公司檔案管理規(guī)程

1、檔案管理流程一、主要內(nèi)容及歸檔范圍1、主要內(nèi)容 1.1凡是能準確反映公司各項業(yè)務活動的文件、材料、聲像、報表，都必須及時歸檔，確保完整無缺。1.2檔案內(nèi)容包括從成立之日起每年在經(jīng)營管理工作中形成或公司制發(fā)的應歸檔的文件材料。1.3負責檔案管理的人員必須堅持文書隨時立卷的歸檔制度，并分門別類，做好收集、整理、立卷、歸檔工作。2.12、歸檔范圍行政綜合類：包括重要的會議材料；制定的內(nèi)部法規(guī)性、政策性文件；組織變革、變遷、大事記、年報等文件材料;發(fā)展規(guī)劃、工作總結(jié)匯報；政府機關頒發(fā)的重要文件。2.22.3組織人事教育培訓類：員工個人檔案、員工變動表、員工花名冊、培訓登記表等。會計統(tǒng)計類：年度計劃、統(tǒng)

2、計報表、財務會計預算報表及其說明，各種季度報表、月報表，政府主管部門下發(fā)的有關文件材料。二、檔案的管理機構(gòu)及其主要職責1、管理機構(gòu)1.1文書結(jié)案后，原稿由公司行政部所轄檔案室歸檔。1.2各經(jīng)辦部門或個人視實際需要，經(jīng)有關領導批準后可留存影本。2、檔案管理機構(gòu)主要職責:2.1制定或參與制定檔案工作的規(guī)章制度;2.22.3做好公司檔案的收集、整理、保管和利用工作;對公司其他部門文件材料的歸檔工作，進行指導和監(jiān)督;2.4提高檔案管理的水平和技術，逐步實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化、科學化。三、檔案的種類1、法規(guī)性文件。包括上級頒發(fā)、需企業(yè)執(zhí)行的，或由企業(yè)發(fā)行的各種標準、規(guī)章制度等。2、企業(yè)的重大決議。包括由企業(yè)

3、股東大會、董事會、督委會、總經(jīng)理辦公會及其相關行政會議等形成的文件和會議材料、會議記錄等。3、計劃性文件。包括公司總體計劃或規(guī)劃、開發(fā)計劃、營銷計劃、財務計劃等。4、總結(jié)性文件。包括公司年度和月度工作總結(jié)、下屬部門的年度和月度工作總結(jié)等。5 、批示性文件。包括公司各類計劃指標、技術指標、營銷指標等。以及公司各類命令、工作指示等。6、憑證性文書材料。包括公司各部門上報的、在日?；顒又行纬傻脑加涗浐蛻{證，如財產(chǎn)狀況、房屋銷售、合同書、協(xié)議書等的原始記錄和文本。7、證件性文書資料。包括法人營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、組織機構(gòu)代碼證、公司獲得各類榮譽牌匾和證書、達標證書和證明等。8、勞資人力資源資料。包括

4、公司下屬各部門的人力資源任命、人力資源調(diào)整、人力資源管理、人才引進和培訓、員工工資審核記錄等相關資料。12 、題贈性資料。包括上級領導和外協(xié)友好部門或個人提供的題詞、書畫、工藝制品等。四、立卷歸檔的范圍 凡屬本標準的檔案種類中所函蓋的文件資料，均應立卷歸檔。五、立卷歸檔的時間 凡已辦理完畢的具有保存價值的各種文件資料，均應在三日內(nèi)遞交行政部立卷歸檔。六、立卷歸檔的要求1、各部門文件檔案管理的負責人在規(guī)定的歸檔時間內(nèi)，把整理審定完畢的檔案資料，遞交行政部立卷歸檔。2、移交檔案要填寫移交清單，移交清單一式二份，雙方簽字后各執(zhí)一份。3 、歸檔的文件資料必須完整、真實、準確，請示和批復、印本和底稿、正

5、文和附件必須立在一起。七、檔案的借閱1、各部門工作人員可直接查閱屬本部門業(yè)務工作范圍的檔案資料。如需查閱非本部門的重要文件檔案，須經(jīng)公司領導或原形成檔案的部門領導批準，方可借閱。2、檔案的借閱者應負責檔案的完整和完全，不得私自影印、復制、翻印，不得擅自拆散、調(diào)換、抽取、污損、加標注證，不得轉(zhuǎn)借，如有違紀，酌情處罰。3、對珍貴或易損的檔案，應制成復制品提供使用。復制可采用復印、照片、重印副本、摘錄等方式。復制件應仔細校對，與原稿無誤后，然后提供使用。如有必要，給復制件加蓋公章，以示復制不會有誤。4、檔案室證明材料只能證明某事在檔案上有無記載，而不能對某事下結(jié)論。檔案管理員不可擅自以檔案資料作解釋

6、或下結(jié)論。5、檔案一般不得借出檔案室。如有特殊情況，可以作短期外借，最多為十天，但必須經(jīng)有關領導批準并辦理借閱手續(xù)。如延長借閱時間，須辦理續(xù)借手續(xù)。逾期不還者，檔案管理人員要及時催還。6、借閱檔案須妥善保管，若有遺失，將根據(jù)檔案的價值和數(shù)量報公司領導批準后，責令其賠償一切損失。八、檔案保密要求1、檔案管理員和借閱檔案的人員要樹立高度責任心，加強保密意識，雙方共同做好保密工作。2 、檔案分一般檔案和有密級檔案兩類。3、有密級檔案只許在檔案室查閱，不許帶離檔案室。有密級檔案復制時，需經(jīng)公司主任或副總以上領導批準。4、有密級檔案只限歸檔人使用，其他人員利用需經(jīng)部門總監(jiān)或副總以上領導批準。5 、外來參觀人員，統(tǒng)一由負責接待人答復問題和辦理所需材料。6、檔案管理員丟失或擅自提供泄露機密，應根據(jù)情節(jié)輕重，給予紀律處分，直到依法追究刑事責任。九、檔案的保存期限 文件保存期限除政府有關法令或公司其他規(guī)章特定者外，依下列規(guī)定辦理：1. 永久保存：1.1 公司章程；1.2 股東名簿；1.3 組織規(guī)程及辦事細則；1.4 董事會及股東會紀錄；1.5 財務報表；1.6 政府機關核準文件；1.7 不動產(chǎn)所有權狀及其他債權憑證；1.8 其他經(jīng)核定須永久保存的文書。2、規(guī)章由規(guī)章管理部門永久保存，使用部門視其有效期間予以保存。十、檔案的保管1、檔案保管工