客戶訂單管理流程

1、1、 目的：為規(guī)范訂單/合同管理，使訂單/合同執(zhí)行有序進(jìn)行，特制定本流程。2、 適用范圍適用于業(yè)務(wù)部門(mén)、集團(tuán)各分公司所有訂單/合同執(zhí)行的全過(guò)程。3、 職責(zé)3.1分公司各部門(mén)3.1.1業(yè)務(wù)部門(mén)（1）負(fù)責(zé)接收訂單/合同，與客戶進(jìn)行溝通，提供客戶所有要求信息。（2）負(fù)責(zé)組織相關(guān)部門(mén)進(jìn)行訂單/合同評(píng)審。（3）負(fù)責(zé)編制“報(bào)價(jià)聯(lián)系單”、“大貨采購(gòu)單/購(gòu)銷(xiāo)合同”。 3.1.2技術(shù)部門(mén)（1）負(fù)責(zé)編制“報(bào)價(jià)單”，“工程更改通知單”。（2）負(fù)責(zé)產(chǎn)品技術(shù)、工藝可行性評(píng)審及價(jià)格評(píng)審。3.1.3生產(chǎn)部門(mén)（1）負(fù)責(zé)產(chǎn)品生產(chǎn)保證可行性評(píng)審。（2）負(fù)責(zé)按照訂單的各項(xiàng)要求安排生產(chǎn)。3.1.4品質(zhì)部門(mén)（1）負(fù)責(zé)產(chǎn)品的質(zhì)量保證可行

2、性評(píng)審。（2）負(fù)責(zé)按照訂單的各項(xiàng)要求及檢驗(yàn)規(guī)范安排產(chǎn)品檢驗(yàn)。3.2服務(wù)管理委員會(huì)3.2.1采購(gòu)部（1）負(fù)責(zé)原材料、外購(gòu)件資源配套能力、價(jià)格的評(píng)審。（2）負(fù)責(zé)每天對(duì)鋼材等主要原材料價(jià)格進(jìn)行通報(bào)，做出“主要原材料價(jià)格趨勢(shì)圖”，并通過(guò)電子郵件知會(huì)各分公司總經(jīng)理、總裁及董事長(zhǎng)，作為各分公司總經(jīng)理決策參考。3.2.2財(cái)務(wù)部（1）負(fù)責(zé)產(chǎn)品報(bào)價(jià)單銷(xiāo)售毛利率、銷(xiāo)售費(fèi)用率、銷(xiāo)售利潤(rùn)率的評(píng)審。（2）負(fù)責(zé)對(duì)匯率、出口退稅等影響產(chǎn)品報(bào)價(jià)因素進(jìn)行及時(shí)通報(bào)，每月出具匯率、出口關(guān)稅報(bào)表，作為各分公司總經(jīng)理決策參考。當(dāng)匯率、出口退稅出現(xiàn)變動(dòng)時(shí)，第一時(shí)間通知各分公司總經(jīng)理。3.2.3品質(zhì)監(jiān)督部(1)負(fù)責(zé)產(chǎn)品質(zhì)量保證可行性評(píng)審；

3、負(fù)責(zé)訂單/合同的備案管理。(2)負(fù)責(zé)監(jiān)督和檢查各分公司在生產(chǎn)之前完成檢驗(yàn)規(guī)范、檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)的制定。3.2.4總裁負(fù)責(zé)訂單/合同的審批。4、工作程序4.1訂單/合同的評(píng)審4.1.1分公司初評(píng)4.1.1.1業(yè)務(wù)部門(mén)接到客戶的詢(xún)價(jià)要求時(shí)，應(yīng)詳細(xì)咨詢(xún)所詢(xún)價(jià)產(chǎn)品的信息、技術(shù)信息（包括圖紙、包裝信息等）和所用原材料的詳細(xì)情況及標(biāo)準(zhǔn)（如：規(guī)格、型號(hào)、材質(zhì)、表面質(zhì)量、特殊檢驗(yàn)要求，特殊加工要求等），填寫(xiě)“報(bào)價(jià)聯(lián)系單”，連同以上詳細(xì)信息報(bào)各分公司總經(jīng)理，作為訂單評(píng)審的依據(jù)。4.1.1.2業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)對(duì)訂單的市場(chǎng)前景進(jìn)行分析說(shuō)明，市場(chǎng)前景的分析說(shuō)明，簡(jiǎn)要介紹客戶情況、未來(lái)產(chǎn)品市場(chǎng)趨勢(shì)，并報(bào)各分公司總經(jīng)理，做為訂單評(píng)審的

4、參考。4.1.1.3各分公司總經(jīng)理組織技術(shù)部門(mén)、品質(zhì)部門(mén)、業(yè)務(wù)部門(mén)、采購(gòu)部門(mén)、生產(chǎn)部門(mén)對(duì)訂單的成本、利潤(rùn)、交期、質(zhì)量進(jìn)行初評(píng)，填寫(xiě)“報(bào)價(jià)單”，提供業(yè)務(wù)人員。4.1.1.4業(yè)務(wù)部門(mén)，根據(jù)各部門(mén)反饋的信息，再次與客戶溝通，雙方都能夠接受后，分公司編制“報(bào)價(jià)單”，正式生成。4.1.2服務(wù)管理委員會(huì)復(fù)評(píng)4.1.2.1各分公司填寫(xiě)“產(chǎn)品報(bào)價(jià)評(píng)審單”，并附上“報(bào)價(jià)單”、訂單/合同說(shuō)明，報(bào)服務(wù)管理委員會(huì)評(píng)審：（1）財(cái)務(wù)部評(píng)審各項(xiàng)稅負(fù)、銷(xiāo)售毛利率、銷(xiāo)售費(fèi)用率、銷(xiāo)售利潤(rùn)率是否合理，回款要求是否合理。（2）品質(zhì)監(jiān)督部評(píng)審產(chǎn)品質(zhì)量要求是否能夠達(dá)到，是否表述完整準(zhǔn)確。（3）采購(gòu)部評(píng)審原材料、外協(xié)件加工費(fèi)是否與市場(chǎng)價(jià)格

5、一致，是否合理。4.1.2.2如采購(gòu)、質(zhì)量、財(cái)務(wù)三方出現(xiàn)任何一方無(wú)法達(dá)到共識(shí)，此訂單/合同為不可接受，“產(chǎn)品報(bào)價(jià)評(píng)審單”由總裁審批。對(duì)于可接受的訂單，報(bào)總裁審批后，即可與客戶簽訂合同。如業(yè)務(wù)部門(mén)有異議，可報(bào)董事長(zhǎng)裁決。4.1.2.3對(duì)于不可接受的訂單有如下處理方式：（1）對(duì)于無(wú)利潤(rùn)或長(zhǎng)期無(wú)法營(yíng)利的訂單，放棄處理。（2）對(duì)于報(bào)價(jià)有出入者，可重新報(bào)價(jià)，重新實(shí)施評(píng)審流程。4.2訂單/合同簽訂、備案4.2.1各分公司業(yè)務(wù)部門(mén)與客戶正式簽訂訂單/合同，編制“大貨采購(gòu)單/購(gòu)銷(xiāo)合同”，并在“大貨采購(gòu)單/購(gòu)銷(xiāo)合同”上注明成本、利潤(rùn)、質(zhì)量、交期和回款時(shí)間等要求。4.2.2各分公司計(jì)劃員、采購(gòu)員依據(jù)“大貨采購(gòu)訂單

6、”編制采購(gòu)計(jì)劃、生產(chǎn)計(jì)劃，并附相關(guān)資料報(bào)總裁批準(zhǔn)后，即可實(shí)施。4.2.3各分公司計(jì)劃員持經(jīng)總裁簽字確認(rèn)的“大貨采購(gòu)單/購(gòu)銷(xiāo)合同”須附訂單/合同、報(bào)價(jià)單、采購(gòu)計(jì)劃，轉(zhuǎn)交品質(zhì)監(jiān)督部，品質(zhì)監(jiān)督部下發(fā)訂單/合同編號(hào)，蓋“受控”章，并進(jìn)行備案，此訂單/合同正式生效。4.3訂單/合同發(fā)放各分公司計(jì)劃員將經(jīng)過(guò)備案的“大貨采購(gòu)單/購(gòu)銷(xiāo)合同” 須附訂單/合同、報(bào)價(jià)單、采購(gòu)計(jì)劃，復(fù)印后發(fā)給總裁辦、品質(zhì)監(jiān)督部、財(cái)務(wù)部、分公司總經(jīng)理、生產(chǎn)部、技術(shù)部、品質(zhì)部（只接受訂單/合同）、采購(gòu)部、倉(cāng)儲(chǔ)物流部等各一份，“大貨采購(gòu)單/購(gòu)銷(xiāo)合同”原件交給業(yè)務(wù)部門(mén)。4.4訂單/合同考核4.4.1集團(tuán)財(cái)務(wù)部實(shí)施訂單目標(biāo)考核，依據(jù)“報(bào)價(jià)單”

7、進(jìn)行各項(xiàng)成本費(fèi)用的核算。每月出具財(cái)務(wù)報(bào)表，報(bào)各分公司總經(jīng)理。4.4.2對(duì)于超出預(yù)算成本的相關(guān)項(xiàng)目，各分公司總經(jīng)理必須做出書(shū)面資料報(bào)總裁及董事長(zhǎng)審批。超出部分按利潤(rùn)的1%扣除。4.4.3訂單執(zhí)行過(guò)程中，采購(gòu)部門(mén)嚴(yán)格按“采購(gòu)計(jì)劃”采購(gòu)，對(duì)于非計(jì)劃采購(gòu)，需由各分公司書(shū)面向總裁申請(qǐng)，由總裁批準(zhǔn)后，實(shí)施采購(gòu)。原則上，不允許非計(jì)劃采購(gòu)。4.4.4訂單執(zhí)行過(guò)程中，由于原材料價(jià)格上漲，突破“采購(gòu)計(jì)劃”上的價(jià)格，則各分公司書(shū)面向總裁申請(qǐng)，由總裁批準(zhǔn)后，實(shí)施采購(gòu)。4.4.5各分公司要確保交期的完成。如未按期完成，則由各分公司業(yè)務(wù)部門(mén)書(shū)面提出投訴，由總裁提出負(fù)激勵(lì)。4.5訂單/合同的存檔4.5.1訂單完成后，各分公

8、司將相關(guān)資料原件于一周內(nèi)報(bào)品質(zhì)監(jiān)督部存檔保管。超過(guò)期限不交者，對(duì)其進(jìn)行負(fù)激勵(lì)100元。4.5.2各分公司業(yè)務(wù)部門(mén)于合同簽訂后一周內(nèi)，將合同相關(guān)原件（訂單、大貨采購(gòu)訂單）報(bào)集團(tuán)財(cái)務(wù)部，由集團(tuán)財(cái)務(wù)部對(duì)其回款情況實(shí)施監(jiān)督。超過(guò)期限不交者，對(duì)其進(jìn)行負(fù)激勵(lì)100元。4.6訂單/合同的更改4.6.1分公司業(yè)務(wù)部門(mén)接到訂單/合同更改要求時(shí)，無(wú)論是技術(shù)、單價(jià)還是交期、數(shù)量方面的更改，都需要以“大貨/樣品訂貨單補(bǔ)充單”形式將客戶最新的要求及時(shí)提交給分公司。4.6.2分公司綜合技術(shù)、采購(gòu)、庫(kù)存方面的信息，及時(shí)給業(yè)務(wù)部門(mén)以反饋，若仍可執(zhí)行訂單/合同，可繼續(xù)執(zhí)行；若訂單/合同有變化，需要在“大貨采購(gòu)單/購(gòu)銷(xiāo)合同”上注明。1）若屬于技術(shù)方面的更改，分公司技術(shù)部編制“工程更改通知單”，發(fā)放到相關(guān)部門(mén)，技術(shù)更改的相關(guān)要求執(zhí)行技術(shù)文件管理規(guī)范。2）若屬于數(shù)量方面的更改，造成分公司的人員/工時(shí)、原材料、成