WORD排版技巧課件

1、Word 2007長篇文檔排版技巧主講人：白勝凱日期：2011.08.Word 2007Word 2007的窗口組成的窗口組成設(shè)置紙張和文檔網(wǎng)格設(shè)置紙張和文檔網(wǎng)格設(shè)置標題的自動化編號設(shè)置標題的自動化編號設(shè)計圖片和表格的自動化編號設(shè)計圖片和表格的自動化編號設(shè)置交叉引用設(shè)置交叉引用設(shè)置超鏈接設(shè)置超鏈接添加書簽添加書簽制作目錄制作目錄學(xué)習(xí)要點學(xué)習(xí)要點Word 2007的窗口組成窗口由快速訪問工具欄、標題欄、功能區(qū)、標尺、工作區(qū)、滾動條、狀態(tài)欄組成窗口由快速訪問工具欄、標題欄、功能區(qū)、標尺、工作區(qū)、滾動條、狀態(tài)欄組成狀態(tài)欄狀態(tài)欄標尺標尺滾動條滾動條工作區(qū)工作區(qū)Office按鈕按鈕功能區(qū)功能區(qū)快速訪問工

2、具欄快速訪問工具欄標題欄標題欄設(shè)置紙張和文檔網(wǎng)格紙張的設(shè)置首先：點擊“頁面布局”菜單，選擇點擊“頁面設(shè)置”命令，在“頁面設(shè)置”對話框中選擇“紙張”選項卡。網(wǎng)格的設(shè)置在“頁面設(shè)置”對話框中選擇“文檔網(wǎng)格”選項卡。點擊選擇“指定行和字符網(wǎng)格”單選框，在“字符”設(shè)置中，默認為“每行39”個字符，可以適當(dāng)減小，例如改為“每行37”個字符。同樣，在“行”設(shè)置中，默認為“每頁44”行，可以適當(dāng)減小，例如改為“每頁42”行。這樣，文字的排列就均勻清晰了。設(shè)置紙張和文檔網(wǎng)格設(shè)置紙張和文檔網(wǎng)格( (一一)word2007)word2007的多級編號初體驗的多級編號初體驗在文檔內(nèi)輸入所需要的標題內(nèi)容；按照希望的層

3、次結(jié)構(gòu)，為標題設(shè)置不同的大綱級別；選擇【開始】【段落】【多級列表】命令，在打開的菜單中選擇【列表庫】第一行最右側(cè)的多級編號類型，效果如下。設(shè)計標題的自動化編號設(shè)計標題的自動化編號( (二二) )創(chuàng)建多級列表創(chuàng)建多級列表例：我想要創(chuàng)建一個多級編號，下一個級別比上一個級別向右縮進0.5cm。第一個級別使用類似“第1章”的編號形式，第二個級別使用類似“1.2”的編號形式，第三個級別使用類似“1.2.1”的編號形式。注意光標的位置，若需要創(chuàng)建好的多級編號直接作用于各標題文字上，則在開始創(chuàng)建前選中這些標題；若只創(chuàng)建此類列表，將光標定位到文檔的空白位置；本例以作用在已有的標題文字上為例，首先要選定要應(yīng)用編

4、號的標題選擇【開始】【段落】【多級列表】【定義新的多級列表】選擇要設(shè)置的編號級別設(shè)置編號的外觀設(shè)置編號的位置設(shè)計標題的自動化編號設(shè)計標題的自動化編號選擇【單擊要修改的級別】列表框中的【1】，表示現(xiàn)在正在對第一個級別的右側(cè)會顯示第一個級別編號的樣貌。在【輸入編號的格式】框中輸入“第1章”，將【文本縮進位置】中的數(shù)值設(shè)置為【0厘米】，然后選擇【單擊要修改的級別】列表框中的【2】，開始設(shè)置第二個級別的編號。以此類推。設(shè)置完成后，單擊確定按鈕。設(shè)置第二個級別的編號設(shè)置第三個級別的編號設(shè)計標題的自動化編號設(shè)計標題的自動化編號得到想要的多級列表編號如下圖所示。例設(shè)計標題的自動化編號設(shè)計標題的自動化編號(

5、(三三) )將多級列表綁定到文檔的樣式中將多級列表綁定到文檔的樣式中打開【定義新多級列表】對話框，單擊右下角的【更多】按鈕，展開該對話框；在【單擊要修改的級別】列表中選擇要綁定到樣式的編號級別，然后在右側(cè)的【將級別鏈接到樣式】列表中選擇想要綁定到的樣式；用來定義多級自動編號的起始數(shù)字例設(shè)計標題的自動化編號設(shè)計標題的自動化編號( (四四) )解決列表庫中不能按級別自動生成多級編號的問題解決列表庫中不能按級別自動生成多級編號的問題方法一：選擇要設(shè)置多級編號的所有標題，在【列表庫】中先選擇一種不會出現(xiàn)問題的多級列表編號，保持文檔內(nèi)標題的選中狀態(tài)，然后在【列表庫】中選擇不能按級別自動生成多級編號的類型

6、；方法二： 通過改變多級編號的級別來解決?！鹃_始】【段落】【多級列表】【更改列表級別】，在彈出的列表中選擇編號的級別。例設(shè)計標題的自動化編號設(shè)計標題的自動化編號( (一一) )創(chuàng)建題注標簽創(chuàng)建題注標簽在word中，要對圖片和表格進行自動編號，其設(shè)置和操作方法完全一樣，唯一的區(qū)別在于題注標簽的名稱。創(chuàng)建題注標簽的步驟如下：【引用】【題注】【插入題注】命令，打開題注對話框；單擊【新建標簽】按鈕，打開【新建標簽】對話框，在【標簽】文本框中輸入題注標簽；單擊【確定】按鈕，將在【標簽】列表顯示新建的題注標簽。中設(shè)計圖片和表格的自動化編號設(shè)計圖片和表格的自動化編號(二二)在文檔中插入題注在文檔中插入題注

7、選中文檔要添加題注的標簽，選擇【引用】【題注】【插入題注】命令，打開【題注】對話框選擇所需的題注位置設(shè)置題注編號的形式用于控制題注中是否顯示標簽文字設(shè)計圖片和表格的自動化編號設(shè)計圖片和表格的自動化編號( (三三) )設(shè)置題注在文檔中的位置設(shè)置題注在文檔中的位置如何實現(xiàn)圖片題注正好位于圖片正下方呢？如何實現(xiàn)圖片題注正好位于圖片正下方呢？打開【樣式】窗格，右擊其中的【題注】樣式并選擇【修改】命令，打開【修改樣式】對話框，單擊【格式】區(qū)域中的【居中】按鈕，即可讓題注內(nèi)容位于文檔的水平居中位置，之后將圖片進行水平居中對齊，即可將題注調(diào)整到位于圖片正下發(fā)。例設(shè)計圖片和表格的自動化編號設(shè)計圖片和表格的自動

8、化編號 設(shè)置交叉引用的好處在于，如果被引用位置的名稱或是編號有所改變，那么在引用位置的交叉引用內(nèi)容在執(zhí)行一步操作后便可隨之更新并保持同步。 要想發(fā)揮交叉引用的最大效力，就需要使用word中的各種自動化功能，包括前面介紹過的多級自動編號、圖片和表格的題注等所有可以自動編號的項目。具體步驟如下：設(shè)置交叉引用設(shè)置交叉引用輸入引用向?qū)淖诸愃啤跋嚓P(guān)內(nèi)容請參考節(jié)”，將光標定位到“考”與“節(jié)”中間；選擇【插入】【連接】【交叉引用】命令。在【引用類型】列表框中選擇引用的類型（以“標題”為例），在【引用內(nèi)容】列表框中選擇要引用的標題內(nèi)容；單擊【插入】按鈕，將在光標位置插入交叉引用；若引用原位置的標題內(nèi)容發(fā)生變

9、化時，在交叉引用位置單擊鼠標右鍵，在彈出的菜單中選擇【更新域】命令即可。例設(shè)置交叉引用設(shè)置交叉引用要添加超鏈接，必須先指定要將超鏈接作用到哪些內(nèi)容上（超鏈接對象），然后再決定要鏈接到什么地方（超鏈接目標）。具體步驟如下：選擇好超鏈接目標；選擇【插入】【鏈接】【超鏈接】命令，打開【插入超鏈接】對話框；根據(jù)在左側(cè)的【鏈接到】列表中選擇的選項不同，將會得到不同的對話框。選擇好超鏈接目標，單擊【確定】按鈕完成超鏈接內(nèi)容。設(shè)置超鏈接設(shè)置超鏈接選擇文字后打開的對話框選擇圖形對象后打開的對話框什么都不選擇直接打開的對話框設(shè)置超鏈接設(shè)置超鏈接書簽就是一個標記，可以使用word中的其他功能指向書簽，并對書簽進行

10、引用從而得到所需的結(jié)果。利用書簽可以進行文檔內(nèi)容的快速定位。（一）在任意位置添加書簽（一）在任意位置添加書簽書簽可以包含文檔中的任何部分，也含一個點。如果想定位到段落或是某些對象，就需要選中它們；否則，只需將光標定位到文檔中的某個點即可。選擇【插入】【鏈接】【書簽】命令，打開【書簽】對話框。輸入書簽名對多個書簽有效單擊此按鈕即可添加書簽添加書簽添加書簽(二)跳轉(zhuǎn)到文檔中書簽所在的位置 設(shè)置書簽后，將光標定位到遠離書簽的頁面中，可以通過兩個方法快速查找并定位到書簽所在位置。法：選擇【插入】【鏈接】【書簽】命令，在【書簽】對話框的列表中選擇要使用的書簽，然后單擊【定位】按鈕；法：選擇【開始】【編輯

11、】【查找】命令，打開【查找和替換】對話框【定位】選項卡，在【定位目標】列表中選擇【書簽】，在右側(cè)的列表選擇所需的書簽名。例添加書簽添加書簽(三三)利用交叉引用在文檔中引用書簽的內(nèi)容利用交叉引用在文檔中引用書簽的內(nèi)容使用書簽，可以對文檔中的任何內(nèi)容創(chuàng)建交叉引用。選擇要作為書簽的內(nèi)容，將其創(chuàng)作為書簽；將光標定位到需要引用此書簽內(nèi)容的位置，選擇【引用】【題注】【交叉引用】命令，打開【交叉引用】對話框；在【引用類型】列表中選擇【書簽文字】，在【引用哪一個書簽】列表中選擇一個書簽名稱。添加書簽添加書簽(四四)將書簽應(yīng)用到超鏈接中將書簽應(yīng)用到超鏈接中選擇要創(chuàng)建超鏈接的對象并打開此對象的【插入超鏈接】對話框

12、，在【鏈接到】列表中選擇書簽的位置；如果要超鏈接到當(dāng)前文檔外的其它文檔中的書簽，則在【鏈接到】列表中選擇【原有文件或網(wǎng)頁】，再在中間列表中選擇外部的一個文檔，單擊【書簽】按鈕選擇書簽；添加書簽添加書簽1.樣式的概念： Word中所謂的樣式（Styles），是指一類“格式（Formats）”的集合，它指定了文字的呈現(xiàn)方式。 使用樣式步驟：選中要套用樣式的文字；在“快速樣式列表”中點擊任意一個樣式，這段選擇的文字就會變?yōu)橄鄳?yīng)樣式；制作目錄制作目錄1）新建樣式單擊在功能區(qū)“樣式”選項卡的對話框啟動器 ，出現(xiàn)如圖所示“樣式”對話框，單擊 ，新建樣式，如圖所示。在彈出的“新建樣式”對話框中按需設(shè)置格式。

13、“樣式”對話框“新建樣式”對話框制作目錄制作目錄2.2.自動目錄生成的步驟：自動目錄生成的步驟：將文檔的標題按級別高低分別選擇樣式選項卡中的標題1、標題2、標題3單擊“引用”按鈕，在“目錄”下拉列表中選擇自動目錄自動目錄是基于word內(nèi)置的標題樣式例制作目錄制作目錄3.3.自定義創(chuàng)建目錄：自定義創(chuàng)建目錄：新建所需的樣式，不妨設(shè)置新建樣式名稱分別為“新樣式1”、“新樣式2”、“新樣式3”將文檔的標題按級別高低分別選擇樣式選項卡中的新樣式1、新樣式2、新樣式3選擇“引用”“目錄”“插入目錄”命令，打開目錄對話框根據(jù)所需設(shè)置目錄外觀選擇此項后，目錄可以像超鏈接一樣自動跳轉(zhuǎn)制作目錄制作目錄單擊“選項”

14、按鈕，打開“選項”對話框，設(shè)置新建樣式的目錄級別例制作目錄制作目錄改變目錄格式 創(chuàng)建目錄后，無論目錄級別如何，目錄中的各標題字體都是“宋體、五號”等固定格式，有時需要通過不通的字體和文字大小來明顯區(qū)分目錄中各級別，則可通過修改word中的目錄樣式來實現(xiàn)。單擊“引用”“目錄”“插入目錄”“修改”，打開“樣式”對話框，點擊“修改”按鈕，按需修改。制作目錄制作目錄5.讓目錄與實際內(nèi)容同步讓目錄與實際內(nèi)容同步 (一)當(dāng)讓word根據(jù)標題大綱級別自動生成目錄后，如果文檔標題內(nèi)容有任何改變，只需要對目錄進行更新，即可使目錄始終與文檔內(nèi)容保持同步。但是根據(jù)創(chuàng)建目錄時所用的方法不同。對目錄更新也有不同的方法。

15、如果使用word預(yù)置的目錄框架自動創(chuàng)建的目錄（【自動目錄1】和【自動目錄2】）那么在框架頂部會顯示一個【更新目錄】命令。制作目錄制作目錄(二)如果創(chuàng)建的目錄是自定義目錄，則目錄不會創(chuàng)建在框架中，也無【更新目錄】之類的命令。此種情況下，更新目錄的方法為：右擊目錄內(nèi)容，在彈出的菜單中選擇“更新域”命令；制作目錄制作目錄6.6.制作圖表目錄制作圖表目錄要創(chuàng)建圖表目錄，有以下兩個關(guān)鍵點：為圖片或表格設(shè)置好題注標簽；選擇好圖片題注所使用的樣式。使用樣式對圖表題注內(nèi)容進行格式化（以【題注】樣式為例）；將光標定位到要放置圖表目錄的位置，然后選擇【引用】【題注】【插入圖表目錄】命令，打開【圖表目錄】對話框；只