nèi)容不想讓瀏覽者查閱, 只好將它隱藏起來 了。1. 選中需要隱藏內(nèi)容的單元格 (區(qū)域 ,執(zhí)行 “ 格式 單元格 ” 命令, 打開 “ 單元格格式 ” 對話框,在 “ 數(shù)字 ” 標(biāo)簽的 “ 分類 ” 下面選中 “ 自定義 ” 選項,然后在右邊 “ 類型 ” 下面的方框中輸入 “ ; ; ; ”(三個英文狀態(tài)下的 分號 。2. 再切換到 “ 保護(hù) ” 標(biāo)簽下,選中其中的 “ 隱藏 ” 選項,按 “ 確定 ”

12、 按鈕 退出。3. 執(zhí)行 “ 工具 保護(hù) 保護(hù)工作表 ” 命令,打開 “ 保護(hù)工作表 ” 對話 框,設(shè)置好密碼后, “ 確定 ” 返回。經(jīng)過這樣的設(shè)置以后, 上述單元格中的內(nèi)容不再顯示出來, 就是使 用 Excel 的透明功能也不能讓其現(xiàn)形。提示:在 “ 保護(hù) ” 標(biāo)簽下,請不要清除 “ 鎖定 ” 前面復(fù)選框中的 “ ” 號,這樣可以防止別人刪除你隱藏起來的數(shù)據(jù)。八、讓中、英文輸入法智能化地出現(xiàn)在編輯表格時, 有的單元格中要輸入英文, 有的單元格中要輸入中 文,反復(fù)切換輸入法實在不方便,何不設(shè)置一下,讓輸入法智能化地調(diào) 整呢 ?選中需要輸入中文的單元格區(qū)域, 執(zhí)行 “ 數(shù)據(jù) 有效性 ” 命令,

13、 打開 “ 數(shù)據(jù)有效性 ” 對話框, 切換到 “ 輸入法模式 ” 標(biāo)簽下, 按 “ 模式 ” 右側(cè)的下 拉按鈕,選中 “ 打開 ” 選項后, “ 確定 ” 退出。以后當(dāng)選中需要輸入中文的單元格區(qū)域中任意一個單元格時, 中文 輸入法 (輸入法列表中的第 1個中文輸入法 自動打開,當(dāng)選中其它單元 格時,中文輸入法自動關(guān)閉。九、讓 “ 自動更正 ” 輸入統(tǒng)一的文本你是不是經(jīng)常為輸入某些固定的文本,如電腦報而煩惱呢 ? 那 就往下看吧。1. 執(zhí)行 “ 工具 自動更正 ” 命令,打開 “ 自動更正 ” 對話框。2. 在 “ 替換 ” 下面的方框中輸入 “pcw”(也可以是其他字符, “pcw” 用 小寫

14、 , 在 “ 替換為 ” 下面的方框中輸入 “ 電腦報 ” , 再單擊 “ 添加 ” 和 “ 確 定 ” 按鈕。3. 以后如果需要輸入上述文本時, 只要輸入 “pcw” 字符 ? 此時可以不 考慮 “pcw” 的大小寫 ? ,然后確認(rèn)一下就成了。十、在 Excel 中自定義函數(shù)Excel 函數(shù)雖然豐富,但并不能滿足我們的所有需要。我們可以自 定義一個函數(shù),來完成一些特定的運算。 下面,我們就來自定義一個計 算梯形面積的函數(shù):1. 執(zhí)行 “ 工具 宏 Visual Basic編輯器 ” 菜單命令 (或按 “Alt+F11” 快捷鍵 ,打開 Visual Basic編輯窗口。2. 在窗口中,執(zhí)行

15、“ 插入 模塊 ” 菜單命令,插入一個新的模塊 模塊 1。3. 在右邊的 “ 代碼窗口 ” 中輸入以下代碼:Function V(a,b,hV = h*(a+b/2End Function4. 關(guān)閉窗口,自定義函數(shù)完成。以后可以像使用內(nèi)置函數(shù)一樣使用自定義函數(shù)。提示:用上面方法自定義的函數(shù)通常只能在相應(yīng)的工作簿中使用。 十一、表頭下面襯張圖片為工作表添加的背景, 是襯在整個工作表下面的, 能不能只襯在表 頭下面呢 ?1. 執(zhí)行 “ 格式 工作表 背景 ” 命令,打開 “ 工作表背景 ” 對話框,選 中需要作為背景的圖片后, 按下 “ 插入 ” 按鈕, 將圖片襯于整個工作表下 面。2. 在按住

16、Ctrl 鍵的同時,用鼠標(biāo)在不需要襯圖片的單元格 (區(qū)域 中 拖拉,同時選中這些單元格 (區(qū)域 。3. 按 “ 格式 ” 工具欄上的 “ 填充顏色 ” 右側(cè)的下拉按鈕,在隨后出現(xiàn)的 “ 調(diào)色板 ” 中,選中 “ 白色 ” 。經(jīng)過這樣的設(shè)置以后,留下的單元格下面襯 上了圖片, 而上述選中的單元格 (區(qū)域 下面就沒有襯圖片了 (其實, 是圖 片被 “ 白色 ” 遮蓋了 。提示 ? 襯在單元格下面的圖片是不支持打印的。十二、用連字符 “&” 來合并文本如果我們想將多列的內(nèi)容合并到一列中, 不需要利用函數(shù), 一個小 小的連字符 “&” 就能將它搞定 (此處假定將 B 、 C 、 D 列

17、合并到一列中 。 1. 在 D 列后面插入兩個空列 (E、 F 列 ,然后在 D1單元格中輸入公 式:=B1&C1&D1。2. 再次選中 D1單元格,用 “ 填充柄 ” 將上述公式復(fù)制到 D 列下面的 單元格中, B 、 C 、 D 列的內(nèi)容即被合并到 E 列對應(yīng)的單元格中。 3. 選中 E 列,執(zhí)行 “ 復(fù)制 ” 操作,然后選中 F 列,執(zhí)行 “ 編輯 選擇 性粘貼 ” 命令,打開 “ 選擇性粘貼 ” 對話框,選中其中的 “ 數(shù)值 ” 選項,按 下 “ 確定 ” 按鈕, E 列的內(nèi)容 (不是公式 即被復(fù)制到 F 列中。4. 將 B 、 C 、 D 、 E 列刪除,完成合并工作

18、。提示:完成第 1、 2步的操作,合并效果已經(jīng)實現(xiàn),但此時如果刪 除 B 、 C 、 D 列,公式會出現(xiàn)錯誤。故須進(jìn)行第 3步操作,將公式轉(zhuǎn)換 為不變的 “ 值 ” 。生成績條常有朋友問 “ 如何打印成績條 ” 這樣的問題, 有不少人采取錄制宏或 VBA 的方法來實現(xiàn),這對于初學(xué)者來說有一定難度。出于此種考慮, 我在這里給出一種用函數(shù)實現(xiàn)的簡便方法。此處假定學(xué)生成績保存在 Sheet1工作表的 A1至 G64單元格區(qū)域 中,其中第 1行為標(biāo)題,第 2行為學(xué)科名稱。1. 切 換 到 Sheet2工 作 表 中 , 選 中 A1單 元 格 ,輸 入 公 式 : =IF(MOD(ROW(, 3=0,

19、 , IF(0MOD?ROW(, 3(=1, sheet1! A, INDEX(sheet1! $A:$G, INT(ROW(+4/3+1, COLUMN(。2. 再次選中 A1單元格, 用 “ 填充柄 ” 將上述公式復(fù)制到 B1至 G1單 元格中;然后,再同時選中 A1至 G1單元格區(qū)域,用 “ 填充柄 ” 將上述 公式復(fù)制到 A2至 G185單元格中。至此,成績條基本成型,下面簡單修飾一下。3. 調(diào)整好行高和列寬后,同時選中 A1至 G2單元格區(qū)域 (第 1位學(xué) 生的成績條區(qū)域 ,按 “ 格式 ” 工具欄 “ 邊框 ” 右側(cè)的下拉按鈕,在隨后出 現(xiàn)的邊框列表中,選中 “ 所有框線 ” 選項

20、,為選中的區(qū)域添加邊框 (如果 不需要邊框,可以不進(jìn)行此步及下面的操作 。4. 同時選中 A1至 G3單元格區(qū)域, 點擊 “ 常用 ” 工具欄上的 “ 格式刷 ” 按鈕,然后按住鼠標(biāo)左鍵,自 A4拖拉至 G186單元格區(qū)域,為所有的 成績條添加邊框。按 “ 打印 ” 按鈕,即可將成績條打印出來。十四、 Excel 幫你選函數(shù)在用函數(shù)處理數(shù)據(jù)時,常常不知道使用什么函數(shù)比較合適。 Excel 的 “ 搜索函數(shù) ” 功能可以幫你縮小范圍,挑選出合適的函數(shù)。執(zhí)行 “ 插入 函數(shù) ” 命令,打開 “ 插入函數(shù) ” 對話框,在 “ 搜索函數(shù) ” 下面的方框中輸入要求 (如 “ 計數(shù) ” ,然后單擊 “ 轉(zhuǎn)

21、到 ” 按鈕,系統(tǒng)即刻將 與 “ 計數(shù) ” 有關(guān)的函數(shù)挑選出來,并顯示在 “ 選擇函數(shù) ” 下面的列表框中。 再結(jié)合查看相關(guān)的幫助文件,即可快速確定所需要的函數(shù)。十五、同時查看不同工作表中多個單元格內(nèi)的數(shù)據(jù)有時,我們編輯某個工作表 (Sheet1時,需要查看其它工作表中 (Sheet2、 Sheet3 某個單元格的內(nèi)容, 可以利用 Excel 的 “ 監(jiān)視窗口 ”功能來實現(xiàn)。執(zhí)行 “ 視圖 工具欄 監(jiān)視窗口 ” 命令, 打開 “ 監(jiān)視窗口 ” , 單擊其中 的 “ 添加監(jiān)視 ” 按鈕, 展開 “ 添加監(jiān)視點 ” 對話框, 用鼠標(biāo)選中需要查看的 單元格后,再單擊 “ 添加 ” 按鈕。重復(fù)前述操作

22、,添加其它 “ 監(jiān)視點 ” 。 以后,無論在哪個工作表中,只要打開 “ 監(jiān)視窗口 ” ,即可查看所有 被監(jiān)視點單元格內(nèi)的數(shù)據(jù)和相關(guān)信息。十六、為單元格快速畫邊框在 Excel 2002以前的版本中, 為單元格區(qū)域添加邊框的操作比較麻 煩, Excel 2002對此功能進(jìn)行了全新的拓展。單擊 “ 格式 ” 工具欄上 “ 邊框 ” 右側(cè)的下拉按鈕, 在隨后彈出的下拉列 表中,選 “ 繪圖邊框 ” 選項,或者執(zhí)行 “ 視圖 工具欄 邊框 ” 命令,展開 “ 邊框 ” 工具欄。單擊工具欄最左側(cè)的下拉按鈕, 選中一種邊框樣式, 然后在需要添 加邊框的單元格區(qū)域中拖拉,即可為相應(yīng)的單元格區(qū)域快速畫上邊框。

23、 提示:如果畫錯了邊框,沒關(guān)系,選中工具欄上的 “ 擦除邊框 ” 按鈕,然后在錯誤的邊框上拖拉一下,就可以清除掉錯誤的邊框。如 果需要畫出不同顏色的邊框,可以先按工具欄右側(cè)的 “ 線條顏色 ” 按鈕, 在隨后彈出的調(diào)色板中選中需要的顏色后, 再畫邊框即可。 這一功能 還可以在單元格中畫上對角的斜線。十七、控制特定單元格輸入文本的長度你能想象當(dāng)你在該輸入四位數(shù)的單元格中卻填入了一個兩位數(shù), 或 者在該輸入文字的單元格中你卻輸入了數(shù)字的時候, Excel 就能自動判斷、即時分析并彈出警告,那該多好啊 ! 要實現(xiàn)這一功能,對 Excel 來 說,也并不難。例如我們將光標(biāo)定位到一個登記 “ 年份 ”

24、的單元格中, 為了輸入的統(tǒng) 一和計算的方便,我們希望 “ 年份 ” 都用一個四位數(shù)來表示。所以,我們 可以單擊 “ 數(shù)據(jù) ” 菜單的 “ 有效性 ” 選項。在 “ 設(shè)置 ” 卡片 “ 有效性條件 ” 的 “ 允許 ” 下拉菜單中選擇 “ 文本長度 ” 。然后在 “ 數(shù)據(jù) ” 下拉菜單中選擇 “ 等 于 ” ,且 “ 長度 ” 為 “4” 。同時,我們再來到 “ 出錯警告 ” 卡片中,將 “ 輸入 無效數(shù)據(jù)時顯示的出錯警告 ” 設(shè)為 “ 停止 ” ,并在 “ 標(biāo)題 ” 和 “ 錯誤信息 ” 欄 中分別填入 “ 輸入文本非法 !” 和 “ 請輸入四位數(shù)年份。 ” 字樣。很顯然, 當(dāng)如果有人在該單元

25、格中輸入的不是一個四位數(shù)時, Excel 就會彈出示的警告對話框,告訴你出錯原因,并直到你輸入了正確 “ 樣 式 ” 的數(shù)值后方可繼續(xù)錄入。神奇吧 ? 其實,在 Excel 的 “ 數(shù)據(jù)有效性 ” 判 斷中,還有許多特殊類型的數(shù)據(jù)格式可選,比如 “ 文本類型 ” 啊, “ 序列 大小 ” 啊, “ 時間遠(yuǎn)近 ” 啊,如你有興趣,何不自作主張,自己設(shè)計一種 檢測標(biāo)準(zhǔn),讓你的 Excel 展示出與眾不同的光彩呢。十八、成組填充多張表格的固定單元格我們知道每次打開 Excel ,軟件總是默認(rèn)打開多張工作表。由此就 可看出 Excel 除了擁有強(qiáng)大的單張表格的處理能力, 更適合在多張相互 關(guān)聯(lián)的表格中

26、協(xié)調(diào)工作。 要協(xié)調(diào)關(guān)聯(lián), 當(dāng)然首先就需要同步輸入。 因此, 在很多情況下, 都會需要同時在多張表格的相同單元格中輸入同樣的內(nèi) 容。那么如何對表格進(jìn)行成組編輯呢 ? 首先我們單擊第一個工作表的標(biāo)簽 名 “Sheet1” , 然 后 按 住 Shift 鍵 , 單 擊 最 后 一 張 表 格 的 標(biāo) 簽 名 “Sheet3”(如果我們想關(guān)聯(lián)的表格不在一起, 可以按住 Ctrl 鍵進(jìn)行點選 。 此時,我們看到 Excel 的標(biāo)題欄上的名稱出現(xiàn)了 “ 工作組 ” 字樣,我們就 可以進(jìn)行對工作組的編輯工作了。 在需要一次輸入多張表格內(nèi)容的單元 格中隨便寫點什么, 我們發(fā)現(xiàn), “ 工作組 ” 中所有表格的

27、同一位置都顯示 出相應(yīng)內(nèi)容了。但是,僅僅同步輸入是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。 比如,我們需要將多張表格中 相同位置的數(shù)據(jù)統(tǒng)一改變格式該怎么辦呢 ? 首先,我們得改變第一張表 格的數(shù)據(jù)格式, 再單擊 “ 編輯 ” 菜單的 “ 填充 ” 選項, 然后在其子菜單中選 擇 “ 至同組工作表 ” 。這時, Excel 會彈出 “ 填充成組工作表 ” 的對話框, 在這里我們選擇 “ 格式 ” 一項, 點 “ 確定 ” 后, 同組中所有表格該位置的數(shù) 據(jù)格式都改變了。十九、改變文本的大小寫在 Excel 中,為表格處理和數(shù)據(jù)運算提供最強(qiáng)大支持的不是公式, 也不是數(shù)據(jù)庫,而是函數(shù)。不要以為 Excel 中的函數(shù)只是針對數(shù)字

28、,其 實只要是寫進(jìn)表格中的內(nèi)容, Excel 都有對它編輯的特殊函數(shù)。例如改 變文本的大小寫。在 Excel 2002中, 至少提供了三種有關(guān)文本大小寫轉(zhuǎn)換的函數(shù)。 它 們 分 別 是 :“=UPPER(源 數(shù) 據(jù) 格 ” , 將 文 本 全 部 轉(zhuǎn) 換 為 大 寫 ; “=LOWER(源數(shù)據(jù)格 ” ,將文本全部轉(zhuǎn)換成小寫; “=PROPER(源數(shù)據(jù) 格 ” , 將文本轉(zhuǎn)換成 “ 適當(dāng) ” 的大小寫, 如讓每個單詞的首字母為大寫等。 例如,我們在一張表格的 A1單元格中輸入小寫的 “excel” ,然后在目標(biāo)單元格中輸入 “=UPPER(A1” ,回車后得到的結(jié)果將會是 “EXCEL” 。 同

29、樣, 如果我們在 A3單元格中輸入 “mr.weiwei” , 然后我們在目標(biāo)單元 格中輸入 “=PROPER(A3” ,那么我們得到的結(jié)果就將是 “Mr.Weiwei” 了。二十、提取字符串中的特定字符除了直接輸入外, 從已存在的單元格內(nèi)容中提取特定字符輸入, 絕 對是一種省時又省事的方法,特別是對一些樣式雷同的信息更是如此, 比如員工名單、籍貫等信息。如 果 我 們 想 快 速 從 A4單 元 格 中 提 取 稱 謂 的 話 , 最 好 使 用 “=RIGHT(源數(shù)據(jù)格,提取的字符數(shù) ” 函數(shù),它表示 “ 從 A4單元格最右 側(cè)的字符開始提取 2個字符 ” 輸入到此位置。當(dāng)然,如果你想提取

30、姓名 的話,則要使用 “=LEFT(源數(shù)據(jù)格,提取的字符數(shù) ” 函數(shù)了。還有一種 情況,我們不從左右兩端開始,而是直接從數(shù)據(jù)中間提取幾個字符。比 如我們要想從 A5單元格中提取 “ 武漢 ” 兩個字時,就只須在目標(biāo)單元格 中輸入 “=MID(A5,4,2” 就可以了。意思是:在 A5單元格中提取第 4個 字符后的兩個字符,也就是第 4和第 5兩個字。二十一、 把基數(shù)詞轉(zhuǎn)換成序數(shù)詞 將英文的基數(shù)詞轉(zhuǎn)換成序數(shù)詞是一 個比較復(fù)雜的問題。 因為它沒有一個十分固定的模式:大多數(shù)的數(shù)字在 變成序數(shù)詞都是使用的 “th” 后綴,但大凡是以 “1” 、 “2” 、 “3” 結(jié)尾的數(shù) 字卻分別是以 “st” 、

31、 “nd” 和 “rd” 結(jié)尾的。而且, “11” 、 “12” 、 “13” 這 3個數(shù)字又不一樣,它們卻仍然是以 “th” 結(jié)尾的。因此,實現(xiàn)起來似乎很 復(fù)雜。其實,只要我們理清思路,找準(zhǔn)函數(shù),只須編寫一個公式,就可輕 松 轉(zhuǎn) 換 了 。 不 信 , 請 看 :“=A2&IF(OR(VALUE(RIGHT(A2,2=11,12,13,th,IF(OR(VALUE (RIGHT(A2=1,2,3,CHOOSE(RIGHT(A2,st,nd,rd,th” 。 該公式盡管一長串,不過含義卻很明確:如果數(shù)字是以 “11” 、 “12” 、 “13” 結(jié)尾的,則加上 “th” 后綴;如果第

32、1原則無效,則檢查最后一個 數(shù)字,以 “1” 結(jié)尾使用 “st” 、以 “2” 結(jié)尾使用 “nd” 、以 “3” 結(jié)尾使用 “rd” ; 如果第 1、 2原則都無效,那么就用 “th” 。因此,基數(shù)詞和序數(shù)詞的 轉(zhuǎn)換實現(xiàn)得如此輕松和快捷。二十二、用特殊符號補齊位數(shù)和財務(wù)打過交道的人都知道,在賬面填充時有一種約定俗成的 “ 安 全填寫法 ” ,那就是將金額中的空位補齊,或者在款項數(shù)據(jù)的前面加上 “$” 之類的符號。 其實, 在 Excel 中也有類似的輸入方法, 那就是 “REPT” 函數(shù)。它的基本格式是 “=REPT(“ 特殊符號 ” ,填充位數(shù) ” 。比如, 我們要在中 A2單元格里的數(shù)字結(jié)

33、尾處用 “#” 號填充至 16位, 就只須將公式改為 “=(A2&REPT(#,16-LEN(A2” 即可;如果我們要 將 A3單 元 格 中的 數(shù) 字 從 左 側(cè)用 “#” 號 填 充 至 16位 , 就 要 改 為 “=REPT(#,16-LEN(A3&A3” ;另外,如果我們想用 “#” 號將 A4中 的 數(shù) 值 從 兩 側(cè) 填 充 , 則 需 要 改 為 “=REPT(#,8-LEN(A4/2&A4&REPT(#8-LEN(A4/2” ; 如果你還 嫌不夠?qū)I(yè),要在 A5單元格數(shù)字的頂頭加上 “$” 符號的話,那就改為:“=(TEXT(A5,$#,#0.00(&