DE_流程手冊_9.2.6.1 材料物資發(fā)票匹配和應(yīng)付款核算流程

1、材料物資發(fā)票匹配和應(yīng)付款核算流程 1. 范圍本流程適用于蘇州供電公司材料物資采購的處理及核算。2. 控制目標(biāo)確保核算的及時性和正確性；實現(xiàn)對統(tǒng)一采購的集中核算，確保相應(yīng)應(yīng)付款的集中處理。3. 主要涉及部門q 財務(wù)與產(chǎn)權(quán)管理部q 物資管理部4. 主要前提和假設(shè)q 生產(chǎn)性和非生產(chǎn)性固定資產(chǎn)及材料物資的采購統(tǒng)一由物資管理部辦理q 財務(wù)與產(chǎn)權(quán)管理部統(tǒng)一核算處理q 物資系統(tǒng)和財務(wù)系統(tǒng)之間建立系統(tǒng)接口5. 主要控制點q 物資采購必須受到預(yù)算控制q 物資管理部收到供應(yīng)商發(fā)票后，檢查發(fā)票價格是否與合同及定單價格一致，并檢驗物資是否到貨q 價格審核：發(fā)票單價不大于采購合同確定的單價q 數(shù)量審核：發(fā)票的數(shù)量等于一

2、批或多批物資收料數(shù)量q 物資管理部必須確保四單匹配，即合同、定單、收料單、發(fā)票的匹配，并將匹配后的信息及時傳遞給財務(wù)與產(chǎn)權(quán)管理部q 物資部必須確保發(fā)票和收料單等材料核算單據(jù)的及時傳遞；若物資直接發(fā)送至工地，亦必須辦理入庫和領(lǐng)料手續(xù)6. 流程說明步驟說明負(fù)責(zé)人輸出1.編寫物資使用計劃1.1各業(yè)務(wù)部門根據(jù)預(yù)算和維修維護計劃，編制物資使用計劃各業(yè)務(wù)部門物資使用計劃2.生成材料采購計劃2.1 物資部根據(jù)各部門物資使用計劃生成材料采購計劃物資管理部材料物資采購計劃3.生成合同和訂單3.1 根據(jù)采購計劃，生成采購合同和訂單，并將合同和訂單信息導(dǎo)入財務(wù)系統(tǒng)物資管理部4.材料物資驗收4.1驗收材料物資，清點數(shù)

3、量，檢查質(zhì)量4.2 在物資系統(tǒng)中維護材料采購信息4.3 將采購信息傳遞至財務(wù)部，并由財務(wù)部據(jù)以記帳物資管理部5.收到發(fā)票，進行四單匹配檢查5.1檢查合同、定單、發(fā)票、收料單的匹配信息，并提出付款申請5.2對沒有發(fā)票的存貨，進行暫估入庫物資管理部6.發(fā)票金額檢查6.1核對發(fā)票信息，確保發(fā)票價不高于采購訂單價6.2若一張發(fā)票對應(yīng)多張訂單，進行追索查詢確保發(fā)票和訂單的匹配以及發(fā)票金額不高于所對應(yīng)的多張訂單金額的合計物資管理部7. 會計核算7.1 通過財務(wù)系統(tǒng)與物資系統(tǒng)的接口，獲取付款申請，并審核發(fā)票、定單、收料單、合同，編制會計分錄財務(wù)與產(chǎn)權(quán)管理部8.檢查預(yù)付款8.1檢查預(yù)付款及扣款信息8.2若存在預(yù)付款，付款金額為應(yīng)支付金額扣除預(yù)付款金額財務(wù)與產(chǎn)權(quán)管理部9.款項支付9.1支付物資款項財務(wù)與產(chǎn)權(quán)管理部7. 主要涉及文檔/信息流程文檔名稱編制部門/人員主要內(nèi)容聯(lián)數(shù)提交部門/人員提交時限/頻率物資使用計劃各業(yè)務(wù)部門材料物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、項目名稱和預(yù)算項目,領(lǐng)用日期2各業(yè)務(wù)部門材料物資采購計劃物資管理部材料物資名稱、規(guī)