誠通人力電子合同管理系統(tǒng)

1、誠通人力電子合同管理系統(tǒng)使用手冊所屬公司：誠通人力版 本 號：v 1.0日 期：2020-08-08目錄概述3管理員配置部門權(quán)限4管理員配置用戶權(quán)限5管理員配置管理編號6管理員配置管理印章7一、人員管理81.1人員列表91.2新建人員91.3人員信息編輯10二、 進度管理122.1未發(fā)起122.2簽署中122.3已拒絕122.4已過期13三、 模板管理133.1模板列表133.2新建模板143.3模板編輯14四、 合同簽署流程154.1簽約入口154.2簽約詳情配置154.3發(fā)送方式174.4簽署流程簡述17五、 合同管理18六、其它說明196.1合同模板規(guī)則196.2 合同編號規(guī)則196.3

2、終止或解除合同機制196.4續(xù)簽合同機制19概述此系統(tǒng)服務(wù)于業(yè)務(wù)部門和非業(yè)務(wù)部門，所有部門的欄目權(quán)限和功能權(quán)限均由管理員配置。部門和用戶（賬號）數(shù)據(jù)復(fù)刻自誠云系統(tǒng)，賬號是打通的。業(yè)務(wù)部門權(quán)限及賬號：該類型部門下的用戶賬號登錄后，只顯示其專屬的員工數(shù)據(jù)、合同模板、合同數(shù)據(jù)；每個部門下的賬號分為“部門負(fù)責(zé)人”和“普通用戶”，此屬性只在業(yè)務(wù)屬性的部門產(chǎn)生作用，普通用戶只能看到自己管理的員工和合同數(shù)據(jù)，而部門負(fù)責(zé)人則可以看到自己整個部門的員工和合同數(shù)據(jù)。非業(yè)務(wù)部門權(quán)限及賬號：該類型部門下的用戶賬號登錄后，不區(qū)分部門權(quán)限和個人權(quán)限，可以看到所有基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。項目使用前，首先管理員要對部門權(quán)限、賬號屬性進行配

3、置，并且授權(quán)個人賬號企業(yè)權(quán)限（部門一定要最先配置，如果不編輯、設(shè)置權(quán)限的話會影響部門下的用戶信息配置）。用戶賬號配置后，從誠云跳轉(zhuǎn)至電子合同系統(tǒng)只需傳遞賬號ID即可（此步驟是無感跳轉(zhuǎn)的，無需人工拼接鏈接地址）。管理員的信息建立也是按部門、人員來維護的，只不過管理員這個部門擁有系統(tǒng)的最高權(quán)限。下面我們就按系統(tǒng)模塊的管理順序來做簡單說明。管理員配置部門權(quán)限位置：后臺管理-賬號管理-角色管理第一步：點擊“編輯”：第二步：編寫部門備注（非必須），選擇業(yè)務(wù)類型，點擊保存；第三步：配置部門欄目權(quán)限、功能權(quán)限；配置后，就可以點開“用戶管理”標(biāo)簽，去配置當(dāng)前部門下的人員賬號了。管理員配置用戶權(quán)限位置：后臺管理

4、-賬號管理-用戶權(quán)限第一步：先點擊“編輯”按鈕，確立此用戶是管理者還是普通用戶；第二步：根據(jù)實際情況選擇業(yè)務(wù)類型，并且開啟“用戶狀態(tài)”；如果此賬號選定為“部門負(fù)責(zé)人”，那么需要確定其正副職；第三步：授權(quán)企業(yè)后此賬號后，就可以發(fā)起對應(yīng)企業(yè)的簽署合同。配置到這里，此用戶就可以從誠云系統(tǒng)的指定入口，跳轉(zhuǎn)到電子合同系統(tǒng)中了。管理員配置管理編號位置：后臺管理-編號管理管理員在此界面展示并維護合同類型、簽訂類型、模板類型編號數(shù)據(jù)，用于模板編號和合同編號的生成。（編號創(chuàng)建后即為字典數(shù)據(jù)，建議不要輕易修改）新增編號規(guī)則：勾選類型，屬性備注文案，編寫“編號”值，點擊保存即可；注：一種編號類型只允許存在一個有效的

5、編號，并且在模板創(chuàng)建之前，請確定是否已建立相應(yīng)的編號。如果創(chuàng)建模板時報“模板編號生成有誤，請排查各類型的編號是否已設(shè)置”的錯誤提示，那就回到這里，把你需要的類型編號創(chuàng)建并啟用即可。管理員配置管理印章位置：后臺管理-印章管理第一步：創(chuàng)建企業(yè)數(shù)據(jù)（印章創(chuàng)建時關(guān)聯(lián)到企業(yè)即可）；新增企業(yè)的時候，需要配置其編碼，此編碼用于模板、合同編號的生成；第二步：創(chuàng)建企業(yè)印章（企業(yè)公章、人名章）上傳圖片時要求上傳對應(yīng)的尺寸，圖片大小不超過1M至此管理員的配置功能流程就介紹完了，接下來介紹的是人員（乙方）數(shù)據(jù)的管理。一、人員管理列表中展示的數(shù)據(jù)來自誠健康，人員身上的業(yè)務(wù)員和部門也是來自誠健康；在這里進行人員信息新增、

6、編輯操作，都會將數(shù)據(jù)同步更新至誠健康數(shù)據(jù)庫。當(dāng)合同簽署完成后，程序會根據(jù)發(fā)起合同時填寫的乙方信息，回寫到本地人員信息中，同時同步提交給誠健康，保證數(shù)據(jù)的統(tǒng)一性。列表按照人員信息的更新時間倒序排列（最新的在最上面）。人員管理的數(shù)據(jù)呈現(xiàn)是根據(jù)部門屬性、用戶屬性劃分的。比如非業(yè)務(wù)部門用戶可看到全量的人員數(shù)據(jù)；業(yè)務(wù)部門的用戶，只能看到自己部門的人員數(shù)據(jù)；如果當(dāng)前登錄的是業(yè)務(wù)部門的“部門負(fù)責(zé)人”，那么他可以看到屬于本部門的所有人員數(shù)據(jù)；如果當(dāng)前登錄的是“普通用戶”，那他只能看到屬于自己的人員數(shù)據(jù)。1.1人員列表1， 在線狀態(tài)搜索：根據(jù)員工簽署合同的時間范圍，來確定其當(dāng)前是否在職；2， 合同類型：員工最近

7、一次有效簽署的合同的合同類型；3， 已簽合同數(shù)：員工歷史上簽署過的合同總數(shù)；4， 在職狀態(tài)：取決于員工最后簽訂的那份合同數(shù)據(jù)；1.2新建人員新增人員按要求填寫乙方的真實信息，信息用于合同簽署。建議上傳人員的身份證正反面照片；“業(yè)務(wù)員”項根據(jù)實際情況填寫，填寫完成可重新指定。1.3人員信息編輯編輯人員信息的時候，除了基礎(chǔ)信息外，還可以看到人員的崗位、薪資、合同開始時間、合同結(jié)束時間，同時還可以看到此人員“已簽署合同”。已簽署合同：列表包含人員新簽、續(xù)簽、變更、終止、解除類型的所有合同；列表中編號為空色時，表示此合同已失效；點擊合同編號可預(yù)覽已填寫的合同內(nèi)容；列表按照合同創(chuàng)建時間倒序排列；在此列表

8、可以“發(fā)起簽約”。2、 進度管理2.1未發(fā)起此標(biāo)簽頁顯示的是新員工 或 合同均失效的員工數(shù)據(jù)；列表會關(guān)聯(lián)其最新的一份簽署合同；點擊合同編號預(yù)覽合同內(nèi)容；列表按人員的更新時間倒序排列；點擊“簽約”按鈕，可以直接發(fā)起簽約流程。2.2簽署中合同發(fā)起后，乙方未簽署之前的合同會在這里顯示1、如果業(yè)務(wù)員感覺合同需要修改時，可以點擊“撤銷”按鈕，將合同撤回，然后可以重新發(fā)起新的簽署流程；撤回后，乙方無法執(zhí)行簽署；2、業(yè)務(wù)員點擊“重新發(fā)送”按鈕后可以再次發(fā)送短信、郵件通知，最新的短信、郵件發(fā)送狀態(tài)會更新到列表中。2.3已拒絕合同發(fā)起后，乙方可以在手機端操作“拒絕”，并填寫拒絕原因。拒絕后，服務(wù)端會收到消息通知

9、，程序?qū)⒕芙^狀態(tài)和拒絕原因追加到合同上，并且在列表顯示。2.4已過期合同發(fā)起后，等待乙方簽署的時間是5天（時間長短可配置），超過期限的合同，自動歸到這里管理。3、 模板管理3.1模板列表此處管理系統(tǒng)中用到的所有合同模板；列表先按狀態(tài)是否有效排列，然后再看創(chuàng)建時間倒序排；點擊“查看”可以在線預(yù)覽e簽寶的模板文件；點擊“修改”，可以在彈出層中點擊“模板修改地址”進行在線模板編輯；新建的模板屬于草稿狀態(tài)，需手動控制“啟動模板”；管理員可以根據(jù)情況刪除模板。3.2新建模板選擇企業(yè)、合同類型、簽訂類型等字段值，同時上傳原合同文件（如果創(chuàng)建的是非標(biāo)準(zhǔn)類型合同，目前只支持pdf格式的文件）；創(chuàng)建時，會根據(jù)所

10、選的企業(yè)和所選的各個類型的編號，結(jié)合統(tǒng)計算法產(chǎn)出一個序列號，作為模板的系統(tǒng)編號，如：PMIOERW1N20ND013.3模板編輯此彈層可看到“模板修改地址”項，點擊鏈接可跳轉(zhuǎn)e簽寶的模板編輯界面。編輯模板時使用到的key，請參照字典表。模板編輯完成并啟用后，會在合同發(fā)起時選用。4、 合同簽署流程4.1簽約入口入口一：人員信息詳情中的“已簽署合同”列表；入口二：進度管理-未發(fā)起列表、已拒絕列表、已過期列表；入口三：合同管理列表。4.2簽約詳情配置從入口跳轉(zhuǎn)進來后，會攜帶原合同信息（原合同信息主要是用于續(xù)簽、終止、解除等非標(biāo)準(zhǔn)合同）和員工信息。員工的基礎(chǔ)信息會渲染在頁面上，當(dāng)合同簽署成功后，合同上

11、的人員信息會更新至人員信息庫 和 誠健康數(shù)據(jù)庫。頂部區(qū)域選擇的合同模板屬于標(biāo)準(zhǔn)類型時，整個流程會已表單的形式提交數(shù)據(jù)；如果選擇的是非標(biāo)準(zhǔn)模板，則采用幕布+控件的形式提交數(shù)據(jù)。業(yè)務(wù)員只需要自上而下真實的填寫相應(yīng)數(shù)據(jù)即可。A.標(biāo)準(zhǔn)模板界面示意：1，標(biāo)準(zhǔn)模板表單界面按派遣、外包類型區(qū)分；2，填寫的合同數(shù)據(jù)位置要準(zhǔn)確、格式要規(guī)范。B.非標(biāo)準(zhǔn)模板界面示意：1，如果非標(biāo)準(zhǔn)合同中遇到多選情況，那么就在文本框內(nèi)輸入”即可；2，非標(biāo)準(zhǔn)模板中的日期位置必須按照xxxx年xx月xx日格式填寫。4.3發(fā)送方式手機號+郵箱方式給乙方發(fā)送簽署鏈接（手機號、郵箱如果較之前發(fā)生變化，也會更新至人員信息中），程序會按照這里配置

12、的手機號、郵箱發(fā)送。4.4簽署流程簡述當(dāng)乙方收到手機短信后，點開進入簽署流程：1、 如果此時操作“拒絕”，那么乙方提交拒絕后，此簽署流程結(jié)束；2、 如果用戶操作簽約，并簽署了自己的姓名，點擊提交。提交后，甲方的公章、人名章會自動加蓋。自動加蓋完成后，合同自動歸檔。此時用戶就可以下載完整的合同文檔了（PDF文檔），此簽署流程結(jié)束；3、 如果用戶遲遲未完成簽署、也未拒絕，那么等有效期快到時，系統(tǒng)會提醒乙方簽署。如果最終仍未簽署或拒絕，那此條合同自動置為“已過期”狀態(tài)，此簽署流程結(jié)束。5、 合同管理1、 合同管理中顯示的數(shù)據(jù)是乙方已完成簽署的合同數(shù)據(jù)，包含新簽、續(xù)簽、變更、終止、解除；2、 列表中編

13、號為紅色的合同，說明其已經(jīng)失效。失效包括：自然到期、已終止、已解除；3、 可以給某個合同上傳附件文檔，點擊“附件”，出現(xiàn)彈出層后上傳保存即可；4、 點擊“下載”按鈕可以下載pdf格式的合同電子版；5、 點擊“導(dǎo)出”按鈕可以根據(jù)篩選項定向的導(dǎo)出數(shù)據(jù)；6、 合同狀態(tài)【搜索項】：正常（含有：未到期的新簽合同、未到期的續(xù)簽合同、有效的終止合同、有效的解除合同）、失效（含有：自然到期的新簽合同、自然到期的續(xù)簽合同、已終止的合同、已解除的合同）；7、 管理崗位【搜索項】：依據(jù)合同發(fā)起是填寫的崗位類型；8、 簽約時間【搜索項】：合同的開始時間、結(jié)束時間同時落在這個時間段內(nèi)，就會被篩出；9、 到期期限【搜索項】：0天-N天內(nèi)要到期的合同數(shù)據(jù)，同時排除掉已續(xù)簽的合同，防止重復(fù)續(xù)簽；六、其它說明6.1合同模板規(guī)則所屬公司+合同類型+合同簽訂類型+年份+模板類型+序列號（2位）6.2 合同編號規(guī)則所屬公司+合同類型+合同簽訂類型+年份+模板類型+序列號（2位）+流水號（4位）續(xù)簽合同直接在原合同后面加“-續(xù)1”、“-續(xù)2”.6.3終止或解除合同機制當(dāng)對原合同的解除或終止簽署后