《秘書學(xué)概論》思考題答案-第一章

1、秘書學(xué)概論緒論1. 秘書學(xué)發(fā)展階段的成果表現(xiàn)在哪些方面? 秘書學(xué)發(fā)展階段的成果可以概括為:（1）秘書職能的發(fā)展轉(zhuǎn)變（2）建立了秘書學(xué)科（3）秘書職業(yè)化的初步形成（4）秘書工作手段與方法的大變革2. 秘書學(xué)的研究對象是什么？秘書學(xué)就是研究秘書工作和秘書活動(dòng)的特性與規(guī)律的科學(xué)。3. 從廣義看，秘書學(xué)研究的內(nèi)容和范圍包括哪些?從廣義層面我們認(rèn)為，秘書學(xué)是一個(gè)包括理論秘書學(xué)、應(yīng)用秘書學(xué)、歷史秘書學(xué)和秘書教育學(xué)四個(gè)主要部分構(gòu)成的理論體系。4. 秘書學(xué)與文書學(xué)、檔案學(xué)有什么區(qū)別?秘書學(xué)、文書學(xué)、檔案管理學(xué)都是獨(dú)立的、密切相關(guān)的學(xué)科。從學(xué)科產(chǎn)生的時(shí)間來看，檔案學(xué)的產(chǎn)生已有70多年歷史，文書學(xué)與檔案學(xué)產(chǎn)生的時(shí)

2、間大致相當(dāng)，領(lǐng)屬于檔案學(xué)的檔案管理學(xué)產(chǎn)生的時(shí)間也相對較早，而秘書學(xué)產(chǎn)生的時(shí)間距今只有30年。從研究對象來看，秘書學(xué)研究秘書工作與秘書活動(dòng)及其規(guī)律，文書學(xué)研究文書現(xiàn)象及其規(guī)律，檔案管理學(xué)研究檔案形成、發(fā)展和檔案工作實(shí)踐。這是它們各自成為獨(dú)立學(xué)科并相互區(qū)分的主要標(biāo)志。秘書學(xué)作為一門獨(dú)立學(xué)科，有自己獨(dú)特的研究對象和研究范疇，比如秘書學(xué)研究文書與檔案,不能混同于文書學(xué)和檔案管理學(xué)?！懊貢鴮W(xué)不能一般性地去研究這些內(nèi)容，應(yīng)當(dāng)從秘書工作的特點(diǎn)出發(fā)，根據(jù)秘書工作的需要和要求，研究與秘書工作有密切關(guān)系的那部分文書工作與檔案工作的內(nèi)容。”所以說，秘書學(xué)、文書學(xué)、檔案管理學(xué)既是密切相關(guān)的學(xué)科，也是有明確分野、各自獨(dú)

3、立的學(xué)科。秘書學(xué)概論第一章思考題參考答案1. 什么是秘書？辭海對秘書的定義是什么？定義秘書概念，首先應(yīng)將其界定為一種職業(yè)，在此基礎(chǔ)上，再對秘書這一概念的內(nèi)涵進(jìn)行定義。應(yīng)從三個(gè)方面考慮問題：一是秘書的主要活動(dòng)范圍是領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)或領(lǐng)導(dǎo)者身邊；二是秘書的主要工作方式是處理信息和綜合服務(wù)；三是秘書工作的根本性質(zhì)是輔助管理。秘書國家職業(yè)標(biāo)準(zhǔn)（2006）：秘書是“從事辦公室程序性工作、協(xié)助上司處理政務(wù)及日常事務(wù)并為決策及實(shí)施提供服務(wù)的人員。”辭海對于秘書的定義：秘書是指身處領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)或領(lǐng)導(dǎo)者身邊，以處理信息和綜合服務(wù)的方式輔助領(lǐng)導(dǎo)者實(shí)施管理的工作人員。2. 中國古代秘書的稱謂有哪些？ 中國古代多無“秘書”之名，

4、而行“秘書”之實(shí)，歷朝歷代從事秘書工作的人員有著不同的稱謂。史記載，黃帝時(shí)期的“倉頡”、“沮誦”作為收集、記錄史事的史官擔(dān)任秘書工作；夏商周時(shí)期的史官承擔(dān)日常秘書工作；這些史官分為四類：一是貞卜史官，二是祭祀史官，三是作冊史官，四是記事史官，有史、卿史等，負(fù)責(zé)記錄帝王言行、保管圖書、記錄立法等文書檔案工作。從秦漢開始，秘書職責(zé)逐漸確立，從中央到地方都設(shè)有專門的秘書機(jī)構(gòu)以及秘書。其稱謂各不相同。如秦漢時(shí)丞相、御史大夫，尚書屬于中央秘書，皇宮里還出現(xiàn)了逐日記錄皇帝言行的女史。魏晉時(shí)的中書監(jiān)、中書令、通事郎、侍中；唐宋時(shí)的通事舍人、起居舍人、給事中、符寶郎以及翰林學(xué)士等；明代的內(nèi)閣大學(xué)士、中書舍人、

5、通政使；清代的軍機(jī)大臣、六科給事中等。這些秘書多是有文才的名儒學(xué)士，在朝廷中擔(dān)任要職，屬于秘書官員，侍奉帝王左右，出謀劃策，輔助施政，受到高度重視。除了在中央設(shè)有秘書機(jī)構(gòu)和秘書人員，在軍隊(duì)和地方也都設(shè)有專門的秘書人員，負(fù)責(zé)草擬文書、辦理公務(wù)、掌管典籍，輔助地方官員決策。如魏晉時(shí)軍隊(duì)中軍幕府設(shè)有文字秘書稱記室令史；唐宋時(shí)期軍隊(duì)秘書官有判官、孔目、記室參軍、掌書記等。地方也設(shè)置了不少秘書機(jī)構(gòu)輔助地方政府辦理公務(wù)，如知事、書吏、典吏、抄事、貼書等。直至近代，中華民國臨時(shí)政府在南京成立，孫中山在大總統(tǒng)府設(shè)置“秘書處”，在其中設(shè)有秘書長、秘書，至此“秘書”具有了現(xiàn)代意義。3. 簡述中國秘書職業(yè)的分類。在

6、我國現(xiàn)代秘書的分類問題上，歷來說法不一，各執(zhí)一詞，研究者從各自的角度出發(fā)，按照不同的標(biāo)準(zhǔn)對秘書進(jìn)行了分類：常崇宜在其主編的秘書學(xué)概論中指出：秘書的分類有一定的難度，一是難在過去定義尚未解決，何從分類；二是難在我國社會(huì)正處在急劇發(fā)展變化的過程中，比如在“文革”前，秘書即使是經(jīng)濟(jì)單位的秘書，也基本上都是“政治型”的。而今天則財(cái)經(jīng)型秘書、涉外型秘書、商務(wù)秘書、科技秘書等等大量出現(xiàn)。然而沒有分類，秘書學(xué)研究又無法深入。因此，從我國秘書的工作實(shí)際出發(fā)，粗線條地把我國秘書分為公務(wù)秘書與非公務(wù)秘書兩大類。張同欣、楊鋒在其主編的秘書學(xué)概論中指出：我國秘書的分類，可以從橫向和縱向兩個(gè)方面來分。在橫向分類中，按服

7、務(wù)對象和經(jīng)濟(jì)支取分為公務(wù)秘書和私人秘書；按業(yè)務(wù)范圍寬窄分為通用秘書和專業(yè)秘書；按精力投放的多少分為專職秘書和兼職秘書；按智能特長分為參謀型秘書、辦事型秘書、公關(guān)型秘書、技術(shù)型秘書、秀才型秘書和綜合型秘書；按組織內(nèi)部分工分為行政秘書、文字秘書、機(jī)要秘書、通訊秘書、信訪秘書、事務(wù)秘書、生活秘書、外事秘書、會(huì)務(wù)秘書；按秘書所從事的行業(yè)特征分為企業(yè)秘書、法律秘書、科技秘書、教學(xué)秘書、涉外秘書。在縱向分類中，按組織級別分為中央國家機(jī)關(guān)秘書、地方領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)秘書和基層單位秘書；按職務(wù)高低的角度分為高級秘書、中級秘書和初級秘書；從輔助功能的角度分為輔助決策層秘書、行政執(zhí)行層秘書和技術(shù)操作層秘書。丁曉昌、冒志祥在

8、其主編的秘書學(xué)與秘書工作中指出：秘書的分類問題是一個(gè)具有動(dòng)態(tài)性的問題，它是隨著社會(huì)的發(fā)展、國家機(jī)構(gòu)改革形勢的變化而變化的。隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步，秘書工作內(nèi)容日益豐富、范圍日趨廣泛，秘書的分類也越來越細(xì)。對我國當(dāng)代秘書所作的粗略劃分是：按秘書的工資支付來源分為公職秘書和私人秘書；按秘書任職的單位性質(zhì)分為公務(wù)秘書和企業(yè)秘書；按輔助對象分為集體秘書和個(gè)人秘書；按職業(yè)角度分為通用秘書與專用秘書；按秘書工作內(nèi)容的角度分為機(jī)要秘書、業(yè)務(wù)秘書和行政秘書；按秘書工作性質(zhì)的不同分為政務(wù)秘書、事務(wù)秘書和專業(yè)秘書。4. 秘書職業(yè)的特點(diǎn)有哪些？（一）廣泛性（二）近身性（三）服務(wù)性（四）從屬性5. 了解實(shí)際，談?wù)剬?shí)現(xiàn)中國

9、秘書職業(yè)化的途徑。(1)加大對秘書職業(yè)的宣傳，樹立現(xiàn)代秘書職業(yè)觀念(2)制定法律法規(guī)，完善職業(yè)監(jiān)督(3)在推行秘書職業(yè)資格認(rèn)證的同時(shí)，規(guī)范秘書上崗制度，嚴(yán)格職業(yè)準(zhǔn)入(4)深化秘書學(xué)理論研究和秘書職業(yè)研究秘書學(xué)概論第三章1秘書的精神素養(yǎng)包括哪些內(nèi)容，如何提高秘書的精神素養(yǎng)？答：秘書的精神素養(yǎng)包括秘書的思想政治素養(yǎng)和秘書的職業(yè)道德與作風(fēng)修養(yǎng)兩大部分。秘書要想提高精神素養(yǎng)，首先要加強(qiáng)自身的思想政治修養(yǎng)，通過學(xué)習(xí)馬克思主義哲學(xué)提高政治理論水平；熟悉國家的各項(xiàng)法律法規(guī)，樹立法制觀念；了解政府的各種方針政策，準(zhǔn)確把握政策導(dǎo)向。其次要加強(qiáng)職業(yè)道德修養(yǎng)，在實(shí)際工作中默默奉獻(xiàn)，甘當(dāng)配角；嚴(yán)守機(jī)密，守口如瓶；在日

10、常工作中實(shí)事求是，不弄虛作假；與人交往一視同仁，不卑不亢；待人接物誠實(shí)守信，一諾千金。再次，要加強(qiáng)自身的工作作風(fēng)修養(yǎng)，養(yǎng)成辦事雷厲風(fēng)行、嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致、謙虛謹(jǐn)慎、勤奮耐勞、思路清晰的良好工作習(xí)慣。2秘書的知識結(jié)構(gòu)由哪幾部分內(nèi)容組成？答：秘書的知識結(jié)構(gòu)包括（1）基礎(chǔ)知識（2）專業(yè)知識 （3）相關(guān)知識三大部分，其中（1）基礎(chǔ)知識主要包括：馬克思主義理論知識、語言文字知識、歷史地理知識、法律法規(guī)知識以及辦公自動(dòng)化方面的知識。（2）專業(yè)知識主要包括：秘書學(xué)、文書學(xué)、應(yīng)用寫作學(xué)、檔案管理學(xué)、公共關(guān)系學(xué)等知識。（3）相關(guān)知識主要包括：領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)、管理學(xué) 、經(jīng)濟(jì)學(xué) 、心理學(xué)以及社會(huì)學(xué)、倫理學(xué)、決策學(xué)、咨詢學(xué)、統(tǒng)計(jì)學(xué)

11、、新聞學(xué)、傳播學(xué)以及文學(xué)、美學(xué)等方面的知識。3秘書的能力素養(yǎng)的具體內(nèi)容是什么？答：秘書的能力素養(yǎng)包括:（一）基礎(chǔ)能力 （二）專業(yè)能力 （三）基本技能三部分，其中 （一）基礎(chǔ)能力主要包括：觀察力、注意力、記憶力、思維力等。（二）專業(yè)能力主要包括：表達(dá)能力（含書面表達(dá)能力和口頭表達(dá)能力）、辦事能力、管理能力、應(yīng)變能力、社交能力等。（三）基本技能主要包括：現(xiàn)代化辦公設(shè)備的操作技能、常用辦公軟件的使用技能和網(wǎng)絡(luò)辦公技能等。 4秘書應(yīng)該具備哪些心理素質(zhì)和性格特征？答：秘書應(yīng)該具備的心理素質(zhì)有：正確而高尚的工作動(dòng)機(jī)，對本職工作濃厚的興趣，堅(jiān)強(qiáng)、果斷的意志，積極、樂觀的情緒，要克服自卑、自負(fù)、嫉妒、焦慮、厭

12、煩的工作情緒。秘書應(yīng)該具備的性格特征是：開朗豁達(dá)、堅(jiān)韌頑強(qiáng)、寬容友愛、幽默風(fēng)趣、穩(wěn)重自制。5了解以下企業(yè)秘書的職責(zé)，談?wù)劽貢鴳?yīng)該具備的職業(yè)素養(yǎng)。答：秘書應(yīng)具有全局意識，凡事能從單位整體利益出發(fā)，要具備良好的溝通協(xié)調(diào)能力、一定的組織管理能力、較強(qiáng)的輔助決策能力、以及一定的領(lǐng)導(dǎo)能力和優(yōu)秀的寫作能力，要成為領(lǐng)導(dǎo)得力的助手。秘書學(xué)概論第四章1秘書職能的基本內(nèi)容包括哪些，怎樣認(rèn)識和理解秘書職能？答：秘書職能的基本內(nèi)容包括辦理事務(wù)、溝通協(xié)調(diào)、輔助決策、督促檢查所謂職能，是指“人、事物、機(jī)構(gòu)應(yīng)有的作用；功能”。如此，秘書職能，是指在組織管理過程中，秘書所擔(dān)負(fù)的職責(zé)和應(yīng)發(fā)揮的作用與總體功能。秘書職能具有較強(qiáng)的

13、概括性，它從宏觀上規(guī)定秘書的工作方向、活動(dòng)范圍和辦事標(biāo)準(zhǔn)。秘書職能的主體是秘書，而不是其他。秘書以獨(dú)特的秘書工作，促進(jìn)管理職能的實(shí)現(xiàn)，提高組織管理效率。秘書職能區(qū)別于秘書業(yè)務(wù)與秘書實(shí)務(wù)。秘書業(yè)務(wù)主要強(qiáng)調(diào)秘書工作的專業(yè)性。秘書實(shí)務(wù)是與秘書學(xué)理論相對的概念，包括秘書工作的具體內(nèi)容與工作的方式方法。秘書業(yè)務(wù)與秘書實(shí)務(wù)二者均屬于“操作層面的具體事務(wù)，且因主管或組織需要的不同而各有不同?！?秘書職能與秘書工作也是兩個(gè)不同層面的概念。秘書工作是秘書職能的具體體現(xiàn)，秘書職能是對秘書工作的概括與抽象。因此，把秘書職能劃分為一般職能、基本職能和某項(xiàng)具體職能是不可取的。 20世紀(jì)突出強(qiáng)調(diào)秘書機(jī)構(gòu)的參謀助手作用、督

14、促檢查作用和協(xié)調(diào)綜合作用。而秘書職能不僅要概括地體現(xiàn)秘書活動(dòng)的基本內(nèi)容，也要體現(xiàn)秘書職業(yè)的功能和作用。2怎樣理解秘書職能與秘書工作的關(guān)系？ 答： 秘書職能與秘書工作是兩個(gè)不同層面的概念。秘書工作是秘書職能的具體體現(xiàn)，秘書職能是對秘書工作的概括與抽象。因此，把秘書職能劃分為一般職能、基本職能和某項(xiàng)具體職能是不可取的。 秘書職能，是指在組織管理中，秘書所擔(dān)負(fù)的職責(zé)和應(yīng)發(fā)揮的總體功能。秘書以獨(dú)特的秘書工作，促進(jìn)組織管理職能的實(shí)現(xiàn)，提高組織管理效率。根據(jù)秘書職能特征，可以把秘書工作分為四類：一是日常事務(wù)工作；二是專項(xiàng)工作；三是領(lǐng)導(dǎo)授意工作；四是參謀輔助工作。秘書四大職能，即辦理事務(wù)、溝通協(xié)調(diào)、輔助決策

15、、檢查督辦。秘書四大職能以辦理事務(wù)為基礎(chǔ)，以輔助決策為核心，相互了解、相互滲透，形成一個(gè)有機(jī)的不可分割的整體。3秘書工作的內(nèi)容有哪些，怎樣認(rèn)識秘書授權(quán)工作的內(nèi)容、特點(diǎn)與要求。答：根據(jù)秘書職能特征，可以把秘書工作分為四類：一是日常事務(wù)工作；二是專項(xiàng)工作；三是領(lǐng)導(dǎo)授意工作；四是參謀輔助工作。 秘書授權(quán)工作的內(nèi)容：文書擬寫、督查工作、協(xié)調(diào)工作秘書授權(quán)工作的特點(diǎn)：一是被動(dòng)工作。是在組織領(lǐng)導(dǎo)授意之下以被動(dòng)的方式進(jìn)行的，是代表組織領(lǐng)導(dǎo)說話，具有較強(qiáng)的遵命性；二是針對性強(qiáng)。具有鮮明的針對性，對象非常明確。三是群體智慧。秘工作往往需要發(fā)揮群體優(yōu)勢，集思廣益，是集體智慧的結(jié)晶；四是政策性強(qiáng)。要以黨和國家的路線、

16、方針、政策為依據(jù)，又要能夠提出政策性強(qiáng)、便于基層執(zhí)行的指令。 秘書授權(quán)工作的要求：秘書根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)授意代組織立言，體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)意圖和愿望的寫作活動(dòng)。能夠嚴(yán)格按照法律法規(guī)辦事，保障有關(guān)方針、政策的貫徹落實(shí)，切實(shí)實(shí)現(xiàn)政令暢通，令行禁止。重點(diǎn)在于圍繞重要管理指令和中心工作，抓大事、要事和久拖不決之事。開展協(xié)調(diào)工作有利于實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)管理，保證政令暢通；有助于和諧組織內(nèi)外人際關(guān)系，增強(qiáng)組織的凝聚力和向心力。秘書學(xué)概論第六章1如何理解秘書工作的一般規(guī)律？服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)公務(wù)活動(dòng)，輔助領(lǐng)導(dǎo)管理，適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)的觀念與行為，是秘書工作的基本規(guī)律。 （1）從服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)公務(wù)活動(dòng)看秘書工作的一般規(guī)律 秘書工作的實(shí)質(zhì)是為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)；秘書活動(dòng)隨領(lǐng)導(dǎo)

17、活動(dòng)的產(chǎn)生而產(chǎn)生；哪里有領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)，哪里就有秘書的工作；秘書服務(wù)要領(lǐng)導(dǎo)公務(wù)需要；秘書工作的質(zhì)量影響領(lǐng)導(dǎo)效果。（2）從輔助領(lǐng)導(dǎo)管理看秘書工作的一般規(guī)律輔助領(lǐng)導(dǎo)管理是秘書工作的中心任務(wù)；輔助領(lǐng)導(dǎo)管理的基本內(nèi)容；秘書工整理必須努力提高輔助水平；秘書對領(lǐng)導(dǎo)的輔助是綜合輔助；秘書工作有一定的權(quán)威性；輔助性決定了領(lǐng)導(dǎo)工作與秘書工作之間的關(guān)系。（3）從適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)的觀念與行為看秘書工作的一般規(guī)律全面領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖；取得領(lǐng)導(dǎo)的信賴；研究領(lǐng)導(dǎo)工作特點(diǎn)；秘書必須適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)的觀念和行為。2如何正確運(yùn)用秘書工作的一般規(guī)律？服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)，輔助領(lǐng)導(dǎo)管理，適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)的觀念與行為，是秘書工作的一般規(guī)律。這些規(guī)律適用于古今中外的秘書工作，

18、都是秘書工作中的固有的、本質(zhì)的了解。秘書工作和秘書人員本身，就是領(lǐng)導(dǎo)需要的產(chǎn)物，服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)公務(wù)活動(dòng)是領(lǐng)導(dǎo)對秘書工作的基本要求。輔助領(lǐng)導(dǎo)管理的有效程度，是衡量秘書工作的重要標(biāo)準(zhǔn)。適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)的觀念與行為，有利于秘書職能作用的有效開展為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)是秘書這一職業(yè)的宗旨，這是不能由秘書個(gè)人的意愿所改變的。這就是這一總規(guī)律的理論基礎(chǔ)。認(rèn)識這條規(guī)律，有助于推動(dòng)秘書工作健康發(fā)展；遵循這一規(guī)律，既有利于提高秘書工作的質(zhì)量和效率，又有利于對領(lǐng)導(dǎo)工作的輔助和優(yōu)化。違背了它，就決不可能做好秘書工作，秘書也就失去了存在的價(jià)值。3簡述ABC重點(diǎn)管理法的應(yīng)用。ABC重點(diǎn)管理 法,又稱巴雷托分析法、主次因素分析法 、ABC分析法、

19、分類管理法。 是根據(jù)事物的經(jīng)濟(jì)、技術(shù)等方面的主要特征，運(yùn)用數(shù)理統(tǒng)計(jì)方法，進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、排列和分析，抓住主要矛盾，分清重點(diǎn)與一般，從而有區(qū)別地采取管理方式的一種定量管理方法。借鑒這種管理方法的內(nèi)涵是在被動(dòng)接受任務(wù)后，主動(dòng)安排辦理順序。即按照重要和急緩程度分類排列辦理順序，將要事急事列為A類，要高度注意，優(yōu)先處理慎重處理。舍得時(shí)間，優(yōu)先解決重要的緊急的少數(shù)問題。將重要但不急辦的事項(xiàng)列為B類，較慎重處理，確保各項(xiàng)工作按質(zhì)按量在規(guī)定的時(shí)限內(nèi)完成。將一般性事務(wù)和可暫緩辦理的事項(xiàng)列為C類，采取合并同類項(xiàng)的方法有計(jì)劃地進(jìn)行一般處理，也可留到時(shí)間比較充裕時(shí)辦理。比如，在處理文件時(shí)可暫緩處理一般性傳閱文件，待緊急文

20、件來時(shí)一并送給領(lǐng)導(dǎo)，這樣既節(jié)省了來回送文的時(shí)間，又可避免因瑣事而頻繁地出現(xiàn)。4簡述秘書協(xié)調(diào)方法的類型。（1）會(huì)議協(xié)調(diào)是一種正式協(xié)調(diào)方法，是秘書協(xié)調(diào)工作中最常見、最基本方法。協(xié)調(diào)會(huì)議圍繞特定的主題，面對面地反復(fù)進(jìn)行溝通，開拓思維視野，具有集思廣益的功能。協(xié)調(diào)會(huì)議吸收與工作有關(guān)的組織和人員共同參加，顧及方方面面的權(quán)益，防止獨(dú)斷專行。（2）走訪調(diào)研協(xié)調(diào)法對不宜召集會(huì)議形式的協(xié)調(diào)事項(xiàng), 可直接與被了解的人接觸, 就反映的問題或某些工作,耐心聽取對方的意見看法。通過討論獲得統(tǒng)一或部分統(tǒng)一的結(jié)論。涉及幾個(gè)部門的事項(xiàng)還應(yīng)廣泛走訪分別協(xié)商達(dá)到統(tǒng)一。（3）征詢協(xié)調(diào)方法也叫轉(zhuǎn)單協(xié)調(diào)法。是指對于某些工作,如制定計(jì)劃

21、、修改文件、協(xié)調(diào)進(jìn)度等，都可以通過由有關(guān)人員在簽呈文件上共同簽字以示了解的方式完成協(xié)調(diào)任務(wù)。一般均由秘書傳遞轉(zhuǎn)單文件、計(jì)劃討論稿、某些商議材料等,秘書還要整理經(jīng)數(shù)個(gè)部門領(lǐng)導(dǎo)或有關(guān)部門人員閱簽后的意見, 集中起來形成相對一致的意見,向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。（4）政策法規(guī)協(xié)調(diào)方法，是以系統(tǒng)完備的政策法規(guī)體系為依據(jù)的協(xié)調(diào)方法。政策法規(guī)既是各級各類組織開展各種活動(dòng)的依據(jù)和標(biāo)準(zhǔn)，也是管理事務(wù)調(diào)整工作活動(dòng)過程的精神成果。（5）會(huì)稿協(xié)調(diào)法 指的是若干相關(guān)部門和個(gè)人，為處理相關(guān)問題，就所認(rèn)同的內(nèi)容與合作的事項(xiàng)等，共同撰寫文稿的過程。5簡述秘書信息溝通的具體方法。信息溝通的方法有多種多樣，可按各類標(biāo)準(zhǔn)劃分為各種類型。根據(jù)秘

22、書信息溝通對象的不同，秘書溝通可分為縱向信息溝通和橫向信息溝通；根據(jù)信息溝通所使用工具的不同，秘書溝通的方法可分為語言信息溝通、非語言信息溝通、網(wǎng)絡(luò)信息溝通等。秘書信息溝通的具體方法有（1）縱向信息溝通包括上行溝通也稱向上溝通，即秘書與領(lǐng)導(dǎo)的溝通。這種溝通是秘書對領(lǐng)導(dǎo)的要求做出反饋、表達(dá)態(tài)度、匯報(bào)情況、使領(lǐng)導(dǎo)了解工作的進(jìn)度過程；是秘書向上級提供新的信息資料，呈送材料、反饋交流信息、下情上達(dá)、服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)工作的過程。下行溝通領(lǐng)導(dǎo)向秘書傳達(dá)命令，下達(dá)任務(wù)，或秘書向下級部門傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)意圖的上情下達(dá)過程。是傳統(tǒng)的完成工作的方法。（2）橫向信息溝通也稱平行溝通或秘書與職能部門的溝通，是指在同級之間，或不相隸屬

23、的各單位之間的信息傳遞。（3）語言信息溝通包括口頭信息溝通無論是橫向溝通還是縱向信息溝通，都離不開口語表達(dá)。口頭溝通是信息溝通的主要形式，即以說話的方式，把信息變成言語進(jìn)行傳遞和反饋，如交談、會(huì)議、解釋、接待、發(fā)言、演講、打電話等。書面信息溝通即用文字、符號、圖表、數(shù)字等書面形式進(jìn)行信息傳遞交流，也是秘書經(jīng)常采用的信息溝通方式。這種信息溝通包括如文件、簡報(bào)、報(bào)表、報(bào)告、會(huì)議記錄、新聞稿件、工作計(jì)劃總結(jié)，書籍和文獻(xiàn)資料，以及各種信件、電報(bào)等。（4）非語言信息溝通就是由個(gè)體的軀體各部位所發(fā)出的身體語言，它涉及表情、動(dòng)作、手勢、姿勢、聲音、服飾、距離等非言語手段進(jìn)行的信息交流，是口頭溝通的重要輔助形

24、式，具有修飾性、替代性、散發(fā)性和暗示性等特點(diǎn)，能表達(dá)語言難以表達(dá)的思想情感，起到強(qiáng)化口頭溝通的作用。它是秘書人員在與領(lǐng)導(dǎo)者、公務(wù)人員和其他社會(huì)成員的交往中，不可缺少的一種補(bǔ)充信息溝通形式。（5）網(wǎng)絡(luò)信息溝通利用網(wǎng)絡(luò),秘書可以在第一時(shí)間向領(lǐng)導(dǎo)提供最有效，最新的信息；快捷便利發(fā)布和收集相關(guān)信息；自由的選擇接受信息的內(nèi)容、時(shí)間和方式，比如文字方式、圖片方式、視頻方式等。6簡述提高時(shí)間利用率方法。（1）提高單位時(shí)間的利用率。處理工作要專心致志，集中注意力，用最短的時(shí)間完成任務(wù)，在精力旺盛之時(shí)，迅速處理各種事務(wù)。（2）建立正確的時(shí)間觀念。培養(yǎng)節(jié)約時(shí)間的技能，簡化處理事務(wù)的程序。例如可用電話解決的問題不開

25、會(huì)，不寫信；開會(huì)目標(biāo)明確，減少開會(huì)人數(shù)，縮短時(shí)間；復(fù)函處理困難工作；通話簡潔，集中回復(fù)電話，儲(chǔ)存好常用電話號碼。（3）善于擠時(shí)間。用頭腦清醒的時(shí)間撰稿，隨時(shí)備好紙和筆，做好記錄備忘提示；在最緊急的時(shí)候，也要把握最后一分鐘，防止返工。（4）合理使用零碎時(shí)間。所謂零碎時(shí)間是指不構(gòu)成連續(xù)時(shí)段的某項(xiàng)工作與另一項(xiàng)工作銜接之間的空余時(shí)間。這種空余時(shí)間，一種是不可預(yù)計(jì)的零碎時(shí)間；另一種是事前可以預(yù)計(jì)的零碎時(shí)間，如公務(wù)出差的候機(jī)候車時(shí)間，等待會(huì)談代表來到的時(shí)間等。 （5）充分利用現(xiàn)代科技手段，有效利用節(jié)約時(shí)間的工具。秘書可以改善設(shè)備與工作環(huán)境。經(jīng)常整理辦公桌，備品擺放方便取用，使用適當(dāng)?shù)奈木邫n案設(shè)備妥善保管資

26、料，隨時(shí)更正，加入最新資料。準(zhǔn)備大垃圾桶，把沒用的東西丟掉，免去重復(fù)翻找，減少找東西的時(shí)間。充分利用辦公自動(dòng)化設(shè)備，如個(gè)人備忘錄、臺歷、通信薄、手機(jī)提示功能、計(jì)算器、電傳、電話、錄音筆、錄像機(jī)、錄音機(jī)、復(fù)印機(jī)等。工具齊全適用，才有助于秘書提高工作效率。在實(shí)際工作中，秘書應(yīng)綜合運(yùn)用使用各類節(jié)約時(shí)間的工具，改進(jìn)運(yùn)用時(shí)間的方法，更加有效地使用時(shí)間資源，提高工作效率。秘書學(xué)概論第七章1. 高效的秘書團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)具備哪些條件？（一）共同的目標(biāo)1.明確的團(tuán)隊(duì)目標(biāo)能激發(fā)團(tuán)隊(duì)成員的工作熱情、活力和創(chuàng)造力，使得團(tuán)隊(duì)的存在有了價(jià)值 。2.共同的團(tuán)隊(duì)目標(biāo)有助于團(tuán)隊(duì)成員設(shè)定個(gè)人目標(biāo)，從而使團(tuán)隊(duì)成員在執(zhí)行計(jì)劃的過程中始終處于

27、最佳工作狀態(tài)，并能盡量使實(shí)際進(jìn)度略微領(lǐng)先于目標(biāo)進(jìn)度，進(jìn)而幫助團(tuán)隊(duì)獲得最佳工作績效 。（二）互信的協(xié)作1. 應(yīng)把具有各種不同素質(zhì)、知識、能力的成員組合成一個(gè)彼此互補(bǔ)、優(yōu)化的秘書團(tuán)隊(duì)，才能產(chǎn)生整體搭配的協(xié)同效應(yīng)。2.團(tuán)隊(duì)成員情感上相互認(rèn)同也是團(tuán)隊(duì)成功的重要因素。（三）明確的職責(zé)1.一個(gè)高效的團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)根據(jù)每個(gè)成員的個(gè)體特質(zhì)安排其在團(tuán)隊(duì)擔(dān) 任不同的角色并進(jìn)行明確的分工。2. 秘書工作應(yīng)講究工作程序并明確團(tuán)隊(duì)每位成員的職責(zé)。 （四）較強(qiáng)的執(zhí)行力所謂執(zhí)行力，指將目標(biāo)轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實(shí)的能力，將不可能變?yōu)榭赡苣繕?biāo)。2.簡述秘書團(tuán)隊(duì)的內(nèi)部結(jié)構(gòu)（一）團(tuán)隊(duì)規(guī)模 秘書團(tuán)隊(duì)人數(shù)以27人為宜 （二）角色1.根據(jù)每位成員的氣質(zhì)如膽

28、汁質(zhì)、多血質(zhì)、粘液質(zhì)、抑郁質(zhì)，和專業(yè)背景2.必須對團(tuán)隊(duì)成員進(jìn)行崗位分工，定職定責(zé)。 3.可從秘書事務(wù)能力、文字能力、溝通能力、表達(dá)能力、公共關(guān)系能力、辦公自動(dòng)化運(yùn)用能力、協(xié)調(diào)能力等綜合素質(zhì)考慮。（三）領(lǐng)導(dǎo)領(lǐng)導(dǎo)是高效能秘書團(tuán)隊(duì)的核心人物，他承擔(dān)著管理、建設(shè)團(tuán)隊(duì)的重任。（四）規(guī)范規(guī)范是用以約束團(tuán)隊(duì)成員并被團(tuán)隊(duì)成員共同接受和認(rèn)可的一些行為準(zhǔn)則。 3. 秘書團(tuán)隊(duì)的成長要經(jīng)歷哪些階段？每一階段的任務(wù)是什么？秘書團(tuán)隊(duì)組建期。這個(gè)階段，秘書團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)完成以下三方面的工作：一是形成團(tuán)隊(duì)的內(nèi)部結(jié)構(gòu)框架；二是建立團(tuán)隊(duì)與外界的初步了解；三是培養(yǎng)團(tuán)隊(duì)成員對團(tuán)隊(duì)初步的認(rèn)同感與凝聚力。秘書團(tuán)隊(duì)磨合期。為順利度過磨合期，團(tuán)隊(duì)在

29、這一階段可通過下述方法和手段幫助構(gòu)建和諧的團(tuán)隊(duì)文化，如通過舉辦一些生活化的集體活動(dòng)幫助成員彼此溝通、理解、互相包容、相互欣賞；用團(tuán)隊(duì)的“愿景和目標(biāo)”來凝聚人心，激發(fā)成員“因公忘私”的崇高感；團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)自覺提醒成員將主要的力量集中于外部的競爭對手，通過注入“一致對外”的意識增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)成員的向心力；可適當(dāng)采用“對團(tuán)隊(duì)績效的獎(jiǎng)賞”作為手段來強(qiáng)化團(tuán)隊(duì)內(nèi)的承諾意識。秘書團(tuán)隊(duì)規(guī)范期。規(guī)范期是團(tuán)隊(duì)經(jīng)過艱苦的磨合階段，開始逐步走向穩(wěn)定和成熟的階段。在這個(gè)階段，團(tuán)隊(duì)內(nèi)部成員逐漸適應(yīng)彼此之間的工作個(gè)性、互相尊重各自的工作價(jià)值，另一方面在此階段，團(tuán)隊(duì)可能矯枉過正，出現(xiàn)行為與思維方式的同質(zhì)性，規(guī)范期有可能變成創(chuàng)造力蛻

30、化的平庸期。因此這一階段在異中求同的同時(shí)還應(yīng)特別強(qiáng)調(diào)同中求異，既有多元的工作理念、工作個(gè)性、工作思路，又能和諧共處、彼此尊重。秘書團(tuán)隊(duì)成熟期。在這個(gè)階段，團(tuán)隊(duì)開始成為獨(dú)特的“這一個(gè)”，一種具有獨(dú)特理念、豐富的內(nèi)涵的自有文化將使本團(tuán)隊(duì)區(qū)別于其他團(tuán)隊(duì)。團(tuán)隊(duì)成員具備高度的獨(dú)立性和自覺性，能獨(dú)當(dāng)一面開展工作，并能擔(dān)負(fù)更多責(zé)任；團(tuán)隊(duì)成員能坦誠地提出不同意見，并通過與其他成員溝通、辯論、駁難，產(chǎn)生新的創(chuàng)見。創(chuàng)新在這一階段達(dá)到頂峰。4. 秘書團(tuán)隊(duì)經(jīng)常采用哪些績效測評方法？ 領(lǐng)導(dǎo)者判斷測評法、等級評定法、序列法、關(guān)鍵事件法5.測評過程中應(yīng)遵循哪些原則？制度化原則、定量與定性結(jié)合原則、民主集中制原則、精確原則。

31、秘書學(xué)概論第八章1. 怎樣理解我國職業(yè)資格認(rèn)證制度？答：含義：國家職業(yè)資格認(rèn)證制度，是按國家職業(yè)技能標(biāo)準(zhǔn)或任職資格條件，通過政府認(rèn)定的考核鑒定機(jī)構(gòu)，對勞動(dòng)者從事某種職業(yè)所應(yīng)掌握的學(xué)識、技術(shù)和實(shí)際操作能力進(jìn)行客觀公正、科學(xué)規(guī)范的評價(jià)和鑒定，對合格者授予相應(yīng)的國家職業(yè)資格證書的人力素質(zhì)認(rèn)證規(guī)范。性質(zhì)：考核的內(nèi)涵來源于職業(yè)的要求，有很強(qiáng)的職業(yè)性；認(rèn)證的內(nèi)容體系按照職業(yè)活動(dòng)規(guī)律和要求確定；考核的內(nèi)容結(jié)構(gòu)要求穩(wěn)定，具有等值性。與學(xué)歷教育區(qū)別：學(xué)歷教育是以知識為主，學(xué)術(shù)為本，基礎(chǔ)是基本學(xué)科教育規(guī)律；而職業(yè)認(rèn)證培訓(xùn)是以能力為主，應(yīng)用為本，其基礎(chǔ)是職業(yè)活動(dòng)規(guī)律。作用：國家證書制度是通過法律法規(guī)推行、由政府認(rèn)定

32、的授權(quán)機(jī)構(gòu)實(shí)施、全社會(huì)通行的證書制度。是用人單位招聘、錄用勞動(dòng)者的主要依據(jù)，也是境外就業(yè)、對外勞務(wù)合作人員辦理技能水平公證的有效證件。意義：職業(yè)資格證書是國際上唯一通用的從業(yè)資格證明，絕大多數(shù)國家都有自己的職業(yè)資格證書制度。我國開展國家職業(yè)資格鑒定，推行職業(yè)資格證書制度，是落實(shí) “科教興國”戰(zhàn)略方針的重要舉措，也是我國人力資源開發(fā)的一項(xiàng)戰(zhàn)略措施。這對于提高勞動(dòng)者素質(zhì)，促進(jìn)人力資源市場的建設(shè)以及深化經(jīng)濟(jì)改革，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展都具有重要意義。2秘書職業(yè)資格認(rèn)證的主要種類有哪些?答：許職業(yè)秘書資格（簡稱CPS）證書。作為全球聞名的秘書協(xié)會(huì)組織，其考試影響力，在業(yè)內(nèi)被稱為“博士級”的資格證書。秘書職業(yè)資格認(rèn)證，主要有國內(nèi)認(rèn)證和國際認(rèn)證兩類。（1）國內(nèi)認(rèn)證，影響最廣的是人力資源與社會(huì)保障部舉辦的秘書國家職業(yè)資格認(rèn)證，秘書國家職業(yè)資格認(rèn)證全國“五統(tǒng)一”，即統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一教材、統(tǒng)一命題、統(tǒng)一證書，統(tǒng)一管理，保證了秘書國家職業(yè)資格認(rèn)證的規(guī)范性。（2）國際上，秘書職業(yè)資格認(rèn)證有三大類：一是英國劍橋大學(xué)舉辦的劍橋辦公管理國際證書考試，該認(rèn)證是具有國際水準(zhǔn)的社會(huì)化職業(yè)證書考試，屬于辦公室管理及