公司供應(yīng)事務(wù)處理制度

1、制度名公司供應(yīng)事務(wù)處理制度電子文件編碼GLZD128頁碼5-1第一條供應(yīng)事務(wù)的方針1. 供應(yīng)部門必須經(jīng)常從經(jīng)濟(jì)與使用效果兩個方面出發(fā)，選擇最合適的物品。2. 必須認(rèn)真制訂并審查采購計劃，努力掌握采購技巧與技術(shù)；并且經(jīng) 常能站在公司的全局立場上，冷靜思考與判斷，謀求最有利的采購 機(jī)會。3. 與供應(yīng)商協(xié)調(diào)好關(guān)系，努力提高自身的談判地位，以最小的代價與 最佳的采購條件，達(dá)成每一筆交易。4.避免供應(yīng)業(yè)務(wù)給整個公司整體事務(wù)運(yùn)作帶來不利影響，有效地安排 好物品的采購與供應(yīng)工作。5. 加強(qiáng)成本意識，在不影響各部門事務(wù)工作正常開展的前提下， 嚴(yán)格 控制物品的收發(fā)領(lǐng)用量，杜絕一切浪費(fèi)與不當(dāng)消耗，保管好物品， 使

2、供應(yīng)工作及時、準(zhǔn)確。第二條供應(yīng)事務(wù)的機(jī)構(gòu)1. 供應(yīng)事務(wù)分別由訂購、驗(yàn)收入庫與保管出庫三個組承擔(dān)，不同事務(wù) 不得由同一個人兼管。2. 為了使供應(yīng)工作專業(yè)化，使供應(yīng)人員具有較高的商品知識、 市場交 易知識以及與供應(yīng)商打交道的技能， 可以按物品品種，如印刷制品、 消耗品、雜品與器具等等，來劃分各供應(yīng)人員的職務(wù)工作。3.主管科長乃至主管部長，有責(zé)任貫徹供應(yīng)事務(wù)的方針，使供應(yīng)機(jī)構(gòu) 的工作能緊緊圍繞方針展開。4. 為了經(jīng)常地把握市場中合適且優(yōu)良的物品， 從各部科選拔合適的人 選，組成“供應(yīng)物品研究委員會”。5.定期或不定期召開“懇談會”， 邀請相關(guān)行業(yè)的關(guān)系戶，共同探討 有效的供應(yīng)問題，收集有關(guān)物品的信息

3、，把握購買市場的方向。6.定期與物品生產(chǎn)制造企業(yè)、中間商、批發(fā)商以及相關(guān)的協(xié)作企業(yè)進(jìn) 行聯(lián)絡(luò)，把握動向。簽發(fā)人責(zé)任人簽名制度名公司供應(yīng)事務(wù)處理制度電子文件編碼GLZD128I 頁碼5-2第三條供應(yīng)設(shè)置1.訂購、驗(yàn)收與保管三個組必須分開設(shè)置，但又不能完全割裂開來; 分組設(shè)置以及有關(guān)布局要便于三個組彼此聯(lián)絡(luò)。2訂購組的事務(wù)室，要布置在便于外來聯(lián)系業(yè)務(wù)者進(jìn)出的位置。 有關(guān) 接待業(yè)務(wù)盡可能規(guī)范化與程序化，包括應(yīng)答、交涉與接洽的語言都 盡可能規(guī)范化。3. 物品接受與檢驗(yàn)或清點(diǎn)，盡可能設(shè)置在寬廣的場所，并配置適當(dāng)?shù)?設(shè)備，以便進(jìn)行充分的檢驗(yàn)與核對。驗(yàn)收環(huán)節(jié)不充分，后患無窮， 質(zhì)量不合格，或數(shù)量不足等等，都

4、成為本企業(yè)的損失。4保管場所一定要有遮掩與隔離，領(lǐng)用者或其他部門人員，不得或不 能隨便進(jìn)入物品保管場所與倉庫。第四條購買計劃1. 供應(yīng)物品的采購，原則上有計劃，按批量統(tǒng)一進(jìn)行。任何零星、分 散的、無計劃的采購，都會加大采購成本，并且不能確保獲得最合 適的物品。2 .訂購組應(yīng)該經(jīng)常地對主要中間商與生產(chǎn)企業(yè)， 以及市場狀況進(jìn)行調(diào) 查研究，并把各種調(diào)研結(jié)果記錄下來，匯編成冊。并且，由一線人 員每天記錄物品市場的價格變動情況，以及商品目錄變動情況，使 本公司的訂購與交易談判工作更富有計劃性。3平時注意各種有利的交易條件，包括交貨期、規(guī)格、支付條件、物 品退換、折扣、送貨與交貨條件、交易方式，以及有關(guān)訂

5、購與接貨 事務(wù)等等。4. 如果分事業(yè)單位所在地的物品價格便宜， 或者在當(dāng)?shù)夭少徍纤悖?必按總公司的采購計劃進(jìn)行，允許按下列程序進(jìn)行當(dāng)?shù)夭少彛汉灠l(fā)人1責(zé)任人簽名制度名公司供應(yīng)事務(wù)處理制度電子文件編碼GLZD128I 頁碼5-3（1）填寫“當(dāng)?shù)夭少徤暾垈髌薄保ㄒ皇饺荩?，其中兩份交總公?供應(yīng)科。在申請傳票中如實(shí)寫清當(dāng)?shù)氐膬r格。（2）供應(yīng)科據(jù)此進(jìn)行測算，包括考慮批量采購折扣、運(yùn)輸費(fèi)與采購 或訂購費(fèi)等等，作出決策，在申請傳票上作出批示，返回分事業(yè) 單位，指示其按供應(yīng)科的決定行事。（3）返回分事業(yè)單位的“申請傳票”，作為日后向總公司財務(wù)科結(jié) 算的憑證。第五條用品規(guī)格及采購基準(zhǔn)1.編制標(biāo)準(zhǔn)的物品目錄及

6、其分類，對器具、備品、賬票、消耗品等主 要物品作出規(guī)定，以作為制訂供應(yīng)計劃與供應(yīng)事務(wù)的基準(zhǔn)。標(biāo)準(zhǔn)目錄盡可能具體、明確，例如賬票，寫明（1）名稱，（2）格式,（3）紙張質(zhì)地，（4）大小尺寸，（5）裝訂，（6）每冊（本）頁 數(shù)，（7）單價，（8）色彩等等。2. 確定采購或訂購規(guī)格與樣品，在采購或訂購時參照選購，或者提供 給供應(yīng)商，按規(guī)格與樣品供貨，并作為接貨與驗(yàn)貨的基準(zhǔn)。3. 對特別重要的物品，必須從使用成本的角度審視，確定采購物品的 規(guī)格及采購基準(zhǔn)。4.制訂有關(guān)物品米購、供應(yīng)以及改良物品的提案制度，改善物品供應(yīng)事務(wù)。第六條供應(yīng)事務(wù)的運(yùn)行1.供應(yīng)事務(wù)的主管，應(yīng)該經(jīng)常檢查部下在執(zhí)行訂購方針、計劃以及

7、處 理事務(wù)過程中的情況，發(fā)現(xiàn)問題及時予以糾正。2. 任何一項(xiàng)訂購或采購，都必須兩人以上進(jìn)行合議與商定后進(jìn)行， 以 便使兩個人的知識與見解相互補(bǔ)充，并且防止在選擇供應(yīng)商方面出 現(xiàn)偏頗與舞弊行為。簽發(fā)人1責(zé)任人簽名制度名公司供應(yīng)事務(wù)處理制度電子文件編碼GLZD1281頁碼5-43. 采購人員必須公正自律，從企業(yè)的利益出發(fā)，采購合適與價格合理 的物品。4. 在采購上既要注意“貨比三家”， 利用競爭競價，謀求低成本購買 上的好處；又要善于利用集中訂購，以及長期訂購的手段，提高交 易地位，謀求有利的采購條件。5. 有組織地對供應(yīng)商進(jìn)行調(diào)查與選擇， 把握供應(yīng)商的供貨信譽(yù)、資信 以及物品質(zhì)量。6. 在選擇新

8、供貨伙伴時，必須進(jìn)行實(shí)地調(diào)查，按事先設(shè)計的調(diào)查用表 進(jìn)行填寫，交給供應(yīng)科長裁決。對一些重要的供應(yīng)商，在確定供貨 關(guān)系前，雙方的主管至少見面會談一次。7. 原則上必須以訂購單的方式進(jìn)行訂購。訂購單一式三份，一份用于 訂購，一份用于進(jìn)貨驗(yàn)收，一份上報主管備案。8.供應(yīng)科應(yīng)該不斷地改進(jìn)工作，促進(jìn)供應(yīng)業(yè)務(wù)合理化。(1) 設(shè)立訂購臺賬，并依靠臺賬，對整個供應(yīng)過程，包括申請、預(yù) 算、訂購、收發(fā)領(lǐng)用等過程，進(jìn)行系統(tǒng)管理。(2) 編制訂購日報，按日向主管、財務(wù)部門和保安部門作出報告。(3) 編制若干種標(biāo)準(zhǔn)的契約書格式，以提高供貨或采購契約締結(jié)的 效率，避免簽約時的失誤。(4) 對樣品按各種規(guī)格、型號與形狀，進(jìn)

9、行分類整理，便于采購計 劃的制訂、預(yù)算的編制，以及訂購與驗(yàn)收。(5)對交易伙伴前來參觀，以及對本企業(yè)供應(yīng)設(shè)施、機(jī)械和操作方 法進(jìn)行研究，應(yīng)予以接待。(6)訂購預(yù)算，以及與供應(yīng)商有關(guān)的各種通報，必須盡可能轉(zhuǎn)告相 關(guān)部門。(7)運(yùn)用訂購管理板，對訂購事務(wù)進(jìn)行管理。另外，運(yùn)用訂購管理 卡，對訂購與接貨責(zé)任人員進(jìn)行管理。簽發(fā)人1責(zé)任人簽名制度名公司供應(yīng)事務(wù)處理制度電子文件編碼GLZD1281頁碼5-5（8）對采購價格情況進(jìn)行統(tǒng)計分析，按類別編制報表，以示明供應(yīng) 商的價格情況，以及各供應(yīng)商訂購成本降低的意義。第七條物品的保管1對保管物品的倉庫設(shè)施，包括貨架、貨柜進(jìn)行更新改造，提高物品 存放領(lǐng)取的效率，提

10、高倉庫面積利用效率，并且對各種物品進(jìn)行合 理分類，便于取存與有規(guī)則地碼放。2.保管物品的分類，原則上按下列標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行：（1）印刷物（按通用品、各部科用品，以及功能或性能進(jìn)行細(xì)分）備品（按通用、特殊進(jìn)行細(xì)分）。低值易耗品（按使用頻率細(xì)分，或按價格細(xì)分）。其他（按容量、重量、體積以及放置場所細(xì)分）。3倉庫中貨架、貨柜等，都得掛上現(xiàn)有物品領(lǐng)用登記卡，對收發(fā)領(lǐng)用 量進(jìn)行登記，并核算其余量，以防止丟失與被盜。4在物品倉庫的事務(wù)室中，設(shè)置管理板，展示各物品申請需用量、庫 存量及需要訂購量。5 保管物品組，必須經(jīng)常清理倉庫各貨架與貨柜，及時清理死貨、無 用物品及廢品，移入統(tǒng)一存放這類物品的指定地點(diǎn)或場所。6保管物