IT項目成本管理(修訂版)-精心整理

1、IT項目成本管理尹雨娟 計信142 3214240中文摘要:IT現(xiàn)在越來越多的部門認(rèn)為信息化對一個組織或一個企業(yè)支持是不可缺少的，但隨著 項目服務(wù)范圍、用戶數(shù)的增加，導(dǎo)致企業(yè) IT項目成本快速增長，企業(yè)信息化成本居高 不下，項目超出預(yù)算的情況也經(jīng)常發(fā)生，因而對IT項目的成本管理也顯得異常重要。本文闡述了 IT項目成本管理的主要過程，成本控制辦法以及在此基礎(chǔ)上指出信息部項 目成本管理存在的問題及建議。關(guān)鍵字：IT項目成本管理；資源計劃；成本估算；成本預(yù)算；成本控制什么是IT項目成本管理IT項目成本管理包括確保在批準(zhǔn)的預(yù)算范圍內(nèi)完成項目所需的各個過程?！芭鷾?zhǔn)的預(yù)算”和“項目”是項目成本管理的兩個關(guān)

2、鍵詞語。項目經(jīng)理必須明確項目范圍、交付時間和 成本估算，努力減少和控制成本滿足項目需求。項目的成本管理主要過程如下圖所示：資糠計劃成木預(yù)青成木控制扶足買薩項目活痢 序要猊冃什2資 專.毎神資源為弔 量及便月時阿 過理旳翊出是一個 茫祿藉求冶a.估計芫或項0所臣 燙;皎或車的近te Ir右丈程瑤出是節(jié)即或半管:計 如圖頂弓成本菅里土要過程醫(yī): 舟樂歸成牛怙算分 配直頂H作，S立一個秀全績敖 的莖淮計劃.越f出 是.予本a逵汁劃.拽制牴目預(yù)算的支 比U程出是，騷正預(yù)異，糾正i雖 元工信奠，總結(jié)經(jīng)驗鞍訓(xùn)凈資源計劃資源計劃是要確定完成項目需要什么資源、資源的數(shù)量以及什么時候使用這些資源。資 源計劃是成

3、本估計、成本預(yù)算和成本控制的前提，組織和項目的特征將影響資源計劃; 制定資源計劃真正實用的工具是專家判斷和替代方案。1. 專家判斷擁有類似項目經(jīng)驗和專長的人員在完成項目資源計劃時是非常重要的，他們和項目的執(zhí)行組織一起有助于決定什么資源是必須的。2. 可替代方案詳細(xì)的集體討論和評估與資源有關(guān)的替代方案是非常重要的，不同的替代方案可做出 不同的成本估算（由于多數(shù)項目都涉及到很多人力資源，不同公司的人力成本差別很 大）。3. 資源計劃輸入輸出資源計劃輸出：資源資源計劃輸入：WBS，范圍說明書，歷史信息，資源信息等。 計劃清單（它為人力資源管理和項目采購管理提供了重要信息。成本估算成本估算是一個為完成

4、項目各項活動所需要的資源的成本的近似估算，主要是針對資源需求進(jìn)行的。X活動工期怙卄會卄科目 識別的鳳險X項目經(jīng)理如果想在預(yù)算限制內(nèi)完成項目，就必須進(jìn)行嚴(yán)格的成本估算。成本估算是 一個近似估算。估算主要是針對資源需求進(jìn)行的，成本估算因項目性質(zhì)的不同可進(jìn)行多 次。對于獨(dú)特的項目產(chǎn)品所進(jìn)行的逐步細(xì)化，需要多次進(jìn)行成本估算。1. 成本估算的類型成本估算按不同的階段可分為量級估算、預(yù)算估算和最終估算三種類型，不同的估算 類型精確度也不一樣，從低 25雅U高出75流異很大，項目經(jīng)理可按項目所處階段不同 需求，選擇不同的估算類型，進(jìn)行成本估算。下表是成本估算類型表：怙算類塑何時秋為做X鋅 f可行性佰負(fù)%項目

5、:抻挾笑奧供成 估庫（預(yù)算鋼制階囲-35"+75C類比詁背； 口上而下茫算】見項即：劃計5BS刨曜陽.將熒僉捜人經(jīng)嵐的K具（年度預(yù)算下達(dá)全切TOV+h 電 E .rP上潔竄項三計丸階氏送 廳皆采購克吳詳*= ea鑾（發(fā)采賄計劃單會刼）-5廠訂曲1.1. 量級估算 量級估算提供了項目成本的一個粗略概念，是在沒有詳細(xì)數(shù)據(jù)的情況下進(jìn)行的一種大概估算。它在項目早期，甚至在項目開始之前應(yīng)用。項目經(jīng)理和高層管理 人員使用量級估算幫助項目選擇決策。 進(jìn)行這種類型的估算通常是在項目概念或啟動階 段進(jìn)行。精確度一般從-25%到75%意思是項目的實際成本可能低于量級估算25%或高于量級估算75%對IT項

6、目估算而言，該精確范圍經(jīng)常更廣。1.2. 預(yù)算估算 預(yù)算估算是在項目計劃階段進(jìn)行的估算， 此時你已經(jīng)獲得了更多的項目 信息，但還未能將項目的工作分解的很詳細(xì)，因此要在確定項目需要做的主要工作的前 提下，通過預(yù)算估算來確定要劃入該項目的預(yù)算，也就是說，被用來將資金劃入一個組織的預(yù)算。是一種自上而下的估算方法。其精度一般在-10%到25%意思是實際成本可以比預(yù)算成本低10%或高25%1.3 .最終估算 最終估算提供了一個精確的項目成本估算，通常用于采購決策的制定。因為這些決策需要精確的預(yù)算，也常用在估計項目最終的成本。成本估算過程的輸出包含成本估算、支持細(xì)節(jié)資料，成本管理計劃等。 2、成本估算工具

7、和技術(shù) 在做成本 估算時我們要使用一些工具和技術(shù)。下表是估算工具和技術(shù)與其相應(yīng)的特點(diǎn)。努力潔算丄具利揑術(shù)+段類比詁苒左便書股前前相敢項目旳賣際販本 作先啟前項目成本値算的嫌第=轉(zhuǎn)其它方注.更節(jié)省但-行宣很惰確.自下n上行登;三估皐華工汗項.對后匯=阪空在S戢二1豐應(yīng)乓唳目待征（挨 垃以潔計項厲成玄參敖易于老晝r. 敦視栄是耒可計其機(jī)址耳工豆電于細(xì)衷利項B彗理軟件辱計整機(jī)化丄具便冃恰當(dāng)列話謔翳改冬性草:的賓確 性：2.1. 類比估算法 類比估算法：通常是與原有的類似已執(zhí)行項目進(jìn)行類比以估算當(dāng)期項 目的費(fèi)用。類比估算采用以前相似項目的實際成本作為當(dāng)前項目成本估算的依據(jù)來對當(dāng) 前項目進(jìn)行估算。這是一

8、種專家判斷法。當(dāng)以前的項目跟現(xiàn)在的項目在本質(zhì)上很相似， 而不僅是外表上相似時，類比估算法是最可靠的方法。另外，進(jìn)行估算的項目組必須擁 有所需要的專門技術(shù)，以決定項目的某一部分比類比項目便宜還是貴。但是，如果被估 計的項目包括一種新的程序語言、新技術(shù)或使用新型硬件或網(wǎng)絡(luò)，類比法容易導(dǎo)致很低 的估算，準(zhǔn)確性比較差。22自上而下估算法 自下而上估算法：這種技術(shù)通常首先估計各個獨(dú)立工作的費(fèi)用， 然后再匯總從下往上估計出整個項目的總費(fèi)用（單獨(dú)估算項目中的每項活動或工作，然 后把他們加起來算出總體項目成本）。這是一種非常準(zhǔn)確的估算方法，前提是每項工作 的估算要準(zhǔn)確，但是進(jìn)行這種自下而上的估算需要相當(dāng)長的時

9、間，因為必須對每個工作 包進(jìn)行估算并且準(zhǔn)確地包含在自下而上的計算過程中。如果一個項目有詳細(xì)的工作分解結(jié)構(gòu)，可以讓底層的任務(wù)負(fù)責(zé)人建立自己的成本估算，然后將所有的估算加起來，產(chǎn)生 更高一級的WBSK的估算，最終完成整個項目的估算，因為由具體負(fù)責(zé)人的估算任務(wù)的 精度比較高。如果對項目的活動沒有準(zhǔn)確的信息，應(yīng)該使用自上而下的技術(shù)。2.3. 參數(shù)模型估計法 參數(shù)模型估計法：將項目的特征參數(shù)作為預(yù)測項目費(fèi)用數(shù)學(xué)模型 的基本參數(shù)。如果模型是依賴于歷史信息、模型參數(shù)容易數(shù)量化，且模型運(yùn)用僅是估算 項目范圍的大小，則它通常是可靠的。這里的思想是找到一個參數(shù)或多個參數(shù)，這些參 數(shù)與項目成本保持成比例的變化關(guān)系，

10、 然后把這些參數(shù)插入一個模型來計算出總體的項 目成本。如果建立模型所用的歷史信息是精確的、項目參數(shù)容易定量化，并且模型就項目大小而言是靈活的，那么這種情況下參數(shù)模型是最可靠的。如果參數(shù)不合適差距就會 很大。24計算機(jī)化的工具 計算機(jī)化的工具：項目管理軟件及電子表格軟件輔助項目費(fèi)用 的估計。項目管理軟件對于成本估算而言是一種有用的工具，就像人們使用電子表格的 程序一樣。借助相關(guān)的軟件我們可以更容易更快速地完成成本估算任務(wù)。恰當(dāng)應(yīng)用計算 機(jī)化工具，有助于改善估算的準(zhǔn)確性。IT項目成本估算的典型問題 盡管有很多項目成本估算的工具和技術(shù)，IT項目成本估 算仍然非常不精確。其原因有以下四點(diǎn)：一是為大型軟

11、件項目做一個估算是一項復(fù)雜的 任務(wù)，需要巨大的努力。很多估算必須迅速進(jìn)行，并且在明確系統(tǒng)要求之前做出。二是進(jìn)行軟件成本估算的人經(jīng)常沒有太多的成本估算經(jīng)驗，特別是對大型項目而言。也沒 有足夠多的精確、可靠的數(shù)據(jù)作為項目估算的依據(jù)。三是人們有低估的傾向。項目經(jīng)經(jīng)常忘記大型IT項目的綜合和測試所需要的額外成本。四是管理者可能要求做估 但是其真正需要的只是一個能幫助他們贏得項目立項和獲得內(nèi)部資金的一個數(shù)字。理或高級管理者很可能以自身的能力為基礎(chǔ)做估計，而忘記真正工作的是他的下級。另 外， 計，成本預(yù)算成本預(yù)算定義：成本預(yù)算是將項目成本估算分配給單個工作任務(wù)，制定一個成本基準(zhǔn)計 劃以衡量項目績效。1工件

12、分軒結(jié)松 1頂目邊度計劃 1成本佃戶絕果 成本預(yù)算中應(yīng)該包括項目中所有期望完成的工作的成本。還會有一些未被識別的其他活動也需要加入到這個預(yù)算中。預(yù)算中還應(yīng)該包括一部分儲備金，以應(yīng)對計劃外的、不可 預(yù)見的、可能發(fā)生的風(fēng)險。因為盡管我們畫了很大的力氣制定計劃，但仍有意外發(fā)生， 最好保留一部分機(jī)動資金，寧可不用也不要在需要的時候沒有。成本預(yù)算是將成本估算分配給單項工作任務(wù)，因此，制定項目進(jìn)度和成本估算過程必須在成本預(yù)算過程之前完成。成本預(yù)算過程向各個項目活動分配成本估算，用來在以后的過程中衡量項目的變 更情況，因此成本預(yù)算是衡量成本的基線。很多組織在準(zhǔn)備預(yù)算方面已經(jīng)建立了完善的程序。成本預(yù)算還提供一

13、個成本基準(zhǔn)計劃。成本基準(zhǔn)計劃是一個按時間分布的、項目 經(jīng)理用于測量和監(jiān)控成本實施情況的預(yù)算。 對于每個主要項目活動按時間的成本進(jìn)行估 算，為項目經(jīng)理和高級管理層進(jìn)行項目成本控制提供基礎(chǔ)。一般情況下，成本預(yù)算完成之后項目的執(zhí)行就正式開始了，在項目的執(zhí)行中我們也不能忘記要對成本變更進(jìn)行有 效的控制。五成本控制項目成本控制包括監(jiān)控成本執(zhí)行績效， 確保一個修改的成本基準(zhǔn)計劃中僅包括適當(dāng)?shù)捻?目變更，以及通知項目干系人那些經(jīng)核準(zhǔn)的，影響成本的項目變更。下圖是成本控制過程:y4斐園那詢定變更朗衣生和 舞鑒炭生的寶更Jr V ,1J話正的成木隹 1計和瑕目完成糾正抬施經(jīng)驗裁訓(xùn)04,頂目戍本控制過程1.成本控

14、制的內(nèi)容成本控制的內(nèi)容包含根據(jù)成本計劃監(jiān)督成本的運(yùn)行情況及成本偏差，記錄成本基線發(fā)生的所有變更，防止不正確的、不合適的、未批準(zhǔn)的成本變更，成本變更時通知相關(guān)的項 目干系人，最終將成本偏差控制在可接受的范圍內(nèi)。2. 績效測量成本控制的一個非常重要的工具是績效測量。 績效測量通過將實際的項目結(jié)果與期望的 項目計劃結(jié)果相比較，對相關(guān)的偏差情況作評估分析，來確定偏差是如何引起的，是否 需要采取糾正措施?？冃y量的表現(xiàn)形式就是成本執(zhí)行績效報告，項目組成員應(yīng)該在項 目的各個里程碑發(fā)布項目績效報告，通過定期發(fā)布項目績效報告確定是否需要調(diào)整成本 預(yù)算。3. 掙值分析盡管有很多普通會計方法可以衡量成本執(zhí)行情況，

15、 然而，項目管理領(lǐng)域中有一個特有的, 非常有效的成本控制工具，就是掙值分析。掙值分析是一種項目績效衡量技術(shù)，它綜合 了范圍，時間和成本數(shù)據(jù)。它對計劃完成的工作，實際掙得的收益，實際花費(fèi)的成本進(jìn) 行比較，以確定成本與進(jìn)度是否按計劃進(jìn)行。鳥乩頊巨掙值為祈圖3.1. 掙值分析的三個基本參數(shù)包括：計劃值（PV、實際成本（AC和掙值（EV：（1）計劃值（PV, Plan Value ）:計劃在一定時期內(nèi)用于某項活動的已經(jīng)批準(zhǔn)的整個成本估算的一部分。也稱“計劃工作預(yù)算成本”（Budgeted Cost of Work Scheduled ，BCWS，或叫“預(yù)算”。（2）實際成本（AC Actual Cos

16、t）:在給定時間內(nèi)完成一項活動所發(fā)生的直接成本和間接成本的總和。也稱“已完成工作實際成本” （Actual Cost of Work Performed，ACWP（3） 掙值（EV Earned Value）:又叫已完成工作量的預(yù)算成本（BCWjPBudgeted Cost for Work Performed ）。指項目實施過程中某階段實際完成工作量及按預(yù)算定額計算出來的工時（或費(fèi)用）。計算公式是：EV=BCWP已完成工作量*預(yù)算定額3.2. 掙值分析法的四個評價指標(biāo)：進(jìn)度偏差（SV、成本偏差（CV、成本執(zhí)行指數(shù)（CPI）和進(jìn)度執(zhí)行指標(biāo)（SPI）:（1）進(jìn)度偏差（SV Schedule Va

17、rianee ）SV是指檢查日期EV和PV之間的差異： SV= EV-PV=BCWP-BCWS當(dāng)SV為正值時，表示進(jìn)度提前；當(dāng) SV等于零時，表示實際與計 劃相符；當(dāng)SV為負(fù)值時，表示進(jìn)度延誤。（2） 成本偏差（ CV， Cost Variance ）。 CV 是指檢查期間 EV 和 AC 之間的差異： CV=EV-AC=BCWP-ACWP當(dāng)CV為正值時，表示實際消耗的人工（或費(fèi)用）低于預(yù)算值， 即有結(jié)余或效率高；當(dāng)CV等于零時，表示實際消耗的人工（或費(fèi)用）等預(yù)算值；當(dāng)CV為負(fù)值時，表示實際消耗的人工（或費(fèi)用）超出預(yù)算值或超支。（3）費(fèi)用執(zhí)行指標(biāo)（ CPI， Cost Performed In

18、dex ）。指預(yù)算費(fèi)用與實際費(fèi)用之比（或工時值之比）：CP匸EV/AC=BCWP/ACWP當(dāng)CPI>1時，表示低于預(yù)算，即實際費(fèi)用低于預(yù)算費(fèi)用；當(dāng)CPI=1時，表示實際費(fèi)用與預(yù)算費(fèi)用吻合；當(dāng) CP 1<1時，表示超出 預(yù)算，即實際費(fèi)用高于預(yù)算費(fèi)用；（4）進(jìn)度績效指標(biāo)（ Schedule Performed Index ）。指項目掙值與計劃值之比： SPI=EV/PV=BCWP/BCWS 當(dāng) SPI>1 時，表示進(jìn)度超前；當(dāng) SPI=1 時，表示實際進(jìn)度與 計劃進(jìn)度相同 ；當(dāng) SPI<1 時，表示進(jìn)度延誤 ；掙值管理是項目管理的一種方法，主要 用于項目成本和進(jìn)度的監(jiān)控 。

19、掙值分析通過項目開始時的計劃與所完成的工作進(jìn)行比較， 給出了一個項目何時完工的 估算，通過從項目已經(jīng)完工的部分進(jìn)行推算，項目經(jīng)理可以估計出項目完工的時候，將 會花費(fèi)多少資源。六 信息部項目成本管理存在問題和建議1.信息部項目成本管理存在問題（1）成本觀念淡薄 為了提高產(chǎn)品可靠性，我們在產(chǎn)品選擇時總愿意選擇知名度、銷 量、品質(zhì)最好的產(chǎn)品，因為產(chǎn)品已選定導(dǎo)致成本無法再降；有的認(rèn)為成本管理是項目領(lǐng) 導(dǎo)和計劃財務(wù)的事； 在項目負(fù)責(zé)人實施項目時只要不超年度預(yù)算、 完成技術(shù)將成本即可， 對成本管理口頭講的多，實際落實少，節(jié)約意識不夠強(qiáng)。（2）成本控制考核和個人考核聯(lián)系不夠緊密目前單位還沒有建立一套科學(xué)的定量KPI 考核也沒有真正和成本成本控制考核體系，只做了簡單的技術(shù)降成本考核，對個人 控制考核結(jié)合來，考核兌現(xiàn)還考慮了其它很多因素。（ 3 ）成本估算和成本控制由不同人完成 在信息系統(tǒng)總部，成本估算一般都有各個領(lǐng) 域科科長依照歷史經(jīng)驗用類比估算法對項目做成本估算， 在項目實際執(zhí)行時由項目負(fù)責(zé) 人按實際情況做成本預(yù)算和成本控制，信息來源不同，加上個人理解不一樣，導(dǎo)致每年 項目實際執(zhí)行情況和預(yù)算相比差異很大。（4）成本控制流程不夠靈