第二部分行政后勤管理制度

1、第二部分行政后勤管理制度1.公文管理細則2.檔案管理辦法3.辦公用品及設(shè)備管理規(guī)定4.辦公區(qū)域管理規(guī)定5.考勤管理制度6.休、請假管理制度7.離職管理制度8.保密細則9.懲戒細則公文管理細則第一條目的:為增強公司公文的印制、呈批、傳達及管理的規(guī)范性,特制定本實施細則。第二條適用范圍:適用與公司的內(nèi)部呈文和外來公文。第三條管理權(quán)限:行政辦公室第四條公文的管理程序:1.公文管理主要包括公文的擬辦、核稿、登記、批辦、承辦、簽發(fā)、印刷、用印、傳遞、歸檔等事項。2.收文管理程序:(1公司收文的范圍:各級政府來文、行業(yè)管理部門來文以及其它單位來文。(2行政辦公室負責(zé)公司所有收文的簽收、登記造冊及統(tǒng)一管理,

2、按照總經(jīng)理批準及時交由相關(guān)部門承辦,并及時跟蹤、反饋承辦結(jié)果。(3公司外來文件凡屬公司領(lǐng)導(dǎo)親收件,應(yīng)及時送交收信人本人。(4需承辦的公司收文,由辦公室交由承辦人,承辦人需按規(guī)定迅速辦理,不得拖延;如需兩個或兩個以上部門共同承辦的,部門間應(yīng)做好協(xié)調(diào)工作,盡快辦理。(5如需進行收文轉(zhuǎn)辦的,應(yīng)由第一承辦人及時轉(zhuǎn)辦和催辦,以確保公司收文的事項及時落實。(6各部門因外出開會或通過其它渠道直接收到的收文性質(zhì)的文件,應(yīng)及時送達辦公室登記存檔,并按上述程序閱辦。3.內(nèi)部呈文管理程序:(1凡以公司名義的發(fā)文,均由行政辦公室統(tǒng)一登記管理,并填寫統(tǒng)一的文頭紙。(2所發(fā)公文原則上應(yīng)一文一事。(3一般不可越級行文,確需

3、越級行文時,應(yīng)同時抄報被越級的部門或人員。(4發(fā)文文稿應(yīng)由主辦部門擬定,報總經(jīng)理審批后,由行政辦公室承辦。(5公司內(nèi)部公文的發(fā)布,均由行政辦公室以規(guī)定格式統(tǒng)一發(fā)布。下發(fā)給個別部門的公文,應(yīng)履行簽收手續(xù)。4.公司公文的行文要求:(1擬定公文時,應(yīng)按公司規(guī)定文種擬定,文頭紙須符合公文規(guī)范,并使用電腦打印稿,做到用詞恰當(dāng)、標點準確,言簡意賅。(2公文格式:公司公文由發(fā)文的文號、簽發(fā)人、標題、正文、附件、印章、發(fā)文時間、主送單位等組成。(3公司發(fā)文統(tǒng)一編號:(4公司發(fā)文落款應(yīng)標注公司全稱:(5公司發(fā)文時間:由公司總經(jīng)理簽發(fā)的公文,以其簽發(fā)日期為準;經(jīng)公司會議、總經(jīng)理辦公會討論通過的公文,以通過日期為準

4、;公司性法規(guī)公文,以總經(jīng)理批準日期為準。檔案管理辦法第一條目的:為加強公司各類檔案管理的規(guī)范性,特制定本辦法。第二條適用范圍:公司的全部文書檔案、人事檔案、會計檔案、工程檔案。第三條管理權(quán)限:各相關(guān)部門第四條檔案的立卷歸檔:(1立卷范圍:公司業(yè)務(wù)活動中的收文及批辦過程中的批辦材料;以公司名義發(fā)出的文件(定稿、存本、附件;各種會議文件及會議記錄;公司內(nèi)部管理類文件(日常工作中形成的計劃、總結(jié)、統(tǒng)計報表、規(guī)章制度等;公司內(nèi)部形成的除人事、財務(wù)方面之外的其它請示、報告、批復(fù);公司對外簽訂的經(jīng)濟合同原件(由財務(wù)部門一份存檔,行政辦公室保存復(fù)印件;在工作過程中形成的照片、錄音帶、計算機軟盤及光盤、工具類

5、書籍、資料。(2有關(guān)部門須保留檔案原件時,行政辦公室應(yīng)保存復(fù)印件,并在復(fù)印件上注明原件存放處。第五條檔案的保管:1、凡公司在各類經(jīng)營活動中形成的具有保存價值的文件資料,均應(yīng)由各檔案管理有權(quán)部門進行收集、整理、立卷歸檔及甲常管理,其它部門和個人不得擅自留存。2、凡屬立卷歸檔的文件資料,必須為原件,書寫格式必須符合要求,書寫工具須為鋼筆或黑色碳素筆,且應(yīng)保證其完整、齊全、分類清楚。3、檔案管理實行一月一整理制度,所有歸檔文件均應(yīng)為已完成文件。4、各檔案管理有權(quán)部門的部門經(jīng)理應(yīng)定期對本部門全部檔案的保管及借閱登記狀況進行核查,如發(fā)現(xiàn)問題,應(yīng)及時向上級主管領(lǐng)導(dǎo)匯報,以便及時采取措施確保檔案的安全。5、

6、對破損和變質(zhì)的檔案及時進行復(fù)制和修補。第二條檔案的借閱:1、借閱檔案時需填寫借閱登記表;并不得將檔案帶離所在辦公室。2、經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準后檔案被借出時,檔案管理人員應(yīng)在該檔案的位臵上,放一張代替卡,卡上應(yīng)標明檔案卷號、借閱時間、借閱單位、借閱人姓名,以便按時催還,防止檔案丟失。3.秘密檔案的借閱應(yīng)由行政辦公室主任在借閱登記表中簽字認可;機密檔案由檔案管理由上級主管領(lǐng)導(dǎo)簽字認可;絕密檔案由公司總經(jīng)理簽字認可后方可借閱。4.保密性檔案原則上不得摘抄或復(fù)印,如確實需要時,應(yīng)由檔案管理有權(quán)部門最高負責(zé)人在借閱登記表中簽字認可。5.借閱檔案的部門和個人,必須妥善保管檔案資料,不得將其拆散,或進行涂改、勾劃、折

7、疊、抽頁等損壞性行為,也不得轉(zhuǎn)借他人使用。第三條檔案的銷毀:檔案銷毀由辦公室報請公司總經(jīng)理批準后執(zhí)行,并須由公司指派專人進行監(jiān)督。辦公用品及設(shè)備管理規(guī)定第一條目的:為確保公司辦公用品及辦公設(shè)備管理和使用的高效化及規(guī)范化,特制定本規(guī)定。第二條適用范圍:公司正常經(jīng)營活動中的辦公用品及辦公設(shè)備的領(lǐng)用、日常管理及維護。辦公用品及設(shè)備包括:大型辦公用品:辦公家具、桌椅、電器、輔助用具小型辦公用品:辦公文具、其它辦公易耗品辦公設(shè)備:電腦、打印機、復(fù)印機、傳真機、碎紙機、投影儀、電話、其它設(shè)備第三條管理權(quán)限:行政辦公室第四條小型辦公用品的領(lǐng)取:1、公司辦公用品由行政辦公室統(tǒng)一購買和分發(fā),員工需以部門為單位填

8、寫辦公用品(設(shè)備領(lǐng)用申請表。2、新員工入職時,行政辦公室為其配備相應(yīng)的辦公用品。第五條大型辦公用品及辦公設(shè)備的配備:1、大型辦公用品及辦公設(shè)備由公司統(tǒng)一配備。2、新員工入職或其他員工需要配備時,應(yīng)由行政辦公室填寫辦公用品(設(shè)備領(lǐng)用申請表,經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)審批后方可配備。第六條辦公用品及設(shè)備的使用1、辦公用品及設(shè)備屬公司財產(chǎn),任何個人不得據(jù)為已有。2、凡以公司名義接受饋贈或其它方式收取的辦公用品及設(shè)備均應(yīng)交行政辦公室登記入庫,進行統(tǒng)一管理及調(diào)配,部門不得私自占有或個人據(jù)為已有3、辦公用品以節(jié)約為原則進行配備和使用,避免不應(yīng)有的浪費。4、員工離職或因崗位調(diào)動需將辦公用品及設(shè)備交回辦公室并辦理交接手續(xù)。5

9、、辦公用品及設(shè)備發(fā)生損壞,應(yīng)報行政辦公室進行維修或更換,不得私自進行處理。屬非正常損壞的,對直接責(zé)任人按其責(zé)任輕重進行相應(yīng)處罰及賠償。辦公區(qū)域管理規(guī)定第一條目的:為加強辦公區(qū)域規(guī)范管理,確保公司良好的工作環(huán)境及工作秩序,特制定本規(guī)定。第二條適用范圍:公司及其所屬的辦公區(qū)域。第三條管理權(quán)限:行政辦公室。第四條辦公區(qū)域的行為規(guī)范:1、應(yīng)以普通話低音量在辦公區(qū)域內(nèi)進行交流。禁止高聲喧嘩、污言穢語,手機應(yīng)始終調(diào)為振動狀態(tài)。2、不得在任何時間內(nèi)將與工作無關(guān)的人員帶入辦公區(qū)域,如有人員來訪,應(yīng)由有關(guān)人員接待。3、愛護辦公區(qū)域內(nèi)的一切設(shè)施,不得隨意毀壞、涂抹,不得將公共設(shè)施及物品據(jù)為已有,一經(jīng)發(fā)現(xiàn),將要求責(zé)

10、任人按損壞或丟失物品的原價進行賠償。4、節(jié)約公司一切能源,隨時注意關(guān)閉電源、水源開關(guān)。隨意浪費者,公司將進行相應(yīng)處罰。5、工作時間內(nèi)不得進行上網(wǎng)聊天、玩游戲、打牌、下棋等娛樂活動。6、注意保持辦公區(qū)域的衛(wèi)生,不得亂扔雜物不得隨地吐痰,外出或下班離開時,應(yīng)收拾好與工作有關(guān)的資料文件及個人物品,關(guān)閉電腦電源。7、上班時間應(yīng)衣著整潔,不得穿短褲、短裙、背心及袒胸露背衣裙及拖鞋。8、下班時必須關(guān)好門窗,做好防盜、防火工作。第五條電話使用行為規(guī)范:1、公司電話僅供工作之需,不得使用公司電話撥打私人電話。一經(jīng)發(fā)現(xiàn),按公司懲戒細則進行處罰,并由本人承擔(dān)所需費用。2、工作電話通話時間應(yīng)盡量簡短,如確需長時間討

11、論細節(jié),應(yīng)盡量安排面談。3、電話響鈴三聲以內(nèi)必須馬上接聽,若本人不在座位上,電話臨近的員工必須幫助接聽,并問清楚對方需溝通的事宜,或記下對方電話,待本人回來后及時轉(zhuǎn)達。4、接聽電話必須使用禮貌用語普通話?？记诠芾碇贫鹊谝粭l目的:為規(guī)范對公司員工的考勤管理,特制定本制度。第二條適用范圍:本制度適用于公司全體員工。第三條管理權(quán)限:行政辦公室第四條管理規(guī)定:1、員工工作時間為上午8:30分至11:30分,下午2:30分至5:30分。2、公司員工實行上下班隨機抽查制度，由辦公室負責(zé)組織實施。 3、公司員工外出辦理業(yè)務(wù)，需提前向部門負責(zé)人告知并經(jīng)批準。 4、遲到、早退 15 分鐘內(nèi)，罰款 20 元。超過

12、 15 分鐘以上者，按曠工半天論處。月累 計遲到、早退 5 次(含 5 次以上，按曠工一日處理。 5、員工無故曠工半日者，給予一次警告處分。月曠工 7 天或年曠工 30 天以上者，按 自動離職處理。 6、員工因公出差，須報部門領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理批準。 休、請假管理制度 第一條：目的：為規(guī)范員工的休、請假制度，特制定本制度。 第二條適用范圍：本制度適用于公司全體員工。 第三條管理權(quán)限：行政辦公室 第四條休、請假審批程序： 1、休息日、法定假日按國家及公司規(guī)定休息。 2、員工休婚假、產(chǎn)假、喪假，須填寫請假條，經(jīng)部門負責(zé)人簽署意見后報總經(jīng)理審 批。 3、員工休病假須填寫請假條，突發(fā)疾病可向部門負責(zé)人電話請

13、假，病愈后補辦請假 手續(xù)，三天以上病假的須附醫(yī)院證明。 4、員工因故不能正常出勤，需事先填寫請假條，三天內(nèi)事假由部門負責(zé)人審批，超 過三天由總經(jīng)理審批。部門負責(zé)人請假須由總經(jīng)理批準。 第六條休假期間的薪資待遇： 1、員工按規(guī)定休婚假、產(chǎn)假、喪假的，享受相應(yīng)天數(shù)的有薪假待遇。 2、員工按請假手續(xù)休病、事假的，所扣薪資=休假天數(shù)*日工資。 3、員工按規(guī)定休假超過期限或未辦理休假手續(xù)，擅自離開工作崗位的，按曠工處理， 曠工一天扣發(fā)日工資的 3 倍。 離職管理制度 第一條 目的：為規(guī)范公司員工的離職管理，特制定本制度。 第二條 適用范圍：本制度適用于公司全體員工。 第三條 管理權(quán)限：行政辦公室 第 6

14、 頁 共 9 頁 第四條 管理規(guī)定： 1、員工離職是指公司所屬員工因公或因私而發(fā)生的辭職、辭退行為。公司因業(yè)務(wù)調(diào) 整、員工嚴重違紀等原因，有辭退的權(quán)利；員工 因工作不適應(yīng)、待遇不滿意等原因，有辭職的權(quán)利。 2、公司對有下列行為之一者，將給予辭退： (1在試用期內(nèi)證明不符合錄用條件的。 (2嚴重違反勞動紀律或公司規(guī)章制度的。 (3因公司業(yè)務(wù)調(diào)整須減員的。 (4不能勝任工作的。 3、員工因故辭職時，在不影響面前正在進行工作的前提下可以提出，獲準后方可離 職。 4、辭退員工的一般程序： (1公司辭退員工時應(yīng)提前三十日由行政辦公室下發(fā)員工辭退通知書； (2被辭退員工按離職移交清單的要求辦理移交手續(xù)。

15、(3所有工作及移交手續(xù)交清后行政辦公室、財務(wù)部核發(fā)薪金。 5、員工辭職的一般程序： (1員工因故辭職時，應(yīng)提前三十日填寫辭職申請書。 (2公司批準后應(yīng)按離職移交清單的要求辦理移交手續(xù)。 (3所有工作及移交手續(xù)交清后由辦公室報總經(jīng)理批準，并通知財務(wù)部核發(fā)有關(guān)薪金。 6、離職交接期限視工作崗位由行政辦公室與用人部門協(xié)商后確定。 保 密 細 則 第一條 目的：為規(guī)范公司的文件、資料、檔案及經(jīng)營決策的知情權(quán)范圍，確保公司 正常經(jīng)營管理活動的有效進行，特制定本細則。 第二條 適用范圍：自公司成立以來在經(jīng)營管理活動中形成的全部具有保存價值的文 件、資料、檔案、經(jīng)營管理決策。 主要涉及以下方面的文件、資料、

16、檔案及經(jīng)營管理決策： 1項目來源信息 2項目開發(fā)、實施進度及其結(jié)果的信息 3項目銷售、服務(wù)信息 第 7 頁 共 9 頁 4項目客戶信息 5管理、經(jīng)營的運行及決策信息 6財務(wù)管理 7人事管理 8與其它企業(yè)進行業(yè)務(wù)合作的信息 9，其它公司特別制定的保密信息 第三條 管理權(quán)限：各文件、資料、檔案管理有權(quán)部門、公司副總經(jīng)理及總經(jīng)理。 第四條 關(guān)于文件、資料及檔案的保密規(guī)定： 1、公司任何員工不得攜帶保密性文件、資料、檔案進行出游、參觀、訪友等私人活 動，若因參加工作或其它活動而必須攜帶時必須妥善保管，并在帶回公司后及時放回原存 放處。 2、銷毀保密性文件、資料、檔案要由公司指派專人監(jiān)督，并一律使用碎紙

17、機進行銷 毀；作廢保留的保密性文件、資料、檔案標明作廢后統(tǒng)一保管。 3、凡屬保密性文件、資料、檔案的借閱、傳閱、復(fù)印均應(yīng)按規(guī)定程序辦理，并由專 人妥善登記保管。 4、凡屬保密性文件、資料、檔案應(yīng)在專門存放處妥善保存，不得隨意放臵。 5、不得使用傳真機傳遞保密性文件、資料、檔案，不得私自將保密文件、資料拷盤。 第五條 關(guān)于經(jīng)營管理決策的保密規(guī)定： 1對任何會議、活動、訪談或其它場合所形成的經(jīng)營管理決策均應(yīng)予以保密，應(yīng)由 公司總經(jīng)理或其它相關(guān)管理人員安排具體傳達事宜，任何人不得隨意傳達。 2、不得在公共場所及家屬、親友面前談?wù)撐丛诠痉秶鷥?nèi)公開傳達的經(jīng)營管理決策， 也不得在私人信件、電話中涉及相關(guān)

18、經(jīng)營管理決策。 3、不得將會議、活動、訪談記錄隨意放臵，應(yīng)臵于有利保密的地方妥善保管。 懲 戒 細 則 第一條 目的：為規(guī)范公司員工的行為，確保公司各項規(guī)章制度得到有效的貫執(zhí)行， 特制定本細則。 第二條 適用范圍：公司全體員工 第三條 管理權(quán)限：行政辦公室 第四條 懲戒原則： 第 8 頁 共 9 頁 1、公司所有員工均應(yīng)約束自己的行為，認真遵守公司各項規(guī)章制度。 2、公司行政辦公室對員工的表現(xiàn)定期或不定期的評審，并有權(quán)責(zé)令違反公司規(guī)章制度 的員工在規(guī)定時間內(nèi)改善其表現(xiàn)。 3、任何懲戒方式均不論違紀人員的職務(wù)高低予以平等一致的行使，違紀者必須以正確 態(tài)度接受處理并迅速改正自己的過失。 第五條 懲戒內(nèi)容： 1、禁止高聲喧嘩、污言穢語。 2、愛護辦公區(qū)域內(nèi)一切設(shè)施，不得隨意毀壞、涂抹，不得將公共設(shè)施及物品據(jù)為已有。 3、節(jié)約公司一切能源，隨時注意關(guān)閉電源、水源開關(guān)。 4、工作時間內(nèi)不得擅自離崗?fù)獬觯坏眠M行上網(wǎng)聊天、玩游戲、打牌、下棋等娛樂活 動。 5、不得在辦公時間內(nèi)進食、吃零食、飲酒。 6、注意保持辦公區(qū)域的衛(wèi)生，不得亂扔雜物或隨地