XX房地產(chǎn)開發(fā)有限公司檔案管理辦法

1、XX房地產(chǎn)開發(fā)有限公司檔案管理辦法第一章 總 則第一條 為了加強(qiáng)檔案管理、收集和整理工作，有效地保護(hù)和利用檔案，充分發(fā)揮檔案在公司發(fā)展中的作用，根據(jù)中華人民共和國(guó)檔案法，結(jié)合我公司實(shí)際情況，特制定本辦法。第二條 本辦法所稱檔案指我公司成立以來在工程建設(shè)、質(zhì)量管理、營(yíng)銷策劃、設(shè)備儀器、物資采購(gòu)、人事工資、財(cái)務(wù)審計(jì)、培訓(xùn)教育及黨政工作等活動(dòng)中形成的對(duì)公司有保存價(jià)值的底圖、圖表、文字材料、圖片、聲像資料等不同形式的歷史記錄。第三條 我公司各類檔案是公司發(fā)展過程中各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)記錄和反映，是全體員工的智慧結(jié)晶，全公司各部室和員工都有保護(hù)義務(wù)。第四條 為了維護(hù)檔案的完整與安全，充分發(fā)揮其作用，由公司總經(jīng)

2、理辦公室對(duì)各部室的檔案資料進(jìn)行統(tǒng)一收集和集中管理，其它任何部門和個(gè)人不得以任何理由分散保管，據(jù)為己有。第二章 公司檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)第五條 總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)公司的檔案統(tǒng)一管理工作，對(duì)公司各種檔案進(jìn)行收集、整理、登記、編碼、立卷、歸檔管理。第六條 公司各部門、個(gè)人根據(jù)管理辦法定期或不定期將需歸檔文件交總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一立卷歸檔，任何部門和個(gè)人不得自行留存。第七條 檔案管理的職責(zé)1、負(fù)責(zé)公司文件材料的形成、積累、保管和整理、立卷歸檔工作，保證歸檔文件材料完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。 2、堅(jiān)持平時(shí)整理。根據(jù)公司不同種類文件材料的形成特征，制定案卷類目，合理分類存放，便于利用和歸檔。 3、歸檔案卷做到頁(yè)號(hào)編寫準(zhǔn)確

3、，案卷目錄清楚，案卷標(biāo)題簡(jiǎn)明扼要。 4、保管好本公司歸檔的案卷，注意文件材料的安全和保密。 5、按要求對(duì)檔案進(jìn)行分類、整理、編目，并編制檢索工具，能應(yīng)要求快速、準(zhǔn)確地查詢所需檔案。第三章 歸檔范圍第八條 公司資料歸檔范圍是指本公司在各項(xiàng)工作中形成的具有保存價(jià)值的，或者相關(guān)政府部門下發(fā)的與本公司關(guān)系密切的各類文件材料(包括公文、書信、會(huì)議、合同、圖紙、登記表、報(bào)表、名冊(cè)、獎(jiǎng)品、影像音資料等)。 1、股東會(huì)、董事會(huì)會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要、決議。2、各種工作會(huì)議、專業(yè)會(huì)議的會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要。3、公司發(fā)出的各類工作計(jì)劃、方案、安排、總結(jié)、匯報(bào)、簡(jiǎn)報(bào)、通知等文件。4、各項(xiàng)規(guī)章制度。5、向上級(jí)請(qǐng)示的文件以及

4、上級(jí)批復(fù)的各類文件。 6、各種綜合的或?qū)ｎ}的可行性研究、考察等報(bào)告。7、工程建設(shè)底圖、藍(lán)圖及文字材料。8、經(jīng)批復(fù)的工程設(shè)計(jì)圖紙及文字材料。9、各種報(bào)表、名冊(cè)、登記表、簿冊(cè)、數(shù)據(jù)、憑證。10、宣傳或反映本公司重要活動(dòng)以及在外學(xué)習(xí)、考察時(shí)的影像音資料。11、本公司獲得的獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)證、獎(jiǎng)?wù)隆ⅹ?jiǎng)旗、獎(jiǎng)品、牌匾，包括上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和外協(xié)友好部門或個(gè)人提供的題詞、書畫、工藝制品等。12、各項(xiàng)財(cái)產(chǎn)權(quán)利證明、憑證，各種證明存根，各項(xiàng)許可證。13、本公司編輯、出版的刊物。14、本公司招聘、試用、轉(zhuǎn)正、晉升、加薪等各類人事資料。15、有關(guān)單位與本公司簽訂的合同、合約、協(xié)議。16、銷售合同、營(yíng)銷計(jì)劃、宣傳廣告及銷售客戶資料

5、。第四章 歸檔要求第九條 凡公司發(fā)出的文件，由總經(jīng)理辦公室的有關(guān)人員收集，交由檔案專管員歸檔。第十條 當(dāng)一項(xiàng)工作已完成時(shí)，由經(jīng)辦人員將進(jìn)行該項(xiàng)工作形成的全部文件材料系統(tǒng)整理后，主動(dòng)送交總經(jīng)理辦公室檔案專管員歸檔。1、無論是內(nèi)部文件還是外來文件資料，事情完畢后，一周內(nèi)原稿統(tǒng)一由辦公室負(fù)責(zé)歸檔，任何部門及個(gè)人不得自行留存。2、管理性文件材料應(yīng)在辦理完畢一周內(nèi)及時(shí)歸檔。3、使用公司印鑒時(shí)，總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)留下原件并在當(dāng)日歸檔，因手續(xù)不完備或事情未完畢無法當(dāng)日歸檔的，要約定歸檔日期并在用印登記薄上明確記錄，督促歸檔。4、項(xiàng)目證件辦理完畢后一周內(nèi)歸檔，總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)督辦。5、工程圖紙、工程標(biāo)書等項(xiàng)目文

6、件材料應(yīng)在項(xiàng)目工程交付使用后及時(shí)歸檔，周期長(zhǎng)的可分階段、單項(xiàng)歸檔。6、員工外出參加公務(wù)活動(dòng)形成的文件材料應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后一周內(nèi)歸檔。7、會(huì)計(jì)文件材料應(yīng)在會(huì)計(jì)年度后由財(cái)務(wù)部門整理歸檔。8、變更、修改、補(bǔ)充的文件材料、內(nèi)部機(jī)構(gòu)變動(dòng)和員工調(diào)動(dòng)、離崗時(shí)留在部門或個(gè)人手中的文件材料、公司產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過程中形成的文件材料應(yīng)隨時(shí)歸檔。第十一條 編制交接表，當(dāng)一項(xiàng)資料由經(jīng)辦人交檔案專管員歸檔時(shí)，應(yīng)登記并雙方簽名。第十二條 正文與底稿(簽發(fā)稿)主件或附件、請(qǐng)示與批復(fù)、來文與復(fù)文一起歸檔。歸檔的文件材料應(yīng)是原稿原件，一般不用復(fù)制件。應(yīng)注意：檢查應(yīng)蓋公章是否已蓋，文件沒有標(biāo)題應(yīng)加上標(biāo)題，內(nèi)容、摘要、文件沒有標(biāo)明日期的要標(biāo)

7、上日期。第十三條 歸檔的影像音資料要寫上文字說明。第十四條 歸檔的文件材料必須經(jīng)過初步整理，把同一具體問題的文件材料集中在一起，按文件的先后形成排列好。 第五章 檔案的借閱與復(fù)印第十五條 經(jīng)有權(quán)審批人批準(zhǔn)后，可辦理檔案調(diào)閱手續(xù)。檔案調(diào)閱遵循授權(quán)有限的原則：1、總經(jīng)理有權(quán)審批調(diào)閱公司所有檔案。2、分管副總經(jīng)理有權(quán)審批調(diào)閱分管工作的相關(guān)檔案。3、部門經(jīng)理有權(quán)審批調(diào)閱本部門相關(guān)檔案。第十六條 調(diào)閱檔案人如需外借檔案，需在借閱登記表上簽字、注明歸還時(shí)間，并經(jīng)有權(quán)簽字人審批后方可借出。到期后，由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)催還。第十七條 調(diào)閱者不得發(fā)生涂改、勾畫、裁剪、抽取、拆散、調(diào)換等損壞檔案行為。第十八條 確因

8、工作需要復(fù)印、翻印檔案內(nèi)容的，必須經(jīng)過批準(zhǔn)后方可實(shí)施。第十九條 原則上不允許外單位調(diào)閱檔案。如確因工作需要調(diào)閱的，調(diào)閱人必須持有本單位介紹信，并報(bào)經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可查閱或復(fù)制。第六章 檔案的保密管理第二十條 檔案專管員和公司工作人員均應(yīng)遵守保密制度，嚴(yán)格遵守保密原則，確保檔案的安全。 第二十一條 凡是調(diào)閱檔案，必須經(jīng)檔案人員提供，任何人不得直接查找。 第二十二條 借閱檔案必須嚴(yán)格按照檔案借閱制度辦理手續(xù)，限期使用，按期返還，返還檔案要認(rèn)真檢查核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)追查。第二十三條 股東會(huì)、董事會(huì)會(huì)議文件僅供股東和董事會(huì)成員查閱。其他人員需查閱的，須經(jīng)總經(jīng)理同意。第七章 檔案的整理、保管和統(tǒng)計(jì)第二十

9、四條 檔案必須分門別類進(jìn)行系統(tǒng)整理，嚴(yán)格按照其自然形成規(guī)律和內(nèi)部的有機(jī)聯(lián)系進(jìn)行裝訂、登記、排列、上架、入柜，按照檔案類別的編號(hào)及排列順序，建立檔案管理臺(tái)帳。第二十五條 檔案必須用科學(xué)的方法保管和保護(hù)，最大限度地延長(zhǎng)檔案的使用壽命。第二十六條 檔案庫(kù)房要防盜、防水、防潮、防塵、防蟲、防鼠、防高溫、防日光直射、防污染，室內(nèi)嚴(yán)禁吸煙，不得存放易燃、易爆和其它有害物品。第二十七條 每年要進(jìn)行一次全面、徹底的清查整理工作， 做到帳、卡、物相符，對(duì)破損、字跡褪色和載體變質(zhì)的檔案及時(shí)修補(bǔ)和復(fù)制。第二十八條 認(rèn)真做好檔案統(tǒng)計(jì)工作。對(duì)檔案的收進(jìn)、調(diào)借、利用、整理、鑒定、保管等情況要嚴(yán)格登記，所有統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)以原始記錄為依據(jù)，做到準(zhǔn)確、可靠。第八章 檔案的鑒定和銷毀第二十九條 公司檔案保管期限分永久、長(zhǎng)期、短期三種。確定檔案保管期限的原則是：凡是反映本公司主要職能活動(dòng)的，對(duì)本公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)為永久保存；凡是反映本公司一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)期內(nèi)對(duì)本公司工作查考有利用價(jià)值的各種資料，為長(zhǎng)期保存；凡是在較短時(shí)間內(nèi)，對(duì)本公司有查考利用價(jià)值的資料，為短期