《國家電子政務工程建設項目檔案管理暫行辦法》

1、國家電子政務工程建設項目檔案管理暫行辦法第一章總則第一條為規(guī)范國家電子政務工程建設項目檔案管理,充分發(fā)揮檔案在項目建設、運行、管理、監(jiān)督等方面的作用,根據(jù)國家電子政務工程建設項目管理暫行辦法和有關(guān)檔案管理的法規(guī)與標準,制定本辦法。第二條本辦法適用于使用中央財政性資金的國家電子政務工程建設項目(以下簡稱電子政務項目,其他信息化建設項目檔案管理,可參照執(zhí)行。本辦法所稱電子政務項目主要是指國家統(tǒng)一電子政務網(wǎng)絡、國家重點業(yè)務信息系統(tǒng)、國家基礎(chǔ)信息庫、國家電子政務網(wǎng)絡與信息安全保障體系相關(guān)基礎(chǔ)設施、國家電子政務標準化體系和電子政務相關(guān)支撐體系等建設項目。第三條電子政務項目檔案是在電子政務項目建設全過程中

2、形成的、具有保存價值的各種形式和載體的歷史記錄,是電子政務項目竣工驗收、運行維護、升級改造等工作的重要依據(jù)。第四條本辦法所稱項目建設單位是指負責項目建設的中央政務部門和參與國家電子政務項目建設的地方政務部門。根據(jù)國家電子政務工程建設項目管理暫行辦法規(guī)定,項目建設單位應確定項目實施機構(gòu)和項目責任人。第五條電子政務項目檔案工作在檔案行政管理部門監(jiān)督、指導下,由項目建設單位負責。項目建設單位應將檔案工作納入項目建設計劃和管理程序,納入相關(guān)人員的崗位職責,根據(jù)項目實際情況,采取有效措施,確保電子政務項目檔案的完整、準確、系統(tǒng)、有效。第六條電子政務項目檔案管理在項目建設期間由建設單位的實施機構(gòu)具體負責。

3、電子政務項目實施機構(gòu)應明確電子政務項目檔案工作主管領(lǐng)導,制定檔案工作計劃, 建立健全歸檔制度、檔案分類編號方案等管理制度和業(yè)務規(guī)范,配備具有專業(yè)知識和技能的檔案管理人員,提供檔案管理所需經(jīng)費、設備、場地等條件。第七條電子政務項目實施機構(gòu)應對參建單位進行檔案管理交底、指導、培訓,對參建單位移交的檔案進行審核、驗收。第八條建設單位的檔案管理部門應對電子政務項目的檔案管理進行業(yè)務指導并提出具體要求,對實施機構(gòu)制定的檔案管理制度和業(yè)務規(guī)范進行審查,對電子政務檔案的收集、整理、移交進行業(yè)務指導。第九條檔案驗收是電子政務項目竣工驗收的重要組成部分。未進行檔案驗收或檔案驗收不合格的電子政務項目,不得通過竣工

4、驗收。第二章檔案的收集與整理第十條電子政務項目實施機構(gòu)應根據(jù)電子政務項目審批部門批復的實施內(nèi)容,依據(jù)國家電子政務工程建設項目文件歸檔范圍和保管期限表(見附件,結(jié)合本項目特點制定歸檔范圍和保管期限,做好文件收集工作。第十一條電子政務項目文件材料的收集、整理、歸檔應與項目建設進程同步實施。實施機構(gòu)在項目建設初期通過制定歸檔制度、業(yè)務規(guī)范、合同條款、開展培訓、交底等方式,對文件的收集、整理、歸檔提出明確要求;在項目建設過程中,結(jié)合項目進程,對電子政務項目文件的收集、整理情況進行檢查;單項工程驗收、合同驗收時,應同步進行檔案驗收。第十二條電子政務項目文件材料的收集、整理、歸檔應明確各方職責。在電子政務

5、項目設計開發(fā)、施工、監(jiān)理、設備采購、委托中介招標等合同、協(xié)議中應設立專門條款,對電子政務項目檔案提交范圍、整理標準、介質(zhì)和套數(shù)、移交時間等方面提出具體要求并明確違約責任與罰則。涉及知識產(chǎn)權(quán)的招標文件、合同、協(xié)議中應明確與知識產(chǎn)權(quán)相關(guān)的歸檔材料的提交內(nèi)容、深度等要求。第十三條監(jiān)理單位依據(jù)監(jiān)理職責,按照信息化工程監(jiān)理規(guī)范(GB/T 196682005、建設工程監(jiān)理規(guī)范(GB/T 503192000的要求,對承建單位、施工單位形成的文件材料進行審核并簽署。第十四條電子政務項目實施機構(gòu)歸檔的紙質(zhì)文件應為原件或正本,且簽章手續(xù)完備。同時應注重對電子文件、照片、錄像等各種類型、載體文件材料的收集、歸檔。電

6、子文件的歸檔范圍參照紙質(zhì)文件歸檔范圍。第十五條文件材料的整理、歸檔可根據(jù)建設單位實際情況,從歸檔文件整理規(guī)則(DA/T 222000和國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范(DA/T 282002兩種整理方式中選擇一種,電子文件應符合電子文件歸檔與管理規(guī)范(GB/T 188942002的原則要求。第十六條檔案保管期限分為永久、30年、10年三種。電子政務項目檔案保管期限為30年的對應國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范中的長期,保管期限為10年的對應短期。第十七條電子政務實施機構(gòu)和相關(guān)參建單位應通過管理制度和技術(shù)措施,對電子文件的形成、積累、收集、鑒定、歸檔進行全過程的管理,保證電子

7、文件的真實、完整、有效和安全。電子文件定期歸檔,應將所采集的相關(guān)元數(shù)據(jù)一并保存。第三章檔案的移交與管理第十八條各參建單位應按招標文件、合同、協(xié)議以及有關(guān)規(guī)定,及時向電子政務項目實施機構(gòu)移交電子政務項目檔案。電子政務項目實施機構(gòu)負責對接收的檔案進行審查驗收和匯總整理,交接雙方應辦理檔案移交手續(xù)。第十九條電子政務項目實施機構(gòu)應在電子政務項目竣工驗收后3個月內(nèi),根據(jù)建設單位檔案管理規(guī)定,向建設單位或本機構(gòu)的檔案管理部門移交檔案。需經(jīng)常利用的檔案,可在辦理移交手續(xù)后借出。第二十條中央和地方共建的電子政務項目檔案實行分級管理。中央政務部門、地方政務部門分別負責歸檔、保存各自形成的檔案。第四章檔案的驗收第

8、二十一條電子政務項目檔案驗收一般分為初步驗收和竣工驗收兩個階段。檔案初步驗收由建設單位組織,并形成驗收報告。檔案竣工驗收由項目審批部門組織的竣工驗收委員會下設的檔案專家組負責。檔案專家組由電子政務項目審批部門、檔案行政管理部門人員及相關(guān)專家組成。第二十二條檔案竣工驗收采用聽取匯報、現(xiàn)場查看、質(zhì)詢、抽查檔案等方式。第二十三條相關(guān)檔案行政管理部門應加強電子政務項目檔案驗收前的檢查、指導。第二十四條檔案竣工驗收主要內(nèi)容及基本要求:(一電子政務項目實施機構(gòu)明確檔案管理體制和職責,建立檔案工作規(guī)章制度和業(yè)務規(guī)范,采取有效措施對本單位和各參建單位形成的檔案進行統(tǒng)一管理;(二電子政務項目文件材料的收集、整理和歸檔納入合同管理,要求明確,控制措施有效;(三電子政務項目文件材料的收集、整理、歸檔和檔案的整理與移交符合有關(guān)檔案管理標準的要求。電子政務項目檔案完整、準確、系統(tǒng)、規(guī)范;(四保證檔案實體和信息的安全,檔案裝具、歸檔文件的制成材料符合耐久性要求。第二十五條檔案專家組出具檔案驗收意見,檔案驗收結(jié)果分為合格與不合格。檔案專家組三分之二