電大?？茲h語《辦公室管理》試題及答案1

1、中央廣播電視大學 2010-2011學年度第二學期“開放專科”期末考試辦公室管理 試題注意事項一、將你的學號、姓名及分校(工作站名稱填寫在答題紙的規(guī)定欄內。考試結束后,把試卷和答題紙放在桌上。試卷和答題紙均不得帶出考場。監(jiān)考人收完考卷和答題紙后才可離開考場。二、仔細讀懂題目的說明,并按題目要求答題。答案一定要寫在答題紙的指定位置上,寫在試卷上的答案無效。三、用藍、黑圓珠筆或鋼筆(含簽字筆答題,使用鉛筆答題無效。2.請示是文員工作上有疑難,無法處理時,向上司請求指示,或無權處理時,向上司 請求批準。下面請示中 ( 是不當?shù)摹?.以下關于辦公室職能的說法,那一種是正確的 ( A.辦公室為上司服務,

2、其他職能部門不用顧及B.辦公室人員只要掌握辦文、辦事、辦會知識和技能D.辦公室事務管理不僅有被動性,體現(xiàn)出來更多的是主動性4.文員在為上司篩選電話時,以下做法不正確的是 ( A.文員在說了迎接詞,對方發(fā)出聲音之后,就能迅速辨聽出對方B.了解單位每個人的工作和職務,提醒正要接聽轉接電話的人,說明情況及轉接理由C.有時需要文員編織一些“美麗的謊言”以應付那些上司不想接待的人D.來電者尋找你的上司,應弄清對方的身份再通報上司5.郵件的寄發(fā)不要考慮以下哪項因素 ( 6.辦公室人員在社交活動中應選擇下列哪項合適的話題? ( 7.文員在處理信訪工作時,由收信人(單位復信的情況是以下哪一種 ( A.初次寫信

3、,或有過激言行的8.文員進行會議的計劃和準備時,不應該做的是 ( A.會議場所的選擇,要根據(jù)會議時間長短、花費多少作決定B.文員按照上司的指示,應事先調查時間安排對參加者是否方便C.什么日期、時間召開會議應要考慮議題的緊急程度D.文秘人員必須配合會議議程,詳細檢查各項工作 9.以下哪一種類型是適合自由談話,或是收集創(chuàng)意的會議。 ( C.圓桌型 D. U 字型10.以下餐巾的使用方法正確的是 ( A.中途離座,把餐巾放在椅子上C-用來擦刀叉二、判斷題(正確打“” ,錯誤打“×” 。每小題 1分,共 10分11.小辦公室的配置,打字、復印間應離上司辦公室稍遠一些。 ( 12.沒有兩位辦公

4、室人員一天的工作內容是完全相同的,但像核對文員的日志與上司 的日志的事項是否一致則是典型的工作。 ( 13.文員對報紙和雜志的處理,可以挑出上司喜歡的報紙和雜志放在他的辦公桌上, 其他的放在報刊架上供大家閱讀。 ( 14.代表會議依法定期召開,與會代表必須達到法定人數(shù)方為有效,因此文員應仔細 核對出席人數(shù)。 ( 15.如果文員要找的人是一位比上司地位高的人或尊長,你跟對方的文員說完之后就應 該叫上司接過電話, 告訴上司要找的人馬上就會來聽電話, 讓上司直接與對方通話。 ( 16.文秘人員對上司支票往來管理要謹慎小心,支票簿與印章應該一起收藏,以避免 被盜用冒領。 ( 17.上下級之間握手,下級

5、先伸手后,上級才能相握。 ( 18.口頭語言視時間、場合、對象的不同而有所不同,對上司或長者說話,應文雅些; 對一般同事或顧客說話,就可通俗。 ( 19.文員對于在值班期間發(fā)生的重要情況,可以等交接班后再報告上司。 ( 20.文書部門立好的案卷,必須逐年移交給檔案室集中保管,稱為“歸檔” ,有歸檔范 圍和要求,但沒有期限。 ( 三、簡答題(每小題 10分,共 20分21.文員在處理上司指派的工作時,首先要仔細制定計劃,簡要說明制定計劃時應注 意的幾個要點。22.文員利用提示系統(tǒng)提醒上司的工作,有哪些提示系統(tǒng)?具體做法是怎樣的?四、設計題(每小題 15分,共 30分23.所謂“有問題”的來訪者一

6、般是怎樣的?文員應如何應對?24.作為辦公室文員,在上司辦公室或接待室的整理方面應注意哪些具體事務? 五、案例分析題(每小題 15分,共 30分25.新上任的公司職員小馬接受領導的指派到機場接一位重要客人,因為是第一次被指 派接受任務,小馬特意向領導征詢應該注意的事項?？紤]到小馬剛到單位不久,領導囑咐 小馬對客人一定要熱情、大方,禮貌方面更應多加注意,小馬一一記在心里。見到客人, 小馬熱情地走上前去,大聲說著“歡迎、歡迎” ,伸手就去接客人的行李,見客人要與自己 握手并躲開小馬接拿行李的手,才慌忙與對方握手,并執(zhí)意要幫對方拿行李。來到車旁, 順勢將行李放人汽車的行李箱,接著打開副駕駛艙門,引導

7、客人落座,并說:“這里視野寬 闊,可以看看沿途風光。 ”而后,自己坐到汽車后排座位上。一路上,小馬熱情地回答客人 提出的問題,還關切地詢問客人所在公司的情況,打聽客人的收入、福利和家庭情況,沒 多久,小馬就覺得客人話語越來越少,客人也不象剛下飛機時那樣熱情了,小馬心里不悅, 但又不能表現(xiàn)出什么。請你分析一下小馬在禮儀方面有何不當之舉?應該怎樣做才是正確的?26.教材中關于“向對方要求約會時應注意的事項中”是這樣敘述的:向對方要求約會時應注意的事項:a·要獲得上司的許可;b.對方如果有文秘人員,一般由文秘人員辦理;c·如果用寫信的方式,在等到對方收到信后,再打電話給對方的文秘

8、人員以確認;d.要正確告知對方赴約者的姓名、職務、目的、時間、地點、方式(早餐會、午餐會 等 、所需要的時間等等,關于日期的確定應該以比較有彈性的說法問對方:“你們什么時 候比較方便” ,這樣讓對方能夠有所選擇。e·告知你或上司的聯(lián)系電話,以便萬一約會取消或有所改變時可以馬上通知。f.對方越忙越必須早一點聯(lián)絡,時間應盡量有彈性,這是身為文秘人員所應具有的常 識。g.尤其是連續(xù)參加兩個以上的約會時,要充分考慮路上交通所需要的時間。h.如果上司出差,不要在他回來的當天安排約會,可能會發(fā)生飛機誤點及其他情況。i.決定時間、地點時,要注意對方的業(yè)務情況、工作場所等。一般說來:·星期

9、一早上、周末下午每個人都會很忙碌,盡量不要安排約會;·即將下班之前的那段時間,公司內也會很忙碌。·午餐前后約會則會影響吃飯時間;·對方的休息日、節(jié)假日或有特殊政治和宗教意義的日子不要安排約會;·公司有重大活動的那一天不宜安排約會;·地點必須選擇對方比較方便的地方;·地點還應考慮約會的禮儀規(guī)格、是否需要保密、是否需要就餐等因素。j.對方不能確定接受時,要求約會的這一方最好再聯(lián)絡一次。k.已經(jīng)約好且需要預定會議室時,就要立即預約,如果對于該地點沒有充分把握,應 該事先調查路線、如何前往、房間大小、桌子的配置等。L約定好以后,一定要向上司匯

10、報,并填寫在日程安排計劃表上。如有必要,還應準備 約會所需要的文件資料。m.上司和某人會面后,可能要求文秘人員安排下一次與那人的約會。文秘人員安排好 后,應確保那人清楚地明了約會的時間,并給予了明確的答復后,將此約會記錄在你和上 司的日程表上。請將你認為最重要的內容選擇出來,用五個必須和五個不宜予以概括,比如“必須獲 得上司的認可,不宜在對方休息日安排約會”試卷代號:2180中央廣播電視大學 2010-2011學年度第二學期“開放?？啤逼谀┛荚囖k公室管理試題答案及評分標準(供參考2011年 7月一、單項選擇題(請將正確答案的字母序號填在答題紙上。每小題 1分,共 10分1. B 2. C 3.

11、 C 4. A 5. D6. A 7. A 8. C 9. C 10. B二、判斷題(正確打“” ,錯誤打“×” 。每小題 1分,共 10分11. 12. 13. 14. 15.16.× 17.× 18. 19.× 20.×三、筒答題(每小題 10分,共 20分21.文員在處理上司指派的工作時,首先要仔細制定計劃,簡要說明制定計劃時應注 意的幾個要點。(1充分了解即將開始的工作內容; (3分(2思考以什么方法進行效率會最佳; (3分(3上司分派兩項以上工作時,必須為工作排定優(yōu)先順序。 (3分一般闡述(1分22.文員利用提示系統(tǒng)提醒上司的工作,有

12、哪些提示系統(tǒng)?具體做法是怎樣的?有電子提示系統(tǒng)和人工提示系統(tǒng)(2分電子提示系統(tǒng)的做法:在電腦中設置日程表、報警系統(tǒng)、一周計劃以及其他提示事項, 文員應該隨著情況的變化不斷編排和修改輸入的信息。 (3分人工提示系統(tǒng)的做法:設置基本辦公日程表、固定活動日期一覽表(1分使用提示性備忘錄(1分準備約會表(1分準備特殊提示卡(1分準備交往提示文件(1分四、設計題(每小題 15分,共 30分23. (1固執(zhí)任性的來訪者。死攪蠻纏、出言不遜,文員應毫不妥協(xié)(但要注意禮貌地反復進行解釋并提出建議。堅持說你沒有權利更改規(guī)章制度。可保證:如果對方寫信給 上司,上司一定會看到這封信。 (4分 (2進行威脅的來訪者。

13、悄悄地告訴老板,打電話保安部門,不要與蠻橫無理、可能帶 來危險的來訪者直接沖突。 (3分(3情緒激動的來訪者。如果來訪者是男性,女文員應該找男的幫忙;如果是女性,女 文員可能會使她平靜下來;如不行,找一個成熟的女同事來幫忙。 (4分(4騙人的老手。他們介紹的產品或服務價格低得離譜;公司經(jīng)營時間不長;個 人或公司沒有通訊地址,或電話號碼有疑問。必須保護公司和上司的利益。 (4分24. (1清楚德方總經(jīng)理的愛好、文化背景、性格習慣等; (3分 (2征求上司意見或同意,在允許的錢款額度范圍內選購禮物; (3分 (3比較合適的生日禮物是有中國特色的、總經(jīng)理又比較喜歡的物品; (3分 (4贈送的禮物應去掉包裝上的標價,并應請商店用精美包裝紙重新包裝一下; (3分 (5附上賀卡寫上中國公司的名稱,讓上司親自送給德方總經(jīng)理。 (3分五、案例分析題(每小題 15分,共 30分25. (1握手禮儀,主客之間,應該主人先伸手 ,(3分 (2替客人拿行李應征求同意,再行動,哪些