ERP系統(tǒng)管理制度

1、ERP 系統(tǒng)管理制度案登記號：ERP系統(tǒng)管理制度文件編號：版次： 受控狀態(tài)：密級： 編制 / 日期： 校對/ 日期：審核/ 日期：第一章 總則第一條：為規(guī)范公司企業(yè)資源規(guī)劃（以下簡稱 ERP ）系統(tǒng)的管 理，有效實施信息化，特制定本制度。第二條： ERP 系統(tǒng)是建立在信息技術(shù)基礎(chǔ)上，以系統(tǒng)化的管理思想， 為企業(yè)決策層及員工提供決策運行手段的管理平臺。 它將企業(yè)內(nèi)部所 有資源整合在一起，對采購、生產(chǎn)、成本、庫存、銷售、財務(wù)、質(zhì)量 進行規(guī)劃，從而達到最佳資源組合，取得最佳效益。第三條：ERP系統(tǒng)各崗位人員的職責管理除公司有特殊規(guī)定外，皆按本制度執(zhí)行。第四條：ERP系統(tǒng)各崗位的考核將以本制度為依據(jù)，

2、納入公司考 核體系。第五條：信管部，作為ERP系統(tǒng)的管理部門，負責協(xié)調(diào)各項關(guān)系，為項目的實施提供資源保障。 各部門負責人對本部門數(shù)據(jù)錄入的準確性和及時性負責，和信管部一起，對整個 ERP項目實施負總責。第二章 內(nèi)容第一條：我公司 ERP 系統(tǒng)分為采購、銷售、應(yīng)收應(yīng)付、存貨系 統(tǒng)、生產(chǎn)管理、受托加工、委托加工、質(zhì)量管理、成本管理及集成帳 務(wù)、固定資產(chǎn)等模塊。第二條：信管部結(jié)合各部門情況制定出各模塊操作規(guī)范并說明各 模塊主要業(yè)務(wù)流程、 各流程操作步驟和方法、 以及操作注意事項和常 見問題解答， 用于各崗位操作參考和培訓(xùn)新進員工， 并在使用過程中 使系統(tǒng)不斷趨向完善。第三條：操作人員在操作過程中如遇

3、到問題應(yīng)先查詢操作手冊 （軟件幫助在軟件使用界面按 F1 鍵），如不能解決，應(yīng)及時通 知信管部人員解決。第四條：信管部負責解決操作用戶提出的與系統(tǒng)有關(guān)的所有問題 并將問題、需求分門別類的收集、歸檔、統(tǒng)計、分析，建立起可行的 知識體系。第五條：ERP系統(tǒng)是一項管理的系統(tǒng)工程，具有高度上下級的關(guān) 聯(lián)性， ERP 系統(tǒng)各崗位人員都既是上層數(shù)據(jù)的使用者又是下層數(shù)據(jù)的 提供者。 對上層數(shù)據(jù)， 如發(fā)現(xiàn)錯誤必須向相關(guān)人員報告并暫停與此有 關(guān)的工作，并跟蹤問題解決情況，直至數(shù)據(jù)正確；同時做好自己這部 分數(shù)據(jù)，為下層操作人員提供服務(wù)， 解答下層數(shù)據(jù)使用者提出的質(zhì)疑， 確保數(shù)據(jù)正確。第六條：ERP系統(tǒng)各崗位人員應(yīng)

4、保管好自己的帳號及密碼， 不得 將自己的帳號及密碼透露給他人使用。第七條： ERP 系統(tǒng)操作人員離開工作崗位時， 必須及時退出系統(tǒng)， 避免占用系統(tǒng)模塊端口。第八條：各崗位操作人員都必須按自己所屬崗位執(zhí)行ERP相關(guān)操作，制單人員與審核人員要求不能為同一人。一）制單人員管理規(guī)定：1 、制單人員應(yīng)在指定的時間認真、實時編制單據(jù)，編制過程中要細 心，并對自己所編制單據(jù)進行自檢，保證單據(jù)的準確性和及時性；2、制單人員權(quán)限發(fā)生變動時，xx填寫ERP用戶權(quán)限申請表， 交總經(jīng)理及公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，信管部的管理員在 ERF系統(tǒng)中進行更 改。二）審核人員管理規(guī)定：l、審核人員嚴格按ERP制單任務(wù)及工時統(tǒng)計、檢查內(nèi)容

5、 對制 單人員所編單據(jù)進行實時審核， 并對自己的審核工作負責， 如發(fā)現(xiàn)制 單人員數(shù)據(jù)錄入錯誤， 應(yīng)及時調(diào)整錯誤數(shù)據(jù)， 避免錯誤數(shù)據(jù)影響到下 游工作部門。2 、審核人員權(quán)限發(fā)生變動時， xx 填寫 ERP 用戶權(quán)限申請表 ， 交總經(jīng)理及公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，信管部的管理員在 ERP系統(tǒng)中進行更 改。第九條：手工單據(jù)管理要求：1 、手工單允許使用的情況；1 ）當打印機出現(xiàn)故障、停電、網(wǎng)絡(luò)不通或打印模板出錯導(dǎo)致不能正 常打印領(lǐng)料單、采購收貨單、進倉單時，應(yīng)及時通知信管部，由信管 部確認修復(fù)所需時間， 如當時不能解決可先使用手工單據(jù)， 但單據(jù)上 需要信管部人員簽字確認。 同時信管部應(yīng)在兩小時內(nèi)解決非硬件性故

6、 障并通知打印人員進行打印， 將手工單據(jù)附于手工單后， 并在打印單 據(jù)上填寫相應(yīng)的手工單據(jù)號。2 ）非正常工作時間因設(shè)備出現(xiàn)緊急維修所產(chǎn)生的采購， 應(yīng)電話請示 公司總經(jīng)理，經(jīng)批準后，方可先由相關(guān)人員手工記錄其采購、入庫及 領(lǐng)用過程，并 12 小時內(nèi)通知相關(guān)部門核實情況， 經(jīng)確認后在 ERP 系 統(tǒng)中補錄單據(jù)并打印， 同時將手工單據(jù)與打印單據(jù)一一對應(yīng)并在打印 單據(jù)上填寫手工單據(jù)號，同時通知下游崗位補錄ERP單據(jù)。2 、手工單據(jù)使用的流程：在允許填寫手工單據(jù)的情況下，相關(guān)部門負責人應(yīng)安排相應(yīng)的人員填寫手工單據(jù)， 相應(yīng)的審核人員審核簽字后 方可執(zhí)行下一步操作。如該工作影響下游工作在 ERP 系統(tǒng)中的

7、執(zhí)行， 下游工作部門應(yīng)同樣先以手工單據(jù)進行處理，此類單據(jù)應(yīng)于 12 小時 內(nèi)在ERP系統(tǒng)補錄完成。同時將手工單據(jù)附于打印單據(jù)后，并在打 印單據(jù)上填寫相應(yīng)的手工單據(jù)號，同時通知下游崗位補錄ERP單據(jù)。3 、手工單填寫要求及規(guī)范： 手工單應(yīng)經(jīng)具相應(yīng)權(quán)限審核人簽字確認， 所有單據(jù)必須按 ERP 設(shè)定的崗位填寫完整，如果不符合要求，即： 若出現(xiàn)制單人 （錄入用戶） 與部門主管（審核用戶）為同一人的情況， 下游人員拒絕執(zhí)行并通知信管部人員， 同時由此引發(fā)的責任由單據(jù)審核人員負責。4 、若制單審核中有一個環(huán)節(jié)的人員不在崗或兩個環(huán)節(jié)的人員均不 在崗，則由該部門負責人指定該部門相應(yīng)的制單審核人員。5 、若部門

8、負責人無法指定相應(yīng)的臨時操作人員， 則由該部門負 責人同意后， 方可開具手工單， 該部門的相關(guān)人員在回崗后應(yīng)將該手 工單于 12 小時內(nèi)錄入 ERP 系統(tǒng)，并將手工單附于補錄的打印單后。第十條：調(diào)整數(shù)據(jù)管理要求：1 、物料清單的定額調(diào)整： 應(yīng)由工藝人員做好調(diào)整后的物料清單經(jīng)由 部門經(jīng)理報總經(jīng)理審批后， 信管部的人員方可根據(jù)該調(diào)整更改 ERP 系 統(tǒng)內(nèi)的物料清單。2 、收發(fā)存的誤差調(diào)整： 在財務(wù)核對后找出相應(yīng)的差距經(jīng)由部門經(jīng)理 報公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，信管部的人員方可在ERP系統(tǒng)內(nèi)進行調(diào)整。（必 須確認為非人為錯誤造成的差距）第十一條：反審核單據(jù)管理要求：1 、制單人員完成操作后，審核人員進行審核時發(fā)

9、現(xiàn)錯誤，可及時在 部門內(nèi)刪除該錯誤數(shù)據(jù)進行重新制單，或要求制單人更正。2 、審核人員完成審核進入下游單據(jù)時， 下游單據(jù)人員發(fā)現(xiàn)該單據(jù)出 現(xiàn)錯誤， 則應(yīng)及時要求其上游單據(jù)的編制和審核人員立即更正， 并說 明相關(guān)的原因第三章ERP系統(tǒng)資料修改流程ERP系統(tǒng)資料的修改應(yīng)嚴格按照以下流程圖有序進行，基本分為 權(quán)限修改、貨品資料修改、往來單位修改。xx填寫相應(yīng)的申請表后， 由其所在部門負責人簽字確認，經(jīng)逐級審批后，方可交信管部的人員 執(zhí)行；若發(fā)生緊急情況急需修改系統(tǒng)資料， 相關(guān)人員應(yīng)及時電話請示 主管領(lǐng)導(dǎo)，并在于12小時內(nèi)及時補填辦以上手續(xù)；ERP管理員未接 到主管領(lǐng)導(dǎo)的緊急通知或?qū)徟^的申請表不得隨意

10、修改系統(tǒng)資料，若隨意修改，造成后果及損失一律由其本人承擔。表格歸檔1 、流程說明（包括修改貨品資料、往來單位資料、操作員權(quán)限 的增加或減少）l ）本人提出申請，到信管部領(lǐng)取 ERP 申請表。2 ）本人在申請表中填寫申請信息，其中包含部門、 xx 、申請日期、 申請詳情等。3 ）部門負責人意見4 ）總經(jīng)理審核意見5 ）公司領(lǐng)導(dǎo)批準意見6 ）管理員執(zhí)行7 ） xx 確認執(zhí)行結(jié)果8 ）信管部將該表格統(tǒng)一編號并歸檔。2 、附表表 3 -1ERP用戶權(quán)限申請表編號：申請人信息申請人新進員工已過試用期未過試用期用戶名在職員工崗位變動非崗位變動部門崗位/職務(wù)模塊名稱單據(jù)/報表瀏覽編輯審核備注審批流程申請人：

11、信息管理部：總經(jīng)理：部門負責人：完成情況ERP管理員：申請人確認：備注：1、本表格的申請流程請參照系統(tǒng)資料修改流程說明 2、本表中數(shù)據(jù)內(nèi)容請?zhí)顚懺敿殻阌谟行?zhí)行。表3-2ERP往來單位變動申請表編號:申請人信息申請人部門變動類別新增修改清溝單編號往來單位簡稱往來單位類型往來單位全稱地址聯(lián)系人聯(lián)系方式開戶銀行銀行帳號備注往來單位編號供應(yīng)商 客戶供應(yīng)商 客戶申請人：總經(jīng)理：ERP管理員：審批流程部門負責人：公司領(lǐng)導(dǎo)：完成情況申請人確認：信息管理部：備注：1、本表格的申請流程請參照系統(tǒng)資料修改流程說明 2、本表中數(shù)據(jù)內(nèi)容請?zhí)顚懺敿?，便于有效?zhí)行。表3-3ERP貨品資料變動申請表編號：申請人信息申請

12、人變動事項新增貨品部門修改貨品請購單編號貨品名稱規(guī)格單位類別備注貨品編號審批流程申請人：總經(jīng)理：信息管理部：公司領(lǐng)導(dǎo)：部門負責人：完成情況ERP管理員：申請人確認：備注:1、本表格的申請流程請參照系統(tǒng)資料修改流程說明。2、本表中數(shù)據(jù)內(nèi)容請?zhí)顚懺敿?，便于有效?zhí)行。第四章 懲罰辦法一、考核部門：信管部于次月 10 日將上月考核資料交總經(jīng)理審批后 執(zhí)行相應(yīng)的獎懲措施。二、考核職責：1 、部門負責人考核職責：l ）業(yè)務(wù)部門負責人負責對本部門單據(jù)錄入、審核的及時性、準確性 進行考核，并提供考核依據(jù)。2 ）財務(wù)部門負責人負責對財務(wù)數(shù)據(jù)錄入、審核的及時性、準確性進 行考核，并提供考核依據(jù)。2 、信息管理部考

13、核職責：負責對財務(wù)及業(yè)務(wù)各模塊單據(jù)錄入、審核 的及時性、準確性進行考核，并提供考核依據(jù)。三、懲罰內(nèi)容：（一）單據(jù)錄入及時性：1、ERP崗位職責 要求各部門按該時 間點完成， 如各項硬件軟件環(huán)境均運行正常而錄單不及時， 一張單據(jù) 罰款 10 元。2 、手工單據(jù)在特殊情況下己實施完畢， 但未能在 12 小 時內(nèi)補錄ERP單據(jù)，則每張單據(jù)罰款10元。3 、每月 26 日，信管部清查未執(zhí)行的單據(jù)，確認該單據(jù)屬于當 月應(yīng)執(zhí)行但未執(zhí)行，一張單據(jù)罰款 10 元。（二）數(shù)據(jù)錄入正確性：1 、下游單據(jù)在制單過程中引用上游單據(jù)數(shù)據(jù)時， 發(fā)現(xiàn)其數(shù)據(jù)錯 誤導(dǎo)致下游工作無法繼續(xù)， 由其通知信管部人員進行核實情況， 如情

14、 況屬實，則每張單據(jù)罰制單人員 5元，審核人員 10 元。（三）ERP帳號權(quán)限：1 、超過部門所屬模塊使用其他部門帳號制單或?qū)徍藛螕?jù)者， 每 發(fā)現(xiàn)一次對其處以 20元/ 次罰款。（四）手工單據(jù)填寫規(guī)范性：手工單據(jù)未按管理規(guī)定要求填寫， 如制單人與主管領(lǐng)導(dǎo)屬同一人簽字，由信管部查實該情況后，制單人罰款 10 元，主管領(lǐng)導(dǎo) 20 元。（五）安全管理： ERP 系統(tǒng)各崗位人員應(yīng)保管好自己的帳號及密碼， 不得將自己的帳號及密碼透露給他人使用， 若透露給他人所造成的損 失，由透露方承擔相關(guān)的責任，同時對其處以 100 元次的罰款。（六）結(jié)賬工作或調(diào)賬：1 、財務(wù)部負責業(yè)務(wù)端及財務(wù)端結(jié)賬，月結(jié)賬應(yīng)為每月 10 日下班之 前結(jié)上月帳，季結(jié)賬應(yīng)為下季度首月的 12 日下班之前結(jié)上個季度的 賬（年結(jié)賬除外），若未在規(guī)定時間內(nèi)完成結(jié)賬的，每發(fā)生一次扣 200 元。2 、在月末結(jié)賬時，相關(guān)操作人員應(yīng)本著認真、負責、細致的態(tài)度，積極配合，確保ERP吉賬工作的按時順利進行。結(jié)賬過程中檢查 出的問題以書面單形式進行確認，次月 10 日匯總后送交總經(jīng)辦，若 檢查出來的問題未書面提交， 經(jīng)信管部核實， 每發(fā)生一次扣款 10 元。3 、在月末結(jié)帳時， 信管部人員未經(jīng)所屬領(lǐng)導(dǎo)