拼多多集團辦公室管理培訓

1、拼多多集團辦公室管理培訓辦公室管理和設置I。辦公室管理基礎知識1. 辦公室管理的概念所謂辦公室管理，就是對辦公室的構成條件及其信息服務活動進行計劃、 組織、指揮和控制的活動。管理的核心內(nèi)容是采取一系列有效的手段、技術、 方法、制度，從而最大限度地調(diào)動辦公室工作人員的積極性與主動性；管理的 目的在于實現(xiàn)包括制定計劃、組織實施、指揮協(xié)調(diào)、監(jiān)督控制諸環(huán)節(jié)在內(nèi)的整 個過程的總體目標優(yōu)化， 從而盡可能提高辦公室的運行效率， 最大限度地實現(xiàn) 辦公室的工作目的。2. 辦公室管理的內(nèi)容(1) 接收信息 (2) 記錄信息 (3) 處理信息 (4) 傳遞信息3. 辦公室管理的職能和任何社會管理一樣，辦公室管理也具

2、有二重性，即維護生產(chǎn)關系和組織 生產(chǎn)力， 提高工作效率。 在這里， 我們著重從后者出發(fā)談談辦公室管理的職能。從組織生產(chǎn)力 (辦公室所擁有的人、財、物 )角度看，辦公室管理總是以制(計劃目標 )定切實可行的計劃為起點， 通過對辦公室諸要素的組織和對人們的各項活動的 指揮與控制，使整個辦公室的活動協(xié)調(diào)發(fā)展，最后以實現(xiàn)辦公目的 為終點，構成一次循環(huán)；然后，在此基礎上再提出新的目標，開始新的循環(huán)。這種周而復始的循環(huán)過程就是辦公室的管理過程。這個過程的順序是既定的，但每一次循環(huán)的目標和具體內(nèi)容卻不是簡單地重復，而是根據(jù)不同的時間、 地空間上的點和條件加以變化。 正是由于管理過程的不斷重復和各環(huán)節(jié)在時間、

3、 并存和繼起，才使得辦公室管理的任務和辦公目的得以順利實現(xiàn)。n。辦公室的機構設置辦公室機構設置的要求一個良好的系統(tǒng)或組織機構必須具備三個條件：是必須明確規(guī)定各成員的職務分工及其范圍；二是根據(jù)職務規(guī)定責任與權限的分配，明確各職務間的相互關系；三是必須與公司系統(tǒng)的性質(zhì)、規(guī)模相適應。從而使所有成員在這組織中有 一個協(xié)調(diào)的工作環(huán)境，每個成員都能為完成系統(tǒng)的目標很好地作出自己的努 力。這是因辦公室的性質(zhì)和地位決定其必須從全局出發(fā)協(xié)助領導去解決問題。為辦公室是直接為領導工作服務的一個部門，辦公室工作好壞直接影響領導決策的正確程度與貫徹執(zhí)行決策的全部過程。 這是辦公室與其他業(yè)務職能部門不 同之處。川。辦公室

4、人員配備1. 配備原則由于辦公室是為領導開展工作而設置的輔助性機構，因此，在選擇和配備人員時，必須突出精兵簡政、優(yōu)化組合、健全制度、優(yōu)質(zhì)服務等原則。(1) 精兵簡政原則從現(xiàn)代行政管理來看，只有精干的人員組合，才能有效地提高辦公室工作 效率，使上情下達和下情上達，以及前后左右的聯(lián)系渠道暢通無阻。通常一個拼多多集團辦公室管理培訓較小的組織和單位， 辦公室人員應當限制在 5 人以內(nèi)， 稍大一點的單位也不宜 超過 10 人。(2) 優(yōu)化組合原則表現(xiàn)在工作安排中，是根據(jù)各人的長處和優(yōu)勢，進行合理分工，要求相互 配合，強調(diào)從全局著眼通力合作。(3) 健全制度原則辦公室工作承辦各種行政事務，涉及面非常廣泛，

5、包括許多有關組織和個也應當在執(zhí)人的利益及榮譽的具體問題。應當建立健全嚴格、細致、明確的規(guī)章和制度， 使辦公室人員工作有章可循。 即便規(guī)章中有不盡合情合理的內(nèi)容， 行中發(fā)現(xiàn)問題，及時向領導提供合理化建議。而不應借口拖延甚至放棄工作， 更不能憑主觀情緒和舊有經(jīng)驗對制度和規(guī)章視若無睹。(4) 優(yōu)質(zhì)服務原則辦公室作為領導工作的輔助機構，主要也是服務，怎樣提供優(yōu)質(zhì)服務應當 是辦公室人員明確的指導思想和信念。優(yōu)質(zhì)服務應主要把握三點： 平等。要求辦公室人員對領導和基層員工一視同仁，確立對上負責和對 下負責實質(zhì)是一致的觀念。 及時。辦公室承辦的行政事務大都具有時效性、臨時性等特點，要求辦 公室人員具有時效意識

6、， 努力提高工作效率， 使辦公室工作正常運轉(zhuǎn)并取得成 效。 嚴格。辦公室工作頭緒很多，事務龐雜，容易導致“跟著感覺走”的傾 向，應當嚴格按照規(guī)章辦事，防止發(fā)生不講原則、親疏有別的現(xiàn)象。遇到問題 多請示匯報，主動向其他部門請教和協(xié)調(diào)。2. 基本要求辦公室的特殊地位，決定了對辦公室人員的素質(zhì)要求，主要是忠誠可靠、拼多多集團辦公室管理培訓謙虛好學、工作勤奮、廉潔奉公。(1) 忠誠可靠辦公室人員為領導工作提供輔助，是領導的助手和參謀，崗位的重要性不言而喻。 辦公室人員在工作中經(jīng)常接觸領導、 組織會議、處理公文、 保管文件、對外聯(lián)絡及處理內(nèi)部事務等等， 耳聞目睹大量的機密信息，必須自覺防范失密、泄密的發(fā)

7、生。(2) 謙虛好學辦公室是公司的窗口和門面，其人員則是領導身邊的“近臣”，被人視為領導的代表或代言人，直接關系領導的形象和威信。 辦公室人員應充分認識自己所處的特殊位置，尤其注重謙虛謹慎， 平等待人， 尊重他人， 不能前倨后恭，傲氣臨人，以勢壓人。不因認為自己掌握情況多、接觸事物早而沾沾自喜，而要自覺地向群眾學習，向?qū)嶋H工作者學習， 不斷提高自身的知識素養(yǎng)和工作技 能。(3) 工作勤奮所以辦公室人員應辦公室人員工作點多面廣，許多工作只能埋頭苦干。好出風頭、信口開河 是大忌。 許多細小甚至瑣碎的具體事務要辦公室人員承擔， 當發(fā)揮兢兢業(yè)業(yè)、默默無聞、埋頭苦干、不計名利的優(yōu)良傳統(tǒng)。(4) 廉潔奉公

8、辦公室人員的工作特點，經(jīng)常是對上靠近領導，對下管理許多的人、財、 物，如果沒有廉潔奉公的基本素質(zhì)和要求， 而且將嚴重影響領導及整個組織的 對內(nèi)對外形象。w。辦公室人員個體素質(zhì)結構1. 知識結構辦公室工作頭緒繁多，涉及面廣，要求工作人員有盡可能廣博的知識，做一個“通才”和“雜家” 。因此辦公室人員尤其要秉承“活到老學到老”的思 想，不斷給自己充電。2. 能力要求能力，對于辦公室人員而言，是指完成其承擔工作的本領?；旧峡煞譃?基礎能力、 一般技巧和特殊技能三個層次。 這是辦公室人員知識結構和良好素 質(zhì)在工作中的綜合體現(xiàn)。辦公室人員應具有基本的寫作和辦事能力。對日常會議和領導指示的記 錄，要能領會

9、精神，把握實質(zhì)；起草文件應突出重點，觀點鮮明，邏輯、層次 清晰；公文處理要言簡意賅，快速及時。如果會議記錄掛一漏萬，甚至錯誤百 出，起草文件事無巨細，輕重不分，詞不達意，這樣的辦公室人員則缺乏基本 的工作能力，應當考慮提高其能力或調(diào)離。同時，辦公室人員還要辦事干練， 具備基本的辦事能力，包括辦文要及時、簡潔，辦會要有序、有效，對于領導 交辦的其他事務要準確、踏實地去完成。反應遲鈍，辦事拖拉，遇到困難一籌 莫展的人，即便是忠誠老實，也因缺乏基本能力，而決不會成為一個稱職的辦 公室人員。3. 道德素質(zhì)主要是服這是指辦公室人員與自身工作和職業(yè)活動密切相關的行為規(guī)范。從領導、埋頭苦干、公道正派、嚴守機

10、密等等。(1) 服從領導這是由辦公室人員職業(yè)性質(zhì)所決定的，作為領導工作的助手和參謀，要求 所作所為，舉手投足，應當嚴格按照領導的指示和意圖辦事，離開領導自行其 是，別出心裁胡亂發(fā)揮，都是職業(yè)道德所不允許的。個人的積極性、創(chuàng)造性也 只能在服從領導的前提下發(fā)揮， 而且更多地限于建議獻策等方面。 其中要注意， 不能將個人不成熟的想法甚至情緒化的意見，去影響和干擾領導的工作及決 策。(2) 埋頭苦干辦公室工作性質(zhì)，決定其人員的工作主要是實干，而不是夸夸其談。要圍 繞領導的工作來展開活動， 要求招之即來， 來之能干。 不聽召喚， 或陽奉陰違， 也是職業(yè)的大忌。期望通過跟隨領導而沽名釣譽、仗勢欺人和出人頭

11、地，都是 辦公室人員的工作紀律所不允許的。 相反，只有抱定在具體而又繁忙的工作中， 任勞任怨，腳踏實地，密切聯(lián)系實際的態(tài)度，有著吃苦耐勞甚至委曲求全的精 神，才能成為合格和優(yōu)秀的辦公人員。(3) 公道正派辦公室人員在工作中經(jīng)常接觸領導，與領導相對熟悉，關系密切。這就尤 其要注意自重自強， 不能將為領導服務理解為主仆關系而獻媚領導， 阿諛奉承， 溜須拍馬，這種做法是把工作中的服務關系庸俗化。同時，也不應利用接近領 導的機會，進讒言，泄私憤。上下左右內(nèi)外各方面的溝通工作中，要注意化解 矛盾，消除分歧，促進團結，而不應制造矛盾，擴大分歧，以圖從中漁利。對 待上級領導， 不論資歷職務， 接待來賓及基層

12、群眾， 都要一視同仁， 平等相待。切忌因人而異， 親疏有別， 更不能看來頭辦事情， 只有公道正派的辦公室人員， 才能做到胸襟寬闊，在工作中充滿朝氣和活力。(4) 嚴守機密辦公室工作人員還有一個顯著特點，是掌握和知道機密較多，并容易成為 打探消息的渠道和獲取情況的對象。 因此， 要求辦公室人員必須具備嚴守機密 的職業(yè)道德，自覺加強保密觀念。以往泄密、竊密現(xiàn)象的發(fā)生，許多是由于辦 公室人員的過失造成的。有意泄密、竊密是個人品格問題，姑且不論。即便是 無意的泄密，也大都因為吹噓、炫耀，嘴巴不牢，這是職業(yè)道德問題。要求辦 公室人員具備這一道德素質(zhì)， 首先要克服愛慕虛榮的心態(tài)， 才能真正做到不把 機密作

13、為“吹?！钡牟牧虾唾Y本。4. 心理條件了解和掌握必要的心理知識， 培養(yǎng)良好的心理品質(zhì)， 對于做好辦公室工作， 也具有重要意義。V .辦公室人員群體素質(zhì)結構一個有效的辦公室群體，應具備以下幾項功能：(1) 辦公室群體必須充分了解自己的任務(2) 辦公室群體內(nèi)部應有健全的意見溝通(3) 辦公室群體中的個體之間應保持高度的相互信任和相互忠誠(4) 辦公室群體中各個體之間應當相互協(xié)調(diào)和支持作為一個有系統(tǒng)性的辦公室群體， 它的各個個體在活動中形成了揚長避短 的“互補性” ，即每個個體活動是整體活動的一部分，整體活動也是個體活動 實現(xiàn)的先決條件， 一個健全的辦公室群體， 個體之間應當毫無顧慮地相互出謀 劃策、磋商討論，彼此支持。(5) 辦公室群體應當實行差別協(xié)調(diào)辦公室群體的各個個體在智力、 才能、 技術和性格上必然各具特點，