檔案數(shù)字化加工流程細(xì)則方案

1、檔案數(shù)字化加工流程細(xì)則方案檔案的接收檔案接收管理人員負(fù)責(zé)檔案的領(lǐng)取。 接收檔案時(shí)一定要和客戶對(duì)好檔案接收單 (包括檔案的 批號(hào),頁次,本數(shù) 。與客戶在交接單上簽字一式兩份,雙方各執(zhí)一份。1、檔案整理1、 1目錄數(shù)據(jù)準(zhǔn)備按照 檔案著錄規(guī)則 (DA/T18等的要求, 規(guī)范檔案中的目錄內(nèi)容。 包括確定檔案目錄 的著錄項(xiàng)、字段長(zhǎng)度和內(nèi)容要求。如有錯(cuò)誤或不規(guī)范的案卷題名、文件名、 責(zé)任者、起止 頁號(hào)和頁數(shù)等,應(yīng)進(jìn)行修改。1、 2拆除裝訂在不去除裝訂物情況下, 影響掃描工作進(jìn)行的檔案, 應(yīng)拆除裝訂物。 拆除裝訂物時(shí)應(yīng)注 意保護(hù)檔案不受損害。1、 2、 1去掉資料中所有金屬物, 如訂書針、 大頭針和回形針等

2、; 對(duì)已裝訂的檔案進(jìn)行拆除。 1、 2、 2要注意保持資料的整齊,不能出現(xiàn)資料內(nèi)容混亂、頁面折皺不平、漏頁、倒頁的現(xiàn) 象。1、 2、 3拆除完的檔案要進(jìn)行頁碼編號(hào),使用數(shù)字在客戶要求的地方編號(hào),一定要做到不漏 編。字跡要清晰工整。1、 2、 4對(duì)于己經(jīng)編好的頁碼要查看是否正確,檔案的紙張是否有破損,如果破損嚴(yán)重的, 無法進(jìn)行直接掃描的檔案,及時(shí)與管理人員溝通進(jìn)行處理。1、 3區(qū)分掃描件和非掃描件按要求把同一案卷中的掃描件和非掃描件區(qū)分開。 普發(fā)性文件區(qū)分的原則是:無關(guān)和重 份的文件要剔除,有正式件的文件可以不掃描原稿。 確保掃描時(shí)不出現(xiàn)混亂現(xiàn)象。1、 4頁面修整破損嚴(yán)重、 無法直接進(jìn)行掃描的檔

3、案, 應(yīng)先進(jìn)行技術(shù)修復(fù), 折皺不平影響掃描質(zhì)量的原 件應(yīng)先進(jìn)行相應(yīng)處理 (壓平或熨平等 后再進(jìn)行掃描。1、 5檔案整理登記制作并填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工過程交接登記表單, 詳細(xì)記錄檔案整理后每份文件的起 始頁號(hào)和頁數(shù)。1、 5、 1整理好的檔案要按照檔案號(hào)放置。要及時(shí)的流給下一個(gè)環(huán)節(jié)。2、檔案掃描2. 1掃描方式2. 1. 1根據(jù)檔案幅面的大小 (A4、 A3、 A0等 選擇相應(yīng)規(guī)格的掃描儀或?qū)I(yè)掃描儀 (如工程 圖紙可采用 0號(hào)圖紙掃描儀 進(jìn)行掃描。大幅面檔案可采用大幅面數(shù)碼平臺(tái),或者縮微拍攝 后的膠片數(shù)字化轉(zhuǎn)換設(shè)備等進(jìn)行掃描,也可以采用小幅面掃描后的圖像拼接方式處理。2. 1. 2紙張狀況較

4、差, 以及過薄、 過軟或超厚的檔案, 應(yīng)案, 以及頁面為多色文字的檔案, 可采用灰度模式掃描。方式以提高工作效率。2. 2掃描色彩模式2. 2. 1掃描色彩模式一般有黑白二值、灰度、彩色等。通常采用黑白二值。2. 2. 2頁面為黑白兩色, 并且字跡清晰、 不帶插圖的檔案. 可采用黑白二值模式進(jìn)行掃描。 2. 2. 3頁面為黑白兩色, 但字跡清晰度差或帶有插圖的檔案, 以及頁面為多色文字的檔案, 可以采用灰度模式掃描。2. 2. 4頁面中有紅頭、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插圖的檔案,可視需要采用 彩色模式進(jìn)行掃描。2. 3掃描分辨率2. 3. 1掃描分辨率參數(shù)大小的選擇,原則上以掃描后的

5、圖像清晰、完整、不影響圖像的利 用效果為準(zhǔn)。2. 3. 2采用黑白二值、灰度、彩色幾種模式對(duì)檔案進(jìn)行掃描時(shí),其分辨率一般均建議選擇 大于或等于 100dpi 。特殊情況下,如文字偏小、密集、清晰度較差等,可適當(dāng)提高分辨率。 2. 3. 3需要進(jìn)行 OCR 漢字識(shí)別的檔案,掃描分辨率建議選擇大于或等于 200dpi 。2. 4掃描登記認(rèn)真填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換過程交接登記表單, 登記掃描的頁數(shù), 核對(duì)每份文件的實(shí) 際掃描頁數(shù)與檔案整理時(shí)填寫的文件頁數(shù)是否一致,不一致時(shí)應(yīng)注明具體原因和處理方法。 2、 5掃描中的文件保護(hù)2、 5、 1認(rèn)真對(duì)好流程單, 依照目錄數(shù)據(jù)庫(kù)中案卷的編號(hào)在掃描系統(tǒng)中建立同樣

6、的案卷編號(hào), 然后導(dǎo)入目錄數(shù)據(jù)庫(kù)中的著錄的數(shù)據(jù)。2、 5、 2核對(duì)系統(tǒng)中的案卷信息是否與原件一致,如果發(fā)現(xiàn)差錯(cuò),要在著錄系統(tǒng)中更改。 2、 5、 3核對(duì)實(shí)際掃描的頁數(shù)和檔案整理時(shí)填寫的頁數(shù)是否一致,不一致時(shí)應(yīng)注明具體的原 因和處理的方法。2、 6掃描儀常出的故障以及處理2、 6、 1掃描時(shí)圖像有時(shí)會(huì)出現(xiàn)黑線,或圖像不應(yīng)該出現(xiàn)的污點(diǎn),和大面積的黑邊。說明掃 描儀有污漬或紙屑粘在鏡頭上。2、 6、 2打開掃描儀鏡頭用干凈的海綿,或者專業(yè)的鏡頭布,擦除鏡頭上的污漬即可。3、檔案的錄入3、 1錄入的規(guī)則3、 1、 1根據(jù)客戶的要求對(duì)整理好的檔案進(jìn)行錄入,按照檔案著錄規(guī)則的要求,規(guī)范檔 案中的目錄內(nèi)容。

7、3、 1、 2錄入檔案案卷的基本信息(編號(hào),題名,目錄號(hào)等 。3、 1、 3建成案卷目錄后按照卷內(nèi)的目錄順序?qū)ξ募?jí)數(shù)據(jù)進(jìn)行錄入,要祥細(xì)的錄入每一份 文件的題名,時(shí)間,文號(hào)等。3、 1、 4建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù),錄入時(shí)要先檢查檔案,看檔案有沒有破損的,查看檔案的頁 碼是否正確,同時(shí)根據(jù)客戶的要求區(qū)分什么需要錄入的,什么不需要錄入 。3、 1、 5錄入時(shí)要依照檔案原件錄入,不得私自更改檔案的原件,錄入完成后要進(jìn)行檢查, 核對(duì)錄入項(xiàng)目是否完整,內(nèi)容是否規(guī)范準(zhǔn)確,對(duì)于不合格的數(shù)據(jù)要進(jìn)行修改或是重錄。 3、 1、 6錄入可以采用 OCR 識(shí)別,可提高錄入的工作效率。4、圖像處理4、 1圖像核對(duì)4、 1、

8、 1掃描完的圖像要進(jìn)行圖像的優(yōu)化處理,首先應(yīng)核對(duì)掃描的圖像數(shù)量是否和導(dǎo)入的目 錄數(shù)據(jù)庫(kù)中文件的頁數(shù)一致,4、 1、 2如出現(xiàn)不一致只有兩種可能,一是錄入原檔案有錯(cuò),可依照原檔案更改,二是掃描 出錯(cuò)可能出現(xiàn)漏掃,要進(jìn)行補(bǔ)掃。4. 2圖像數(shù)據(jù)質(zhì)量檢查4. 2、 1對(duì)圖像偏斜度、清晰度、失真度等進(jìn)行檢查。發(fā)現(xiàn)不符合圖像質(zhì)量要求時(shí),應(yīng)重新 進(jìn)行圖像的處理。4. 2、 2由于操作不當(dāng),造成掃描的圖像文件不完整或無法清晰識(shí)別時(shí),應(yīng)重新掃描。 4. 2、 3發(fā)現(xiàn)文件漏掃時(shí),應(yīng)及時(shí)補(bǔ)掃并正確插入圖像。4. 2. 、 4發(fā)現(xiàn)掃描圖像的排列順序與檔案原件不一致時(shí),應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)整。4. 1. 5認(rèn)真填寫相關(guān)表單,記

9、錄質(zhì)檢結(jié)果和處理意見。4. 3糾偏對(duì)出現(xiàn)偏斜的圖像應(yīng)進(jìn)行糾偏處理, 以達(dá)到視覺上基本不感覺偏斜為準(zhǔn)。 對(duì)方向不正確 的圖像應(yīng)進(jìn)行旋轉(zhuǎn)還原,以符合閱讀習(xí)慣。4. 4去污對(duì)圖像頁面中出現(xiàn)的影響圖像質(zhì)量的雜質(zhì), 如黑點(diǎn)、 黑線、 黑框、 黑邊等應(yīng)進(jìn)行去污處 理。處理過程中應(yīng)遵循在不影響可懂度的前提下展現(xiàn)檔案原貌的原則。4. 5圖像拼接對(duì)大幅面檔案進(jìn)行分區(qū)掃描形成的多幅圖像, 應(yīng)進(jìn)行拼接處理, 合并為一個(gè)完整的圖像, 以保證檔案數(shù)字化圖像的整體性。4. 6裁邊處理采用彩色模式掃描的圖像應(yīng)進(jìn)行裁邊處理, 去除多余的白邊, 以有效縮小圖像文件的容 量,節(jié)省存儲(chǔ)空間。4、 7圖像的補(bǔ)掃4、 7、 1補(bǔ)掃主要

10、處理由優(yōu)化操作不當(dāng),造成的圖像不完整,誤刪的情況。4. 、 7、 2高速掃描造成的漏掃, 重張進(jìn)紙。 圖像不清晰以及高速掃描儀不能處理的特別文件。5、圖像存儲(chǔ)5、 1存儲(chǔ)格式5、 1、 1采用黑白二值模式掃描的圖像文件,一般采用 TIFF(G4格式存儲(chǔ)。采用灰度模式和 彩色模式掃描的文件,一般采用 JPEG 格式存儲(chǔ)。存儲(chǔ)時(shí)的壓縮率的選擇,應(yīng)以保證掃描的 圖像清晰可讀的前提下,盡量減小存儲(chǔ)容量為準(zhǔn)則。5、 1、 2提供網(wǎng)絡(luò)查詢的掃描圖像,也可存儲(chǔ)為 CEB 、 PDF 或其他格式。5、 2圖像文件的命名5、 2、 1紙質(zhì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)中的每一份文件,都有一個(gè)與之相對(duì)應(yīng)的唯一檔號(hào),以該檔號(hào) 為這

11、份文件掃描后的圖像文件命名。5、 2、 2多頁文件可采用該檔號(hào)建立相應(yīng)文件夾,按頁碼順序?qū)D像文件命名。6、圖像的掛機(jī)與關(guān)聯(lián)6、 1圖像質(zhì)檢合格后的圖像數(shù)據(jù)要進(jìn)行圖像數(shù)據(jù)的壓縮和轉(zhuǎn)換格式,上傳到總數(shù)據(jù)服務(wù)器, 通過軟件可以實(shí)現(xiàn)檔案的目錄數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)相關(guān)數(shù)字圖像的掛接 .6、 2將每一份紙質(zhì)檔案文件掃描所得的圖像存儲(chǔ)到相應(yīng)的文件夾,要認(rèn)真的核對(duì)每一份的 圖像文件的名稱是否與目錄數(shù)據(jù)庫(kù)中該份紙質(zhì)文件的檔號(hào)是否一致, 圖像的頁數(shù)是否與目錄 數(shù)據(jù)庫(kù)中該份紙質(zhì)文件的頁數(shù)一致,圖像文件的總數(shù)是否與目錄數(shù)據(jù)庫(kù)中文件的總數(shù)一致, 6、 3認(rèn)真的填寫數(shù)字化轉(zhuǎn)換后的交接單,記錄關(guān)聯(lián)后的頁數(shù),核對(duì)每一份關(guān)聯(lián)后的頁數(shù)與

12、檔案整理,掃描填寫的頁數(shù)是否一致,不一致時(shí)應(yīng)注明具體的原因和處理的方法。7、檔案的裝訂7、 1掃描,校對(duì)工作完成后,拆除過裝訂的檔案應(yīng)按照檔案的保管要求進(jìn)行重新的裝訂。 7、 2在裝訂過程中要檢查檔案的排列順序不變,不錯(cuò)頁,不漏頁,要保證裝訂完檔案的整 齊性和完整性。7、 3擦除在檔案上的個(gè)別注記和與檔案保存無關(guān)的信息。8、完整性檢查8、 1公司在提交客戶驗(yàn)證之前,會(huì)按照業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)索引文件和掃描影像進(jìn)行檢 查,察看是否漏掃頁和是否漏掃件,保證影像的完整性。8、 2檢查實(shí)物檔案是否有順序錯(cuò)誤,錯(cuò)頁,漏頁和檔案的整齊性完整性。8、 3認(rèn)真的填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化的驗(yàn)收登記表。9、檔案的歸還9

13、、 1掃描并建立索引后的檔案影像在光盤刻錄前可先由客戶派人進(jìn)行檢查。以檢查圖像是 否符合標(biāo)準(zhǔn)、 是否有漏掃、 索引信息錄入是否正確等。 針對(duì)每種檢查可采用不同方式進(jìn)行處 理。9、 2圖像是否符合標(biāo)準(zhǔn)可通過專用瀏覽軟件抽檢方式進(jìn)行,也可通過掃描系統(tǒng)軟件中自帶 的查詢軟件進(jìn)行,可檢查圖像格式是否正確、是否清晰、是否有傾斜、是否有黑塊等; 9、 3是否漏掃則在掃描系統(tǒng)自帶的查詢軟件中可列出每份檔案的完整目錄,通過抽檢是否 有與原檔案目錄不一致。10、數(shù)據(jù)的備份10、 1通過刻錄的光盤或者通過數(shù)據(jù)直接導(dǎo)入。數(shù)據(jù)導(dǎo)入程序可按照客戶的接口要求進(jìn)行開 發(fā), 測(cè)試認(rèn)可后可以直接將掃描系統(tǒng)中的影像和索引數(shù)據(jù)一起導(dǎo)入到影像系統(tǒng)中, 對(duì)于驗(yàn)收 合格后的數(shù)據(jù)要及時(shí)的進(jìn)行數(shù)據(jù)備份, 以便查閱。 備份后的數(shù)據(jù)要進(jìn)行查看, 看數(shù)據(jù)能否打 開,數(shù)據(jù)是否完整,備份好的數(shù)據(jù)