供應(yīng)鏈系統(tǒng)運(yùn)行管理制度

1、應(yīng)鏈系統(tǒng)運(yùn)行管理供應(yīng)鏈系統(tǒng)運(yùn)行管理上港集團(tuán)長(zhǎng)江物流湖北有限公司是供應(yīng)鏈系統(tǒng)的對(duì)口管理部門。1.基本檔案1.1.公共資料1.1.1.公共基礎(chǔ)資料與平臺(tái)是操作系統(tǒng)的基礎(chǔ)和根本， 系統(tǒng)對(duì)于各類檔案實(shí)行 “統(tǒng)一管理、統(tǒng)一分配、專人維護(hù)”的辦法。公共基礎(chǔ)資料分為集團(tuán)統(tǒng)一控制的公共基礎(chǔ)資料和各子公司自行控制的公共基礎(chǔ)資料。除有明確規(guī)定維護(hù)責(zé)任的， 集團(tuán)統(tǒng)一控制的公共基礎(chǔ)資料檔案信息由業(yè)務(wù)部門確定并由集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)安排專人 負(fù)責(zé)維護(hù)與分配；由各子公司自行控制的公共基礎(chǔ)資料由基礎(chǔ)資料所屬業(yè)務(wù)部門 維護(hù)、所在子公司財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審核確認(rèn)。各項(xiàng)公共基礎(chǔ)資料的維護(hù)要求及規(guī)范應(yīng) 嚴(yán)格按照操作系統(tǒng)檔案維護(hù)規(guī)范操作執(zhí)行。1.1.2

2、.負(fù)責(zé)公共資料檔案維護(hù)的人員，在接到相關(guān)檔案信息維護(hù)申請(qǐng)單后，必 須首先對(duì)申請(qǐng)的檔案信息進(jìn)行是否存在或需要修改的檢查，并依據(jù)檢查結(jié)果做出 建立、修改、分配或者退回等處理決定，對(duì)于不需維護(hù)的，應(yīng)當(dāng)即時(shí)與申請(qǐng)人聯(lián)系，說明原因。維護(hù)申請(qǐng)單的內(nèi)容應(yīng)當(dāng)完整準(zhǔn)確，否則維護(hù)人有權(quán)拒絕維護(hù)。1.1.3.公共資料檔案信息維護(hù)人員對(duì)于控制規(guī)則（參數(shù)）、供應(yīng)鏈與財(cái)務(wù)基礎(chǔ) 檔案、單據(jù)號(hào)及格式、業(yè)務(wù)流程（配臵）、單據(jù)生成憑證規(guī)則（平臺(tái)）、崗位及權(quán) 限設(shè)臵等須確保集團(tuán)范圍內(nèi)的一致性。1.1.4.備查。1.1.5.成。對(duì)于各類公共資料維護(hù)的申請(qǐng)單，維護(hù)人應(yīng)當(dāng)對(duì)單證進(jìn)行編號(hào)，并存檔各項(xiàng)系統(tǒng)日常維護(hù)的工作，應(yīng)當(dāng)在收到批準(zhǔn)的申請(qǐng)

3、后一個(gè)工作日內(nèi)完1.2.控制規(guī)則（參數(shù)）為保證系統(tǒng)安全有序運(yùn)行，系統(tǒng)的控制規(guī)則（參數(shù)）需要改變時(shí)，由采1.2.1.購(gòu)中心依據(jù)日常運(yùn)行需要提出，經(jīng)由采購(gòu)中心總監(jiān)、財(cái)務(wù)總監(jiān)和負(fù)責(zé)信息技術(shù)的 副總裁審核批準(zhǔn)后執(zhí)行。1.2.2.系統(tǒng)的控制規(guī)則發(fā)生變化，由集團(tuán)信息技術(shù)部辦理， 發(fā)出知會(huì)。并以知會(huì)文件形式1.3.集團(tuán)、公司公共基礎(chǔ)資料1.3.1.以下公共基礎(chǔ)資料信息由集團(tuán)統(tǒng)一控制， 主要包括: 務(wù)模塊參數(shù)設(shè)臵；基礎(chǔ)數(shù)據(jù)：幣種、會(huì)計(jì)期間、公司目錄；組織、銷售組織、會(huì)計(jì)主體；人員信息：人員類別、集團(tuán)人員檔案、人員檔案約束條件；系統(tǒng)參數(shù)： 各業(yè) 組織機(jī)構(gòu)：采購(gòu)客商信息：地區(qū)分類（客戶分類）、地址檔案、客商基本檔

4、案； 存貨信息：產(chǎn)品線檔案、存貨分 類、計(jì)量檔案、存貨基本檔案； 項(xiàng)目檔案：項(xiàng)目檔案類型、 項(xiàng)目基本檔案； 結(jié) 算信息：賬戶檔案、結(jié)算方式； 財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)信息：科目方案、會(huì)計(jì)科目、憑證類別、常用摘要、收支項(xiàng)目、現(xiàn)金流 量項(xiàng)目、科目類型、科目預(yù)留、基礎(chǔ)檔案對(duì)照等； 業(yè)務(wù)信息：收發(fā)類別、稅目稅率等；資產(chǎn)信息：固定資產(chǎn)卡片樣式、資產(chǎn)類別、舊方式、賬簿信息、變動(dòng)原因、資產(chǎn)組合； 單據(jù)模板：?jiǎn)螕?jù)模板設(shè)臵、查詢模板設(shè)臵、 分配等； 流程配臵：業(yè)務(wù)類型管理、業(yè)務(wù)流程配臵、 據(jù)號(hào)管理：對(duì)象標(biāo)識(shí)管理、單據(jù)號(hào)管理； 應(yīng)收應(yīng)付基礎(chǔ)設(shè)臵：?jiǎn)螕?jù)類型設(shè)臵、單據(jù)協(xié)同設(shè)臵1.3.2.以下公共基礎(chǔ)資料信息由所在公司控制， 主要包括

5、：組織機(jī)構(gòu)、部門檔 案、人員信息、 人員管理檔案、 客商信息、 地點(diǎn)檔案、 客商管理檔案、 庫(kù)位信息、 貨位檔案、存貨信息、存貨管理檔案、 物料生產(chǎn)檔案、 項(xiàng)目檔案、項(xiàng)目管理檔案。1.4.機(jī)構(gòu)組織設(shè)臵1.4L組織機(jī)構(gòu)設(shè)臵包括庫(kù)存組織、部門檔案、采購(gòu)組織和銷售組織、會(huì)計(jì)主體設(shè)臵，是進(jìn)行庫(kù)存業(yè)務(wù)、 采購(gòu)業(yè)務(wù)和銷售業(yè)務(wù)、 財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)以及企業(yè)各類業(yè)務(wù)的 基礎(chǔ)。142新成立的公司， 在取得營(yíng)業(yè)執(zhí)照及稅務(wù)登記證并設(shè)立財(cái)務(wù)機(jī)構(gòu)后， 由財(cái) 務(wù)負(fù)責(zé)人憑營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證等資料填寫建賬維護(hù)申請(qǐng)登記表 ，由核算 報(bào)告分部審核，并經(jīng)財(cái)務(wù)總監(jiān)審批后，報(bào)送給信息技術(shù)部于系統(tǒng)中作建賬處理， 信息技術(shù)部同時(shí)開通該單位應(yīng)當(dāng)使用

6、的所有系統(tǒng)模塊功能。1.4.3.注銷后的公司，在完成各項(xiàng)注銷并處理完賬務(wù)后，由公司財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人填 寫建賬維護(hù)申請(qǐng)登記表 ，由核算報(bào)告分部審核，并經(jīng)財(cái)務(wù)總監(jiān)審批后由信息 技術(shù)部封存。144采購(gòu)組織是負(fù)責(zé)為一個(gè)或多個(gè)公司采購(gòu)物料、 提供服務(wù)和與供應(yīng)商協(xié)商 價(jià)格及供貨條款的組織單位， 屬于集團(tuán)檔案， 以集團(tuán)登陸才可編輯， 公司登陸只 能瀏覽。新增、變更或封存采購(gòu)組織，由業(yè)務(wù)需要求單位填寫采購(gòu)組織維護(hù)申 請(qǐng)表，由所屬總經(jīng)理審核，對(duì)應(yīng)報(bào)集團(tuán)財(cái)務(wù)總監(jiān)審批后，信息技術(shù)部執(zhí)行。1.4.5.銷售組織是企業(yè)按照一定的業(yè)務(wù)模式區(qū)分出的一種組織模式， 銷售組織 既可以是實(shí)際存在的組織機(jī)構(gòu)， 也可以是虛擬的組織， 銷售組

7、織在銷售業(yè)務(wù)中有 著重要的統(tǒng)計(jì)作用。銷售組織屬集團(tuán)檔案，新增、變更或封存銷售組織，應(yīng)填寫銷售組織維護(hù)申請(qǐng)表 ，生產(chǎn)公司銷售組織由供應(yīng)鏈信息主管部門審核，對(duì)應(yīng) 報(bào)集團(tuán)財(cái)務(wù)總監(jiān)審批后，信息技術(shù)部執(zhí)行。1.4.6.部門檔案屬于公司控制檔案，各公司的部門檔案應(yīng)當(dāng)依據(jù)組織架構(gòu)的編 制，13級(jí)部門檔案由集團(tuán)統(tǒng)一規(guī)劃，4級(jí)后部門檔案由所在單位財(cái)務(wù)部門根據(jù) 公司組織架構(gòu)結(jié)合實(shí)際核算需要在系統(tǒng)中維護(hù)。1.4.7.庫(kù)存組織由集團(tuán)統(tǒng)一管控設(shè)臵；公司建賬后統(tǒng)一建立一個(gè)公司標(biāo)準(zhǔn)庫(kù)存 組織；各業(yè)務(wù)單位如需要新增多個(gè)庫(kù)存組織核算庫(kù)存的， 必須填寫庫(kù)存組織維 護(hù)申請(qǐng)表由集團(tuán)財(cái)務(wù)總監(jiān)審批后，轉(zhuǎn)信息技術(shù)部執(zhí)行。1.4.8.倉(cāng)庫(kù)檔

8、案屬公司檔案，以公司登陸才可編輯。倉(cāng)庫(kù)檔案是在公司范圍內(nèi)卡片項(xiàng)目、增減方式、使用狀況、折賬表模板設(shè)臵、打印模板設(shè)臵、模板審批流用戶管理、工作項(xiàng)目配臵；單完成倉(cāng)庫(kù)的定義及相關(guān)屬性的設(shè)臵。 倉(cāng)庫(kù)應(yīng)按照公司、 庫(kù)存組織進(jìn)行設(shè)臵， 即每 個(gè)倉(cāng)庫(kù)都隸屬于某個(gè)公司的某個(gè)庫(kù)存組織。 各公司倉(cāng)庫(kù)檔案根據(jù)存貨屬性分辦公用品倉(cāng)、物資倉(cāng)、能源總庫(kù)等； 各公司倉(cāng)庫(kù)檔案可根據(jù)存貨存放地劃分； 各公司根據(jù)倉(cāng)儲(chǔ)的實(shí)際需要新增倉(cāng)庫(kù)時(shí)， 必須由會(huì)計(jì)嚴(yán)格按規(guī)定填寫相對(duì)應(yīng) 的倉(cāng)庫(kù)檔案維護(hù)申請(qǐng)表 報(bào)集團(tuán)財(cái)務(wù)總監(jiān)審批同意后交各公司會(huì)計(jì)進(jìn)行維護(hù)。1.5.存貨檔案存貨檔案信息，為確保唯一性及對(duì)應(yīng)性，集團(tuán)供應(yīng)鏈部作為存貨檔案的 管理部門，

9、對(duì)存貨編碼的唯一性、 準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)， 應(yīng)當(dāng)就存貨信息的規(guī)范化管理形 成科學(xué)的管理辦法。后勤物資類的存貨采購(gòu)由集團(tuán)采購(gòu)中心指定專人統(tǒng)一增加， 苗木物資類存貨由園林公司營(yíng)銷部指定專人統(tǒng)一增加； 存貨檔案系統(tǒng)在保證編碼 唯一性的前提下，校驗(yàn)存貨名稱+規(guī)格+型號(hào)唯一，如果不唯一系統(tǒng)不允許保存； 新增物料申請(qǐng)表（黃色背景必填）.xlsx1.5.2.存貨檔案信息的新增、更改、刪除必須由申請(qǐng)人詳盡填寫 物料維護(hù)申 請(qǐng)表，按公司物料管理辦法進(jìn)行審批后，交由物料維護(hù)專門人員執(zhí)行，并簽字 確認(rèn)維護(hù)結(jié)果、存檔備查。1.5.3.存貨檔案在集團(tuán)增加后，必須按各公司使用需求，分配到相應(yīng)的業(yè)務(wù)單 位（即分配到業(yè)務(wù)單元及成本域

10、） ，并修改確認(rèn)各個(gè)子公司的計(jì)價(jià)方式。1.5.4.存貨分類是指集團(tuán)內(nèi)存貨檔案的分類，其作用是便于按分類查找及統(tǒng)計(jì) 數(shù)據(jù)。存貨分類由集團(tuán)統(tǒng)一設(shè)定。存貨分類增加、封存由需求部門填寫存貨分 類維護(hù)申請(qǐng)表報(bào)信息技術(shù)部、財(cái)務(wù)中心會(huì)簽后由信息技術(shù)部維護(hù)執(zhí)行；附存 貨分類明細(xì)表。1.6.固定資產(chǎn)檔案1.6.1.固定資產(chǎn)檔案信息新增及變更，依據(jù)固定資管理制度的規(guī)定，由所在單 位財(cái)務(wù)人員錄入后經(jīng)集團(tuán)固定資產(chǎn)專員確認(rèn)后生效。162系統(tǒng)對(duì)于固定資產(chǎn)專員的權(quán)限， 按管理制度的規(guī)定設(shè)臵， 經(jīng)所屬總經(jīng)理 批準(zhǔn)后由信息技術(shù)部維護(hù)。1.7.客商檔案客商基本信息是對(duì)客商基本資料的詳細(xì)描述，必須詳細(xì)、完整與客觀。171客戶供應(yīng)商

11、新增：由業(yè)務(wù)人員填寫新客戶備案表 ，分管副總對(duì)（客 商檔案維護(hù)申請(qǐng)表 的信息進(jìn)行審核；信息不實(shí)或不全者給予退回， 由業(yè)務(wù)員重 新填寫；檔案。172181戶和管理賬戶檔案。集團(tuán)對(duì)賬戶檔案進(jìn)行完全控制。 集團(tuán)分配的賬戶檔案不允許 編輯賬戶編碼、賬戶名稱、幣種信息，集團(tuán)修改賬戶檔案的這三個(gè)屬性時(shí)，同步 修改所有已分配至公司的檔案屬性。1. 8. 2.賬戶檔案新增、封存由各使用單位填寫賬戶檔案維護(hù)申請(qǐng)表報(bào)集團(tuán) 財(cái)務(wù)總監(jiān)審批，辦理審批手續(xù)后由財(cái)務(wù)中心維護(hù)；1. 9.業(yè)務(wù)信息符合要求時(shí)， 分管副總簽字確認(rèn)， 由集團(tuán)采購(gòu)中心指定專人維護(hù)供應(yīng)商修改與補(bǔ)充：當(dāng)客戶信息發(fā)生變化后，按新客戶備案處理。結(jié)算信息賬戶檔案是各公司在銀行開立的基本賬戶和一般賬戶，1.8.集團(tuán)統(tǒng)一建立賬1. 9. 1.業(yè)務(wù)信息主要是設(shè)路庫(kù)存和采購(gòu)業(yè)務(wù)的一些