會(huì)計(jì)的數(shù)字化之路——微軟的會(huì)計(jì)核算革新

1、會(huì)計(jì)的數(shù)字化之路微軟的會(huì)計(jì)核算革新作者：博格斯時(shí)間：2007-11-21 23:49:00 就在5年前，微軟公司每月結(jié)賬還需要兩周時(shí)間，而現(xiàn)在卻只要4天，而且財(cái)務(wù)部門認(rèn)為不久就可以做到隨時(shí)結(jié)賬，并保證每天得到準(zhǔn)確而及時(shí)的信息；就在不久前，公司還打印和分發(fā)35萬(wàn)份書(shū)面管理報(bào)告，而現(xiàn)在，再也不用書(shū)面報(bào)告了。所有那些信息不僅可以從網(wǎng)上獲得，而且使用者可以根據(jù)需要對(duì)信息進(jìn)行加工，以增加這些數(shù)字的意義。另外，他們還可以查閱幾乎每個(gè)數(shù)字的原始資料。微軟是如何實(shí)施這些變化的?這些變化又是如何影響公司和公司財(cái)務(wù)部門的呢?微軟為實(shí)現(xiàn)上述目標(biāo)所使用的全部技術(shù)，任何組織，不論其規(guī)模有多大，都能夠獲得。技術(shù)的使用使得

2、財(cái)務(wù)人員的作用發(fā)生了根本性的變化-從信息記錄者和處理者成為企業(yè)決策人員，從而變得對(duì)企業(yè)的成功尤為重要。這些變化發(fā)生在大約10年前，當(dāng)時(shí)個(gè)人電腦開(kāi)始取代大型計(jì)算機(jī)。個(gè)人終端機(jī)突然以合理的價(jià)格投放市場(chǎng)，而且計(jì)算能力很大，從而使得計(jì)算機(jī)成為一種基本的商業(yè)工具。它簡(jiǎn)化了手工過(guò)程，能夠管理數(shù)據(jù)和交換知識(shí)。而且，當(dāng)個(gè)人電腦與企業(yè)網(wǎng)絡(luò)連接在一起的時(shí)候，這一發(fā)展便成為一項(xiàng)革新，完全改變了商業(yè)的環(huán)境和財(cái)務(wù)專業(yè)人員的作用。加上因特網(wǎng)的飛速發(fā)展，以及我們擁有經(jīng)濟(jì)全球化的通訊媒體，使得數(shù)據(jù)幾乎可以立即在全世界傳送。突然，公司的價(jià)值不僅取決于有形資產(chǎn)，而且取決于收集和使用信息的能力。工商界繼續(xù)面臨由于計(jì)算機(jī)的普及而引起

3、的其他變革。銷售渠道的不斷增加，使得許多公司增加其產(chǎn)品和服務(wù)品種，從而使得獲取收入、費(fèi)用和其他財(cái)務(wù)資料變得更加復(fù)雜。同時(shí)，許多公司發(fā)現(xiàn)，要保持競(jìng)爭(zhēng)力，就必須改變其基本業(yè)務(wù)模式，以適應(yīng)不斷變化的市場(chǎng)的需要。挑戰(zhàn)上述情況要求財(cái)務(wù)人員跟上這些變化，并提供能夠快捷簡(jiǎn)便地取得和進(jìn)行分析的準(zhǔn)確而及時(shí)的財(cái)務(wù)信息。數(shù)字技術(shù)在為收集信息和傳送信息提供方便的同時(shí)，也使數(shù)據(jù)無(wú)限的擴(kuò)散。財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)以增加公司真正價(jià)值的方式進(jìn)行過(guò)濾、整理、編輯、分析和傳送，已經(jīng)成為財(cái)務(wù)人員望而生畏的任務(wù)。在微軟，54個(gè)財(cái)務(wù)小組負(fù)責(zé)為全球85個(gè)分支機(jī)構(gòu)提供財(cái)務(wù)支持，我們一直在拼命迎接挑戰(zhàn)。我們的解決辦法是我們稱之為財(cái)務(wù)數(shù)字神經(jīng)系統(tǒng)的東西。這

4、是一個(gè)以因特網(wǎng)為基礎(chǔ)的環(huán)境，它把公司的各個(gè)財(cái)務(wù)小組連成一個(gè)單一、一致的系統(tǒng)，讓員工可以隨時(shí)通過(guò)因特網(wǎng)獲取信息和財(cái)務(wù)報(bào)告。這個(gè)系統(tǒng)名叫FinWeb，是財(cái)務(wù)信息網(wǎng)的簡(jiǎn)稱，始建于1995年。它是公司為了建立更大的數(shù)字神經(jīng)系統(tǒng)的產(chǎn)物。通過(guò)連接網(wǎng)內(nèi)各站點(diǎn)的財(cái)務(wù)信息網(wǎng)，我們的員工可以提交差旅費(fèi)報(bào)告并得到報(bào)銷，采購(gòu)貨物和服務(wù)，甚至轉(zhuǎn)移資本資產(chǎn)這一切都是通過(guò)個(gè)人終端機(jī)實(shí)現(xiàn)的。我們已經(jīng)減少了打印工作、交易時(shí)間以及出版和分發(fā)的成本。更重要的是，我們可以讓任何需要財(cái)務(wù)信息用于決策的員工獲得每天更新過(guò)的詳細(xì)報(bào)告。我們的財(cái)務(wù)系統(tǒng)讓人們可以從多重信息中很快地得到答案，而不要求他們具有電腦編程技能。這樣，我們就能夠?qū)崿F(xiàn)財(cái)務(wù)

5、部門追求的目標(biāo)：具有為企業(yè)的戰(zhàn)略增加價(jià)值的能力，但處理交易所花的時(shí)間卻減少了。將數(shù)據(jù)儲(chǔ)存于庫(kù)房我們現(xiàn)在使用的系統(tǒng)與我1993年加入微軟擔(dān)任財(cái)務(wù)經(jīng)理時(shí)所用的系統(tǒng)有天壤之別。那時(shí)，我們沒(méi)有內(nèi)網(wǎng)，沒(méi)有供財(cái)務(wù)信息進(jìn)行電子發(fā)送的中央的、直接的獲取處。30多個(gè)不同的總分類賬分散在世界各地，用數(shù)據(jù)設(shè)備VAX系統(tǒng)進(jìn)行合并。月末結(jié)賬時(shí)，我通常每天會(huì)收到一大堆報(bào)告，然后用整周時(shí)間將那些數(shù)字敲進(jìn)電子數(shù)據(jù)表。我們花去大量的時(shí)間和金錢去復(fù)印和校對(duì)報(bào)告，然后通過(guò)郵寄、特快專遞和傳真把他們發(fā)到世界各地。解決這個(gè)問(wèn)題的關(guān)鍵是在微軟存取數(shù)據(jù)庫(kù)中抽出重要的總分類賬來(lái)建立數(shù)據(jù)庫(kù)房。將這些數(shù)據(jù)與微軟EXCEL相連以建立標(biāo)準(zhǔn)的管理報(bào)告

6、是比較容易的。隨著主要數(shù)據(jù)得以更新，標(biāo)準(zhǔn)報(bào)告便會(huì)自動(dòng)修改以反映最新的狀況。這些電子文件儲(chǔ)存于網(wǎng)絡(luò)文件服務(wù)器上，任何人只要有密碼就可以取讀。我們花了4個(gè)月的時(shí)間建立起這套系統(tǒng)。一切準(zhǔn)備就緒后，我通過(guò)電子郵件告訴大家如何找到電子報(bào)告，并宣告打印管理報(bào)告的時(shí)代一去不復(fù)返了。電子郵件發(fā)出不到5分鐘，一位高級(jí)主管沖進(jìn)我的辦公室，說(shuō)電子報(bào)告毫無(wú)價(jià)值。他反映的問(wèn)題來(lái)源于由隱藏的8個(gè)字符組成的電子數(shù)據(jù)表名稱：你打開(kāi)一個(gè)名稱為eu_ww.xls的文件時(shí)，本來(lái)要看客戶的單位損益數(shù)據(jù)表，結(jié)果得到的卻是歐洲的單位數(shù)據(jù)表。如果不打開(kāi)看，根本就沒(méi)法得知。那時(shí)候，我們剛開(kāi)始學(xué)習(xí)因特網(wǎng)。我們知道我們能夠建立一張基本貌似網(wǎng)頁(yè)的

7、EXCEL表，內(nèi)含一張損益表清單，并分別以簡(jiǎn)單、清楚的名稱和圖片加以區(qū)別。在每個(gè)名稱下方，有一個(gè)宏指令，指向網(wǎng)絡(luò)上的具體電子數(shù)據(jù)表。我們發(fā)出這張EXCEL表時(shí)，基本上等于首次在微軟提出了建立公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的申請(qǐng)。雖然我們已經(jīng)向前邁進(jìn)了一大步，但仍有很長(zhǎng)的路要走。例如，我們?nèi)员Ａ?0多個(gè)傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫(kù)(那些原始總分類賬)和包括多種科目表和其他不一致的數(shù)據(jù)分類方法(用于對(duì)信息進(jìn)行分類和命名的規(guī)定)的系統(tǒng)。盡管我們簡(jiǎn)化了分銷過(guò)程，但仍不可能看到原始資料。因此，我們于1995年決定購(gòu)買SAPR/3會(huì)計(jì)軟件作為我們的核心體系。實(shí)施這套財(cái)務(wù)軟件花了大約7個(gè)月的時(shí)間。這套系統(tǒng)使我們?cè)谡麄€(gè)組織內(nèi)有了一個(gè)統(tǒng)一的科目

8、表和對(duì)信息的一致看法。另外，由于廢除了多種會(huì)計(jì)制度，使得輔助成本大大降低。在上述基礎(chǔ)上，我們進(jìn)一步開(kāi)發(fā)了一些以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)的應(yīng)用軟件，來(lái)自動(dòng)處理一些日常工作，如行政采購(gòu)、員工費(fèi)用報(bào)銷、資產(chǎn)轉(zhuǎn)讓和日記賬分錄過(guò)賬等，然后將所有交易直接記入SAPR/3系統(tǒng)。這些過(guò)程的自動(dòng)化使得我們降低某些交易的成本達(dá)90%。這套系統(tǒng)建立后，使得每筆交易都從微軟內(nèi)網(wǎng)的某個(gè)網(wǎng)站自動(dòng)流向SAP系統(tǒng)，并于每天經(jīng)篩選整理后進(jìn)入幾個(gè)以標(biāo)準(zhǔn)詢問(wèn)語(yǔ)言(SQL)服務(wù)器為基礎(chǔ)的數(shù)據(jù)庫(kù)，然后進(jìn)而編制標(biāo)準(zhǔn)報(bào)告。結(jié)果，經(jīng)授權(quán)的用戶可以通過(guò)個(gè)人終端機(jī)看到標(biāo)準(zhǔn)化的按產(chǎn)品和地區(qū)分類綜合銷售收入的合并收入報(bào)告，然后通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)可查閱局部數(shù)字。更重要的是

9、，這套系統(tǒng)使用戶能夠根據(jù)需要取讀報(bào)告，并回答幾乎任何財(cái)務(wù)方面的問(wèn)題。尋找答案我是這樣使用財(cái)務(wù)資料網(wǎng)的：每周，我會(huì)收到一個(gè)電子郵件信息，這個(gè)信息包括與一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)EXCEL格式報(bào)告的連接，而這份報(bào)告按地區(qū)和產(chǎn)品反映每月、每季、每年的實(shí)際和預(yù)算收入數(shù)字。有一份報(bào)告是12月25日編制的，它含蓋了當(dāng)月的前3個(gè)星期。由于報(bào)告內(nèi)容接近月底，也是該考慮結(jié)賬的時(shí)候了，這時(shí)對(duì)財(cái)務(wù)狀況進(jìn)行評(píng)估比較合適。有了這么新的資料，我就能夠預(yù)測(cè)趨勢(shì)，并經(jīng)常有足夠的時(shí)間采取對(duì)策。我注意到我們離當(dāng)月預(yù)算還有點(diǎn)差距，但我并不擔(dān)心，因?yàn)槲覀冞€有一個(gè)月的時(shí)間。另外，原始設(shè)備制造廠(OEM)的數(shù)字也落后于預(yù)算，但我知道，OEM的許多收入已經(jīng)

10、于本月的上周發(fā)出賬單，因此我對(duì)此也不擔(dān)心。往下看，我可以按產(chǎn)品看收入。我注意到，微軟OFFICE系統(tǒng)的收入超出了計(jì)劃。再往下看，我發(fā)現(xiàn)WINNT操作系統(tǒng)稍稍落后于計(jì)劃，而WIN98操作系統(tǒng)則差得更遠(yuǎn)。業(yè)績(jī)遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出計(jì)劃的事實(shí)說(shuō)明，快要進(jìn)入圣誕節(jié)銷售旺季了。順藤摸瓜接著，我開(kāi)始查看各個(gè)數(shù)字的來(lái)源。由于該系統(tǒng)應(yīng)用了EXCEL的軸心表軟件，因此我可以對(duì)電子數(shù)據(jù)表進(jìn)行重新排列，以顯示我感興趣的細(xì)節(jié)。軸心表軟件是財(cái)務(wù)資料網(wǎng)的重要部分，能為在我便攜電腦中的電子數(shù)據(jù)表與在數(shù)據(jù)儲(chǔ)存庫(kù)里的所有信息之間的連接提供方便。軸心表軟件讓我隨心所欲地編制電子數(shù)據(jù)表，只要移動(dòng)上下各行和左右各欄并確定相關(guān)項(xiàng)目的數(shù)據(jù)。就財(cái)務(wù)資料

11、網(wǎng)而言，我們已經(jīng)創(chuàng)建了格式化的軸心表軟件，有各種項(xiàng)目組合供用戶選擇。使用軸心表軟件，我選擇歐洲(美元數(shù))和“全部”看大多數(shù)項(xiàng)目的情況。我發(fā)現(xiàn)，OFFICESTANDARD系統(tǒng)提前完成了計(jì)劃，而OFFICEPROFESSIONAL系統(tǒng)超出預(yù)算不多。一周后，OFFICE系統(tǒng)在歐洲的銷售額大大超出了計(jì)劃。我繼續(xù)重新排列數(shù)據(jù)，以找出歐洲業(yè)績(jī)?nèi)绱酥玫脑?。例如，有一張包括各?guó)銷售收入的新軸心表顯示，丹麥的銷售收入幾乎比計(jì)劃翻了一倍。如果我以其他方式重新組合數(shù)據(jù)，我會(huì)發(fā)現(xiàn)收入的大部分來(lái)自O(shè)FFICE系統(tǒng)的銷售。為了作進(jìn)一步的分析，我們使用了一個(gè)內(nèi)部開(kāi)發(fā)的名叫MSREPORTS的應(yīng)用軟件。這個(gè)軟件使我們能

12、夠針對(duì)數(shù)據(jù)儲(chǔ)存庫(kù)的主要數(shù)據(jù)提出常見(jiàn)問(wèn)題。MSREPORTS系統(tǒng)的界面用通俗的英語(yǔ)顯示可查看的項(xiàng)目。一旦樣本圖(TEMPLATE)顯示了我感興趣的項(xiàng)目，MSREPORTS會(huì)自動(dòng)將其轉(zhuǎn)化為標(biāo)準(zhǔn)詢問(wèn)語(yǔ)言(SQL)，對(duì)有關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行詢問(wèn)，并將結(jié)果寫入標(biāo)準(zhǔn)的EXCEL報(bào)告。因此，如果我想弄清為什么OFFICE在丹麥賣得這么好，我可以查看顧客部門編制的MS報(bào)告和數(shù)字。經(jīng)過(guò)詢問(wèn)并查看OFFICE的銷售收入，我發(fā)現(xiàn)主要原因是允許將OFFICE賣給公司顧客。我只用了2分鐘列出問(wèn)題，而不到1分鐘就得到了答案。有了這些工具，我不僅能夠便捷地查到最新的收入數(shù)字，而且能進(jìn)行復(fù)雜的分析以幫助我了解各項(xiàng)數(shù)據(jù)的來(lái)龍去脈。而我做

13、這一切并不需要掌握用于查詢SQL數(shù)據(jù)庫(kù)的程序編制語(yǔ)言。所有這些運(yùn)轉(zhuǎn)得如此完美的一個(gè)原因是，我們已經(jīng)能夠確保進(jìn)入該系統(tǒng)的所有數(shù)據(jù)是用同樣的方法計(jì)算出來(lái)的。例如，我們要確保，在將丹麥的OFFICE銷售收入與日本的銷售收入進(jìn)行比較時(shí)，有關(guān)數(shù)字的含義是一樣的。差旅費(fèi)和招待費(fèi)以及記錄在SAP數(shù)據(jù)庫(kù)的各項(xiàng)交易都必須具有相同的含義。一個(gè)事業(yè)部登錄的每個(gè)數(shù)字必須與所有其他事業(yè)部登錄的相應(yīng)數(shù)字具有可比性。實(shí)現(xiàn)全公司統(tǒng)一的關(guān)鍵是一個(gè)名叫微軟會(huì)計(jì)政策(MAP)的站點(diǎn)。MAP包括我們采用的所有500條左右的會(huì)計(jì)政策，它幫助我們確保全公司內(nèi)的各項(xiàng)數(shù)據(jù)符合統(tǒng)一的政策和分類。由于很容易查看和更新，而且資料總是最新的，因此M

14、AP是公布各類政策和程序的理想地方。FinWeb并不只是查閱和分析公司財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的工具，它還是每項(xiàng)交易的進(jìn)入點(diǎn)。FinWeb的網(wǎng)址網(wǎng)絡(luò)包括：“MS費(fèi)用”網(wǎng)址(它可以讓公司員工提交費(fèi)用報(bào)告并很快得到報(bào)銷)，“MS發(fā)票”網(wǎng)址(它可以讓公司的經(jīng)銷商提交電子發(fā)票)，以及“MS市場(chǎng)”網(wǎng)址(內(nèi)部采購(gòu)時(shí)使用)。FinWeb還有一個(gè)特點(diǎn)是職位圖(HEADTRAX)，它顯示了公司職務(wù)結(jié)構(gòu)，使得管理人員能夠知道他們小組哪個(gè)位置空缺，哪個(gè)位置已滿。職位圖使得管理人員在所管轄的部門進(jìn)行人員調(diào)動(dòng)。例如，利用職位圖，我可以將某個(gè)員工調(diào)到另一個(gè)小組，或提升某人直接對(duì)我負(fù)責(zé)。假如我遵守了所有的標(biāo)準(zhǔn)會(huì)計(jì)和行政管理政策，我就可以用

15、幾秒鐘的時(shí)間在計(jì)算機(jī)上采取上述行動(dòng)，而無(wú)需打印任何書(shū)面報(bào)告。當(dāng)然，你只有得到適當(dāng)批準(zhǔn)和許可后才能接觸這一機(jī)密信息。另外，像所有其他FinWeb交易一樣，我作出的任何變化會(huì)立即進(jìn)入SAP數(shù)據(jù)庫(kù)，并在24小時(shí)內(nèi)經(jīng)整理儲(chǔ)存到一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)房。這個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)房是公司信息庫(kù)的一部分，對(duì)公司所有員工開(kāi)放。實(shí)施步驟實(shí)施這一系統(tǒng)最關(guān)鍵的前提條件是什么?可分為兩類：技術(shù)方面和文化方面。對(duì)大多數(shù)財(cái)務(wù)專業(yè)人員來(lái)說(shuō)，技術(shù)方面的挑戰(zhàn)可能聽(tīng)起來(lái)很可怕，但他們非常坦率。要建立一個(gè)財(cái)務(wù)數(shù)字神經(jīng)系統(tǒng)，公司必須擁有健全的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，使所有的計(jì)算機(jī)能夠共用一套操作系統(tǒng)，并通過(guò)一個(gè)可靠的網(wǎng)絡(luò)相互連接。而建立這樣一個(gè)系統(tǒng)最重要的因素是文化方面

16、。在許多組織，信息技術(shù)人員精通技術(shù)，但不了解商業(yè)。同樣，財(cái)務(wù)人員熟悉商業(yè)，但可能不了解技術(shù)。要建立一個(gè)我們適用的系統(tǒng)，就要求技術(shù)人員和財(cái)務(wù)人員通力合作。另一個(gè)重要的文化因素是執(zhí)行委員會(huì)。拋棄舊體制而實(shí)施新制度時(shí)總是會(huì)產(chǎn)生一定程度的不適應(yīng)。實(shí)施建立財(cái)務(wù)數(shù)字神經(jīng)系統(tǒng)所要求的變化程度，需要執(zhí)行委員會(huì)的明確指令和支持。如果某公司的首席執(zhí)行官不使用電腦，恐怕該公司不應(yīng)該考慮建立這個(gè)系統(tǒng)。同時(shí)，還需要一定的耐心。建立財(cái)務(wù)數(shù)字神經(jīng)系統(tǒng)是一個(gè)漸進(jìn)的過(guò)程，包括消除紙介報(bào)告，增加網(wǎng)絡(luò)界面，實(shí)施財(cái)務(wù)軟件。而這一過(guò)程從一開(kāi)始就必須建立一個(gè)目標(biāo)：信息在你指尖。慢慢地，能夠做到哪一步就更加清楚了。以前，我們對(duì)把結(jié)賬時(shí)間從2周減少到4天就感到滿意，而現(xiàn)在，我們正在努力實(shí)現(xiàn)隨時(shí)結(jié)賬的目標(biāo)。到那時(shí)，信息在當(dāng)月的每一