合同管理存檔規(guī)定

1、文件名稱文件編號SY-ZD-JT-2012-0010發(fā)布日期2012年12月14日版本第1版適用范圍集團公司各部門審核批準發(fā)布控制執(zhí)行部門李保滿張曉軍行政人事部集團財務管理中心合同存檔管理規(guī)定1.0目的：為優(yōu)化合同管理，進一步規(guī)范日常合同歸檔與查閱，保證合同財務結算的有序進行，特制定本辦法2.0適用范圍：適用于集團總部與下設各部、中心、業(yè)態(tài)合同的歸檔、查閱與合同款項的結算等相關事宜。3.0具體內容3.1 合同范圍：3.1.1 經營類：經營合同、市場開發(fā)協(xié)議、投資協(xié)議、租賃協(xié)議等。3.1.2 購銷類：采購合同、供貨合同及其補充協(xié)議等。313工程類：項目建設合同、工程承包合同、維護保養(yǎng)合同等。3.

2、1.4 其他類：具備合同性質的文件。3.2 具體職責3.2.1 合同管理1.1 .1.1各部門簽訂的所有合同一式三份存檔，一份本部門留存，一份財務部留存，一份給客戶；1.2 集團總部歸檔的合同必須為合同原件或正本，特殊情況不能留存原件或正本的，應將復印件或副本歸檔，部門經理必須于復印件或副本上注明原件或正本所在，并簽字確認。1.3 各部門合同由經理或經理指定人員負責日常合同檔案的管理工作；相關財務處做好相關合同的財務管理工作。3.2.2 合同管理員職責3.2.2.1 負責合同歸檔手續(xù)辦理，維護合同保管登記簿（后附）；3.2.2.2 負責合同查閱手續(xù)辦理，維護合同查閱審批表（后附）；3223負責

3、合同檔案存檔、整理、核對、登記、接交等日常性工作；3.2.2.4 合同管理員工作變動時，辦妥移交手續(xù)，列出合同檔案移交清單；322.5負責定期與不定期與部門保存的合同進行核對，保證合同完整；3226負責將合同條款內容及時通知到財務人員，根據合同簽訂金額，每月進行扣款或支付貨款，及時做好合同資金付款計劃，并報財務部經理，實時進行財務監(jiān)控；3227負責每月統(tǒng)計臨期租賃費、統(tǒng)計到期合同等相關事項報各相關部門經理，向業(yè)戶催繳租賃金額，實時做好合同資金收款計劃；3.2.2.8負責其他合同檔案管理事宜。3.2.3 合同簽訂人職責1.1 .3.1負責各部門所簽合同必須保證完整有效，合同雙方必須進行簽字蓋早；

4、3.232 負責合同的重簽、修改、續(xù)簽、添加協(xié)議等改變原合同內容的相關事宜，經辦部門必須出具XX合同修改通知書，在合同變動兩日內通知三方合同管理負責人，對更改、補充事項進行備案登記并附修改后的合同原件；3.2.4 查閱合同3.2.4.1 對于需查閱合同檔案的人員，應經所在部門經理批準，方可進行查閱，查閱地點限于公司辦公場所內；324.2合同不予外借、掃描，且查閱過程需由合同管理負責人陪同監(jiān)督，如有復印必要，經所在總經理批準后，方可進行合同文件的復?。?.2.4.3查閱或復印合同檔案時，應確保合同檔案的完整性，不得擅自涂改、勾劃、裁剪、拼接、抽取、拆頁或損毀；3244查閱合同交還時，合同管理負責人須當面核對，如發(fā)現遺失或損壞，應立即報告主管領導。3.2.5合同期限3.2,5.1在合同到期、解除、重簽情況下，原合同留存三個月，經部門經理同意后銷毀；3252相關財務處合同，應在合同最后履行日期結束時將合同裝訂歸入當期憑證：3.2.5.3集團公司合同，原則上須永久留存，特殊情況需銷毀的必須經董事長批準。合同查閱審批表附件1：合同保管登記簿序號合同名稱簽訂雙方合同期限合同金額位置/范圍其它1其它2其它3備注備注：各合同負責人根據部門需要添加登記內容序號查閱日期申請查閱合向名稱查閱人簽名有權批準人審批備注附件2:附件3：XX合同修改通知書今經雙方代表達成一致