GT-S3-SD-001業(yè)務(wù)接單作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)

1、無錫市港泰包裝材料有限公司文件名稱： 業(yè)務(wù)接單作業(yè)標(biāo)準(zhǔn) 文件編號： GT-S3-SD-001 版 本： A/0 制定單位： 業(yè)務(wù)部 發(fā)行日期： 修訂記錄頁次舊版次初版發(fā)行/修訂日期初版/修訂摘要文件類型核 準(zhǔn)審 查制 定作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)書目錄1、目的 32、適用范圍 33、權(quán)責(zé) 34、定義 45、作業(yè)流程 46、作業(yè)程序 56.1業(yè)務(wù)接單 56.2訂單報價 56.3合同和訂單評審 56.4訂單分流 66.5訂單交付 66.6客戶對賬和回款 67、相關(guān)文件 68、應(yīng)用表單 6無錫市港泰包裝材料有限公司作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)書名稱：業(yè)務(wù)接單作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)文件編號GT-S3-SD-001版次A/0頁數(shù)1/41、目的：明確業(yè)務(wù)接

2、單流程以及各部門的職責(zé)，建立標(biāo)準(zhǔn)化的作業(yè)流程和規(guī)范，明確業(yè)務(wù)段的各項作業(yè)內(nèi)容，指導(dǎo)業(yè)務(wù)人員及相關(guān)單位人員作業(yè)，將適時、適質(zhì)、適量的產(chǎn)品交給客戶。2、適用范圍：適用于無錫市港泰包裝材料有限公司業(yè)務(wù)部業(yè)務(wù)接單作業(yè)。3、權(quán)責(zé)： 3.1業(yè)務(wù)部：3.1.1負責(zé)整個接單流程中與客戶的溝通事宜；3.1.2參照財務(wù)部成本核算數(shù)據(jù)對產(chǎn)品進行報價；3.1.3負責(zé)接單過程中客戶提供圖紙、檢驗標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)要求等文件的管理和存檔；3.1.4負責(zé)新產(chǎn)品樣品送樣以及樣品確認事宜；3.1.5負責(zé)對客戶訂單外購和自制進行訂單的分流工作；3.1.6負責(zé)對訂單進行評估，最終決定是否需進行訂單評審；3.1.7負責(zé)客戶對賬以及貨款的跟催

3、工作；3.1.8負責(zé)發(fā)票的寄送工作。3.2財務(wù)部：3.2.1負責(zé)和業(yè)務(wù)部一起進行訂單對賬工作；3.2.2負責(zé)主導(dǎo)項目合同的審核和存檔工作；3.2.3負責(zé)開立發(fā)票并跟進回款進度；3.2.3負責(zé)提供成本財務(wù)數(shù)據(jù)分析，以便于業(yè)務(wù)部進行產(chǎn)品報價。3.3管理部：3.3.1負責(zé)外購訂單的采購和進度跟催工作；3.3.2負責(zé)廠內(nèi)訂單的下達和進度跟進工作；3.3.3負責(zé)交期異常的反饋和溝通工作；3.3.4嚴(yán)格按照客戶的交期確保準(zhǔn)時交貨。3.5質(zhì)量部：負責(zé)確保產(chǎn)品的質(zhì)量，品質(zhì)異常及時提出和評審。無錫市港泰包裝材料有限公司作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)書名稱：業(yè)務(wù)接單作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)文件編號GT-S3-SD-001版次A/0頁數(shù)2/43.6生產(chǎn)

4、部：嚴(yán)格按照生產(chǎn)計劃安排生產(chǎn)，確保按期按質(zhì)交付。3.7倉庫：負責(zé)產(chǎn)品的發(fā)貨，確保產(chǎn)品的按期交付。4、定義：無5、作業(yè)流程：無錫市港泰包裝材料有限公司作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)書名稱：業(yè)務(wù)接單作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)文件編號GT-S3-SD-001版次A/0頁數(shù)3/46、作業(yè)程序：6.1業(yè)務(wù)接單：6.1.1客戶以郵件、采購訂單、通訊軟件（微信、QQ等）、電話、傳真或口頭形式下達采購需求，針對新品或未含報價的客戶需求（口頭、電話、通訊軟件等），業(yè)務(wù)需以報價單形式回復(fù)客戶，由客戶對訂單和報價信息進行確認；6.1.2針對老品客戶以采購訂單形式下達的需求，為提升工作效率，業(yè)務(wù)在對客戶風(fēng)險有充分評估的基礎(chǔ)上，可直接回復(fù)郵件進行確認，無需開

5、立報價單進行訂單確認；6.1.3業(yè)務(wù)和業(yè)務(wù)助理應(yīng)保存好客戶的采購訂單、報價單等客戶的需求資料，按照記錄控制程序進行管理和存檔。6.2訂單報價：【訂單的賬期？】60天6.2.1針對新品業(yè)務(wù)應(yīng)依據(jù)財務(wù)部提供的成本分析數(shù)據(jù)、產(chǎn)品的起訂量和公司利潤率的要求等信息進行報價，由業(yè)務(wù)直接進行報價；6.2.2因客戶的要求或其他客觀的原因，如報價需低于公司的利潤率要求，業(yè)務(wù)員需以郵件、電話或書面申請的方式提出需求，由業(yè)務(wù)部主管審核批準(zhǔn)后進行報價。6.3合同和訂單評審：6.3.1合同評審：6.3.1.1常規(guī)合同，可由業(yè)務(wù)部主管審核后，加蓋業(yè)務(wù)合同章直接回復(fù)客戶；6.3.1.2如合同金額在5萬元以上或需加蓋公司公章

6、的特殊合同，需由業(yè)務(wù)員提出經(jīng)業(yè)務(wù)部主管、財務(wù)主管和總經(jīng)理一起進行合同評審，經(jīng)合同評審?fù)ㄟ^后才允許加蓋公司公章或業(yè)務(wù)合同章回復(fù)客戶；6.3.1.3業(yè)務(wù)應(yīng)做好合同的管理和存檔工作，嚴(yán)格按照記錄控制程序保存。6.3.2訂單評審：6.3.2.1業(yè)務(wù)按照公司產(chǎn)品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和交期對客戶的訂單進行評估，如客戶的訂單交期要求或質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)要求超過公司規(guī)定，由業(yè)務(wù)以會議、郵件或電話溝通的方式，與管理部或質(zhì)量部主管進行溝通確認，以確保按照客戶要求完成產(chǎn)品交付；6.3.2.2針對產(chǎn)品變更的訂單，業(yè)務(wù)嚴(yán)格按照工程變更控制程序執(zhí)行。無錫市港泰包裝材料有限公司作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)書名稱：業(yè)務(wù)接單作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)文件編號GT-S3-SD-001版次

7、A/0頁數(shù)4/46.4訂單分流：6.4.1客戶訂單統(tǒng)一由業(yè)務(wù)助理進行訂單分流，根據(jù)工廠的實際生產(chǎn)能力，將訂單分流為生產(chǎn)訂單和外協(xié)采購訂單，并將客戶訂單直接分解至管理部對應(yīng)的采購和生產(chǎn)計劃；6.4.2為提升工作效率，業(yè)務(wù)助理可直接在客戶的采購單或報價單進行訂單分流，以掃描件或復(fù)印件的形式將客戶訂單傳達給管理部；6.4.3業(yè)務(wù)助理需對生產(chǎn)訂單和外協(xié)采購訂單使用EXCEL表格的形式進行分類匯總，并及時跟進交期進度，確保訂單的準(zhǔn)時交付。6.5訂單的交付：6.5.1管理部嚴(yán)格按照客戶的交期對采購訂單和生產(chǎn)訂單進行跟進，確保產(chǎn)品的按期交付，如交期由異常需及時向業(yè)務(wù)部提出，由業(yè)務(wù)與客戶進行溝通協(xié)調(diào)；6.5.2質(zhì)量部對外協(xié)訂單和生產(chǎn)訂單的產(chǎn)品質(zhì)量進行監(jiān)控，確保產(chǎn)品的按質(zhì)交付，如品質(zhì)異常影響交期，由質(zhì)量部主導(dǎo)與業(yè)務(wù)部進行溝通評審，必要時由業(yè)務(wù)與客戶進行溝通協(xié)調(diào)；6.5.3倉庫嚴(yán)格按照管理部的出貨計劃安排物流，并確保產(chǎn)品運輸過程中的防護和保護，如交付異常需及時向業(yè)務(wù)部提出，由業(yè)務(wù)部與客戶進行溝通協(xié)調(diào)。6.6客戶對賬和回款：6.6.1客戶