企業(yè)ERP系統(tǒng)管理制度

1、企業(yè) ERP 系統(tǒng)管理制度1、總則第一條為了加強(qiáng) XX公司信息系統(tǒng)的管理，確保信息數(shù)據(jù)的安全性和準(zhǔn)確性，促進(jìn) XX公司管理信息系統(tǒng)工作持續(xù)健康的發(fā)展，滿足領(lǐng)導(dǎo)決策信息和信息披露的需要，根據(jù)公司相 關(guān)管理制度，結(jié)合管理信息系統(tǒng)工作的特點(diǎn)，特制定本辦 法。第二條管理信息系統(tǒng)是指在 XX公司管理工作中，運(yùn)用通信技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計算機(jī)技術(shù)和現(xiàn)代信息技術(shù)而建設(shè)和運(yùn)行的 能對有關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行收集、傳送、加工、處理、存儲和管理的 各種系統(tǒng)的總和。第三條XX公司管理信息系統(tǒng)工作的目標(biāo)是：以會計核算為基 礎(chǔ)，逐步建立全行業(yè)統(tǒng)一的、科學(xué)的、經(jīng)濟(jì)合理的，并具有 輔助核算、支持決策和辦公自動化功能的信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。第四條X

2、X公司XX部負(fù)責(zé)管理全行業(yè)的管理信息系統(tǒng)工作?；?本任務(wù)是：一）研究制定管理信息系統(tǒng)發(fā)展規(guī)劃，并組織實(shí)施；二）根據(jù)集團(tuán)公司新的需求組織相關(guān)部門、人員對管理信 息系統(tǒng)進(jìn)行改進(jìn)和完善；三）制定管理信息系統(tǒng)的管理辦法和規(guī)章制度；四）組織制定管理信息系統(tǒng)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，并組織實(shí) 施；五）組織和管理管理信息有關(guān)人員的培訓(xùn)工作；六）總結(jié)、交流推廣管理信息系統(tǒng)的經(jīng)驗(yàn)，指導(dǎo)各單位開 展管理信息系統(tǒng)工作；七）建立集團(tuán)公司“技術(shù)支持熱線”和“項(xiàng)目管理網(wǎng)絡(luò)系 統(tǒng)”，負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)各種同信息系統(tǒng)相關(guān)的技術(shù)服務(wù)和相關(guān)技術(shù) 問題的解答。第五條各下屬單位部門，應(yīng)根據(jù)集團(tuán)公司的各項(xiàng)規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn) 和規(guī)范來開展本單位的管理信息系統(tǒng)工作。

3、第六條管理信息系統(tǒng)是集團(tuán)公司管理工作的發(fā)展方向和重 點(diǎn)，各單位應(yīng)當(dāng)充分重視這一工作，把它做為建立現(xiàn)代企業(yè) 制度、提高信息質(zhì)量，滿足報告流程，加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部管理的項(xiàng)重要工作來抓，為決策者和管理者提供高質(zhì)量的信息服 務(wù)。要把管理信息系統(tǒng)工作同其他工作有機(jī)地結(jié)合起來，逐 步過渡到以管理信息系統(tǒng)為基礎(chǔ)和手段的工作方式上來。要 重點(diǎn)做好普及工作，使絕大部分企業(yè)辦公人員了解和掌握管 理信息系統(tǒng)。本信息化規(guī)范目前適用于 XX集團(tuán)公司總部，下屬各級單位。本規(guī)范既是保證系統(tǒng)正常運(yùn)行的規(guī)范，也是XX集團(tuán)部考核各單位部門工作情況的重要依據(jù)。2、崗位及崗位責(zé)任隨著XX集團(tuán)管理信息系統(tǒng)應(yīng)用層次的不斷深化，計算機(jī)應(yīng)用在核算

4、和管理方面無論在范圍上還是在層次上都有了很 大的發(fā)展，為了使我公司信息化工作沿著健康嚴(yán)謹(jǐn)?shù)能壍览^續(xù)鞏固提高，確保此項(xiàng)工作的合法性、科學(xué)性、準(zhǔn)確性、安 全性，特制定如下管理信息系統(tǒng)的崗位及崗位責(zé)任，各單位 要根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行設(shè)置并進(jìn)行相應(yīng)的考核。系統(tǒng)管理崗位為更好地發(fā)揮信息系統(tǒng)為管理服務(wù)的原則，在公司的領(lǐng)導(dǎo)下，根據(jù)的生產(chǎn)管理特點(diǎn)和生產(chǎn)管理崗位設(shè)置的要求，以 實(shí)現(xiàn)信息系統(tǒng)替代手工管理的順利過渡，設(shè)置專職系統(tǒng)管理J-JU 亠崗位。2.1.1 系統(tǒng)管理員崗位2.1.1.1 崗位要求系統(tǒng)管理員是系統(tǒng)的維護(hù)和管理人員，是一個技術(shù)性較強(qiáng)的崗位。經(jīng)過培訓(xùn)，此崗要求具備計算機(jī)軟硬件及數(shù)據(jù)庫 知識，有維護(hù)系統(tǒng)環(huán)境

5、的經(jīng)驗(yàn)。2.1.1.2 崗位職責(zé)a) 負(fù)責(zé)系統(tǒng)應(yīng)用軟件、硬件的日常維護(hù)工作，例如軟件補(bǔ)丁 更新、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境配置等，并登記相應(yīng)的維護(hù)記錄；b) 參加相關(guān)的系統(tǒng)業(yè)務(wù)聯(lián)絡(luò)員培訓(xùn)，解決軟件操作過程中出 現(xiàn)的技術(shù)問題，并在必要時向相關(guān)部門或軟件公司反映；c) 按照相關(guān)制度督促、檢查系統(tǒng)操作人員的工作，根據(jù)實(shí)際 工作需要經(jīng)生產(chǎn)主管批準(zhǔn)后合理分配系統(tǒng)操作員的使用權(quán) 限；d) 負(fù)責(zé)系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫的備份，系統(tǒng)及系統(tǒng)數(shù)據(jù)、檔案安全保密 工作；e) 負(fù)責(zé)公司下發(fā)的數(shù)據(jù)采集系統(tǒng)的維護(hù)、使用，并按照公司 的要求按時連通網(wǎng)絡(luò)上報數(shù)據(jù)，如果遇到問題應(yīng)及時與公司 聯(lián)系；f) 嚴(yán)格遵守公司其他關(guān)于安全性 . 保密性的規(guī)章制度，對于違

6、 反規(guī)章制度，進(jìn)行泄密的行為，有舉報的義務(wù)。2.1.1.3 崗位權(quán)限a) 負(fù)責(zé)整個系統(tǒng)的用戶、數(shù)據(jù)信息的安全，根據(jù)公司的有關(guān) 制度，保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確；b) 有對整個系統(tǒng)軟件進(jìn)行系統(tǒng)升級的權(quán)限，負(fù)責(zé)系統(tǒng)環(huán)境的 搭建問題；c) 有對數(shù)據(jù)管理員、各單位系統(tǒng)業(yè)務(wù)聯(lián)絡(luò)員進(jìn)行督促的權(quán) 利，并指導(dǎo)他們完成本職工作；f) 遵循公司其它關(guān)于系統(tǒng)管理的規(guī)章、制度。2.1.2 系統(tǒng)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)管理員2.1.1. 崗位要求數(shù)據(jù)維護(hù)員是系統(tǒng)中基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的主要操作人員，主要負(fù)責(zé)物料主文件，部門，往來單位，人員，倉庫，物料與采購 員的關(guān)系等數(shù)據(jù)的維護(hù)；負(fù)責(zé)本單位系統(tǒng)操作人員的培訓(xùn)及 業(yè)務(wù)聯(lián)系。經(jīng)過培訓(xùn)，此崗要求具備計算機(jī)操作的基本

7、知 識，熟練使用OFFICE辦公軟件。2.1.1. 崗位職責(zé)a)對即將進(jìn)入系統(tǒng)的物料主文件，必須嚴(yán)格按照軟件要求，進(jìn)行核實(shí)后，在核對好物料主文件的基本信息、物流屬性、生產(chǎn)屬性后錄入系統(tǒng)，并做好記錄；b)核實(shí)需要進(jìn)入系統(tǒng)的人員、部門、往來單位、倉庫等基礎(chǔ)信息并及時錄入系統(tǒng)，保證系統(tǒng)的正常運(yùn)行；c)對保密性和安全性要求較高的貨源清單、物料與采購員關(guān)系等數(shù)據(jù)按照規(guī)定格式進(jìn)行錄入、維護(hù)；d)各數(shù)據(jù)管理員必須對自己所維護(hù)的數(shù)據(jù)負(fù)責(zé)，在系統(tǒng)中查詢、修改自己負(fù)責(zé)維護(hù)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，對維護(hù)的數(shù)據(jù)做好文字記錄；e)遵守公司及有關(guān)保密性和安全性的規(guī)章制度；f)遵循系統(tǒng)其它管理文檔針對權(quán)限分配的制度。g)協(xié)助系統(tǒng)業(yè)務(wù)主

8、管部門，負(fù)責(zé)落實(shí)工作安排，發(fā)放相關(guān)文件、會議通知、資料等，及時配合完成系統(tǒng)相關(guān)工作；h)熟悉和掌握本單位使用系統(tǒng)的基本情況 , 把握操作人員動態(tài) ,及時向系統(tǒng)的主管業(yè)務(wù)部門反映系統(tǒng)使用中出現(xiàn)的各類問題；i)熟悉軟件的安裝調(diào)試及計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等硬件設(shè)施的維護(hù)工作，并按系統(tǒng)數(shù)據(jù)管理小組要求及時更新軟件；j)督促本單位操作人員遵守操作規(guī)范和及時、準(zhǔn)確地錄入生產(chǎn)數(shù)據(jù)。及時向系統(tǒng)數(shù)據(jù)管理小組提供單位業(yè)務(wù)流程、人員、數(shù)據(jù)等信息變更資料；k)加強(qiáng)行業(yè)隊伍建設(shè)，做好本單位操作人員的培訓(xùn)工作。a)b)c)數(shù)據(jù)管理員在系統(tǒng)中擁有管理和負(fù)責(zé)收集基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的權(quán)l(xiāng)) 協(xié)助系統(tǒng)數(shù)據(jù)管理小組開展業(yè)務(wù)調(diào)研。2.1.1. 崗位權(quán)限

9、 數(shù)據(jù)管理員擁有自己的獨(dú)立帳號和密碼，只允許進(jìn)入系統(tǒng) 中相關(guān)維護(hù)數(shù)據(jù)的模塊和功能；數(shù)據(jù)管理員必須對自己的 帳號和密碼進(jìn)行安全設(shè)置，做到各負(fù)其責(zé)； 數(shù)據(jù)管理員在系統(tǒng)只能看到本人負(fù)責(zé)的相關(guān)業(yè)務(wù)部門，相關(guān)模塊，相關(guān)數(shù)據(jù)維護(hù)的界面，只能看到本人擁有操作權(quán)限的模塊和功能；限，并對所維護(hù)的數(shù)據(jù)進(jìn)行查詢和修改；d)數(shù)據(jù)管理員在系統(tǒng)中所維護(hù)的數(shù)據(jù)可以在系統(tǒng)中打印，也可以導(dǎo)出為電子格式，但需要填寫操作記錄；e)遵循系統(tǒng)其它管理文檔針對權(quán)限分配的制度。f)有查詢系統(tǒng)本單位的數(shù)據(jù)權(quán)限，并根據(jù)公司的有關(guān)制度，檢查數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性；g)負(fù)責(zé)系統(tǒng)環(huán)境的搭建，有對本部門系統(tǒng)軟件進(jìn)行系統(tǒng)升級的權(quán)限；h)有對本單位操作人員違反公司

10、信息管理規(guī)章制度和系統(tǒng)規(guī)章管理制度的行為，進(jìn)行監(jiān)督的權(quán)利；i)遵循公司其它關(guān)于系統(tǒng)管理的規(guī)章、制度。物流系統(tǒng)崗位職責(zé)2.2.1 銷售員崗位2.1.2. 崗位要求銷售員是系統(tǒng)中生產(chǎn)計劃管理模塊的主要操作人員 , 主要負(fù)責(zé)制定銷售預(yù)測模型及收集各銷售工作站的銷售預(yù)測、銷 售訂單及零星需求并進(jìn)行匯總后及時進(jìn)行錄入，錄入時必須 做到數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、及時。經(jīng)過培訓(xùn)，此崗要求具備計算機(jī)操作 的基本知識，熟悉系統(tǒng)生產(chǎn)計劃的業(yè)務(wù)流程，熟練掌握系統(tǒng) 的操作方法。2.1.2. 崗位職責(zé)a) 負(fù)責(zé)制作銷售計劃。b) 及時辦理物料的銷售訂單業(yè)務(wù)，及時開制銷售提單。c) 調(diào)整產(chǎn)品的銷售價格。2.1.2. 崗位權(quán)限a) 銷售員

11、擁有自己的獨(dú)立帳號和密碼，只允許進(jìn)入系統(tǒng)的銷 售管理模塊及庫存管理模塊；銷售員必須對自己的帳號和密 碼進(jìn)行安全設(shè)置，做到各負(fù)其責(zé)；b) 銷售員在系統(tǒng)只能看到本人負(fù)責(zé)的相關(guān)業(yè)務(wù)部門和物料， 只能看到本人擁有操作權(quán)限的模塊和功能；c) 銷售員在系統(tǒng)有制作銷售計劃、銷售訂單、銷售提單、內(nèi) 部零星需求及對應(yīng)的單據(jù)審批權(quán)限，及相應(yīng)單據(jù)的查詢權(quán) 限。d) 銷售員在系統(tǒng)庫存管理模塊中具有查詢所負(fù)責(zé)的產(chǎn)品的庫 存查詢權(quán)限。e) 銷售員在系統(tǒng)中制作的單據(jù)和帳表，可以在系統(tǒng)中進(jìn)行打 印，也可以導(dǎo)出為電子文檔；f) 遵循系統(tǒng)其它管理文檔針對權(quán)限分配的制度。2.2.6 庫房管理員崗位2.1.2. 崗位要求庫房管理員是

12、系統(tǒng)中庫存管理模塊的主要操作人員和負(fù)責(zé)人員，主要負(fù)責(zé)物料收發(fā)業(yè)務(wù)，庫房管理在企業(yè)實(shí)際管理 中業(yè)務(wù)復(fù)雜，因此系統(tǒng)中庫房管理人員需要了解企業(yè)實(shí)際業(yè) 務(wù)流程，并按照流程在系統(tǒng)中體現(xiàn)，及時進(jìn)行系統(tǒng)數(shù)據(jù)的錄 入，做到數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時性。經(jīng)過培訓(xùn)，此崗要求具備 計算機(jī)操作的基本知識，熟悉系統(tǒng)庫存管理的業(yè)務(wù)流程，熟 練掌握系統(tǒng)的操作方法。2.1.2. 崗位職責(zé)a) 及時辦理物料的入庫業(yè)務(wù)，庫房管理員在收到物料時，必 須及時審查，及時在系統(tǒng)中辦理物料的入庫業(yè)務(wù)。為了保證 系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行，各個部門庫房管理員需了解不同的入庫業(yè) 務(wù)在系統(tǒng)中的操作方法，制作單據(jù)。不允許隨意更改單據(jù)類 型和制作單據(jù)。發(fā)現(xiàn)制作單據(jù)錯誤

13、，需及時更改；b) 庫房管理人員針對自己負(fù)責(zé)的庫房，需要對辦理物料入庫 單進(jìn)行系統(tǒng)庫存管理模塊的入庫單記帳功能，原則為每天的 單據(jù)在下班前必須記帳；c) 及時辦理物料的出庫業(yè)務(wù)，庫房管理員在進(jìn)行發(fā)料業(yè)務(wù) 后，在系統(tǒng)中辦理物料的出庫業(yè)務(wù)。為了保證系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行，各個部門庫房管理員需了解不同的出庫業(yè)務(wù)在系統(tǒng)中的 操作方法，制作單據(jù)類型，業(yè)務(wù)類別。不允許隨意更改單據(jù) 類型和制作單據(jù)。發(fā)現(xiàn)制作單據(jù)錯誤，需及時更改；d) 庫房管理人員針對自己負(fù)責(zé)的庫房，需要對辦理物料出庫 單進(jìn)行系統(tǒng)庫存管理模塊的出庫單記帳功能，原則為每天的 單據(jù)在下班前必須記帳；e) 針對料廢，工廢處理，嚴(yán)格按照操作崗位手冊辦理料廢，

14、 工廢的系統(tǒng)業(yè)務(wù)錄入，并及時進(jìn)行系統(tǒng)登帳業(yè)務(wù)；f) 庫房管理人員需對系統(tǒng)中自己制作的單據(jù)進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn) 錯誤后，按照流程進(jìn)行修改；g) 庫房管理人員按照系統(tǒng)提供的查詢帳表和單據(jù)的功能，為 領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)人員提供查詢的數(shù)據(jù)，打印或電子文檔進(jìn)行呈 報；h) 遵循公司其它針對系統(tǒng)管理的制度。2.1.2. 崗位權(quán)限a) 庫房管理員擁有自己的獨(dú)立帳號和密碼，只允許進(jìn)入系統(tǒng) 的庫存管理和采購管理 2 個模塊；庫房管理人員必須對自己的 帳號和密碼進(jìn)行安全設(shè)置，做到各負(fù)其責(zé)；b) 庫房管理人員在系統(tǒng)只能看到自己負(fù)責(zé)的倉庫和相關(guān)業(yè)務(wù) 部門，只會看到自己擁有操作的模塊和功能；c) 庫房管理員在系統(tǒng)擁有制作入庫單的權(quán)限

15、，具體包括采購 入庫單，生產(chǎn)入庫單、其他入庫單，調(diào)撥移庫單，盤贏入庫 單；d) 庫房管理員在系統(tǒng)擁有制作出庫單的權(quán)限，具體包括銷售 出庫單，生產(chǎn)領(lǐng)料單、其他出庫單，調(diào)撥移庫單，盤虧出庫 單；e) 庫房管理員在系統(tǒng)中擁有查詢庫存管理中帳表的權(quán)限，具 體包括庫存余額的月報、日報、出入庫單據(jù)的查詢、批次管 理的查詢及收發(fā)存匯總表查詢等；f) 庫房管理員在系統(tǒng)中制作的單據(jù)和帳表，可以在系統(tǒng)中進(jìn) 行打印，也可以進(jìn)行導(dǎo)出為電子文檔；g) 遵循系統(tǒng)其它管理文檔針對權(quán)限分配的制度。2.2.7 采購計劃崗位2.2.7.1 崗位要求采購計劃員是系統(tǒng)中采購管理模塊的主要操作人員和負(fù)責(zé)人員，主要負(fù)責(zé)物料采購計劃業(yè)務(wù)，

16、采購計劃業(yè)務(wù)在企業(yè) 實(shí)際管理中極其重要，因此系統(tǒng)中采購計劃員需要了解企業(yè) 實(shí)際業(yè)務(wù)流程，并按照流程在系統(tǒng)中體現(xiàn)，及時進(jìn)行系統(tǒng)數(shù) 據(jù)的錄入，做到數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時性。經(jīng)過培訓(xùn)，此崗要 求具備計算機(jī)操作的基本知識，熟悉系統(tǒng)采購管理模塊的業(yè) 務(wù)流程，熟練掌握系統(tǒng)的操作方法。2.2.7.2 崗位職責(zé)a) 及時處理各部門的采購請購需求并在系統(tǒng)中制作采購計劃b) 采購計劃員需跟蹤系統(tǒng)中采購計劃的執(zhí)行情況，如采購計 劃的狀態(tài)變更：執(zhí)行，終止，變更等，并根據(jù)實(shí)際情況在系 統(tǒng)中進(jìn)行體現(xiàn)；c )對于系統(tǒng)中沒有的物料，需要及時按操作規(guī)范錄入到系統(tǒng) 中。d) 采購計劃員需跟蹤采購計劃在系統(tǒng)中的執(zhí)行情況，如物料 的入庫

17、或物料的在途；e) 采購計劃員按照系統(tǒng)提供的查詢帳表和單據(jù)的功能，為領(lǐng) 導(dǎo)或相關(guān)人員提供查詢的數(shù)據(jù)，打印或電子文檔進(jìn)行呈報；f) 遵循公司其它針對系統(tǒng)管理的制度。2.2.7.3 崗位權(quán)限針對采購部門，供應(yīng)體系和配套體系的保密性，系統(tǒng)對采購計劃員的權(quán)限設(shè)置，具體內(nèi)容有：a) 采購計劃員擁有自己的獨(dú)立帳號和密碼，只允許進(jìn)入系統(tǒng) 的采購管理和庫存管理；采購員必須對自己的帳號和密碼進(jìn) 行安全設(shè)置，做到各負(fù)其責(zé)；b) 采購計劃員在系統(tǒng)只能看到自己負(fù)責(zé)采購計劃，只能看到 自己擁有操作的模塊和功能，只能看到自己負(fù)責(zé)的物料、倉 庫等信息。c) 采購計劃員在系統(tǒng)擁有制作采購采購計劃和修改采購采購 計劃的權(quán)限，在

18、庫存管理中具有錄入物料目錄，錄入貨位物 料分布的權(quán)限。d) 采購計劃員在系統(tǒng)中擁有查詢采購管理和庫存管理中帳表 和單據(jù)的權(quán)限，具體包采購計劃，采購訂單，采購入庫單 等；e) 采購計劃員在系統(tǒng)中制作的單據(jù)和帳表，可以在系統(tǒng)中進(jìn) 行打印，也可以進(jìn)行導(dǎo)出為電子文檔；f) 遵循系統(tǒng)其它管理文檔針對權(quán)限分配的制度。2.2.8 采購員崗位2.2.8.1 崗位要求采購員是系統(tǒng)中采購管理模塊的主要操作人員和負(fù)責(zé)人員，主要負(fù)責(zé)物料采購業(yè)務(wù)，采購業(yè)務(wù)在企業(yè)實(shí)際管理中極 其重要，因此系統(tǒng)中采購員需要了解企業(yè)實(shí)際業(yè)務(wù)流程，并 按照流程在系統(tǒng)中體現(xiàn)，及時進(jìn)行系統(tǒng)數(shù)據(jù)的錄入，做到數(shù) 據(jù)的準(zhǔn)確性和及時性。經(jīng)過培訓(xùn)，此崗要求

19、具備計算機(jī)操作 的基本知識，熟悉系統(tǒng)采購管理模塊的業(yè)務(wù)流程，熟練掌握 系統(tǒng)的操作方法。2.2.8.2 崗位職責(zé)a) 及時處理采購計劃員在系統(tǒng)中制作的采購計劃，并把采購 計劃按照企業(yè)實(shí)際情況轉(zhuǎn)化為采購訂單，滿足企業(yè)生產(chǎn)需 要；b) 采購員需及時把系統(tǒng)中的采購訂單反饋到供應(yīng)商那里，并 跟蹤采購情況，如發(fā)生訂單變更時要及時更改訂單；c) 采購員需跟蹤采購訂單在系統(tǒng)中的執(zhí)行情況，如物料的入 庫或物料的在途；d) 采購員按照系統(tǒng)提供的查詢帳表和單據(jù)的功能，為領(lǐng)導(dǎo)或 相關(guān)人員提供查詢的數(shù)據(jù)，打印或電子文檔進(jìn)行呈報；e) 遵循公司其它針對系統(tǒng)管理的制度。2.2.8.3 崗位權(quán)限針對采購部門，供應(yīng)體系和配套體

20、系的保密性，系統(tǒng)對采購員的權(quán)限設(shè)置，具體內(nèi)容有：a) 采購員擁有自己的獨(dú)立帳號和密碼，只允許進(jìn)入系統(tǒng)的采 購管理和庫存管理 2 個模塊；采購員必須對自己的帳號和密碼 進(jìn)行安全設(shè)置，做到各負(fù)其責(zé)；b) 采購員在系統(tǒng)只能看到自己負(fù)責(zé)采購計劃(訂單)和采購入 庫單，只能看到自己擁有操作的模塊和功能；c) 采購員在系統(tǒng)擁有制作采購訂單和修改采購訂單的權(quán)限；d) 采購員在系統(tǒng)中擁有查詢采購管理和庫存管理中帳表和單 據(jù)的權(quán)限，具體包采購計劃，采購訂單，采購入庫單，采購 發(fā)票、采購付款單等；e) 采購員在系統(tǒng)中制作的單據(jù)和帳表，可以在系統(tǒng)中進(jìn)行打 印，也可以進(jìn)行導(dǎo)出為電子文檔；f) 遵循系統(tǒng)其它管理文檔針對

21、權(quán)限分配的制度。2.2.9 財務(wù)存貨會計崗位2.2.9.1 崗位要求財務(wù)存貨會計是系統(tǒng)中存貨核算模塊的主要操作人員和負(fù)責(zé)人員，是銷售管理及采購管理中發(fā)票與付款單、回款單 的主要操作人員，主要從資金管理的角度出發(fā)，加強(qiáng)對物料 的管理。指在降低存貨的資金占用，完成物料收發(fā)存的成本 核算，能夠正確及時的核算出材料成本，進(jìn)行材料的結(jié)算業(yè) 務(wù)。此崗要求具備計算機(jī)操作的基本知識，熟悉系統(tǒng)存貨核 算和相應(yīng)收付款業(yè)務(wù)流程，熟練掌握系統(tǒng)的操作方法。2.2.9.2 崗位職責(zé)a) 負(fù)責(zé)企業(yè)原材料的結(jié)算業(yè)務(wù)和暫估業(yè)務(wù)；在系統(tǒng)制作采購 發(fā)票，進(jìn)行發(fā)票和入庫單的核銷，制作銷售發(fā)票與銷售回款 單等；b) 在系統(tǒng)中利用庫存管

22、理和存貨核算從實(shí)物和價值兩個角度 分別對倉庫物料的收發(fā)存進(jìn)行管理；c) 財務(wù)存貨會計針對在實(shí)際業(yè)務(wù)或系統(tǒng)發(fā)現(xiàn)的庫房管理人員 或采購員的數(shù)據(jù)或信息錯誤，有職責(zé)進(jìn)行監(jiān)督，并要求其進(jìn) 行及時的更改；e) 財務(wù)存貨會計在物料計劃價格價格變更的時候，必須在系 統(tǒng)進(jìn)行及時調(diào)整，對于新物料，必須在及時對新物料的計劃 價格進(jìn)行調(diào)整。d) 財務(wù)存貨會計按照系統(tǒng)提供的查詢帳表和單據(jù)的功能，為 領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)人員提供查詢的數(shù)據(jù)，打印或電子文檔進(jìn)行呈 報；g) 遵循公司其它針對系統(tǒng)管理的制度。2.2.9.3 崗位權(quán)限系統(tǒng)對財務(wù)存貨會計的權(quán)限設(shè)置，具體內(nèi)容有：a) 財務(wù)存貨會計擁有自己的獨(dú)立帳號和密碼，只允許進(jìn)入系 統(tǒng)的存

23、貨管理、采購管理和銷售管理 3 個模塊；財務(wù)存貨會計 必須對自己的帳號和密碼進(jìn)行安全設(shè)置，做到各負(fù)其責(zé)；b) 財務(wù)存貨會計在系統(tǒng)只能看到自己負(fù)責(zé)的倉庫和相關(guān)業(yè)務(wù) 部門，只能看到自己擁有操作的模塊和功能；c) 財務(wù)存貨會計在系統(tǒng)擁有制作采購發(fā)票的權(quán)限，并對采購 發(fā)票和入庫單進(jìn)行，對采購入庫單進(jìn)行暫估業(yè)務(wù)和沖消業(yè) 務(wù)，具有制作銷售發(fā)票、銷售回款單并進(jìn)行核銷的權(quán)限。d) 財務(wù)存貨會計在系統(tǒng)中擁有查詢采購發(fā)票和付款單、銷售 發(fā)票與回款單的權(quán)限；e) 財務(wù)存貨會計在系統(tǒng)中具有調(diào)整計劃價格的權(quán)限。f) 財務(wù)存貨會計在系統(tǒng)中擁有查詢存貨核算中帳表的權(quán)限， 具體包括庫存存貨余額的月報、日報；出入庫單據(jù)的查詢，

24、 批次管理的查詢，收發(fā)存匯總表查詢等。g) 財務(wù)存貨會計在系統(tǒng)中制作和查詢的單據(jù)和帳表，可以在 系統(tǒng)中進(jìn)行打印，也可以進(jìn)行導(dǎo)出為電子文檔。h) 遵循系統(tǒng)其它管理文檔針對權(quán)限分配的制度。3、操作管理制度為了加強(qiáng)軟件的操作使用管理，確保會計核算軟件的正常運(yùn)行及會計信息的全面、準(zhǔn)確與安全特制定本制度。使用人員的操作權(quán)限：嚴(yán)格授權(quán)制度：要嚴(yán)格系統(tǒng)管理員的授權(quán)權(quán)限，必要時所有軟件操作員的操作權(quán)限清單要經(jīng)過總監(jiān)( 總會計師 ) 或會計主管審核，尤其是對于報表封存、 賬務(wù)月結(jié)、記賬與取消記帳等重要的功能權(quán)限一定要 詳細(xì)設(shè)置，應(yīng)由專門人員或由會計主管親自負(fù)責(zé)。嚴(yán)格標(biāo)準(zhǔn)編碼制度：所有單位必須嚴(yán)格遵守單位集團(tuán)公司

25、已經(jīng)下發(fā)的標(biāo)準(zhǔn)編碼，并且按規(guī)定好的標(biāo)準(zhǔn) 單位編碼、標(biāo)準(zhǔn)報表編碼、標(biāo)準(zhǔn)科目編碼上報數(shù)據(jù)， 嚴(yán)禁私自改變標(biāo)準(zhǔn)編碼。系統(tǒng)管理員必須根據(jù)集團(tuán)公 司的整體要求和本單位的實(shí)際特點(diǎn)進(jìn)行初始化設(shè)置。數(shù)據(jù)錄入員進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入操作時應(yīng)嚴(yán)格按照憑證內(nèi)容輸入數(shù)據(jù)。不得擅自修改憑證數(shù)據(jù)，如發(fā)現(xiàn)憑證 數(shù)據(jù)錯誤立即通知憑證編制人員或系統(tǒng)管理人員，并 根據(jù)修正后的憑證修改錄入的數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)錄入人員除 可以進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入操作外，還可以進(jìn)行數(shù)據(jù)查詢工 作，但不得進(jìn)行數(shù)據(jù)復(fù)核操作，復(fù)核人員亦不能進(jìn)行 數(shù)據(jù)錄入操作，復(fù)核時發(fā)現(xiàn)憑證錄入錯誤，必須通知 數(shù)據(jù)錄入人員進(jìn)行修改，復(fù)核人員不得進(jìn)行已錄入數(shù) 據(jù)的修改操作，待數(shù)據(jù)錄入人員修正錄入數(shù)據(jù)后

26、再進(jìn) 行復(fù)核簽字操作。（四）系統(tǒng)維護(hù)人員除實(shí)施數(shù)據(jù)維護(hù)時，一般情況下不允許隨意打開系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫進(jìn)行操作。實(shí)施維護(hù)時不準(zhǔn)修改數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)。其他操作人員一律不允許實(shí)施數(shù)據(jù)庫操作。（五）用于信息化的硬件和會計軟件只有操作人員才能上機(jī)操作使用。其他人員一律不允許上機(jī)。操作人員必須經(jīng)過培訓(xùn)并經(jīng)系統(tǒng)管理員認(rèn)可合格后方可上機(jī)。（六）操作使用人員上機(jī)操作前后必須填寫“上機(jī)操作登記簿”，如實(shí)填寫操作人員姓名、上機(jī)時間、操作內(nèi)容、下機(jī)時間、操作期間系統(tǒng)運(yùn)行情況等。操作人員的保密字必須牢記，并注意要安全保密，否則出現(xiàn)問題，操作人員和系統(tǒng)管理人員有不可推卸有責(zé)任。（七）出納員、維護(hù)人員、程序人員均不準(zhǔn)實(shí)施數(shù)據(jù)錄入操作。（

27、八）備份數(shù)據(jù)軟盤和存檔數(shù)據(jù)軟盤、帳頁、憑證、報表及其他資料由數(shù)據(jù)管理人員按規(guī)定統(tǒng)一復(fù)制、核對、存放、保管。帳務(wù)處理制度:部應(yīng)在每年或上年末建立新的會計年度的完整的帳務(wù)文件。根據(jù)現(xiàn)行制度和集團(tuán)公司要求，運(yùn)用軟件的規(guī)則正確地設(shè)置全部級次的會計科目，會計年度中間可以任意追加新的會計科目，但已經(jīng)制單或記帳的會計科目不得任意修改或刪除（帳務(wù)的修改工作由系統(tǒng)管理員執(zhí)行）。轉(zhuǎn)換會計年度時，應(yīng)在新的會計年度開始后的20天內(nèi)，完成結(jié)轉(zhuǎn)各帳戶的年初手續(xù)，并保證數(shù)據(jù)檢驗(yàn)平衡正確，年初余額在當(dāng)年記帳以前可以修改，當(dāng)年記帳以后如有調(diào)整，只能通過填制記帳憑證進(jìn)行。任何登記入帳的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)都必須填制記帳憑證，摘要區(qū)規(guī)范填入，

28、在機(jī)上填制的記帳憑證編號應(yīng)當(dāng)連續(xù)。（四）記帳憑證必須經(jīng)過復(fù)核人員簽字后，才能根據(jù)其登記帳薄，復(fù)核人員必須在屏幕上直接對機(jī)器存儲的記帳憑證進(jìn)行復(fù)核簽字，同時要對打印輸出的記帳憑證或代用憑單進(jìn)行簽字蓋章。同一張記帳憑證，制單和復(fù)核不能是同一人。記帳憑證在記帳以前必須打印輸出（記帳憑證清單），沒有打印輸出的記帳憑證不得登記入帳。（五） 總帳及現(xiàn)金帳和銀行帳均可采用計算機(jī)打印輸出的活頁帳裝訂，出納人員根據(jù)審核人員審查并準(zhǔn)許報銷的憑證，收入或付出款項(xiàng)，出納人員可以不登記訂本式日記帳，如現(xiàn)金處理收支較多可根據(jù)需要自設(shè)輔助帳。單位每天必須將當(dāng)日發(fā)生的現(xiàn)金收支數(shù)據(jù)輸入計算機(jī)并據(jù)以計算出庫存日報表，并在表上簽字

29、蓋章。（六）日清月結(jié)制度：每日處理的憑證要及時記賬，要根據(jù)集團(tuán)公司的要求設(shè)置統(tǒng)一的月結(jié)日期。月結(jié)功能應(yīng)由專人負(fù)責(zé)，并且月結(jié)以后不允許再處理該月業(yè)務(wù)。單位應(yīng)保證至少每月核對一次總帳，每季度核對次明細(xì)帳。七） 報表審核與封存制度：每月的報表在上報以前必須由總監(jiān) （ 總會計師 ） 審核，并由相應(yīng)授權(quán)的操作員在 軟件上進(jìn)行報表的封存 （確認(rèn)報表封存標(biāo)志 ） ，封存以 后報表將不允許再進(jìn)行修改。八） 必須將儲存在機(jī)器內(nèi)的帳簿數(shù)據(jù)打印輸出為書面帳簿，會計帳簿打印間隔時間不得超過半年，平時可 以只打印已滿頁的帳簿數(shù)據(jù)，但每年年末必須將全部 帳簿數(shù)據(jù)打印輸出。會計憑證的審核與管理：會計憑證是計算機(jī)處理會計核算

30、業(yè)務(wù)的依據(jù)。必須保證入帳前錄入計算機(jī)的會計憑證準(zhǔn)確、可靠，因此應(yīng)從以下幾方面嚴(yán)格把關(guān)：記帳憑證編制方法：編制記帳可以采取機(jī)制憑證和手工編制憑證兩種方法，但要確保機(jī)制憑證與手工 憑證的一致性。對于電算化水平較高的單位，應(yīng)當(dāng)采 取機(jī)制憑證方法。原始憑證的稽核：部門收到業(yè)務(wù)人員編制的業(yè)務(wù)憑證后首先由稽核人員審核業(yè)務(wù)發(fā)生的真實(shí)性和準(zhǔn)確 性，確認(rèn)無誤后再審查業(yè)務(wù)有無業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)主 管的簽章，如確認(rèn)無誤則上機(jī)制單，依此編制記帳憑 證。機(jī)制憑證的復(fù)核：數(shù)據(jù)錄入人員錄入憑證數(shù)據(jù)后，由數(shù)據(jù)復(fù)核人員對錄入的憑證進(jìn)行復(fù)查，確保與手工作主的一致性和復(fù)核人員復(fù)核無誤后簽字。四） 復(fù)核后的憑證必須打印輸出、并經(jīng)有關(guān)人

31、員稽核員、制單人員、出納、數(shù)據(jù)錄入員、數(shù)據(jù)復(fù)核人員、會計主管等）確認(rèn)簽字后方可進(jìn)行記帳操作。4、系統(tǒng)維護(hù)制度（ 一 ） 系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)系統(tǒng)維護(hù)的工作，包括：硬件、軟件和數(shù)據(jù)維護(hù)。（ 二 ） 建立維護(hù)監(jiān)督機(jī)制。系統(tǒng)維護(hù)工作嚴(yán)禁單人操作，在確定系統(tǒng)管理員的同時，必須指定維護(hù)監(jiān)督人，以保 證系統(tǒng)的安全。（ 三 ） 實(shí)行維護(hù)記錄制度。為積累經(jīng)驗(yàn)和明確責(zé)任，維護(hù)人員應(yīng)對每次維護(hù)進(jìn)行詳細(xì)記錄，內(nèi)容包括：維護(hù)目 的、維護(hù)措施、時間、維護(hù)人和監(jiān)督人簽字等。（ 四 ） 重大項(xiàng)目的維護(hù)（如設(shè)備更新、擴(kuò)充、修復(fù)和會計軟件修改、升級及二次開發(fā)等），由系統(tǒng)管理員提出書面 報告和實(shí)施方案，會計主管研究批準(zhǔn)后方予實(shí)施。實(shí)施

32、 前，實(shí)施者要制定保證數(shù)據(jù)安全的措施，做好相關(guān)文件 和數(shù)據(jù)的備份。實(shí)施后，系統(tǒng)管理員會同會計主管制定 調(diào)試維護(hù)方案進(jìn)行系統(tǒng)調(diào)試，以保證項(xiàng)目維護(hù)效果和系 統(tǒng)正常運(yùn)行。（ 五 ） 實(shí)行聯(lián)網(wǎng)的單位要采取各種措施來保障上網(wǎng)數(shù)據(jù)的安全性。要嚴(yán)密控制好數(shù)據(jù)庫及其服務(wù)器的口令，控制 好各用戶的口令，并定期對有關(guān)的用戶口令進(jìn)行修改。（ 六 ） 具有管理信息系統(tǒng)版權(quán)的單位其軟件的有關(guān)源程序及設(shè)計文檔由系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)保管。（ 七 ） 參加軟件開發(fā)的單位或?qū)Ｂ殢氖孪到y(tǒng)維護(hù)工作的人員不得泄露軟件的技術(shù)資料、源程序和加密措施。具體管理細(xì)則如下： 、硬件維護(hù)管理1部門計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)應(yīng)配備不間斷電源。工作場地應(yīng)配備必要的火警設(shè)

33、施、消防器材，嚴(yán)禁煙火。2用于會計電算化的計算機(jī)實(shí)行專機(jī)專用。禁止無關(guān)人員使用；禁止做游戲，播放 CD VCD禁止進(jìn)入本系統(tǒng)以外的其他網(wǎng)絡(luò)；禁止用于與本職崗位無關(guān)的其它用途。3操作人員應(yīng)每天保持設(shè)備及環(huán)境的清潔整齊。在系統(tǒng)管理員的指導(dǎo)下，每周進(jìn)行設(shè)備保養(yǎng)。4系統(tǒng)管理員每周全面檢查一次硬件系統(tǒng)，做好檢查記錄，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，以保證系統(tǒng)正常運(yùn)行。5每月對計算機(jī)場地的安全進(jìn)行檢查，包括：電源、消防、報警、防鼠、防電磁波、防雷擊、防靜電等設(shè)備和措 施，及時消除隱患。、軟件維護(hù)管理1任何人員不擅自對系統(tǒng)文件進(jìn)行刪除或修改。會計軟件操作人員不得對系統(tǒng)文件進(jìn)行任何內(nèi)容的操作。2系統(tǒng)管理員對軟件系統(tǒng)進(jìn)行全面

34、維護(hù)，包括軟件的補(bǔ)丁安裝等，并作以記錄。3定期對系統(tǒng)進(jìn)行病毒檢查。4建立故障報告制度。系統(tǒng)運(yùn)行或軟件操作中發(fā)生故障，如屬簡單故障，由系統(tǒng)管理員現(xiàn)場解決；現(xiàn)場無法解決 的，由系統(tǒng)管理員進(jìn)行故障登記，會計主管同系統(tǒng)管理員制 定處理方案（方案包括：故障分析、擬采取措施、保障數(shù)據(jù)安 全防范措施等），經(jīng)會計主管批準(zhǔn)后實(shí)施。對于本單位無法排 除的故障，由系統(tǒng)管理員及時聯(lián)系相關(guān)單位解決。、數(shù)據(jù)維護(hù)管理1對會計數(shù)據(jù)實(shí)行備份。分為日備份、月備份、年備份。備份由系統(tǒng)檔案管理員完成。每日下班前對賬務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn) 行日備份；每月末完成月備份；會計年度終了結(jié)賬后完成年 備份。月、年備份內(nèi)容包括賬務(wù)、報表和其它核算子系統(tǒng)的 數(shù)

35、據(jù)文件。備份文件應(yīng)異地存放。2備份盤標(biāo)識清楚，包括注明賬套、時間、備份人。年度備份屬檔案資料。歸檔后應(yīng)定期復(fù)制（視保存期而定）。3健全必要的防治計算機(jī)病毒措施。在網(wǎng)絡(luò)上安裝防治病毒卡，實(shí)施開機(jī)檢測病毒。防病毒軟件要及時升級。嚴(yán)禁 任何人員自帶磁盤、光盤進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。會計軟件操作人員概不得在客戶機(jī)上安裝、使用任何磁盤、光盤。系統(tǒng)管理員實(shí)施維護(hù)時需使用磁盤或光盤時，必須首先對所用盤進(jìn)行 病毒檢測。5、機(jī)房管理制度網(wǎng)絡(luò)機(jī)房是公司信息化的中心，服務(wù)器里存儲著大量的重要數(shù)據(jù)，為保證 24 小時網(wǎng)絡(luò)安全運(yùn)行，加強(qiáng)防火、防盜、 防病毒等安全意識，要求網(wǎng)絡(luò)中心所有人員都嚴(yán)格遵守如下 制度：（ 一 ） 網(wǎng)絡(luò)中心

36、的工作人員必須嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律、法規(guī)的規(guī)定，細(xì)心、認(rèn)真地履行工作職責(zé)，保障網(wǎng)絡(luò)系 統(tǒng)正常、安全、可靠的運(yùn)行。（ 二 ） 熟練掌握所維護(hù)設(shè)備的原理，正確使用系統(tǒng)軟件，掌握系統(tǒng)操作和維護(hù)方法。（ 三 ） 認(rèn)真做好維護(hù)作業(yè)計劃，定期測試設(shè)備的技術(shù)指標(biāo)，負(fù)責(zé)設(shè)備的維護(hù)和保養(yǎng)，保證設(shè)備性能符合技術(shù)指 標(biāo)。（ 四） 每天早上 8：00 8：30，下午 5： 005： 30，檢查網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行情況，（包括 Web/Email、ERP服務(wù)器、防火墻等），及時處理所發(fā)現(xiàn)的問題，如有尚未解決的故障或 隱患及其它疑難問題，應(yīng)及時和相關(guān)人員聯(lián)系，盡快解 決，并立即上報主管領(lǐng)導(dǎo)。（ 五 ） 對重要的系統(tǒng)數(shù)據(jù)的測試和檢查，

37、要應(yīng)認(rèn)真做好原始記錄，定期備份數(shù)據(jù)并檢查備份數(shù)據(jù)的正確性。做好各種技術(shù)資料、文件檔案的管理工作，確保資料完整正 確。（ 六 ） 機(jī)房設(shè)備（含服務(wù)器、路由器、交換機(jī)和防火墻）的開啟、運(yùn)行和關(guān)閉，由專人負(fù)責(zé)操作、管理。每次操作 都要填寫操作日志，認(rèn)真做好記錄。（ 七 ） 認(rèn)真做好服務(wù)器密碼的保管工作，密碼設(shè)定需要上報主管領(lǐng)導(dǎo)審批，并做好記錄，密碼要定期更改。（ 八 ） 節(jié)假日，要有專人檢查網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行情況，如發(fā)現(xiàn)問題及時解決，并做好處理記錄，重大事項(xiàng)必須在二小時內(nèi) 報告主管領(lǐng)導(dǎo)。（ 九 ） 外來人員進(jìn)出網(wǎng)絡(luò)機(jī)房要登記，未經(jīng)信息部人員許可，不得隨意進(jìn)出機(jī)房。（ 十 ） 保持機(jī)房環(huán)境清潔、整潔、清靜。6、

38、數(shù)據(jù)備份制度第一條數(shù)據(jù)的備份或保存介質(zhì)可采用磁帶、光盤、微縮膠片等。網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器在引進(jìn)時必須配置磁帶機(jī)或可讀寫光盤 機(jī)。沒有條件的單用戶單位可短期內(nèi)用軟盤、硬盤備份，以 后向光盤和磁帶機(jī)過渡。第二條要經(jīng)常對系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，以便在計算機(jī)發(fā)生故障時可將數(shù)據(jù)恢復(fù)到最近狀態(tài)。數(shù)據(jù)備份的目標(biāo)是防 止任何時間發(fā)生的硬、軟件故障以及人為失誤造成的數(shù)據(jù)損 毀。因此，原則上要求在發(fā)生業(yè)務(wù)的當(dāng)天都進(jìn)行備份。推薦 的數(shù)據(jù)備份模式為：一）與每星期的七天對應(yīng)的七個備份循環(huán)覆蓋； 二）最近三個月月末的備份； 三）每年年末的備份； 四）備雙份以上，存儲于不同的地點(diǎn)；（五）備份要采用 ORACLED據(jù)庫管理系統(tǒng)提供的數(shù)據(jù)備份和以及雙機(jī)熱備等多種數(shù)據(jù)備份方案。第四條對備份的數(shù)據(jù)應(yīng)加強(qiáng)管理，防止被非法拷貝或毀壞，要對其內(nèi)容及運(yùn)行環(huán)境（如軟件的版本）等進(jìn)行記錄。第六條 對會計數(shù)據(jù)的備份、恢復(fù)、轉(zhuǎn)出、轉(zhuǎn)入的權(quán)限都應(yīng)嚴(yán)加控制。嚴(yán)禁未經(jīng)授權(quán)將數(shù)據(jù)拷貝出系統(tǒng)，轉(zhuǎn) 給無關(guān)的人員或單位；嚴(yán)禁未經(jīng)授權(quán)進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù) 或轉(zhuǎn)入操作。7、數(shù)據(jù)保密制度由于現(xiàn)在實(shí)施的浪潮 E