公司、企業(yè)采購管理制度流程

1、共享知識分享快樂采購管理制度一、制定目的：為規(guī)范公司物資采購流程，降低采購成本，提高采購工作效 率，特制定該管理制度。二、適用范圍：適用于本公司物資采購管理。三、基本職責劃分：公司采購職能由供銷科具體負責，主要由財務科根據(jù)公 司各部門的物資領用計劃、倉庫庫存情況，結合實際生產(chǎn)經(jīng)營狀況，制 定各月采購計劃（書面形式），提交公司總經(jīng)理審批后交由供銷科執(zhí)行采 購工作，由財務科主要負責對供銷科的采購過程進行控制與監(jiān)督。四、具體內(nèi)容（一）采購物資分類1、根據(jù)物品市場品種分類：該分類方式為供銷科執(zhí)行采購職能時對供應商的 選定提供依據(jù)。1.1 生產(chǎn)物資采購包括：機器設備，各類五金類配件、易損件，機器設備所需

2、 耗用的油類，作業(yè)勞保用品，其他各類低值易耗品等。1.2 辦公用品采購包括：辦公耗材、電腦及配件、其它零星物資等。1.3 生活用品采購包括：生活日用品、環(huán)境衛(wèi)生清潔物品、食堂用品、娛樂設 施及易耗品等。2、根據(jù)公司實際使用情況和申購方式分類：該分類方式為各科室物資申購時 的申購方式提供依據(jù)。主要包括：額定內(nèi)物品領用類（“額定內(nèi)物品領用權限表”（權限表鏈接）,額定外物品領用類，科室專用類（各科室專用 物資管理規(guī)定（規(guī)定鏈接）和加急請購類四種。（二）物資采購申請方式及具體流程：1、各科室通過填寫“額定外計劃領料表”（表格式鏈接）申請。該申請適用于月物資計劃請購。具體流程如下：1.1 每月的25號至

3、27號，各科室結合物資實際需求情況，制定次月“額定外 計劃領料表”，要求對需求物資的需求原因和需求時間進行說明。制定好 后上交指定科室處。（注：此計劃領料表不硬性規(guī)定每個科室都要制定， 若在指定時間內(nèi)未上交此表的科室，則可默認該科室次月領料物品及數(shù) 量均在額定內(nèi)。月內(nèi)，對額定內(nèi)物品的領用，相關科室負責人簽名審批 即可，無需經(jīng)過總經(jīng)理審批）。1.2 指定科室要求結合各科室的申請，進行需求情況的把關和調(diào)查，完成對各 科室的“額定外計劃領料表”的整合、核準，并于 28號前整合好后交財 務科。1.3 財務倉庫根據(jù)“車間次月計劃領料表”、“額定內(nèi)物品領用權限表”、“額 定外計劃領料表”、各二級倉庫計劃請

4、購表及倉庫物品庫存情況制定“倉 庫計劃請購總表”（表格式鏈接），并于29號前完成后交總經(jīng)理審批。1.4 總經(jīng)理將核準的“倉庫計劃請購總表”于月末前交供銷科。供銷科結合物 資的需求情況，對物資申購的合理性進行再把關和初步的市場了解和購 買時間確定，并發(fā)回給總經(jīng)理確定核準采購時間?？偨?jīng)理需于月末前將 匯總表打印、批復，下達給供銷科于次月執(zhí)行采購工作。2、各科室通過填寫“專用物品計劃申購表”（表格格式鏈接）申請:該申請適用于月物資計劃請購。具體申購流程如下：2.1 每月的25號至27號，各科室結合專用物資實際庫存及次月需求情況，需 要的科室制定次月”專用物品計劃申購表”，并于28號前交總經(jīng)理審批。2

5、.2 總經(jīng)理將審核后的“專用物品計劃申購表”交供銷科。供銷科結合物資的 需求情況，對物資進行初步的市場了解和購買時間確定，發(fā)回給總經(jīng)理 確定核準采購時間并完成“科室計劃專購（采購聯(lián)）于28號前將“科 室計劃專購（采購聯(lián)）、各科室聯(lián)”表交供銷科及相關科室。2.3 “科室計劃專購表”月內(nèi)采購完成時，由各相關科室進行評價、登記，完 成評價的表需附于相關物品采購費用報銷單據(jù)上，作為費用報銷重要的 原始依據(jù)。3.各科室通過填寫“專用物資臨時請購申請表”（表格格式鏈接）申請;該申請適用于月內(nèi)加急請購。具體申購流程如下：3.1 各科室如出現(xiàn)月中科室專用物品無庫存又急需使用，而上月又沒考慮周全 未制定次月“專

6、用物品計劃申購表”時，可填寫“專用物資臨時請購申 請表”，并直接上交總經(jīng)理審批。3.2 總經(jīng)理審核后，發(fā)給供銷科。供銷科結合物資的需求情況，對物資進行初 步的市場了解和購買時間確定，并發(fā)回給總經(jīng)理批復?？偨?jīng)理確定合理 后將表批復、打印和簽字，下達給供銷科執(zhí)行采購工作。4、財務科通過填寫“加急請購單”（表格格式鏈接）申請;該申請方式為月 內(nèi)加急請購。具體申購流程如下：4.1 對月內(nèi)有科室需領用的物資倉庫無作請購計劃又無庫存或數(shù)量不足或臨時 補充庫存所需的，可填寫“加急請購單”進行加急申購。4.2 財務科按照“加急請購單”的填寫要求，寫明需求部門、質量要求、申購 原因等，由財務科負責人簽名批準后，

7、交給總經(jīng)理簽名審批。4.3 總經(jīng)理審批后交供銷科。供銷科結合物資的需求情況，對物資進行初步的 市場了解和購買時間確定，供銷科長進行簽名確認后，安排采購工作。4.4 “加急請購單”分為四聯(lián)，分別為：申請部門（白聯(lián)）、供銷部（紅聯(lián)）、 總經(jīng)辦（綠聯(lián)）、倉庫（黃聯(lián)），各聯(lián)單據(jù)按規(guī)定交給相關科室進行保管， 由總經(jīng)理負責對物品采購、入庫情況的監(jiān)管和跟進匯報。（三）物資采購方式及具體流程： 供銷科在接到公司下達的物資月計劃請購、 各加急請購的任務后，分析物品的市場品種，確定采購方式。主要包括現(xiàn)付 采購方式、月結付款采購方式和簽訂合約采購方式三種。1、現(xiàn)付采購方式：即采購物資時現(xiàn)場付款并獲取付款發(fā)票、收據(jù)作

8、為物資入 庫、報賬的依據(jù)。該方式主要用于對低值零星物資的采購。如清潔用具、 娛樂設施消耗品、零星工程用料等。具體采購流程如下：1.1 詢價、比價、議價：供銷科在確定物資為現(xiàn)付采購方式后，對已掌握供應 信息的物資，進行電話詢價；對一些比較少用未掌握供應信息的物資， 則到市場中尋找，現(xiàn)場詢價。遵循質量第一、價格第二和貨比三家的原 則，追求物美價廉的目標。由供銷科采購員進行詢價、比價統(tǒng)計，交供 銷科科長審批、調(diào)查和安排議價。1.2 請款方式：物資采購請款方式主要有兩種：一是進行計劃預支（計劃預支 表格式鏈接），主要適用于月采購計劃。供銷科結合次月公司請購計劃， 對現(xiàn)付物品進行詢價、比價統(tǒng)計后，根據(jù)估

9、算的購買總價和預定的采購 時間，制定次月預支計劃表，于月末前遞交給總經(jīng)理審批、打印和頒布 執(zhí)行，供銷科次月按照預支計劃到財務科支款采購；二是按照借款規(guī)定（規(guī)定鏈接）借款采購,主要適用于月內(nèi)加急請購物資，公司對借款權 限作了明確規(guī)定，購買物資借款超過 2000元的，需提交給總經(jīng)理審批。1.3 選定、采購：供銷科通過議價后，選定采購供應商，請款工作完成后，安 排出車采購（注：本公司采購物流安排主要由供銷科負責）。在采購物品 的同時需現(xiàn)場獲取款額發(fā)票或收據(jù)，作為物品入庫辦理的依據(jù)。1.4 入庫辦理：供銷科將物資采購回公司后，隨同相應物資的發(fā)票或收據(jù)一起 拿到財務倉庫辦理入庫，倉管員結合請購計劃申請表

10、（財務聯(lián)）進行核 對是否有該項物資的申購，并對物品的質量、數(shù)量、規(guī)格型號等進行檢 查，確認無誤后填寫入庫單（入庫單格式表鏈接），入庫單需倉管員、送 貨人和財務倉庫主管人簽名確認，手續(xù)完成后，存根聯(lián)、財務聯(lián)由財務 科留存，對賬聯(lián)交供銷科報銷用。1.5 報銷程序：供銷科完成入庫辦理工作后，在 天內(nèi)？填寫支付證明單（支 付證明單格式鏈接）、按照公司的支付證明單填寫權屬規(guī)定（規(guī)定鏈接） 進行賬務報銷。計劃預支表上該如何后續(xù)做？為借據(jù)方式采購的物資，報銷時還需完成什么后續(xù)工作？1.6 采購統(tǒng)計管理：供銷科執(zhí)行公司所有物資的采購職能，需確保采購工作的 有序、高效地進行，供銷科對每一項物資采購的完成情況，安

11、排統(tǒng)計員 進行完成情況的統(tǒng)計、跟進和匯報。2、月結付款采購方式：公司與相應物資的供應商建立長期合作的方式，采購 的物資到月末時進行對賬、開具發(fā)票、付款結算。該方式主要用于對公 司生產(chǎn)經(jīng)營常用、易耗、數(shù)量大物資的采購。如生產(chǎn)易耗設備、五金備 件、勞護用品、辦公耗材、電腦及配件等。具體采購流程如下：2.1 詢價、比價、議價：供銷科在日常的采購工作中，要時常分析供應商的產(chǎn) 品價格、質量、供貨能力、銷售業(yè)績、售后服務等情況，選定長期合作 的月結付款采購供應商。接到采購任務，在確定物資為月結付款采購方 式后，選取相應的月結付款供應商，進行電話詢價；遵循質量第一、價 格第二和貨比三家的原則，追求物美價廉的

12、目標。由供銷科采購員進行 詢價、比價統(tǒng)計，交供銷科科長審批、調(diào)查和安排議價。2.2 選定、采購：供銷科通過議價后，選定采購供應商，按計劃安排出車采購 在采購物品的同時需現(xiàn)場獲取對賬單（對賬單需采購經(jīng)手人簽名確認） 作為物品入庫辦理的依據(jù)。2.3 入庫辦理：供銷科將物資采購回公司后，隨同相應物資對賬單一起拿到財 務倉庫辦理入庫，倉管員結合請購計劃申請表（財務聯(lián)）進行核對是否 有該項物資的申購，并對物品的質量、數(shù)量、規(guī)格型號等進行檢查，確 認無誤后填寫入庫單，入庫單需倉管員、送貨人和財務倉庫主管人簽名 確認，手續(xù)完成后，存根聯(lián)、財務聯(lián)由財務科留存，對賬聯(lián)交供銷科統(tǒng) 計做賬。2.4 賬目統(tǒng)計管理：供

13、銷科需將月結付款采購的物資進行賬目統(tǒng)計和分類匯總， 并分類整理好對賬單、入庫單，交財務科月末與供應商對賬結算用。3、簽訂合同采購方式：即與供應商以簽訂合同的方式進行物資購買。該方式 主要用于質量要求高、價值高的物資的采購。如大型生產(chǎn)設備、高額資 產(chǎn)等。具體采購流程如下：3.1 詢價、比價、議價：供銷科在確定物資為簽訂合同采購方式后，通過查詢以往購銷合同、網(wǎng)上查詢、人際關系網(wǎng)了解等方式尋找供應商。遵循質量第一、價格第二和貨比三家的原則，追求物美價廉的目標。通常由供 銷科長、采購員共同尋找供應商，進行詢價、比價和議價，并起擬產(chǎn)品 購銷合同，合同需明確產(chǎn)品規(guī)格、質量標準、保修期限、付款方式、糾 紛處理等問題。完成后提交總經(jīng)理審批、打印和簽訂，合同簽訂好后遞 交復印件給供銷科和財務科，作為采購和付款的依據(jù)。3.2 請款方式：按照合同約定的支付方式，由供銷科填寫支付證明單交給財務 科科長簽名確認，然后交總經(jīng)理審批，再交給財務科出納處付款。3.3 入庫辦理：供銷科將物資采購回公司后，隨同相應物資的發(fā)票一起拿到財 務倉庫辦理入庫，倉管員結合請購計劃申請表（財務聯(lián)）進行核對是否 有該項物資的申購，確認無誤后填寫入庫單（入