辦公用品管理制度

1、共享知識分享快樂卑微如蜷蟻、堅(jiān)強(qiáng)似大象辦公用品管理制度制定：財(cái)務(wù)部 文件類別：核準(zhǔn)審核：辦公用品管理文件編碼：撰寫單位:財(cái)務(wù)部版本號：A/2018.08.01執(zhí)行日期:2018年08月01日機(jī)密等級保密匚一般合計(jì)頁數(shù):共12頁目錄第一章總則3第二章辦公用品的采購管理3第一節(jié)辦公用品采購程序3第二節(jié)辦公用品采購規(guī)定3第三章辦公用品的領(lǐng)用和發(fā)放4第一節(jié)辦公用品領(lǐng)用和發(fā)放辦法4第四章辦公用品的保管和使用5第一節(jié)辦公用品的保管及使用管理5第二節(jié)辦公用品報(bào)廢5第三節(jié)辦公用品回收6第四節(jié)辦公用品倉庫管理6第五章辦公用品的使用監(jiān)督6第六章附則6第一章總則（一）目的：規(guī)范辦公用品的采購、發(fā)放等日常管理工作，方

2、便員工領(lǐng)用辦公用品，合理控制辦公用品的費(fèi)用支出，以節(jié)約公司資源。（二）管理與組織：行政部統(tǒng)一負(fù)責(zé)辦公用品的采購、發(fā)放、保管、使用和監(jiān)督等日常事務(wù)。（三）適用范圍：本制度適用于公司所有辦公用品的采購、發(fā)放和使用管理。第二章辦公用品的采購管理第一節(jié)辦公用品采購程序1、行政工作人員須及時掌握辦公用品的庫存情況，并根據(jù)平時的消耗水平制訂采購計(jì)劃，明確訂購數(shù)量，填寫辦公用品需求計(jì)劃表。2、將經(jīng)行政部經(jīng)理審核的辦公用品需求計(jì)劃表，提交給公司總經(jīng)理審批。3、審批通過后，根據(jù)審批意見，行政部負(fù)責(zé)采用訂購或直接購買方式實(shí)施購買。4、所訂購辦公用品到貨后，行政部應(yīng)嚴(yán)格根據(jù)送貨單進(jìn)行驗(yàn)收，核對型號規(guī)格、品種、數(shù)量和

3、質(zhì)量，以確保不存在任何問題。5、驗(yàn)收人員在辦公用品入庫登記表上填寫驗(yàn)收結(jié)果并簽字確認(rèn)。6、針對直接購買的辦公用品，經(jīng)辦人可憑辦公用品需求計(jì)劃表以及有效發(fā)票，到財(cái)務(wù)部辦理報(bào)銷手續(xù)；針對采用訂貨方式購買的辦公用品，經(jīng)辦人須憑辦公用品需求計(jì)劃表以及辦公用品入庫登記表，到財(cái)務(wù)部辦理領(lǐng)款手續(xù)。第二節(jié)辦公用品采購規(guī)定1、經(jīng)辦人應(yīng)本著。合理節(jié)約”的原則實(shí)施采購，避免重復(fù)購買造成庫存積壓；選擇供貨商時應(yīng)貨比三家，盡量選擇質(zhì)優(yōu)價(jià)廉的辦公用品。2、各部門如因工作原因而對某種辦公用品的需求量或規(guī)格發(fā)生更改時，需向行政部提出書面申請，以便行政部及時對訂購計(jì)劃進(jìn)行調(diào)整。3、行政部應(yīng)填寫辦公用品采購申請單，表中應(yīng)詳細(xì)地記

4、錄訂購日期、數(shù)量、單價(jià)、供應(yīng)商信息以及到貨數(shù)量和日期。4、如遇特殊情況，辦公用品需求部門可在采用電話或傳真的方式通知行政部后，自行選擇購買所需物品，但事后需及時補(bǔ)辦相關(guān)手續(xù)。否則，所產(chǎn)生的費(fèi)用公司將不予報(bào)銷。5、驗(yàn)收結(jié)果為不合格時，由行政部負(fù)責(zé)與供應(yīng)商溝通協(xié)商，進(jìn)行退換貨等相關(guān)事宜的處理。6、對于驗(yàn)收結(jié)果為不合格的用品，財(cái)務(wù)部有權(quán)拒絕支領(lǐng)相關(guān)費(fèi)用。7、經(jīng)辦人員應(yīng)秉公辦事，采購過程中嚴(yán)禁收受回扣及其他禮品。確實(shí)無法拒絕時，應(yīng)上交公司。如有違反，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，公司將根據(jù)情節(jié)輕重對違反者處以警告、罰款、降薪甚至辭職處理。第三章辦公用品的領(lǐng)用和發(fā)放第一節(jié)辦公用品領(lǐng)用和發(fā)放辦法1、領(lǐng)取物品時，需以部門為單位

5、，在規(guī)定的時間內(nèi)向行政部提交辦公用品領(lǐng)用登記表寫明所要的用品名稱與數(shù)量，并由部門主管簽字核準(zhǔn)。2 、公司每月的13日為統(tǒng)一的提交申領(lǐng)表時間，遇節(jié)假日順延，其他時間均不予受理。3 、行政部根據(jù)申領(lǐng)表的內(nèi)容備齊所需物品，于每月5日前向各部門分發(fā)。同時進(jìn)行辦公用品發(fā)放的登記工作，寫明分發(fā)物品的名稱、數(shù)量、型號規(guī)格及分發(fā)日期，最后由申領(lǐng)人簽字確認(rèn)。4 、員工離職時，其已領(lǐng)取或保管的訂書器、計(jì)算器等耐用品必須交還給行政部。如有丟失或損壞，行政部負(fù)責(zé)折價(jià)后向其索取賠償。5 、經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)的特殊辦公用品可隨時申領(lǐng)。6、新員工人職時，可按照核定的崗位標(biāo)準(zhǔn)領(lǐng)取一套辦公用品。具體內(nèi)容如下表辦公用品崗位領(lǐng)用統(tǒng)一

6、標(biāo)準(zhǔn)一覽表崗位標(biāo)準(zhǔn)配備員工水性筆、記事本、文件夾各一個財(cái)務(wù)部員工水性筆、記事本、文件夾、計(jì)算器各一個部門主管水性筆、記事本、文件夾、計(jì)算器、訂書器、鉛筆各一個部門經(jīng)理以上人員圓珠筆、水性筆、皮面筆記本、筆筒、書架、活頁夾、計(jì)算器、鉛筆各一個備注因工作原因需領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn)配置以外的辦公用品，需按照常規(guī)辦公用品申領(lǐng)程序申領(lǐng)第四章辦公用品的保管和使用第一節(jié)辦公用品的保管及使用管理1、行政部應(yīng)建立庫存辦公用品臺賬，明確掌握辦公用品的庫存情況。2、辦公用品倉庫須經(jīng)常清掃整理，并定期進(jìn)行盤點(diǎn)。盤點(diǎn)時如有賬物不符的情況，應(yīng)及時查明原因，做到賬物相符。3、行政部應(yīng)根據(jù)辦公用品的采購價(jià)格核算出物品單價(jià)，并根據(jù)各部門的

7、領(lǐng)用情況計(jì)算出相應(yīng)的費(fèi)用，將其作為年度考核的依據(jù)，并定期進(jìn)行整理、匯總及存檔。4、水性筆、圓珠筆等首次領(lǐng)用后三個月內(nèi)，只能領(lǐng)用筆芯，不得重復(fù)領(lǐng)用。5、離職人員交回的耐用辦公用品由行政部安排重新發(fā)放，申領(lǐng)人不得以其新舊為由拒絕領(lǐng)用。6、行政部對已無使用價(jià)值、決定報(bào)廢的辦公用品應(yīng)做好登記，寫明用品名稱、價(jià)格、數(shù)量及報(bào)廢處理等事項(xiàng)。7、樹立節(jié)約意識，提倡無紙化辦公，盡量使用網(wǎng)終資源，降低易耗資源的消耗。第二節(jié)辦公用品報(bào)廢非消耗性辦公用品因使用時間過長需要報(bào)廢注銷時，使用人應(yīng)提出辦公用品報(bào)廢申請，經(jīng)部門主管審核，并總經(jīng)理批準(zhǔn)同意后，至U綜合辦辦理報(bào)廢注銷手續(xù)。第三節(jié)辦公用品回收員工離職時，應(yīng)將所有的辦

8、公用品退回行政部，并辦理好移交手續(xù)?；厥赵倮玫霓k公用品列入庫存。第四節(jié)辦公用品倉庫管理行政部建立辦公用品購置和領(lǐng)用登記臺帳，并做好購置和領(lǐng)用臺帳的登記工作。綜合辦應(yīng)每月結(jié)算各部門月需求量及金額，對異常情況提出書面分析反饋。其它辦公用品每月盤點(diǎn)一次，每次盤點(diǎn)結(jié)果記錄在辦公用品月報(bào)表，并報(bào)財(cái)務(wù)部備案。第五章辦公用品的使用監(jiān)督（-）各部門經(jīng)理負(fù)責(zé)監(jiān)督本部門辦公用品的日常使用情況。行政部應(yīng)定期對各部門辦公用品的領(lǐng)用申請以及實(shí)際使用情況進(jìn)行核對。（二）其它辦公用品每月盤點(diǎn)一次，每次盤點(diǎn)結(jié)果記錄在辦公用品月報(bào)表，并報(bào)財(cái)務(wù)部備案。（三）實(shí)行“走動管理”，發(fā)現(xiàn)問題及時提醒解決，杜絕浪費(fèi)。第六章附則（一）本制

9、度的最終解釋權(quán)歸行政都所有。（二）本制度自公布之日起實(shí)施。相關(guān)表單：辦公用品需求計(jì)劃表辦公用品采購申請單辦公用品庫存登記表辦公用品領(lǐng)用登記表辦公用品處置、報(bào)廢單辦公用品月報(bào)表附表一：年月辦公用品采購需求計(jì)劃表單位：編號:需求人員名稱型號單位數(shù)量預(yù)計(jì)金額備注說明：每月25日前，各部門根據(jù)需要編制下月的辦公用品需求，報(bào)綜合辦。審批人：部門負(fù)責(zé)人：申購人:附表二：辦公用品采購申請單編號：填表日期：年月日品名規(guī)格數(shù)量單位金額使用人備注綜合辦意見總經(jīng)理意見注：本表由行政部填寫申請人:附表三：庫存登記表日期來源入庫日期數(shù)量單價(jià)出庫情況結(jié)余驗(yàn)證人部門數(shù)量附表四：辦公用品領(lǐng)用登記表部門:領(lǐng)用日期名稱數(shù)量領(lǐng)用人備注附表五：辦公用品處置、報(bào)廢單申請部門申請部門申請日期辦公用品名稱規(guī)格型號申請?jiān)?/p>