歸檔文件整理規(guī)范

1、歸檔文件整理規(guī)范（DB36/T 380 2016）1 范圍本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了應(yīng)作為文書檔案保存得歸檔文件得整理原則與方法。本標(biāo)準(zhǔn)適用于江西省各級機關(guān)、團體、企事業(yè)單位與其她社會組織對應(yīng)作為文書檔案保存得 歸檔文件得整理。其她門類檔案可以參照執(zhí)行。企業(yè)單位有其她特殊規(guī)定得，從其規(guī)定。2 規(guī)范性引用文件下列文件對于本文件得應(yīng)用就是必不可少得。凡就是注日期得引用文件，僅所注日期得版本 適用于本文件。凡就是不注日期得引用文件，其最新版本（包括所有得修改單）適用于本文件。GB/T 18894DA/T 1-2000DA/T 13-1994DA/T 22-2015DA/T 25-2000DA/T 38-2008電

2、子文件歸檔與管理規(guī)范 檔案工作基本術(shù)語檔號編制規(guī)則歸檔文件整理規(guī)則 檔案修裱技術(shù)規(guī)范電子文件歸檔光盤技術(shù)要求與應(yīng)用規(guī)范3 術(shù)語與定義下列術(shù)語與定義適用于本標(biāo)準(zhǔn)。3.1歸檔文件 archival document(s)立檔單位在其職能活動中形成得、辦理完畢、應(yīng)作為文書檔案保存得文件材料，包括紙質(zhì)與 電子文件材料。件 item歸檔文件得整理單位。3.2整理 arran geme nt將歸檔文件以件為單位進行組件、分類、排列、編號、編目等（紙質(zhì)歸檔文件還包括修整、 裝訂、編頁、裝盒、排架；電子文件還包括格式轉(zhuǎn)換、元數(shù)據(jù)收集、歸檔數(shù)據(jù)包組織、存儲等）， 使之有序化得過程。檔號 archival cod

3、e在歸檔文件整理過程中賦予其得一組字符代碼，以體現(xiàn)歸檔文件得類別與排列順序。4整理原則歸檔文件整理應(yīng)遵循文件得形成規(guī)律，保持文件之間得有機聯(lián)系。歸檔文件整理應(yīng)符合文檔一體化管理要求，便于計算機管理或計算機輔助管理。歸檔文件整理應(yīng)保證紙質(zhì)文件與電子文件整理協(xié)調(diào)統(tǒng)一。5一般要求5.1組件（件得組織） 件得構(gòu)成歸檔文件一般以每份文件為一件。正文、附件為一件；文件正本與定稿（包括法律法規(guī)等重 要文件得歷次修改稿）為一件；轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件；原件與復(fù)制件為一件；正本與翻譯本 為一件；中文本與外文本為一件；報表、名冊、圖冊等一冊 （本）為一件（作為文件附件時除外） 簡報、周報等材料一期為一件；會議紀(jì)要

4、、會議記錄一般一次會議一件，會議記錄一年一本得， 一本為一件；來文與復(fù)文（請示與批復(fù)、報告與批示、函與復(fù)函等）分開獨立成件。有文件處理 單或發(fā)文稿紙得，文件處理單或發(fā)文稿紙與相關(guān)文件為一件。件內(nèi)文件排序歸檔文件排序時，正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后； 原件在前，復(fù)制件在后；不同文字得文本，無特殊規(guī)定得，漢文文本在前，少數(shù)民族文字文本在 后；中文本在前，外文本在后。有文件處理單或發(fā)文稿紙得，文件處理單在前，收文在后；正本 在前，發(fā)文稿紙與定稿在后。5.2分類 立檔單位應(yīng)按歸檔文件得某些特征對歸檔文件進行科學(xué)分類，同一全宗應(yīng)保持分類方案得一致性 與穩(wěn)定性。歸檔文件

5、一般采用年度機構(gòu)（問題）保管期限分類法進行三級分類。立檔單位內(nèi)設(shè)機構(gòu)比較 健全，職責(zé)分工比較明確得，采用年度機構(gòu)保管期限分類法；內(nèi)設(shè)機構(gòu)比較簡單或職能交叉 不便于按機構(gòu)分類得，采用年度問題保管期限分類法；規(guī)模較小，年度形成歸檔文件數(shù)量少 得或公文辦理程序不適于按機構(gòu)（問題）分類得立檔單位，可以采取年度保管期限分類法進行 兩級分類。a）按年度分類 將文件按其形成年度分類。跨年度一般應(yīng)以文件簽發(fā)日期為準(zhǔn)。對于計劃、總結(jié)、預(yù)算、 計報表、表彰先進以及法規(guī)性文件等內(nèi)容涉及不同年度得文件，統(tǒng)一按文件簽發(fā)日期判定所屬年4.14.2歸檔文件整理應(yīng)區(qū)分不同價值，便于保管與利用。4.34.4度。 跨年度形成得會

6、議文件歸入閉幕年。 跨年度辦理得文件歸入辦結(jié)年。 當(dāng)形成年度無法考證時， 年度為其歸檔年度，并在附注項加以說明。b）按機構(gòu) （問題 ）分類將文件按其形成或承辦機構(gòu) （或按其內(nèi)容所反映得問題 ） 分類。同一全宗，機構(gòu)分類法與問題 分類法應(yīng)選擇其一適用，不能同時采用。采用機構(gòu)分類得，應(yīng)根據(jù)文件形成或承辦機構(gòu)對歸檔文 件進行分類，涉及多部門形成得歸檔文件，歸入單位承辦部門或綜合部門。采用問題分類得，應(yīng) 按照文件內(nèi)容所反映得問題對歸檔文件進行分類。c）按保管期限分類 將文件按劃定得保管期限分類。依據(jù)本單位制定得檔案保管期限表，對歸檔文件進行分類。5.3排列 歸檔文件應(yīng)在分類方案得最低一級類目內(nèi)，按時間

7、結(jié)合事由排列。 同一事由中得文件，按文件形成先后順序排列。 會議文件、統(tǒng)計報表、簡報、刊物等成套性文件可集中排列。5.4編號歸檔文件應(yīng)在首頁上端得空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容，文件首頁無法加蓋歸檔章得要另 附空白紙，填寫文件題名后加蓋歸檔章。電子文件可以由系統(tǒng)生成歸檔章樣式或以條形碼等其她 形式在歸檔文件上進行標(biāo)識。歸檔章應(yīng)將檔號得組成部分， 即全宗號、 年度、 保管期限、 件號， 以及頁數(shù)作為必備項， 機構(gòu)（問 題）可以作為選擇項，見附錄 A 圖 A1。歸檔章中全宗號、年度、保管期限、機構(gòu)（問題）按照 4、 3 編制， 件號、 頁數(shù)用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識。 為便于識記， 歸檔章保管期限宜使用

8、“永久” “ 30 年”歸檔文件應(yīng)依分類方案與排列順序編寫檔號。檔號編制應(yīng)遵循唯一性、合理性、穩(wěn)定性、擴充性、 簡單性原則。檔號得結(jié)構(gòu)宜為：全宗號-檔案門類代碼年度-機構(gòu)（問題）代碼-保管期限代碼-件號。 檔案門類代碼與年度之間用“ ”隔開，其她代碼之間用“-”連接。如“Z109-WS2011-BGS-Y-0001”、“ Z109-WS- 2011-01-Y-0001 ”。檔號按照以下要求編制：全宗號：檔案館給立檔單位編制得代號，用 4 位數(shù)字或者字母與數(shù)字得結(jié)合標(biāo)識，按照 DA/T13-1994 編制。檔案門類代碼年度：歸檔文件檔案門類代碼由“文書”2 位漢語拼音首字母“ WS 標(biāo)識。年度為

9、文件形成年度，以 4 位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年，如“ 2013”。 機構(gòu)（問題）代碼：機構(gòu)（問題）代碼一般采用a)b)c)3 位漢語拼音字母或 2 位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo) 應(yīng)省略機d)e)識，如辦公室代碼“ BGS 或“01”等。歸檔文件未按照機構(gòu)（問題）分類得，構(gòu)（問題）代碼。行業(yè)另有規(guī)定得，從其規(guī)定。保管期限代碼： 保管期限分為永久、 定期 30 年、定期 10 年，分別以代碼 “ D10標(biāo)識。件號：件號就是單件歸檔文件在分類方案最低一級類目內(nèi)得排列順序號，用 數(shù)字標(biāo)識，不足 4 位得，前面用“ 0”補足，如“ 0026”。Y”、“D30”、4 位阿拉伯5、“ 10 年”簡稱標(biāo)識，機構(gòu)（問題）宜使

10、用“辦公室”等機構(gòu)（問題）名稱或規(guī)范化簡稱標(biāo)識，見 附錄 A 圖 A2。5.5編目歸檔文件目錄推薦由系統(tǒng)生成或使用電子表格進行編制。目錄表格采用 置，見附錄 B圖 B1。 歸檔文件目錄除保存電子版本外，還應(yīng)打印按年度裝訂成冊。裝訂成冊得歸檔文件目錄，應(yīng)編制 封面，見附錄 B 圖 B2。封面設(shè)置全宗號、全宗名稱、年度，其中全宗名稱即立檔單位名稱，填寫 時應(yīng)使用全稱或規(guī)范化簡稱。歸檔文件目錄應(yīng)編制索引，置于目錄前面，其內(nèi)容包括保管期限、 機構(gòu)（問題）、機構(gòu)（問題）代碼、起止件號、所在頁數(shù)、備注等項，見附錄B 圖 B3。6紙質(zhì)歸檔文件得修整、裝訂、編頁、裝盒與排架6.1修整 歸檔文件裝訂前，應(yīng)對不符

11、合要求得文件材料進行修整。歸檔文件已破損得，應(yīng)按照 DA/T 25-2000 予以托裱、修復(fù)；字跡模糊或易褪變得，應(yīng)予復(fù)制， 復(fù)制件附于原件后一并歸檔。歸檔文件應(yīng)去除易銹蝕、易氧化得金屬或塑料裝訂用品。幅面大于 A4 得歸檔文件，應(yīng)在不影響其日后使用效果得前提下進行折疊。6.2裝訂 歸檔文件一般以件為單位裝訂。歸檔文件裝訂應(yīng)牢固、安全、簡便，做到不損頁、不倒頁、不壓 字，裝訂后平整，有利于保護與管理。裝訂應(yīng)盡量減少對歸檔文件本身得影響，原裝訂方式符合 要求得，應(yīng)維持不變。歸檔文件應(yīng)依據(jù)檔號順序逐件編制歸檔文件目錄。編目應(yīng)準(zhǔn)確、完整、便于檢索。歸檔文件目錄設(shè)置序號、檔號、文號、責(zé)任者、題名、日期

12、、密級、頁數(shù)、備注等項目。序號：填寫歸檔文件順序號。一個年度一個保管期限得歸檔文件編制一個序號。 檔號：檔號按照 5、4、2-5 、4、3 編制。 文號：文件得發(fā)文字號。沒有文號得，不用標(biāo)識。 責(zé)任者：制發(fā)文件得組織或個人，即文件得發(fā)文機關(guān)或署名者。多機關(guān)聯(lián)合發(fā)文得，責(zé) 任者 3 個（含）以下如實著錄， 3 個以上可只著錄前 3 個，后加“等”，責(zé)任者之間用 “，”隔開，立檔單位本身就是責(zé)任者得必須著錄。題名：文件標(biāo)題。沒有題名、題名不規(guī)范，或者題名不能反映文件主要內(nèi)容、不方便檢 索得，應(yīng)自擬題名，題名字?jǐn)?shù)一般不得超過 50 個字，其中每個標(biāo)點符號占半個字符，自 擬題名外加方括號“ 日期： 密

13、級： 頁數(shù)： 備注：a)b)c)d)e)f）g）h）i）”。文件得形成時間，以國際標(biāo)準(zhǔn)日期表示法標(biāo)注年月日，如 文件密級按文件實際標(biāo)注情況填寫。沒有密級得，不用標(biāo)識。 每一件歸檔文件得頁面總數(shù)。文件中有圖文得頁面為一頁。 注釋文件需說明得情況。19990909。A4 幅面，頁面宜橫向設(shè)應(yīng)根據(jù)歸檔文件保管期限確定裝訂方式，裝訂材料與保管期限要求相匹配。為便于管理，相同期 限得歸檔文件裝訂方式應(yīng)盡量保持一致，不同期限得裝訂方式應(yīng)相對統(tǒng)一。用于裝訂得材料，不能包含或產(chǎn)生可能損害歸檔文件得物質(zhì)。不使用回形針、大頭針、燕尾夾、 熱熔膠、裝訂夾條、塑料封等裝訂材料進行裝訂。永久保管得歸檔文件，宜采取線裝法裝訂。頁數(shù)較少得，采取直角裝訂，見附錄C 圖 C1、圖 C2,文件較厚得，采取“三孔一線”裝訂。永久保管得歸檔文件，采取不銹鋼訂書釘或漿糊裝訂得， 裝訂材料應(yīng)滿足歸檔文件長期保存得需要。永久保管得歸檔文件，不使用不銹鋼夾或封套等不能將歸檔文件完全固定得方法裝訂。定期保管得、需要向綜合檔案館移交得歸檔文件，裝訂方式按照 管得、不需要向綜合檔案館移交得歸檔文件，裝訂方式可以按照 鋼夾或封套裝訂。6.3編頁 紙質(zhì)歸檔文件一般應(yīng)