程序文件-樣品管理程序

1、精品資料邵陽縣質(zhì)量監(jiān)督檢驗(yàn)及的檢定所 程序文件文件編號(hào)：SYCJQS04-2011第1頁共6頁主題：樣品管理程序第4版第1次修訂頒發(fā)日期：2013年12月01日1目的樣品的代表性、有效性和完整性將直接影響檢測(cè)結(jié)果的準(zhǔn)確與否， 因此必須對(duì)樣品的接收、流轉(zhuǎn)、貯存、處置和樣品的識(shí)別等各個(gè)環(huán)節(jié)實(shí) 施有效的質(zhì)量控制。根據(jù)客戶要求做好樣品的保密與安全工作。2范圍本程序適用于檢測(cè)業(yè)務(wù)中樣品的接收、標(biāo)識(shí)、流轉(zhuǎn)、貯存、處置等 環(huán)節(jié)的管理。3職責(zé)3.1 辦公室負(fù)責(zé)對(duì)樣品的收發(fā)、標(biāo)識(shí)、流轉(zhuǎn)、貯存、處置的管理；3.2 專業(yè)室負(fù)責(zé)檢測(cè)過程中樣品的管理；3.3 辦公室對(duì)樣品管理進(jìn)行日常監(jiān)督。4工作程序4.1 樣品的接收4

2、.1.1 抽取樣品的接收抽樣人員回站后應(yīng)立即將隨身帶回或親自押交的樣品及抽樣單交辦 公室，辦公室應(yīng)清點(diǎn)樣品，認(rèn)真檢查并記錄樣品狀況（包括外觀、數(shù)量、 型號(hào)規(guī)格等）、配件及資料的完整性，填寫相應(yīng)的樣品登記表、任務(wù)分 配單和流程卡。4.1.2 客戶送檢樣品的接收辦公室在接收客戶送檢的樣品時(shí)，應(yīng)對(duì)樣品（名稱、標(biāo)識(shí)、狀態(tài)、 數(shù)量）、檢驗(yàn)項(xiàng)目、檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)、檢測(cè)方法（尤其是非標(biāo)準(zhǔn)方法、自定的 檢驗(yàn)方法）及其它相關(guān)信息給予確認(rèn)，并指導(dǎo)客戶準(zhǔn)確填寫樣品檢測(cè) 委托單中所有信息，對(duì)于不符合標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范要求的樣品，退還給客戶 或按雙方達(dá)成的協(xié)議進(jìn)行處理。樣品接收后接樣人員將樣品信息分別登 記在檢測(cè)樣品登記表上。樣品檢測(cè)

3、委托單經(jīng)核對(duì)驗(yàn)收雙方簽字后，將第二聯(lián)交客戶作為領(lǐng)取檢驗(yàn)報(bào)告的憑證。邵陽縣質(zhì)量監(jiān)督檢驗(yàn)及的檢定所 程序文件文件編號(hào)：SYCJQS04-2011第2頁共6頁主題：樣品管理程序第4版第1次修訂頒發(fā)日期：2013年12月01日4.1.3 辦公室接收樣品后，對(duì)樣品進(jìn)行編號(hào)，加貼唯一性識(shí)別標(biāo)識(shí)。4.1.4 檢測(cè)員在對(duì)接收的樣品是否適合于檢測(cè)有任何疑問，或?qū)蛻舻?檢測(cè)要求不明確，或認(rèn)為樣品不符合規(guī)定要求，有異常情況時(shí)（包括包 裝和封條），辦公室應(yīng)與客戶聯(lián)系，取得進(jìn)一步說明和認(rèn)可后再進(jìn)行檢 測(cè)。4.1.5 當(dāng)檢測(cè)方法要求對(duì)樣品進(jìn)行重新抽樣時(shí)，執(zhí)行抽樣程序。4.2 樣品的識(shí)別4.2.1 樣品的識(shí)別包括不同樣品

4、的區(qū)別識(shí)別和樣品不同檢測(cè)狀態(tài)的識(shí)別，按編號(hào)規(guī)則要求對(duì)送檢樣品進(jìn)行唯一性編號(hào)，其編號(hào)要和委托書的 編號(hào)以及原始記錄、報(bào)告編號(hào)相對(duì)應(yīng)，樣品的唯一性標(biāo)識(shí)中不包含客戶 名稱。4.2.2 本實(shí)驗(yàn)室編號(hào)規(guī)則：“SYZJ+年號(hào)+W （D、F）十樣品序號(hào)”（“年 號(hào)” 4位數(shù)、W為委托檢驗(yàn)、D為定期監(jiān)督抽查、F為職能部門（質(zhì)監(jiān)、 工商、法院、農(nóng)業(yè)等）委托檢驗(yàn)、“樣品序號(hào)”為3位順序號(hào)），如：2013 年縣工商局送來化肥產(chǎn)品委托檢測(cè)，樣品編號(hào)為SYZJ2013-F000 。4.2.3 樣品的檢驗(yàn)狀態(tài)標(biāo)識(shí)：樣品根據(jù)其不同的檢驗(yàn)狀態(tài)分別標(biāo)識(shí)為待檢 （黃色）、在檢（紅色）、檢畢（綠色），并按不同的樣品存放架（區(qū)域）

5、存放。4.2.4 樣品標(biāo)識(shí)一直跟隨樣品出入庫及整個(gè)檢測(cè)過程。4.3 樣品流轉(zhuǎn)4.3.1 樣品檢測(cè)工作按“客戶-辦公室-檢測(cè)室一辦公室一客戶”流程 流轉(zhuǎn)，由辦公室將已編號(hào)并貼有黃色待檢標(biāo)識(shí)的樣品與相關(guān)資料一同分 發(fā)至檢測(cè)室。在辦理交接過程中，相關(guān)科室必須在樣品登記表或流轉(zhuǎn)卡 記錄樣品的狀況。4.3.2 檢測(cè)人員在接收樣品和歸還樣品均應(yīng)在檢測(cè)樣品流轉(zhuǎn)卡上簽 字，檢測(cè)樣品流轉(zhuǎn)卡由樣品管理員保管。4.3.3 檢測(cè)的樣品由辦公室及時(shí)通知專業(yè)室領(lǐng)取，領(lǐng)取人在樣品登記表邵陽縣質(zhì)量監(jiān)督檢驗(yàn)及的檢定所 程序文件文件編號(hào)：SYCJQS04-2011第3頁共6頁主題：樣品管理程序第4版第1次修訂頒發(fā)日期：2013年

6、12月01日或流轉(zhuǎn)卡上簽收，如檢測(cè)員暫不能領(lǐng)取，可暫存放在辦公室。4.3.4 樣品接收后，檢測(cè)人員應(yīng)在檢測(cè)工作開始前認(rèn)真核對(duì)樣品信息及 相關(guān)資料要求。如發(fā)現(xiàn)疑問時(shí)，應(yīng)及時(shí)通知綜合辦公室并與客戶取得聯(lián) 系，提出需要詢問的具體問題。如需要客戶必須進(jìn)一步明確的，則應(yīng)通 過書面方式向客戶提出書面答復(fù)的要求，在取得進(jìn)一步說明確認(rèn)后再進(jìn) 行檢測(cè)工作。4.3.5 樣品外包項(xiàng)目由辦公室負(fù)責(zé)將外包樣品按保存要求送到分包單 位，并按分包控制程序執(zhí)行。4.4 樣品的制備4.4.1 需進(jìn)行加工制備的樣品由檢測(cè)人員加工制備，并負(fù)責(zé)制備過程中 標(biāo)識(shí)的轉(zhuǎn)移；4.4.2 樣品的制備應(yīng)遵循檢測(cè)標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定和要求進(jìn)行；4.4.3

7、在樣品制備、檢測(cè)過程中發(fā)現(xiàn)樣品有缺陷，要及時(shí)通知客戶。4.4.4 樣品在制備、檢測(cè)、傳遞過程中應(yīng)加以防護(hù)，應(yīng)嚴(yán)格遵守有關(guān)樣 品的使用說明，避免受到非檢測(cè)性損壞，并防止丟失。樣品如遇意外損 壞或丟失，應(yīng)在原始記錄中說明，并向室主任報(bào)告，在辦公室備案，必 要時(shí)應(yīng)立即與客戶聯(lián)系。4.4.5 檢測(cè)人員在完成檢測(cè)后，應(yīng)將樣品及其檢測(cè)報(bào)告、任務(wù)分配單， 流轉(zhuǎn)卡及相關(guān)資料一并交辦公室入庫保管。4.4.6 監(jiān)督抽查不允許客戶與檢測(cè)人員接觸，并謝絕客戶進(jìn)入檢測(cè)室觀 察，檢測(cè)報(bào)告中體現(xiàn)客戶名稱的頁面由辦公室打印，最后由辦公室裝訂。 4.5樣品的存儲(chǔ)、處置4.5.1 檢測(cè)室負(fù)責(zé)樣品在檢測(cè)期間的管理。4.5.1.1

8、檢測(cè)室將檢測(cè)完畢后并標(biāo)識(shí)為綠色檢畢的樣品交樣品管理員保 管。4.5.1.2 樣品室的樣品管理應(yīng)有專人負(fù)責(zé)，限制出入。樣品應(yīng)分類存放，可編輯修改精品資料邵陽縣質(zhì)量監(jiān)督檢驗(yàn)及的檢定所 程序文件文件編號(hào)：SYCJQS04-2011第4頁共6頁主題：樣品管理程序第4版第1次修訂頒發(fā)日期：2013年12月01日標(biāo)識(shí)清楚，做到賬物一致。樣品存貯環(huán)境應(yīng)安全、無腐蝕、清潔干燥且 通風(fēng)良好。4.5.1.3 已保管的樣品無特殊情況，不得調(diào)出和借出。當(dāng)遇以下特殊情 況經(jīng)檢測(cè)室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)才可調(diào)出、查看：a.當(dāng)樣品用于抽樣檢查時(shí)；b.當(dāng)樣品有異議或抱怨時(shí)；c.客戶要求歸還時(shí)。4.5.1.4 各類檢測(cè)后的樣品均應(yīng)在其各自

9、的保管期內(nèi)分類妥善保管，應(yīng) 按樣品性質(zhì)和專業(yè)要求將其不同貯存條件通知樣品室，在檢測(cè)過程中出 現(xiàn)異常的樣品要及時(shí)上報(bào)綜合辦公室解決，這些樣品需妥善保存至問題 解決。4.5.1.5 各類不同樣品的保存期限：實(shí)驗(yàn)室對(duì)檢測(cè)樣品的保管期限一般 設(shè)定為6個(gè)月，對(duì)穩(wěn)定性差的樣品的保管期根據(jù)樣品性質(zhì)可縮短為2周至1個(gè)月。4.5.1.6 樣品管理員對(duì)樣品在其保管期間的保存、安全、保密、完好負(fù)責(zé)。4.5.1.7 樣品貯存條件應(yīng)達(dá)到客戶提出的要求， 對(duì)有特殊貯存要求的樣品 應(yīng)建立貯存環(huán)境的監(jiān)控設(shè)施，并對(duì)環(huán)境監(jiān)控過程實(shí)施記錄。4.5.1.8 易燃、易爆和有毒的危險(xiǎn)樣品的貯存必須遵守安全作業(yè)管理 程序，應(yīng)隔離存放，做出

10、明顯標(biāo)記，相關(guān)檢測(cè)室應(yīng)根據(jù)專業(yè)要求，對(duì) 危險(xiǎn)樣品保管和處理作出具體規(guī)定。4.5.1.9 當(dāng)貯存保管條件達(dá)不到客戶要求時(shí)，及時(shí)向客戶聲明，經(jīng)客戶 同意后采取其它保管方式。4.5.1.10 超過保存期的樣品由樣品管理員負(fù)責(zé)清理。4.5.1.11 如果已檢樣品的報(bào)告存在申訴期，則樣品留樣期不得少于報(bào)告 申訴期，一般不少于15天，特殊樣品根據(jù)要求另行商定。4.5.1.12 已檢樣品的處置可能存在以下情況：邵陽縣質(zhì)量監(jiān)督檢驗(yàn)及的檢定所文件編號(hào)：SYCJQS04-2011第5頁共6頁主題：樣品管理程序第4版第1次修訂頒發(fā)日期：2013年12月01日 客戶要求領(lǐng)回的樣品（包括客戶委托處理的樣品）； 客戶不要

11、求領(lǐng)回，但有利用價(jià)值的樣品；報(bào)廢、報(bào)損的樣品； 會(huì)造成公害，必須監(jiān)護(hù)處理的樣品。4.5.2 處理方式4.5.2.1 對(duì)于事先有協(xié)議客戶需領(lǐng)回的樣品，辦公室應(yīng)及時(shí)書面或電話通 知客戶領(lǐng)回?？蛻纛I(lǐng)回樣品時(shí)，領(lǐng)樣人員需憑取樣憑證，由辦公室辦理 退樣手續(xù)（未交檢測(cè)費(fèi)的暫不退還樣品）?？蛻粜柙诹魳悠趦?nèi)提前領(lǐng)回 樣品時(shí)，應(yīng)在所保存的委托檢測(cè)單上簽注“對(duì)本檢驗(yàn)報(bào)告無異議”之后， 方可由辦公室辦理退樣手續(xù)。4.5.2.2 留樣期已過的客戶委托處理檢測(cè)樣品，辦公室應(yīng)按與客戶簽訂 的合同要求處理。有約定的處理結(jié)果應(yīng)以書面形式通知客戶，取得客戶 認(rèn)可。4.5.2.3 客戶不要求領(lǐng)回，但有利用價(jià)值的樣品（包括部分報(bào)廢

12、、報(bào)損 樣品），辦公室應(yīng)分類填寫樣品處理申請(qǐng)表，說明處理方式，由辦 公室負(fù)責(zé)人審核，報(bào)質(zhì)量負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可進(jìn)行處理。必須監(jiān)護(hù)處理的 樣品，收發(fā)員應(yīng)征求檢測(cè)員的建議，按規(guī)定辦法監(jiān)護(hù)處理，防止污染環(huán) 境及造成危害，監(jiān)護(hù)處理應(yīng)有記錄。辦公室應(yīng)歸檔保存所有樣品處理記 錄，保存期一般為三年。4.5.2.4 客戶暫不要求領(lǐng)回，超過留樣期半年的樣品，辦公室應(yīng)分類造 冊(cè)后，移入樣品封存庫保存。4.6樣品的保密與安全4.6.1 本所應(yīng)嚴(yán)格按照與客戶簽訂的合同或有關(guān)規(guī)定進(jìn)行樣品的檢測(cè)、 存貯和處置，嚴(yán)格執(zhí)行保護(hù)客戶機(jī)密信息和所有權(quán)的程序的規(guī)定， 對(duì)客戶的樣品、附件及有關(guān)信息負(fù)保密責(zé)任。留樣期內(nèi)的樣品不得以任 何理由挪作他用。4.6.2 對(duì)要求擔(dān)保的樣品，應(yīng)根據(jù)客戶的特殊要求作出相應(yīng)安排，包括邵陽縣質(zhì)量監(jiān)督檢驗(yàn)及的檢定所文件編號(hào)：SYCJQS04-2011程序文件第6頁共6頁主題：樣品管理程序第4版第1次修訂頒發(fā)日期：2013年12月01日樣品接收、流轉(zhuǎn)、貯存、處置及附件資料的管理，采取安全防護(hù)措施, 保護(hù)樣品的完好性和機(jī)密性。5相關(guān)文件5.1 保護(hù)客戶機(jī)密信息和所有權(quán)的